Modello di resoconto sul progetto

"A che punto è il progetto?"

Se sei un project manager, probabilmente hai già sentito questa domanda. Per rispondere, probabilmente hai dovuto cercare le informazioni tra dashboard per resoconti, posta in arrivo e facendo domande al tuo team. Ma immagina se esistesse un metodo più semplice, un'unica fonte di riferimento dove poter visualizzare rapidamente cosa è stato completato, cosa c'è in programma e cosa devi fare per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

È qui che entra in gioco il modello di resoconto sul progetto. 

Cos'è un modello di resoconto sul progetto? 

Un modello di resoconto sul progetto è un guida riutilizzabile che ti consente di creare rapidamente un resoconto su un progetto, ad esempio un resoconto settimanale sullo stato o un resoconto sullo stato di avanzamento mensile. Lo puoi usare all'inizio di ogni nuovo progetto, in modo da sapere sempre che tipo di informazioni dovresti monitorare. Tutto ciò che devi fare è copiare il modello, inserire le informazioni richieste e iniziare a lavorare. 

La creazione di resoconti non serve soltanto per aggiornare gli stakeholder, ma anche a fare in modo che il lavoro si svolga nei tempi previsti, affrontare gli ostacoli e assicurarsi che il lavoro venga completato in tempo. Il modello di resoconto sul progetto offre una visualizzazione a colpo d'occhio di ciò che deve essere fatto e dell'avanzamento verso gli obiettivi del progetto. 

I vantaggi di un modello digitale di resoconto sul progetto

Nessun progetto è scolpito nella pietra. Spesso le priorità e le cronologie cambiano nel tempo e, mano a mano che il tuo team completa i deliverable, ti avvicini sempre di più a raggiungere gli obiettivi del progetto. Un modello digitale di resoconto sul progetto può raccogliere le modifiche effettuate nel tempo, cosa che è impossibile per i modelli statici. Si aggiorna in tempo reale, offrendo costantemente informazioni su cosa è stato completato e cosa c'è in programma. Inoltre, se le priorità cambiano, puoi aggiornarlo facilmente per tenere aggiornati gli stakeholder.

Ecco che cosa puoi fare grazie a un modello digitale di resoconto sul progetto. 

• Monitorare il completamento delle attività in tempo reale.

• Offrire agli stakeholder un'unica fonte di riferimento relativa allo stato del progetto. 

• Visualizzare a colpo d'occhio l'avanzamento verso gli obiettivi del progetto. 

• Aggiornare facilmente il modello nel caso in cui la cronologia o le priorità cambino. 

• Monitorare obiettivi, indicatori chiave di prestazione (KPI), deliverable del progetto e stato del progetto in un unico posto. 

• Visualizzare il modello di resoconto con dashboard personalizzabili, senza nessun lavoro aggiuntivo. 

• Assegnare attività e definire le scadenze, in modo che sia chiaro chi fa cosa e per quando. 

• Allegare i relativi documenti Google, fogli di calcolo, immagini e altro ancora. 

Come strutturare un modello digitale di resoconto sul progetto 

Nella sua forma più semplice, il modello di resoconto sul progetto dovrebbe includere le informazioni elencate di seguito: 

• avanzamento attuale verso gli obiettivi del progetto

• attività che al momento hanno la priorità 

• qualsiasi problema o ostacolo che potrebbe influire sull'avanzamento 

• attività o traguardi di progetto completati

Per definire il tuo modello, crea una sezione per ognuno degli elementi elencati di seguito.

Avanzamento verso gli obiettivi

In questa sezione, hai bisogno di spazio per documentare gli obiettivi del progetto, i KPI che userai per misurarli e lo stato di avanzamento. 

Per monitorare queste informazioni, crea le colonne elencate di seguito.

• Obiettivo: un obiettivo complessivo che desideri raggiungere. Ad esempio "aumentare il traffico sulla home page".

• KPI: una metrica per monitorare l'avanzamento e confrontarlo con il tuo obiettivo. Ad esempio, misurare il traffico sulla home page monitorando i visitatori del sito. 

• Prestazioni attuali: la misurazione attuale del KPI scelto. Ad esempio, "1,2 milioni di visitatori sul sito".

• Prestazione desiderata: il numero che intendi raggiungere per il KPI scelto, necessario per raggiungere l'obiettivo del progetto. Ad esempio, "2 milioni di visitatori sul sito".

• Data di scadenza: la cronologia prevista per ogni obiettivo. 

• Incaricato: la persona responsabile del monitoraggio e del raggiungimento di ogni obiettivo. 

Attività a cui al momento stai dando la priorità 

Visualizzare le attività in programma può aiutarti a rimuovere in maniera proattiva gli ostacoli che potrebbero influire sul lavoro da fare. Inoltre, avere una panoramica delle attività a cui stai dando la priorità aiuta a creare un quadro dell'avanzamento del tuo progetto nel tempo. Questa sezione può avere un aspetto diverso in base alle necessità specifiche del tuo progetto. Ad esempio, se stai creando un modello per un resoconto settimanale sullo stato, questa sezione potrebbe includere attività che sono sulla lista di cose da fare del tuo team per questa settimana. 

Attività o traguardi completati

Questa sezione ti aiuta a visualizzare cosa hai completato fino ad ora e mostra l'avanzamento effettivo verso ogni deliverable. Inoltre ti aiuta a organizzare le attività in programma. Puoi adattare questa sezione in base alle esigenze specifiche del progetto, ad esempio attività completate nell'ultima settimana o un elenco di tutti i traguardi raggiunti nell'intero progetto. 

Problemi o ostacoli

Infine, crea una sezione per documentare qualsiasi ostacolo o collo di bottiglia che potrebbe influire sul lavoro in programma. Questo contribuisce a risolvere i problemi in maniera proattiva prima che si ingrandiscano. In alternativa, può aiutare gli stakeholder a capire perché serve più tempo per raggiungere alcuni deliverable rispetto a quanto previsto.  

Funzionalità e app da provare

Di seguito elenchiamo le funzionalità e le integrazioni da provare per ottimizzare il modello di resoconto sul progetto.

Funzionalità integrate

• Resoconti. I resoconti di Asana trasformano i dati del progetto in diagrammi visivi e grafici facilmente comprensibili. Creando resoconti sulle attività all'interno dello strumento in cui vengono svolte, puoi ridurre i doppioni e limitare i passaggi da un'app all'altra. Inoltre, poiché tutte le attività del tuo team sono già su Asana, puoi estrarre dati da qualsiasi progetto o team per ottenere un'immagine precisa di quello che sta succedendo, il tutto in un unico posto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto. 

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.  

Domande frequenti