Modello di piano di gestione dei rischi

Prima di iniziare un progetto, è importante prendere in considerazione tutti i potenziali problemi e rischi che potrebbero impedirne il corretto avanzamento. 

Usare un modello di piano di gestione dei rischi può aiutarti a ridurre i rischi e a creare un piano di emergenza, in modo da riuscire a raggiungere gli obiettivi senza problemi. Ecco come fare. 

Cos'è un modello di piano di gestione dei rischi?

Un modello di piano di gestione dei rischi è uno strumento per aiutare i project manager a evitare e valutare i rischi potenziali. Nonostante il contenuto del modello possa cambiare da progetto a progetto, la struttura principale non cambierà. Usare un modello per gestire il processo di gestione dei rischi può contribuire a velocizzare i progetti futuri e ad allineare i membri del team, in modo che sappiano cosa aspettarsi nel caso in cui un rischio si presenti.

Creare un modello di gestione dei rischi semplifica inoltre la gestione di progetti che coinvolgono più stakeholder. Quando tutte le persone coinvolte hanno familiarità con il modello, la curva di apprendimento all'inizio di un progetto è meno ripida.

Qual è lo scopo di un piano di gestione dei rischi?

Un piano di gestione dei rischi è una strategia utilizzata dai project manager per evitare l'insorgere di rischi nel corso di un progetto. Possono usare questo strumento per monitorarli e registrarli, oltre che per creare un piano d'azione nel caso in cui si verifichi un rischio potenziale. 

Perché creare un modello di piano di gestione dei rischi?

Creare un modello di piano di gestione dei rischi è una buona pratica per i professionisti del project management, e per un buon motivo. Di seguito spieghiamo perché dovresti creare un modello di piano di gestione dei rischi prima di iniziare un progetto di grandi dimensioni.

Per prevenire i rischi in maniera proattiva

Con un modello di piano di gestione dei rischi, puoi proattivamente far sì che i problemi che potrebbero verificarsi abbiano una soluzione prima che insorgano. Assegnando la gestione di un rischio specifico a un membro del team, identifichi una persona responsabile del monitoraggio di ogni rischio potenziale. 

Per alcuni team, lo sviluppo di strategie di mitigazione per progetti ad alto impatto è necessario ancora prima che un progetto venga approvato. Ciò impedisce che i progetti ad alto rischio influiscano sulle operazioni aziendali più importanti. Se il tuo team non ha approntato dei piani di mitigazione, il tuo progetto potrebbe non superare la fase di approvazione. 

Per fare chiarezza

Un modello di piano di gestione dei rischi offre chiarezza al tuo team, soprattutto quando si parla di piani di emergenza. Spesso, agli stakeholder non piace sentirsi dire che qualcosa potrebbe andare storto nel programma del progetto ma, se tu e il tuo team avete già approntato delle strategie di risposta, è molto più facile placare la loro ansia. Un software di gestione del lavoro collaborativo, come Asana, consente a tutte le persone del tuo team di accedere a documenti di gestione dei rischi importanti, ad esempio un registro dei rischi, una matrice di valutazione del rischio o altri documenti relativi al progetto. 

Per incoraggiare a prendersi responsabilità

Non è facile prendersi la responsabilità di un problema quando le cose vanno male. Tuttavia, quando un rischio viene assegnato a un titolare, quella persona ha la responsabilità di mitigare quel rischio il più possibile, nel caso in cui si verifichi. Ciò consente ai membri del team di valutare l'impatto negativo di un rischio potenziale e di sviluppare piani di emergenza nel caso in cui si verifichino dei problemi. I singoli membri del team hanno la possibilità di trovare la soluzione giusta. Inoltre, se ci sono stakeholder che hanno domande su quello specifico rischio, sanno esattamente a chi chiedere. 

Cosa includere nel modello di piano di gestione dei rischi

Creare un piano di gestione dei rischi è facile, ma il modo in cui le informazioni vengono gestite al suo interno può variare da team a team. Quindi, come dovresti organizzare le informazioni nel modello di piano di gestione dei rischi?

Uno dei metodi più facili per farlo è per importanza, ad esempio classificando i rischi in base al loro impatto potenziale sul progetto. In alternativa, puoi organizzare il modello di piano di gestione dei rischi secondo la probabilità che hanno di verificarsi. 

Indipendentemente dal modo in cui decidi di organizzare il modello di piano di gestione dei rischi, è importante usare uno strumento collaborativo e personalizzabile. In questo modo, il tuo team può organizzarlo nel modo più adatto per i suoi membri. 

Quattro passaggi per usare il modello di piano di gestione dei rischi

1. Fai un brainstorming per capire che rischi aggiungere. Usa un software collaborativo, in modo che tutti i membri del team possano identificare e aggiungere rischi potenziali che possono avere un impatto negativo sul progetto. 

2. Valuta la probabilità e l'impatto di ogni rischio. Messi insieme, la probabilità e l'impatto di ogni rischio ne rappresentano l'impatto potenziale. Assicurati che il modello contenga un metodo per monitorare sia la probabilità che la gravità dei rischi.

3. Prevedi la probabilità di ogni rischio. In base a dati raccolti in passato o a vecchi progetti, i membri del team possono prevedere la probabilità che ogni rischio ha di verificarsi. 

4. Monitora i rischi durante il ciclo di vita del progetto. Il metodo più semplice per farlo è assegnare uno specifico rischio a uno specifico membro del team, in modo che possa monitorarlo durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze dell'attività. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri team e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

• Date d'inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo.

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

App consigliate

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.  

• Outlook. Man mano che gli incarichi arrivano via email, come la revisione del lavoro della tua agenzia o una richiesta di risorse di progettazione di un partner, puoi creare attività su Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team e impostare una data di scadenza. Poi puoi aggiungerla a un progetto, in modo che sia collegata ad un altro lavoro attinente.

• Zendesk. Con l'integrazione di Asana per Zendesk, gli utenti possono creare attività Asana in modo rapido e semplice direttamente dai ticket Zendesk. Aggiungi contesto, allega file e collega le attività esistenti per monitorare il lavoro necessario per chiudere il ticket. L'integrazione fornisce inoltre una visibilità continua su entrambi i sistemi, in modo che tutti siano sempre aggiornati a prescindere dallo strumento utilizzato. 

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Domande frequenti