イベントの計画と管理

Asana でイベント計画プロジェクトを作成する方法

イベントプロジェクト計画をすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. イベントプランニングテンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 現在イベント計画の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザーの場合、一から独自のイベント計画プロジェクトを構築したい場合、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

ベンダーや請負業者をゲストとしてイベントプロジェクトに招待する

ベンダーとのやり取りにはメールを使っているかもしれませんが、主要なベンダーや請負業者はゲストとしてイベントプロジェクトに招待することを検討しましょう。全員が期限や To-Do、添付を確認しやすくなるため、予定通りに仕事を終わらせることができます。また、契約書や請求書などの重要なファイルの管理方法もシンプルになります。

イベント作業を管理および実行するためのヒント

イベント計画プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用してすべての細部を管理、追跡すれば仕事を軌道に乗せることができるでしょう。

1. タイムラインでイベントを綿密に計画 (し、変更が生じたら調整) する

大半のイベント計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるものです。タイムラインはその綿密な計画に役立ちます。着手する前にすべての要素をまとめてシームレスなイベントを実現しましょう。

Asana のタイムライン機能を使ったプロジェクト計画作成の GIF

タイムラインで計画を作成する方法

  1. リストビューでイベントのすべての To-Do のタスクを作成します。
  2. プロジェクトの上部のタイムラインタブをクリックしてタイムラインビューにします。
  3. タスクをタイムラインにドラッグアンドドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
  4. 担当者が期限までに仕事する時間を十分に確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
  5. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それからドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば計画が台無しになる前に矛盾にすばやく対処できます。たとえば、イベント会場の予約に予想より長い時間がかかっている場合は、タイムラインで依存しているタスクを移動することができます。期限が調整されると、タスク担当者にその通知が自動的に送られます。これにより、混乱が生じたり、会議が増えたり、手遅れになることなく、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。

2. 重要なメールを追跡する (一方で、受信トレイに費やす時間を減らす)

Outlook と Gmail のメールと受信トレイを Asana と連携したスクリーンショット

ベンダーをイベントプロジェクトに招待することはいつでも可能ですが、メール経由でコミュニケーションを取っている場合は、Asana for GmailOutlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを試してみましょう。重要なドキュメントや実行可能な仕事がメールで届いたら、それを受信トレイから直接 Asana に追加し、タスクとして割り当てたり、イベントプロジェクトに追加したりすることができます。このため、重要な計画の情報や To-Do がメールの中で行方不明になることがありません (また、受信トレイの整理に多くの時間を費やす必要もありません)。

3. テンプレートを使ってすべてのイベント計画で時間を節約し、大切なステップの見逃しを防ぐ

イベントはどれも同じではありませんが、共通する核となるチェックリストはあるものです。イベントごとにこれを作り直したり計画が実際に実行される場所から分離されたドキュメントに保存したりして時間を無駄にするのはやめて、Asana でイベントテンプレートを構築、保存しましょう。

再利用するために Asana のプロジェクトをテンプレートとして保存する GIF

  1. 核となるイベントチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ人物が同じタスクを完了する作業でない限りは、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
  2. プロジェクトヘッダーの「」をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
  3. コメント限定プロジェクトにすることで、テンプレートの編集や変更を防ぎます
  4. 以後のすべてのイベントに対して、+ 新規ボタン、プロジェクトをクリックし、組織の保存済みテンプレートのタブを開いてテンプレートをコピーします。
  5. イベントチェックリストの改良に合わせてテンプレートを更新することで、間違いを繰り返したり古い戦略を使わないようにします。

イベント当日の作業を管理するためのヒント

1. Asana のモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

イベント当日が近付き、チームが現場の準備を行うようになると、残りの仕事を把握したり重要な情報にすばやくアクセスするのが難しくなります。しかし iOS または Android 向けの Asana モバイルアプリがあれば、イベントの前後も最中も、たとえオフラインであってもチームとイベント計画のつながりを保つことができます。

イベント計画に関する Asana モバイルのタスクのスクリーンショット

たとえば、共有前のイベント写真に直接フィードバックの注釈を付けることも、イベントの議題が予定通りすべての参加者にメール送信されていることを確認することも、すべてモバイルから可能です。これにより、離れた場所にいてもチームメイト間のコラボレーションが強化されます。

2. Slack の連携でリアルタイムな会話を実行可能に保つ

特にイベントの本番時は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、どちらか片方だけを選ばず両方を一緒に使うことができます。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンに対するフィードバックを求めているが自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slack の会話から直接 Asana のタスクを作成すれば、失念を防ぐと同時に、元のコンテキストをすべて保つことができます。

イベントの作業と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、イベントの進捗を分析する方法については、こちらをご覧ください。 イベントのステータス更新を投稿、追跡する方法については、こちらをご覧ください。

ポートフォリオとワークロードで複数のイベントの進捗をモニタリングし、人員配置を管理する

イベントの進捗を理解し、チームの余力を測るために、イベント計画者は通常、会議やメール、スプレッドシートなどの情報をつなぎ合わせていますが、これは時間がかかる上に正確さにも問題が生じがち。そこですべてのイベント計画が入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、進捗やイベントの日程、優先度をすべて 1 か所でリアルタイムに確認することができます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてイベント全体のチームのキャパシティを視覚化することが可能。ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、イベントを順調に進めることができます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

Asana でイベントを計画および管理するためのリソース

Asana のお客様がイベントをどのように計画しているかを知りたい場合は、こちらのリソースを使って視覚的に学ぶことができます。

リソース リンク
イベント計画テンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディ Asana でイベントを計画する SophosG2World Press Photo。その手法をご確認ください
イベントのプロによる生産性向上ガイド 電子書籍を読む
コミュニティでつながる 次のトレーニングに参加 または コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

タスクとは、To-Do やアイデア、メモ、覚えておくべきことなどです。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容やするべきことを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

誰かを @メンションすると、その相手はフォロワーとしてタスクに追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問またはフォロワーに情報を提供する場合はコメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたが確認したことがフォロワーに伝わります。

関連ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することも可能です。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分けます。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

タスクはどの画面からでもトップバーを使って作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクを使うと、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これがあると、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、タスクを入力して追加します。

入力はテキスト文書を作成するときと変わりません。タスクを新規作成するたびに新しい行を追加します。リストにペーストすることもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます

添付も含め、メールは Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクのリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度をつけることができます。

タスクの隣にある青のドットをクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクのリストを表示して、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有したタスクだけです(後述のプロジェクトのところで詳しく説明します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日に移動します。

とっても便利。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

このタスクは期日が近付くまで後方で控えています。

期限まで残り 1 週間を切ると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を維持することで、今何に取り組めばいいか、次に何が待っているかを常に把握しておくことができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を学びましょう。

プロジェクトを使うと、一連のタスクについて一緒に仕事をすることができます。

プロジェクトで、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理することができます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーのようなものです。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

すでに書類やメールにステップがある場合は、それをリストにペーストします。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトの一意のメールアドレスは、プロジェクトのドロップダウンメニューから確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

セクション を追加すれば、タスクをリストプロジェクトに整理することができます。

タスクのタイトルの最後に : を入力して、セクションにします。

また、を追加すればタスクをボードプロジェクトに整理できます。

列間または列内でタスクをドラッグアンドドロップして並べ替えます。

タスクを割り当てて期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグアンドドロップして期日を変更します。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要がある人をメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知やディスカッションを開始する場合は会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを設定するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いて整理します。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの一番上にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にある ボタンをクリックすると、プロジェクトはお気に入りに登録されます。

トップバーを使うと、どの画面からでもプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

実際に始める前にあと 1 つだけレッスンを受けましょう。

受信トレイを使えば、コミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして更新情報をすばやく確認し、対応します。

期限が来たタスクがあると、受信トレイから通知があります。

また、あなたがフォローしているタスクや会話、プロジェクトをチームメイトが更新したときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックすると、アーカイブすることができます。

アーカイブを開けば、一度閉じた更新情報を受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受け取りを停止することができます。

つまり、受け取る(または受け取らない)更新情報をコントロールすることができるのです。

希望する場合は、Asana のメール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。