イベントの計画と管理

Asana でイベントプランニングプロジェクトを作成する方法

イベントプロジェクト計画をすばやく作成するには、次の方法があります。

  1. イベントプランニングテンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
  2. 現在イベント計画の追跡で使っている既存のスプレッドシートをインポートします。

すべての Asana テンプレートへのアクセス方法

トップバーの + ボタンから Asana のテンプレートにアクセスする方法をデモする GIF

無料ユーザー、一から独自のイベントプランニングプロジェクトを構築したい方、または Asana プロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。

ベンダーや請負業者をゲストとしてイベントプロジェクトに招待する

ベンダーとのやり取りには初めはメールを使うかもしれませんが、主要なベンダーや請負業者はゲストとしてイベントプロジェクトに招待することを検討しましょう。全員が期限や To-Do、添付を確認しやすくなるため、予定通りに仕事を終わらせることに役立ちます。また、契約書や請求書などの重要なファイルの追跡方法もシンプルになります。

イベント作業を管理、実行するためのヒント

イベントプランニングプロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせて細部を管理、追跡しましょう。

1. タイムラインでイベントを計画し、変更に合わせて調整する

大半のイベント計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるもの。タイムラインでその計画を立てれば、すべてのピースがぴたりとはまり、スムーズなイベントが実現します。

Asana のタイムライン機能を使ったプロジェクト計画作成の GIF

タイムラインで計画を作成する方法

  1. リストビューでイベントのすべての To-Do についてタスクを作成します。
  2. プロジェクトの上部のタイムラインタブをクリックしてタイムラインビューにします。
  3. タスクをタイムラインにドラッグ & ドロップしてタスクをスケジュールします。タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
  4. 担当者が期限に向けて仕事する時間を十分に確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
  5. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それからドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば計画が台無しになる前に矛盾にすばやく対処できます。たとえば、イベント会場の予約に予想より時間がかかっている場合は、タイムラインで依存しているタスクを移動しましょう。期限が調整されると、タスク担当者にその通知が自動的に送られるため、混乱が生じたり、会議が増えたり、手遅れになったりという事態にならず、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。

2. 重要なメールを追跡しつつ、メール作業時間を減らす

Outlook と Gmail の Asana 連携のスクリーンショット

ベンダーをイベントプロジェクトに招待することはいつでも可能ですが、メール経由でコミュニケーションを取っている場合は、Asana for GmailOutlook、またはその他のメールクライアントのアドオンを試しましょう。重要な文書や作業が必要な仕事がメールで届いたら、受信トレイから直接 Asana に追加し、タスクへの割り当てや、イベントプロジェクトへの追加などができます。このため、重要な計画の情報や To-Do がメールの中で行方不明にならず、受信トレイの整理に多くの時間を費やす必要もありません。

3. テンプレートを使ってすべてのイベント計画で時間を節約し、大切なステップの見逃しを防ぐ

イベントはどれも同じではありませんが、中心となる共通のチェックリストはあるものです。イベントごとにこれを作り直したり、計画が進行している場所と分けて文書を保存したりする代わりに、Asana でイベントテンプレートを構築、保存して時間を節約しましょう。

再利用するために Asana のプロジェクトをテンプレートとして保存する GIF

  1. 中心となるイベントチェックリストをプロジェクトに作成します。毎回同じ担当者が同じタスクを行う場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
  2. プロジェクトヘッダーの「」をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
  3. コメント限定プロジェクトにすると、テンプレートの編集、変更を防止できます。
  4. イベントのたびに、+ 新規ボタン、プロジェクトをクリックし、組織の保存済みテンプレートのタブを開いてテンプレートをコピーします。
  5. イベントチェックリストが改善されるのに合わせてテンプレートを更新することで、ミスを繰り返したり古い方法をとることがなくなります。

イベント当日の作業を管理するためのヒント

1. Asana のモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

イベント当日が近付き、チームが現場の準備を行うようになると、残りの仕事を把握したり重要な情報にすばやくアクセスするのが難しくなります。でも、iOS または Android 向けの Asana モバイルアプリを使って、イベントの前後も最中も、たとえオフラインであってもチームとイベント計画のつながりを保つことができます。

イベントプランニングに関する Asana モバイルのタスクのスクリーンショット

たとえば、共有前のイベント写真に直接フィードバックの注釈を付けることも、イベントスケジュールが予定通りすべての参加者にメール送信されているか確認することも、すべてモバイルから可能です。これにより、離れた場所にいてもチームメイト間のコラボレーションが強化されます。

2. Slack の連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にイベントの本番時は、多くのチームが Asana と Slack の両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。Asana と Slack の連携を使えば、両方を一緒に使うことができます。

連携により Slack のメッセージから Asana のタスクを作成している GIF

たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンテーションに対するフィードバックを求めているのに、自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slack の会話から直接 Asana のタスクを作成すれば、うっかり忘れることなく、前後関係をすべて把握しておけます。

イベントの作業と進捗を報告するためのヒント

レポートを作成し、イベントの進捗を分析する方法については、こちらをご覧ください。 イベントのステータス更新を投稿、追跡する方法については、こちらをご覧ください。

ポートフォリオとワークロードで複数のイベントの進捗をモニタリングし、人員配置を管理する

イベントの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、イベント計画者は会議やメール、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることも。そこですべてのイベント計画が入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、リアルタイムの進捗やイベントの日程、優先度をすべて 1 か所で確認することができます。

続いてワークロードタブを使えば、Asana ですでに割り当てられているタスクに基づいてイベント間のチームのキャパシティを可視化できます。ワークロードによって、インフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、イベントを順調に進めることができます。

ワークロードを使って過負荷のチームメイトを見つけ、仕事を割り当て直しているスクリーンショット

ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して工数カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。

Asana でイベントを計画および管理するためのリソース

ビデオのほうがとっつきやすい、あるいは Asana のお客様がイベントをどのように計画しているかを知りたい、という方のために、以下にリソースをご用意しました。

リソース リンク
イベントプランニングテンプレート テンプレートを使用
ビデオチュートリアル How to Asana を視聴
オンデマンドコース Asana アカデミーに登録
ケーススタディ Asana でイベントを計画する SophosG2World Press Photo。その手法をご確認ください
イベントのプロのための生産性向上ガイド (電子書籍) 電子書籍を読む
コミュニティとつながる 次回トレーニングに参加またはコミュニティフォーラムでスレッドをはじめる

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Asana レッスン

15 分以内の短いレッスンで Asana のいろはを学ぶことができます

タスク

タスク Lessons

あらゆる仕事を管理

3 分

マイタスク

マイタスク Lessons

次にするべきことを常に把握

3 分

プロジェクト

プロジェクト Lessons

チームメイトと一緒に仕事をする

3 分

受信トレイ

受信トレイ Lessons

コミュニケーションをさらに加速

3 分

タスクを使えばあらゆる仕事の管理、コラボレーション、整理を行うことができます。

To-Do リストやアイデア、メモ、リマインダーなどにタスクを使用します。

タスクを自分やチームメイトに割り当てます

Tab+M を押すと、自分にタスクをすばやく割り当てることができます。

期日を追加することで、期限が明確になります。

タスクの説明フィールドには指示内容や期待することを入力します。

@ を入力すると、他のタスクやメンバー、会話、プロジェクトへのリンクを作成できます。

他のユーザーを @メンションすると、その相手はタスクのフォロワーとして追加されます。

新しいコメントや添付が追加されると、フォロワーは通知を受け取ります。

タスクの最新情報を把握する必要があるメンバーは、フォロワーとして追加します。

フォロワーは、フォローを外すことでタスクの通知の受信をいつでも停止することができます。

質問をしたり、フォロワーに最新情報を提供したりするには、コメントを追加します。

コメントにいいねすると、あなたがコメントを確認したことがチームメイトに伝わります。

関連ファイルや楽しい GIF ファイルを添付として追加できます。

DropboxGoogle DriveBox から直接添付することもできます。

サブタスクを作成してタスクを小さなステップに分割します。

サブタスクの追加後に Enter を押すと、他のサブタスクも追加できます。

サブタスクには通常のタスクとまったく同じように詳細を含めることができます。

サブタスクにコメントや添付を追加するには、コメントの吹き出しをクリックします。

どの画面でも、トップバーからタスクを作成できます。

すべてのタスクには一意の URL があり、簡単にコピーして共有できます。

おめでとうございます!これでタスクについて習得しました。

次のレッスンに進みましょう!

マイタスクでは、次にするべきことが必ずわかります。

マイタスクとは、自分に割り当てられているすべてのタスクのリストです。

これにより、仕事をシンプルに管理できます。

マイタスクのリストをクリックし、文字を入力するだけでタスクを追加できます。

テキスト文書に入力するときのように、改行すると各行が 1 つの新規タスクになります。任意のリストをペーストして一度に複数のタスクを作成することもできます。

x@mail.asana.com にメールを転送すれば、タスクに変換することができます。

添付も含め、メールが Asana のタスクに変換されます。

新しいタスクは新規タスクリストの一番上に表示されます。

マイタスクに追加したタスクは自分以外には公開されません。

公開をクリックすると、チームと共有できます。

タスクは今日近日後日に分類することで優先度を設定することができます。

タスクの横にある青丸をクリックすると、すばやくソートできます。

今日行うタスクは今日にします。

チームメイトは、あなたのマイタスクリストを見て、あなたが何に取り組んでいるかを確認できます。

ただし、表示されるのはあなたが公開したタスクとプロジェクトで共有されたタスクだけです (プロジェクトについては後述します)。

期限が 1 週間以内のタスクは近日にします。もうすぐ期限のタスクが一目瞭然です。

期日になると、タスクは近日から今日

自動的に移動します。

期限が 1 週間以上先のタスクは後日にします。

期日が近付くまでこれらのタスクを非表示にしておくことができます。

期限の 1 週間前になると、そのタスクは後日から近日に移動します。

マイタスクの優先度を常に設定しておくことで、今取り組むことと、近日中に予定されていることを常に把握することができます。

これで仕事の管理と計画の方法について習得しました!

に、Asana でチームと一緒に仕事をする方法を説明します。

プロジェクトを使うと、チームで一緒に一連のタスクに取り組むことができます。

プロジェクトは、プロセスやイニシアチブのステップを管理および整理するのに役立ちます。

イベント計画や製品リリース、投稿カレンダーなどを管理するのに最適です。

マイタスクと同じように、クリックして入力すればプロジェクトにタスクを追加できます。

ステップがすでに文書やメールに記載されている場合は、そのリストをペーストするだけでタスクを作成できます。

タスクをメールからプロジェクトに追加します。

プロジェクトのドロップダウンメニューから、プロジェクトの一意のメールアドレスを確認できます。

タスクを他の関連するプロジェクトに追加します。

タスクは複数のプロジェクトに含めることができます。

リストプロジェクトにセクションを追加して、タスクを整理することができます。

タスクのタイトルの最後に Tab+N を入力して、セクションにします。

ボードプロジェクトでタスクを整理するにはを追加します。

列間または列内でタスクをドラッグ & ドロップして並べ替えます。

タスクを割り当て期日を設定します。

プロジェクトカレンダーがあれば期限の見逃しを防ぐことができます。

カレンダーでタスクをドラッグ & ドロップすると、それに伴って期日が変更されます。

プロジェクトの最新情報を受け取る必要があるユーザーをメンバーとして追加します。

プロジェクトメンバーには、新しい会話、ステータス、タスクの通知が送信されます。

告知をしたりディスカッションを開始したりするには、プロジェクトに会話を投稿します。

投稿した内容はプロジェクトメンバー全員に送信されます。

進捗を使うと、プロジェクトの進み具合を確認することができます。

プロジェクトのステータスを設定し、プロジェクトの進み具合をチームに知らせます。

プロジェクトオーナーは、週に 1 回ステータスを更新するよう促されます。

プロジェクトはサイドバーから開いたり整理したりします。

プロジェクトをお気に入りに登録すれば、サイドバーの上部にピン留めすることができます。

プロジェクト名の左にあるボタンをクリックすると、プロジェクトがお気に入りに登録されます。

どの画面でも、トップバーからプロジェクトを新規作成できます。

これでチームと一緒にプロジェクトを進めることができるようになりました。

残るレッスンはあと 1 つだけです。

受信トレイでコミュニケーションと調整がさらに速くなります。

受信トレイをチェックして最新情報をすばやく確認し、対応します。

タスクの期日になると、受信トレイに通知が表示されます。

フォローしているタスク、会話、プロジェクトが更新されたときも同様です。

受信トレイを閉じずに、更新情報を開いて対応することができます。

更新情報をクリックすると、対応するために必要なすべてのコンテキストが表示されます。

対応が終了した更新情報はアーカイブします。

更新情報の右に表示される X をクリックして、通知をアーカイブします。

アーカイブを開いて、非表示にした更新情報を受信トレイに戻します。

アーカイブされた更新情報の右に表示される矢印をクリックすると、受信トレイに戻ります。

タスクやプロジェクトのフォローを外すと、その更新情報の受信を停止できます。

受け取る (または受け取らない) 更新情報をコントロールすることができます。

Asana を使い慣れたら、メール通知をオフにできます。

チーム内コミュニケーションの大半は、受信トレイを使うとより簡単に管理できます。頻繁にチェックするようにしましょう。

おめでとうございます!これで Asana で仕事を進める準備ができました。