Quadient memungkinkan transformasi luar biasa dengan Asana

Melalui nilai-nilai perusahaannya yang EPIK – pemberdayaan, semangat, inspirasi, dan komunitas – Quadient membuka jalan yang memungkinkan kliennya memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan mereka – karena koneksi itu penting. Saat ini, perusahaan ini memiliki sejarah Kepemimpinan kelas dunia yang kaya, yang rencananya akan dipertahankan melalui strategi ‘Kembali ke Pertumbuhan’. 

Seiring waktu, pertumbuhan dapat menyebabkan pembengkakan organisasi dan teknologi lama, yang memperlambat waktu penyelesaian, menimbulkan gesekan operasional, dan mengakibatkan kualitas output yang tidak konsisten. Alih-alih mengambil risiko menjadi korban kesuksesannya sendiri, Quadient memilih untuk menciptakan lingkungan kerja yang stabil dan melakukan transformasi untuk mempertahankan ketangkasannya. 

Jayati Shah-Thiel bertanggung jawab untuk memimpin transisi pemasaran Quadient ke metodologi Agile dan menerapkan alat yang diperlukan untuk mewujudkan transformasi tersebut. “Quadient memiliki struktur yang kompleks,” jelas Jayati. “Ini adalah struktur organisasi matriks dengan grup solusi serta Tim global dan regional. Terkadang, hal ini dapat menimbulkan gesekan karena kami bekerja dengan cara yang berbeda dan melaporkan dalam struktur yang tidak sejalan.”  Seperti yang ditunjukkan oleh Indeks Anatomi Kerja, ketika orang bekerja dalam struktur yang kompleks seperti ini, mereka dapat menghabiskan 58% waktu mereka untuk ‘kerja tentang kerja’.

Mengomentari proyek transformasi ini, Jayati mengatakan, “Kami ingin menciptakan kesatuan di seluruh wilayah dan solusi untuk mendorong kinerja yang memastikan kami tetap relevan di pasar. Kami perlu memastikan Tim kami yang berkelas dunia tetap fokus pada hasil kerja tertentu, sehingga mereka nyaman dengan kecepatan bisnis dan tuntutan yang ditimbulkannya.”

Teknologi adalah pendorong transformasi

Transformasi Agile Quadient membutuhkan upaya kolaboratif. “Kami memulai dengan membentuk Tim proyek yang menyatukan orang-orang untuk mewakili berbagai fungsi. Selain itu, kami juga melibatkan orang-orang yang sudah cukup lama bekerja di sini sehingga benar-benar memahami bisnis kami dan cara kerjanya,” kata Jayati. “Bersama-sama, kami perlu menyusun metodologi tentang cara menerapkan Agile dengan benar untuk bisnis kami.”

Transformasi ini dimulai dengan dokumen persyaratan, yang menjelaskan kebutuhan fungsional dan teknis Business. Akhirnya, Tim memilih tiga Solusi manajemen kerja. “Tim pengembangan perangkat lunak kami sudah menggunakan Jira, jadi kami ingin mengevaluasi apakah Jira dapat memenuhi persyaratan kami untuk bisnis yang tangkas,” jelas Jayati. “Kami juga sudah memiliki pengalaman menggunakan Alat manajemen kerja lainnya dan ingin melihat cara kerja Asana.”

“Meskipun awalnya tidak dikenal, pada akhirnya yang membuat Asana berbeda adalah Antarmuka Penggunanya—sangat mudah digunakan sehingga siapa pun dapat mencoba alat ini dan memahaminya.”

“Asana dan Agile berjalan beriringan”

Mulai dari konten hingga kreatif, pembuatan permintaan hingga portal e-commerce, kampanye, dan lainnya, hampir semua Tim pemasaran Quadient di seluruh dunia menggunakan Asana. “Kami berupaya menyelaraskan cara kerja kami, dan Asana telah mengoperasionalkan transformasi Agile kami,” kata Jayati. 

Peningkatan kinerja dan efisiensi

Operasi pemasaran Quadient bersifat ramping, Tim bekerja dalam sprint, dan penyerahan hasil dilakukan secara rutin. Menurut Indeks Anatomi Kerja, meningkatkan proses dapat menghemat 257 jam per tahun.

“Sebagai bagian dari metodologi Agile kami, kami memperkirakan skala Tugas menggunakan ukuran kaus—misalnya, kecil, sedang, dan besar. Di Asana, kami telah mengatur Aturan untuk secara otomatis menerapkan ukuran ini saat menetapkan bobot Tugas,” kata Jayati. “Formulir adalah fitur lain yang disukai seluruh Tim karena fitur ini mengumpulkan permintaan di satu tempat sehingga lebih mudah ditinjau—kami bahkan menggunakan iframe agar orang yang tidak memiliki akses ke Asana dapat mengirimkan permintaan.”

Berfokus pada fleksibilitas dan kolaborasi

Semua Tim pemasaran memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap semua pekerjaan yang sedang berlangsung. Hal ini memungkinkan Komunikasi berjalan secara alami pada skala global, alih-alih mengharuskan orang-orang mengirimkan informasi terbaru secara terpisah, yang menurut Indeks Anatomi Kerja dapat mengalihkan perhatian dan ‘membebani’ sepertiga dari pekerja.

“Integrasi Asana dengan Jira memungkinkan kami melakukan onboarding untuk Tim pengembangan perangkat lunak dan mereka yang bekerja sama erat dengan tim tersebut—termasuk Tim web dan portal—karena mereka dapat terus berkolaborasi dengan cara yang sama seperti sebelumnya,” kata Jayati. “Antarmuka Asana juga mencakup Dasbor yang jelas, sehingga membuat laporan menjadi mudah. Seiring waktu, kami telah mendorong Tim untuk memodifikasi laporan standar yang kami buat berdasarkan Alur Kerja mereka.”

Mendedikasikan lebih banyak waktu untuk strategi

Pada saat Indeks Anatomi Kerja menunjukkan tren penurunan waktu yang dihabiskan untuk penyusunan strategi—9% pada 2022 dibandingkan 14% pada 2021 - Quadient telah menggunakan Agile untuk mengurangi kebutuhan akan 'Kerja tentang kerja'. Rapat kini diperuntukkan untuk mengambil keputusan tertentu atau mencapai hasil tertentu.

“Kecuali konferensi pengguna tahunan kami, proyek kami mencerminkan Tugas harian kami, jadi proyek tersebut diatur seperti Papan Kanban. Ini membantu kami mengelola beban kerja dan membagikan ide-ide sukses untuk perbaikan di seluruh Tim dan wilayah,” kata Jayati. “Visibilitas adalah kunci dalam Agile, dan Asana telah membantu kami mengatasi segala keraguan dalam bisnis terkait keterbukaan yang begitu tinggi.” Tanpa transparansi penuh, Tim kami tidak dapat memanfaatkan sepenuhnya fitur-fitur dalam alat ini—misalnya, melakukan multi-home, yang menghubungkan Tugas di berbagai Papan proyek.” 

Kesatuan. Stabilitas. Efisiensi.

Asana telah berhasil menciptakan kesatuan dalam tim pemasaran Quadient dan memungkinkan mereka untuk mempelopori penerapan metodologi Agile. Asana telah menciptakan lingkungan kerja yang stabil, yang memungkinkan bagian pemasaran untuk mewujudkan nilai-nilai perusahaan EPIC setiap harinya. Dan saat ini, fungsi-fungsi yang terhubung, seperti Tim Web dan Tim Portal, sudah mulai mengetahui manfaat yang dapat mereka rasakan dengan mengadopsi cara kerja baru yang modern.

Asana dan Agile bersama-sama mengubah bisnis agar bisnis tersebut dapat mencapai ambisinya.