Comment présenter un logiciel de gestion de projet : le guide complet
Résumé
Si vous avez fait des recherches sur les logiciels de gestion de projet, vous savez probablement comment ils peuvent accroître l’efficacité, améliorer la collaboration et permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Mais si vous avez facilement identifié le potentiel d’un outil, il peut être difficile de convaincre le leadership, surtout lorsque les ressources de l’entreprise sont limitées.
Les dirigeants d’entreprise sont naturellement réticents à investir dans de nouveaux logiciels. C’est à eux de prendre les meilleures décisions pour l’entreprise dans son ensemble, ils veulent donc s’assurer que chaque achat génère des résultats mesurables. Dans cet article, nous vous aiderons à expliquer la valeur d’un logiciel de gestion de projet, afin que vous puissiez convaincre les dirigeants à le mettre en place et à les faire adhérer pleinement à son utilisation.
Présenter un logiciel de gestion de projet n’est pas chose aisée, mais cela en vaut la peine
Un argumentaire bien conçu vous permet d’obtenir plus que des approbations pour commencer à utiliser un logiciel de gestion de projet. Il convainc également le leadership que l’outil peut améliorer de manière mesurable l’ensemble de l’entreprise, de sorte qu’il est pleinement investi dans l’adoption du nouveau logiciel. Plus vous obtiendrez l’adhésion des principales parties prenantes dès le départ, plus il sera facile de déployer l’outil par la suite. Lorsque les parties prenantes sont pleinement sur le même tableau, elles peuvent contribuer à ouvrir la voie à la transformation numérique et à l’adoption interéquipes à l’avenir.
Pour commencer, voici cinq éléments majeurs à prendre en compte lors de la préparation de votre présentation sur la gestion de projet, ainsi que des conseils spécifiques pour conclure l’affaire.
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Concentrez-vous sur les priorités des dirigeants d’entreprise
En tant que chef d’équipe, vous connaissez les processus Business sur le bout des doigts, y compris leurs défauts. Mais les opportunités d’amélioration qui vous semblent flagrantes sont souvent moins évidentes pour les dirigeants, car ils ne sont pas directement impliqués dans votre travail quotidien. Ce n’est pas qu’ils ne s’en soucient pas, bien au contraire. Les dirigeants d’entreprise veulent donner à votre équipe les moyens de réussir, mais ils envisagent les décisions d’achat sous l’angle de l’entreprise.
Avant de préparer votre elevator pitch, réfléchissez à ce qui intéresse les dirigeants de l’entreprise. Mettez-vous à leur place. Comment l’achat de nouveaux logiciels stimulera-t-il les performances et les marges bénéficiaires de l’ensemble de l’entreprise ?
Voici cinq éléments à prendre en compte pour répondre aux préoccupations des chefs d’équipe, de service ou d’entreprise.
1. Retour sur investissement (RSI)
Notre productivité est cinq fois supérieure à celle d’entreprises pourtant 10 fois plus importantes, sans que cela ne constitue une source de stress supplémentaire.”
Si vous pouvez démontrer comment un nouveau logiciel aidera votre entreprise à atteindre ses objectifs, vous aurez beaucoup plus de chances d’obtenir l’adhésion du leadership. Calculez le temps que votre équipe consacre aux tâches répétitives et manuelles, ainsi que le nombre d’heures que vous pourriez économiser avec le nouveau logiciel. Faites également des recherches externes. Vous trouverez souvent des rapports indépendants qui quantifient les gains de temps obtenus grâce à différents outils de gestion de projet, comme ce rapport de Nucleus Research.
Message clé :
Les logiciels de gestion de projet incluent des automatisations intégrées pour éliminer les tâches inutiles, permettant ainsi aux membres de l’équipe de se concentrer sur les projets générateurs de revenus.
2. Sécurité
Pour nous, il était primordial de faire appel à une entreprise ayant obtenu le maximum de certifications de sécurité et qui fasse de notre sécurité sa priorité.”
Avec les cyberattaques qui font la une des journaux, les chefs d’entreprise se concentrent de plus en plus sur la sécurité des données. Ils veulent s’assurer que les informations de l’entreprise restent privées, même lorsque les employés travaillent dans des lieux et des fuseaux horaires différents. Selon Michael Oberlainder, responsable sécurité chez LogMeIn, « la cybersécurité ne disparaîtra pas. Vous ne pouvez pas l’ignorer, prendre des raccourcis ou la sous-financer. »
Cela signifie que lors de la présentation d’un logiciel de gestion de projet, la sécurité est une fonctionnalité incontournable. Faites vos recherches et assurez-vous que l’outil répond aux normes de sécurité requises par votre équipe informatique.
Message clé :
Cet outil de gestion de projet donne la priorité aux fonctionnalités de sécurité et dispose de plusieurs certifications de sécurité, ce qui nous permet de lui faire confiance pour assurer la sécurité de nos données.
3. Cas d’utilisation interfonctionnelle
Nous avions besoin de centraliser notre travail sur une seule plateforme, car chaque équipe utilisait un outil différent, entraînant problèmes de communication et inefficacités.”
Les chefs d’entreprise hésitent souvent à ajouter de nouveaux logiciels, car ils craignent qu’ils ne soient utilisés de manière restreinte par une équipe spécifique, ce qui accroît la prolifération des applications et rend plus difficile la collaboration et le partage d’informations entre les différents services. C’est pourquoi, lors de la présentation d’un nouvel outil, il est important de démontrer un large éventail de cas d’utilisation. Ce nouvel outil aidera votre équipe, bien sûr, mais montrera également que la plateforme est suffisamment flexible pour être utilisée dans différents services. Plus un outil a de cas d’utilisation, plus il sera attrayant pour le leadership de l’entreprise.
Lors de votre présentation, montrez comment le logiciel de gestion de projet peut être utilisé de manière générale pour améliorer la collaboration interfonctionnelle. Voici comment :
Illustrez comment la plateforme peut être utilisée par différentes équipes, notamment les équipes marketing, opérationnelles, informatiques, etc.
Démontrez comment l’outil peut améliorer le travail d’équipe et rationaliser les processus interfonctionnels, comme la planification de campagnes et de projets, le suivi des demandes de travail ou la planification stratégique. Vérifiez si la plateforme propose des modèles prédéfinis pour aider votre équipe à mettre en place rapidement des processus interfonctionnels.
Si la plateforme propose des intégrations, assurez-vous de les mettre en évidence. Différentes équipes utilisent différents outils pour l’analyse des données, la conception, l’automatisation des e-mails, le suivi des leads, etc. Les dirigeants veulent un logiciel de gestion de projet qui peut fonctionner avec leur pile technologique existante, sans ajouter de travail supplémentaire ni perturber les processus qui fonctionnent déjà.
Message clé :
Cet outil permettra de connecter les équipes et de réduire la prolifération des applications, sans ajouter de la confusion.
4. Facilité d’adoption
Les dirigeants d’entreprise ne veulent pas payer pour un outil que les employés n’utiliseront pas. Si le logiciel n’est pas intuitif, les équipes ne l’adopteront pas, ce qui signifie que l’investissement initial dans l’outil sera gaspillé. Pour apaiser ces craintes, assurez-vous d’aborder spécifiquement la facilité d’adoption lors de votre présentation. Voici quelques idées à mettre en pratique :
Regardez des démos de produits ou planifiez une session avec l’équipe commerciale de l’outil au préalable, afin de voir exactement comment le logiciel fonctionne, à quel point il est intuitif à utiliser et comment il peut résoudre des problèmes spécifiques.
Si vous vous entretenez avec l’équipe commerciale du logiciel, demandez quel rôle le service informatique doit jouer dans l’adoption du nouvel outil. Si le logiciel est facile à adopter, les équipes informatiques passeront moins de temps sur les tâches répétitives et pourront se concentrer sur la planification stratégique pour tirer le meilleur parti de l’outil. Ensuite, dans votre présentation, montrez comment les équipes peuvent facilement commencer à utiliser l’outil par elles-mêmes, sans créer de travail supplémentaire pour votre équipe informatique.
Vérifiez si quelqu’un dans votre entreprise utilise déjà une version du logiciel. Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense, surtout si l’outil dispose d’une version basique. Si les employés adoptent déjà le logiciel par eux-mêmes, il y a de fortes chances qu’il soit facile à déployer au sein des équipes. Cela signifie également que l’adoption de l’outil ne viendra pas s’ajouter à la pile technologique existante de votre entreprise, mais que vous en élargirez simplement l’utilisation actuelle.
Message clé :
Les logiciels de gestion de projet sont intuitifs et faciles à utiliser, nous n’avons donc pas à consacrer de ressources supplémentaires pour aider les équipes à démarrer.
5. Suivi des informations
Au fil de l’expansion de Zoom, la nécessité d’acquérir une visibilité globale sur nos activités s’est faite de plus en plus pressante, dans l’optique de hiérarchiser les tâches et prendre les bonnes décisions Business. Nous avions besoin de visibilité, de responsabilisation et de cohérence en ce qui concerne la réalisation du travail, mais aussi de partager nos connaissances entre équipes.”
Les dirigeants d’entreprise veulent savoir ce qui se passe, afin de pouvoir prendre des décisions éclairées pour leurs équipes. Ils veulent également que les employés aient la même clarté, car il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d’onde pour une collaboration efficace. Mais il n’est pas toujours évident d’y parvenir, surtout lorsque le travailleur de la connaissance moyen bascule 25 fois par jour entre 10 applications. Avec des informations éparpillées à différents endroits, il est difficile de suivre ce qui se passe, de savoir comment les projets se déroulent et de déterminer les responsabilités de chacun.
C’est là que votre argumentaire entre en jeu. Un logiciel de gestion de projet résout ce problème en créant un système d’enregistrement unique pour toutes les tâches. Il centralise les informations de l’entreprise, afin que les employés et les dirigeants puissent trouver ce dont ils ont besoin.
Message clé :
Un logiciel de gestion de projet fournit un système d’enregistrement unique pour l’ensemble du travail. Ainsi, vous et votre équipe savez ce qui se passe, comment les projets se déroulent et qui est responsable de quoi.
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Donnez du poids à votre argumentaire
Les bons arguments de vente ont toujours un avantage, quelque chose qui les distingue. L’objectif est de faire comprendre à votre public que le logiciel sera bénéfique pour l’entreprise ou qu’il peut être appliqué à des processus Business critiques.
Essayez ces stratégies pour donner à votre présentation un pouvoir d’adhésion supplémentaire :
1. Obtenez le soutien d’autres équipes ou services
Au cours de l’évaluation, il était important pour nous de tester le produit et d’apprendre en interne pour voir si les gens l’aimaient. Il est essentiel de trouver au moins une personne convaincue par l’outil pour rallier les autres à sa cause.”
Cela vous permettra de démontrer comment utiliser le logiciel de gestion de projet au sein de différentes équipes. Avant de vous adresser aux dirigeants de l’entreprise, parlez aux parties prenantes des autres équipes et services et mettez-les de votre côté. Si vous parvenez à susciter un intérêt général pour l’adoption de l’outil, vous pourrez convaincre votre public que les cas d’utilisation interfonctionnels et l’amélioration des processus Business sont réellement possibles.
Message clé :
Plusieurs équipes et parties prenantes sont investies dans cet outil, de sorte qu’il peut être (et sera) adopté pour différents cas d’utilisation dans l’ensemble de l’entreprise.
2. Préparez une démonstration visuelle
Aucun argumentaire n’est terminé sans un élément visuel attrayant. Une démonstration en temps réel aide votre public à visualiser les fonctionnalités de l’outil, son utilisation intuitive et la manière dont il peut être appliqué à des cas d’utilisation Business spécifiques. Demandez à l’équipe commerciale du logiciel d’assister à votre présentation et de faire une démonstration de l’outil en temps réel. Si vous ne travaillez pas avec un membre de l'équipe commerciale, apportez une vidéo préenregistrée.
Pendant la démo, mettez en évidence les fonctionnalités clés qui distinguent le logiciel de gestion de projet, telles que :
Une fonctionnalité de définition d’objectifs pour coordonner les équipes autour des principales priorités de l’entreprise.
Des tableaux de bord qui fournissent des indicateurs en temps réel sur les performances des initiatives.
Des fonctionnalités de suivi du temps et de gestion des ressources pour aider les équipes à passer du temps sur les tâches qui comptent.
Diagrammes de Gantt, tableaux Kanban, calendriers et jalons pour aider les équipes à élaborer des feuilles de route et à visualiser la planification des projets.
Des fonctionnalités de gestion des tâches qui aident les équipes à trier et à attribuer le travail, comme les automatisations et les étiquettes personnalisées.
Des intégrations qui permettent aux équipes de continuer à utiliser d’autres outils tout en centralisant les informations au même endroit.
Message clé :
Cet outil de gestion de projet dispose de fonctionnalités intuitives et utiles que nous pouvons appliquer à des cas d’utilisation Business spécifiques.
3. Partagez des exemples de réussite
Les dirigeants veulent une solution de gestion de projet fiable dans l’ensemble de leur secteur. L’un des meilleurs moyens de démontrer votre crédibilité est de partager des exemples de réussite client, idéalement des exemples d’entreprises similaires et bien connues. Consultez le site Web du logiciel pour voir s’il met en avant des clients importants. Points bonus si vous trouvez des exemples de réussite qui quantifient le temps et l'effort économisés par les entreprises grâce à l'adoption de l'outil.
Pour renforcer encore plus la confiance, vérifiez si le logiciel a remporté des prix. Découvrez ce que des sociétés d’analyse comme Forrester, Gartner et IDC ont à dire sur l’outil.
Message clé :
Cet outil est reconnu dans l’ensemble de notre secteur et obtient des notes élevées de la part des analystes.
Anticipez les questions courantes
Un argumentaire n’est pas un monologue. Il s’agit plutôt d’une discussion entre vous et votre équipe de direction. En plus de préparer les points de discussion, vous devez également anticiper les questions que les dirigeants poseront et préparer vos réponses à l’avance.
Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques questions fréquentes auxquelles vous devez vous préparer lorsque vous présentez un logiciel de gestion de projet :
Combien coûte-t-il ? Existe-t-il différentes options de tarification ?
Quels besoins spécifiques cette plateforme répond-elle ?
Comment allons-nous commencer ?
Combien de temps faut-il pour la configuration initiale ?
Quel type de soutien externe est disponible pour faciliter le déploiement ? Existe-t-il des services professionnels, des webinaires et d’autres ressources pratiques que nous pouvons utiliser ?
De quelles ressources internes avons-nous besoin pour déployer l’outil ?
Que se passe-t-il si l’outil ne fonctionne pas comme prévu ?
Combien de temps allons-nous gagner ?
Cette plateforme est-elle adaptée à la gestion de projet Agile ?
D’autres entreprises utilisent-elles cet outil ? Comment fonctionne-t-il pour elles ?
Qui est responsable de la conduite du changement lors du déploiement de cette plateforme ?
Qui est responsable de la formation des employés à l’utilisation de l’outil ?
La transformation numérique, de bas en haut
En démontrant clairement la valeur d’un logiciel de gestion de projet, vous pouvez mettre les dirigeants de l’entreprise sur le tableau et commencer à semer les graines de la transformation numérique. Et avec un argumentaire bien conçu, vous pouvez obtenir plus qu’un simple feu vert : vous pouvez également transformer les dirigeants de parties prenantes réticentes en partenaires pleinement acquis à la cause.
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