イベントの計画と管理

Asana でイベントプランニングプロジェクトを作成する方法

イベントプロジェクト計画をすばやく作成するには、次の方法があります。

1. イベントプランニングテンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
2. 現在イベント計画の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

無料ユーザー、一から独自のイベントプランニングプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

ベンダーや請負業者をゲストとしてイベントプロジェクトに招待する

ベンダーとのやり取りには初めはメールを使うかもしれませんが、主要なベンダーや請負業者はゲストとしてイベントプロジェクトに招待することを検討しましょう。全員が期限や To-Do、添付を確認しやすくなるため、予定通りに仕事を終わらせることに役立ちます。また、契約書や請求書などの重要なファイルの追跡方法もシンプルになります。

イベント作業を管理、実行するためのヒント

イベントプランニングプロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせて細部を管理、追跡しましょう。

1. 「概要」でステータス更新を投稿し、プロジェクトアクティビティを確認する

イベント計画を実行する際には、「概要タブ」を使用すれば、アップデートを投稿し、プロジェクトアクティビティの最新リストを確認できます。ステータス更新の際には、更新情報にハイライトをドラッグ & ドロップすれば、チャートやマイルストーンを共有できます。毎回同じフォーマットを使用したい場合には、Asana でステータス更新用のテンプレートを保存できます。

2. タイムラインでイベントを計画し、変更に合わせて調整する

大半のイベント計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるもの。着手前にタイムラインで計画を立ててそれらを確認すれば、すべてのピースがぴたりとはまり、スムーズなイベントが実現します。

タイムラインで計画を作成する方法

1. リストビューでイベントのすべての To-Do についてタスクを作成します。
2. プロジェクトの上部の「タイムライン」タブをクリックしてタイムラインビューにします。
3. タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
4. 担当者が期限に向けて仕事する時間を十分に確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
5. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それからドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば計画が台無しになる前に矛盾にすばやく対処できます。たとえば、イベント会場の予約に予想より時間がかかっている場合は、タイムラインで依存しているタスクを移動しましょう。期限が調整されると、タスク担当者にその通知が自動的に送られるため、混乱が生じたり、会議が増えたり、手遅れになったりという事態にならず、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。

3. 重要なメールを追跡しつつ、メール作業時間を減らす

ベンダーをイベントプロジェクトに招待することはいつでも可能ですが、メール経由でコミュニケーションを取っている場合は、Asana for Gmail、Outlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを試しましょう。重要な文書や作業が必要な仕事がメールで届いたら、受信トレイから直接 Asana に追加し、タスクへの割り当てや、イベントプロジェクトへの追加などができます。このため、重要な計画の情報や To-Do がメールの中で行方不明にならず、受信トレイの整理に多くの時間を費やす必要もありません。

4. テンプレートを使ってすべてのイベント計画で時間を節約し、大切なステップの見逃しを防ぐ

イベントはどれも同じではありませんが、中心となる共通のチェックリストはあるものです。イベントごとにこれを作り直したり、計画が進行している場所と分けて文書を保存したりする代わりに、Asana でイベントテンプレートを構築、保存して時間を節約しましょう。

1. 中心となるイベントチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ担当者が同じタスクを行う場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
2. プロジェクトヘッダーの「...」をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
3. コメント限定プロジェクトにすると、テンプレートの編集、変更を防止できます。
4. イベントのたびに、オレンジ色の + ボタン、「プロジェクト」をクリックし、組織の保存済みテンプレートのタブを開いてテンプレートをコピーします。
5. イベントチェックリストが改善されるのに合わせてテンプレートを更新することで、ミスを繰り返したり古い方法をとることがなくなります。

イベント当日の作業を管理するためのヒント

1. Asana のモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

イベント当日が近付き、チームが現場の準備を行うようになると、残りの仕事を把握したり重要な情報にすばやくアクセスするのが難しくなります。でも、iOS または Android 向けの Asana モバイルアプリを使って、イベントの前後も最中も、たとえオフラインであってもチームとイベント計画のつながりを保つことができます。

たとえば、共有前のイベント写真に直接フィードバックの注釈を付けることも、イベントスケジュールが予定通りすべての参加者にメール送信されているかを確認することも、すべてモバイルから可能です。これにより、離れた場所にいてもチームメイト間のコラボレーションが強化されます。

2. Slack の連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にイベントの本番時は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、両方を一緒に使うことができます。

たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンテーションに対するフィードバックを求めているのに、自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slack の会話から直接 Asana のタスクを作成すれば、うっかり忘れることなく、また前後関係をすべて把握しておけます。

イベントの作業と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、イベントの進捗を分析する方法については、こちらをご覧ください。 イベントのステータス更新を投稿、追跡する方法については、こちらをご覧ください。

ポートフォリオとワークロードで複数のイベントの進捗をモニタリングし、タスクの割り当てを管理する

イベントの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、イベント計画者は会議やメール、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることも。そこですべてのイベント計画が入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やイベントの日程、優先度をすべて 1 か所で確認できます。

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいて、複数のイベントにわたるチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、イベントを順調に進められます。

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

Asana でイベントを計画および管理するためのリソース

動画のほうがとっつきやすい、あるいは Asana のお客様がイベントをどのように計画しているかを知りたい、という方のために、以下にリソースをご用意しました。

リソース	リンク
イベントプランニングテンプレート	テンプレートを使用
ビデオチュートリアル	How to Asana を視聴
オンデマンドコース	Asana アカデミーに登録
ケーススタディ	Autodesk、G2、および DMEXCO が Asana でイベントを計画する方法をご覧ください
イベントのプロのための生産性向上ガイド (電子書籍)	電子書籍を読む
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