Modèle de planification des capacités

Pour endiguer les retards à leur source et assurer le bon déroulement de vos projets, il existe une solution : créer un modèle de planification des capacités pour veiller à ce que votre équipe soit en mesure d’accomplir ses tâches à temps.

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Indispensable à la réussite de vos initiatives, votre équipe est le moteur de vos projets. Le travail et l’expertise de ses membres sont essentiels à votre avancement, mais comment prévoir correctement les disponibilités de chacun ? Parmi la multitude de projets et de priorités à gérer, il vous faut évaluer les disponibilités de votre équipe, définir des échéances réalistes et vous adapter en cas de changement de ressources ou d’évolution des besoins…

C’est là qu’entre en jeu votre modèle de planification des capacités.

[Interface produit] Projet de planification des capacités sur Asana - vue Liste façon feuille de calcul

Qu’est-ce qu’un modèle de planification des capacités ?

Document réutilisable, votre modèle de planification des capacités a pour but de vous aider à estimer les disponibilités de votre équipe pour un projet donné. Il présente toutes les mesures à prendre et les informations à connaître pour veiller à ce que votre équipe puisse accomplir les tâches du projet à temps. Utilisez ce modèle pour vérifier à l’avance que vous disposez de toutes les ressources nécessaires et pour préparer un plan en cas de changement de portée du projet ou de disponibilité des membres d’équipe.

La création d’un modèle de planification des capacités demande quelques efforts, mais le jeu en vaut la chandelle : le gain de temps et d’énergie n’est pas négligeable ! Au lancement de chaque nouveau projet, copiez ce modèle et renseignez diverses informations telles que les tâches à accomplir, le nombre d’heures de travail et la disponibilité de chaque membre d’équipe. Fini le temps où vous deviez repartir de zéro à chaque fois : votre modèle présente en détail tous les éléments à prendre en compte pour planifier les activités et vous adapter aux changements.

[À lire] Planification des capacités : présentation et mise en œuvre

Modèle de planification des capacités : les avantages

La planification des capacités est un processus continu : vous devez surveiller la capacité de travail de votre équipe tout au long du projet pour vous adapter en cas d’évolution des besoins ou de la situation. C’est là toute l’utilité de votre modèle numérique de planification des capacités.

Plutôt que de noter les exigences du projet et les disponibilités de l’équipe dans un document statique ou dans un tableur Excel, tirez parti d’un modèle numérique pour apporter des modifications en temps réel : l’idéal pour vous adapter rapidement aux changements en ajoutant de nouveaux membres d’équipe, pour modifier la portée du projet ou pour en mettre à jour la chronologie.

La création d’un modèle numérique de planification des capacités vous permet de :

  • Comparer vos ressources actuelles aux ressources nécessaires.

  • Modifier en temps réel la capacité de travail de votre équipe, la disponibilité des ressources et les échéances.

  • Visualiser l’évolution des ressources et de la charge de travail de votre équipe au fil du temps. 

  • Facilement faire connaître les disponibilités de chacun aux parties prenantes et aux autres membres d’équipe.

  • Gérer la capacité de travail de votre équipe dans l’outil même ou vous coordonnez le travail : finis les allers-retours entre différentes applications.

  • Faire le point sur la capacité de travail de chacun en un clin d’œil. 

  • Calculer automatiquement le nombre total d’heures de travail nécessaires à l’achèvement de votre projet. 

[Interface produit] Gestion de la charge de travail de votre équipe sur Asana (Gestion des ressources)

Les éléments à inclure dans votre modèle de planification des capacités

Dans votre modèle de planification des capacités, consacrez des espaces à la prévision des demandes liées au projet, au calcul de la capacité de travail de votre équipe actuelle et à la comparaison de la capacité actuelle à celle requise. Pour ce faire, le plus simple est de diviser votre modèle en deux sections : l’une dédiée aux membres d’équipe, l’autre aux tâches du projet.

Dans la section dédiée aux tâches du projet, répertoriez tous les livrables attendus, leur échéance et le nombre d’heures de travail nécessaires. N’hésitez pas à créer des champs personnalisés pour préciser le responsable de chaque tâche (chef de projet, rédacteur, graphiste, etc.). Ces informations vous aideront ensuite à attribuer les tâches aux bonnes personnes en fonction de leurs compétences.

Dans la section dédiée aux membres d’équipe, dressez la liste de toutes les personnes qui participeront au projet. Ajoutez des colonnes dans lesquelles vous indiquerez leur disponibilité en heures et le nombre d’heures de travail attendu d’elles. La charge de travail de chacun doit être visible en un clin d’œil : pourquoi ne pas créer des champs personnalisés afin de mettre clairement en évidence leur disponibilité ?

Contrôlez la charge de travail de votre équipe avec la Gestion des ressources

L’utilisation d’un modèle de planification des capacités vous aidera à optimiser la gestion des ressources propres à chaque projet. Vous cherchez à coordonner une grande équipe ou à gérer la capacité de travail de vos collaborateurs pour plusieurs projets à la fois ? Dans ce cas, un outil de gestion plus poussé vous sera utile. La fonctionnalité Gestion des ressources vous permet d’obtenir une vue d’ensemble de la capacité de travail de votre équipe et de connaître rapidement les tâches auxquelles se consacre chaque membre, toutes initiatives confondues.

Fonctionnalités intégrées

  • Vue Liste : cette vue quadrillée vous donne un aperçu de toutes les informations liées à un projet. À l’image d’une liste de tâches ou d’une feuille de calcul, la vue Liste affiche toutes vos tâches en même temps. Elle indique non seulement leur titre et leur échéance, mais aussi tous les champs personnalisés pertinents (priorité, statut, etc.). Grâce à elle, vous donnez à votre équipe une visibilité optimale sur les responsabilités et les échéances de chacun, pour une collaboration sans effort.

  • Champs personnalisés : le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Dates de début : dans certaines circonstances, il n’est pas suffisant de connaître l’échéance d’une tâche, vous devez aussi savoir quand commencer à travailler sur celle-ci. Les heures et les dates de début donnent aux membres de votre équipe une idée claire du temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Utilisez-les pour définir, suivre et gérer le travail, de façon à coordonner votre équipe autour des objectifs et à n’oublier aucune dépendance.

  • Ajout de tâches à plusieurs projets : le travail est interfonctionnel par essence, c’est pourquoi les équipes doivent pouvoir collaborer efficacement, tous services confondus. Lorsque chaque service dispose de son propre système de fichiers, le travail est cloisonné et peut prendre du retard. Pour y remédier, Asana vous permet de suivre et gérer facilement les tâches sur plusieurs projets. En plus de vous aider à éviter les tâches redondantes et à gagner en visibilité, ce système vous offre la possibilité de voir les tâches en contexte, de garder un œil sur les responsabilités de chacun et de faire le lien entre votre équipe et ses tâches.

Applications recommandées

  • Jira : créez des processus interactifs et interconnectés reliant vos équipes techniques et commerciales pour une visibilité optimale sur les étapes du développement produit, en temps réel et sans jamais quitter Asana. Simplifiez la collaboration de projet et les transferts en créant rapidement des tickets Jira depuis Asana. Le travail est ainsi transféré d’une équipe à l’autre sans aucune difficulté, au moment opportun.

  • Clockwise : avec l’intégration Asana pour Clockwise, vous pouvez ajouter des tâches à votre Google Agenda sous forme de blocs de temps. Cette intégration vous permet d’indiquer la durée des tâches et à quel moment les réaliser, ainsi que d’autoriser (ou non) Clockwise à les reprogrammer automatiquement. Ajoutez des tâches à votre calendrier et prenez le temps de bien travailler.

  • Slack : transformez vos idées, demandes de travail et autres actions sur Slack en tâches et commentaires faciles à suivre sur Asana. Une question à poser ou une action de suivi à enregistrer ? Quelques clics suffisent à créer une tâche Asana, avec un responsable et une échéance. Enregistrez les demandes et le travail à faire en toute simplicité pour éviter qu’ils ne se perdent sur Slack.

  • Zoom : Asana et Zoom se sont associés pour aider les équipes à organiser des réunions plus cadrées et mieux ciblées. L’intégration Asana pour Zoom facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions concrètes, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. La réunion commence sur Asana, l’ordre du jour étant partagé avec tous les concernés pour clarifier les points abordés et leur contexte. Pendant celle-ci, les membres de l’équipe peuvent rapidement créer des tâches sur Zoom afin de ne laisser passer aucune information ni action à traiter. Une fois la réunion terminée, l’intégration joint les transcriptions et les enregistrements des réunions aux tâches Asana correspondantes. Ainsi, tous les collaborateurs et parties prenantes peuvent revoir la réunion si nécessaire.

Comment utiliser votre modèle de planification des capacités ?

Une fois créé, votre modèle de planification des capacités est très simple à utiliser. Procédez comme suit :

  1. Ajoutez toutes les tâches du projet au modèle. 

  2. Estimez la durée de chaque tâche. Pour une estimation précise, intéressez-vous aux tâches similaires accomplies par le passé. Combien de temps ont-elles pris ? 

  3. Désignez un responsable pour chaque tâche. 

  4. Demandez aux membres d’équipe d’analyser leur planning pour déterminer le nombre d’heures qu’ils peuvent vous accorder. Ce calcul est simple : comptez le nombre de journées de travail nécessaires à l’accomplissement du projet, puis déduisez le temps réservé aux réunions, tâches administratives, communications, pauses, autres projets, etc. 

  5. Renseignez le nombre d’heures dont chaque membre d’équipe dispose et comparez cette durée au nombre d’heures nécessaires pour chaque tâche. 

  6. À mesure que le travail avance, n’hésitez pas à apporter des modifications pour veiller à ce que votre équipe dispose des ressources nécessaires à l’accomplissement de l’initiative. Vous pouvez par exemple modifier la priorité d’autres projets, ajuster la portée de l’initiative concernée, décaler les échéances ou intégrer de nouvelles personnes à votre équipe. 

[À lire] Votre guide pour bien appréhender la gestion des ressources

FAQ

Ai-je besoin d’un modèle de planification des capacités ?

Vous gérez régulièrement des projets et des parties prenantes ? Si c’est le cas, un modèle de planification des capacités vous fera gagner du temps au lancement de chaque projet, tout en vous aidant à gérer la planification des ressources et la charge de travail de votre équipe : l’idéal pour partir sur de bonnes bases et éviter tout retard par la suite.

Dans quels cas utiliser un modèle de planification des capacités ?

Créez un modèle de planification des capacités préalablement au lancement du projet, idéalement avant de finaliser la chronologie de projet. De cette façon, vous connaîtrez la disponibilité des membres d’équipe et pourrez ainsi estimer au mieux la durée du projet.

À qui dois-je transmettre mon modèle de planification des capacités ?

Pour une transparence optimale, transmettez votre modèle de planification des capacités à toute l’équipe projet. Ainsi, chacun saura ce qu’on attend de lui et les délais à tenir pour respecter la chronologie du projet. N’hésitez pas à envoyer ce modèle aux parties prenantes : une fois conscients des efforts déployés pour la gestion des disponibilités et l’accomplissement de chaque tâche, les intervenants réfléchiront à deux fois avant d’ajouter des livrables ou d’envoyer des demandes de dernière minute.

Modèle de planification des capacités et modèle de gestion des ressources : quelle différence ?

Un modèle de planification des capacités est plus précis qu’un modèle de gestion des ressources, puisqu’il présente en détail le nombre d’heures nécessaires à l’accomplissement de chaque livrable et le nombre d’heures dont votre équipe dispose. En bref, il permet de visualiser clairement si la charge de travail est excessive, idéale ou insuffisante.

Le modèle de gestion des ressources présente quant à lui une vue d’ensemble de toutes les tâches dont sont chargés les membres d’équipe. Il est utilisé pour veiller au bon équilibre des tâches et pour éviter toute surcharge de travail, alors que le modèle de planification vous permet de veiller à ce que vous disposiez des ressources humaines et de la capacité de production nécessaires à l’accomplissement de votre projet.

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