Demander du feedback : votre meilleur outil pour évoluer

Il n’est jamais très agréable d’entendre des retours négatifs sur son travail ou sa personne, mais trop souvent, nous n’osons pas demander l’avis d’autrui. Pourquoi ? Simplement parce que la démarche peut se révéler gênante ou par peur d’être vexé. Il est tout à fait normal de vouloir se prémunir de telles discussions, mais recevoir des retours honnêtes est un excellent moyen d’évoluer et vous donnera des pistes pour améliorer votre façon de travailler, votre leadership et vos compétences.

Lorsque vous demandez du feedback, assurez-vous de suivre une structure et quelques bonnes pratiques pour une discussion productive et utile.

Quel est l’intérêt à demander du feedback ?

Obtenir des retours est une excellente façon de faire de vous un meilleur leader, collègue ou employé. La prise en compte de ce feedback dans votre travail permet de vous améliorer dans les domaines concernés, mais pas seulement : ces échanges favorisent également de meilleures relations. Que ce soit un message sur LinkedIn adressé à un recruteur ou un entretien en personne avec votre responsable, demander du feedback présente de nombreux avantages, dont les suivants :

• Instauration de la confiance. Les discussions honnêtes au cours desquelles vous recevez des retours sans langue de bois contribueront à instaurer un climat de confiance entre vous et votre interlocuteur.

• Amélioration de la communication. Le simple fait de demander des retours montre que vous êtes ouvert à toute discussion, agréable ou non.

• Renforcement du moral. Avoir un leader ouvert au feedback montre déjà à l’équipe qu’elle peut compter sur ce dernier.

• Identification des perspectives d’évolution. Les retours reçus contribuent à améliorer vos performances et vous aident à mieux appréhender votre environnement de travail.

• Moins de malentendus. En obtenant des retours sur des questions précises, vous savez exactement quels aspects améliorer, laissant peu de place aux malentendus.

Dans cet article, nous nous focaliserons uniquement sur la demande de feedback. Si vous souhaitez savoir comment vous-même en donner ou comment le prendre en compte, veuillez consulter les ressources suivantes :

• Exprimer et accepter les critiques constructives

• 20 conseils pour un feedback efficace

• Le feedback positif au travail : comment faire pour l’accepter ?

• Le feedback créatif : à faire et à éviter

• Les 3 astuces d’Eat your Coffee pour un feedback virtuel de qualité

• Rapport d'étonnement, ou comment recueillir le feedback des nouvelles recrues

6 conseils pour demander du feedback qualitatif

Il est absolument normal de se sentir nerveux lorsque l’on demande du feedback. Néanmoins, cette tâche se révèle beaucoup plus aisée si vous adoptez la bonne marche à suivre. Voici quelques conseils pour vous y préparer :

1. Privilégiez une communication claire et ouverte

Votre interlocuteur a accepté de vous donner son feedback ? Posez les bases et rappelez-lui les raisons de votre demande : vous souhaitez sincèrement connaître son avis et il ne faut pas hésiter à être franc et honnête avec vous. Lorsque vous exprimez clairement ces raisons (Ex. : « Je te le demande, car ton avis m’est précieux. »), votre interlocuteur comprendra que ces retours sont une réelle façon de vous aider.

2. Évaluez votre état d’esprit avant de vous lancer

Avant d’entrer dans le vif du sujet, interrogez-vous sur votre état d’esprit. Si vous êtes sur les nerfs ou la défensive, ce n’est certainement pas le bon moment pour recueillir l’avis de vos collègues.

Chez Asana, nous nous appuyons sur les préceptes du « Conscious Leadership Group » (CLG ou groupe pour un leadership maîtrisé en français) afin d’évaluer notre aptitude à recevoir du feedback avant de procéder aux revues internes. Avant de commencer, nous nous posons la question suivante : « Suis-je au-dessus ou en dessous du seuil de susceptibilité ? » Se situer au-dessus de ce seuil signifie que vous êtes prêt à entendre l’avis de vos collègues. Dans le cas contraire, mieux vaut repousser votre session de feedback à un autre jour.

3. Posez les bonnes questions

Les questions que vous posez ont une influence sur le feedback que vous recevez. Il est donc impératif qu’elles soient pertinentes, les retours constructifs et concrets étant de loin préférables à des opinions vagues. Comment les obtenir ? C’est simple : posez des questions précises et ciblées. Évitez également les questions ouvertes, comme : « Que puis-je faire pour m’améliorer ? ».

Mettons-nous dans la peau d’un leader qui souhaiterait obtenir des retours sur les processus en place :

• Les briefs créatifs sont-ils assez détaillés pour traiter chaque demande en un jour ?

• Pouvez-vous accéder facilement aux guides des processus sur le logiciel de gestion de projet ?

• Quelles étapes faudrait-il ajouter à notre processus d’intégration des nouvelles recrues ?

4. Choisissez le cadre adéquat

Les sessions de feedback ont tendance à être intimidantes, c’est pourquoi il est important de les tenir en personne. N’est-il pas plus simple d’échanger et d’exprimer ses sentiments à l’oral plutôt que par communication asynchrone ou e-mail ? Lorsque vous choisissez un cadre pour votre session, privilégiez le présentiel si possible et à défaut, un appel en visioconférence. Ne proposez un échange asynchrone ou par e-mail qu’en dernier recours.

5. Faites preuve d’ouverture d’esprit

Avant de demander son avis à votre interlocuteur, assurez-vous d’avoir l’esprit ouvert. Pour commencer, il est tout à fait possible que la personne refuse de s’entretenir avec vous, surtout si vous êtes à un poste à responsabilités. Vous serez sans doute déçu, mais acceptez sa décision et tournez-vous vers quelqu’un d’autre.

Lorsque vous effectuez votre demande de feedback, restez positif, quelle que soit la réponse. En cas de refus, votre attitude convaincra peut-être l’interlocuteur d’accepter la prochaine fois, qui sait ? À défaut, cela pourra le conforter dans l’idée que l’environnement de travail est convivial et qu’il n’y a aucune pression supplémentaire à avoir. S’il accepte, essayez de rester le plus objectif possible pendant que vous écoutez ses retours.

6. Assurez un suivi

Si vous n’obtenez pas de réponse immédiate, mettez en place un rappel. Le plus souvent, votre interlocuteur sera ravi de pouvoir vous aider, et dans le cas contraire, vous expliquera qu’il ne peut simplement pas. Si vous ne recevez aucune réponse, il est probable que la demande se soit perdue ou que la personne ait oublié. Relancez-la poliment après une à trois semaines en fonction de votre relation, sans oublier d’adapter le message.

Comment demander du feedback ? (exemples inclus)

Un petit coup de pouce est souvent apprécié dans ce domaine. Vous trouverez ci-dessous quatre scénarios courants de demande de feedback, vous indiquant exactement quoi dire pour ne rien laisser au hasard.

Demander du feedback à des collègues

Vos collègues sont souvent les mieux qualifiés pour parler de vous et de votre travail. Leur demander des retours sur votre performance permettra de resserrer vos liens et contribuera à faire de vous un meilleur membre ou chef d’équipe. Voici une manière possible de procéder :

« Bonjour [nom], j’aurais aimé avoir ton avis sur le lancement de produit dont j’étais responsable au trimestre dernier. Je préfère m’adresser à toi, car nous avons déjà travaillé ensemble. Serais-tu disponible pour en discuter vendredi prochain ? »

Demander du feedback à des subordonnés

Si vous êtes responsable d’une équipe, cet exercice ne vous est sûrement pas étranger. Néanmoins, vous avez besoin de savoir comment mieux épauler vos subordonnés directs avant de pouvoir gérer et guider efficacement votre équipe. En raison de votre position hiérarchique, il peut s’avérer délicat de solliciter leurs avis : vous devez donc insister sur le fait que votre opinion d’eux ne changera pas s’ils émettent des retours négatifs. Bien qu’il soit idéal de s’entretenir en personne, un questionnaire anonyme en ligne pourrait se révéler plus pertinent dans cette situation. Ainsi, vos subordonnés auront moins de mal à être honnêtes dans leurs propos. Vous pouvez aussi leur donner le choix entre les deux, comme suit :

« Bonjour tout le monde, je serais intéressé par votre avis sur mon style de management et son influence sur votre travail. Pour recueillir votre feedback, j’ai mis en place un formulaire anonyme avec quelques questions simples sur mon rôle de manager. J’entreprends cette démarche pour identifier des perspectives d’amélioration et mieux vous épauler au quotidien. N’hésitez donc pas à être francs et honnêtes. Si vous avez des questions ou souhaitez aborder le sujet de vive voix, je suis à votre disposition. »

Demander du feedback à des clients

Vos clients auront forcément un mot à dire sur votre travail et vos services. Leur avis peut contribuer à améliorer le développement du produit, notamment si vous utilisez la méthodologie Agile. Au cours des projets Agile, les retours clients sont transformés en récits utilisateurs (user stories) utiles pour les sprints. Une bonne mise en œuvre de cette méthodologie permettra à votre équipe de créer des fonctionnalités et des mises à jour produit directement en phase avec les besoins et intérêts du client. Cependant, vous pouvez toujours recueillir leurs retours de manière informelle par le biais de questionnaires récurrents après achat. Si vous vous adressez directement à eux, essayez cette approche :

« Bonjour [nom du client], nous souhaitons faire bouger les choses chez [nom de l’entreprise] pour vous assurer le meilleur service possible. Auriez-vous quelques minutes à m’accorder pour me donner rapidement votre avis par téléphone ? J’aimerais sincèrement savoir ce que vous pensez de mon travail et ce que je pourrais faire de plus pour vous apporter entière satisfaction. »

Demander du feedback par e-mail

Il est indispensable d’être clair et précis dans vos demandes de feedback par e-mail, car à l’écrit, les propos peuvent facilement être déformés. L’objectif est donc d’être le plus précis possible afin d’éviter tout malentendu. Malgré cette difficulté, la demande par e-mail reste indiquée si vous vous adressez à des personnes trop occupées pour faire le point en personne.

Bonjour [nom], j’aimerais avoir ton avis sur le code que j’ai envoyé la semaine dernière. Serais-tu disponible pour répondre à quelques questions par e-mail ?

Comment se préparer à recueillir du feedback ?

Vous avez demandé du feedback ? Maintenant, il faut être prêt à l’entendre. Pour cela, il suffit de faire preuve d’objectivité, peu importe les remarques. N’oubliez pas qu’il s’agit d’un processus vertueux, quand bien même le feedback serait moins bon que vous ne l’espériez : tout commentaire est bon à prendre pour vous améliorer !

Adoptez la pleine conscience pour vous aider à rester objectif. Elle vous permet de rester ancré dans le présent, au lieu de vous inquiéter des actions antérieures qui vous ont valu des retours négatifs. La seule chose à faire est de vous focaliser sur votre situation actuelle qui n’est pas figée dans le marbre. Nous vous conseillons également de pratiquer l’écoute active lors de votre session de feedback pour ne pas rater une miette de la conversation. Les propos pertinents et sincères seront plus à même d’attirer votre attention, mais ce sont bien les informations sous-jacentes qui vous seront les plus utiles.

Conseils pour effectuer des retours efficaces

Le processus de feedback peut être résumé en trois actions : demander, recueillir et donner. Voici quelques conseils pour donner efficacement votre avis :

1. Vos retours doivent être exploitables

2. Vos retours doivent être documentés

3. Vos retours doivent rester privés

4. Votre interlocuteur doit être informé à l’avance

Tout passe par la pratique

Les sessions de feedback sont comme toute discussion délicate : vous vous sentirez de plus en plus à l’aise avec la pratique. Organisez des réunions récurrentes pour vous entraîner à cet exercice. Chaque échange sera l’occasion de vous améliorer, en tant que membre d’équipe, leader ou employé.