Exemple de cahier des charges : deux cas remplis et un modèle

Trois mois après le lancement, le prestataire livre exactement ce qui était écrit. Le problème, c'est que ce qui était écrit tenait en une page, et que chacun l'avait comprise à sa façon. Le service financier attendait un export comptable, les managers une validation sur mobile, et personne n'avait précisé qui reprendrait l'historique. Le projet n'a pas échoué sur la technique. Il a échoué sur un document trop vague.

Un cahier des charges sert à éviter cette situation. Encore faut-il savoir à quoi ressemble un bon document, et jusqu'où aller dans le détail. Le plus simple est de partir d'un exemple de cahier des charges déjà rempli, puis de l'adapter à votre contexte. Vous trouverez ici la structure à suivre, deux exemples commentés et un modèle prêt à copier.

Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?

Le cahier des charges, souvent abrégé CDC, est le document qui décrit ce qu'un projet doit produire et dans quelles conditions. Il formalise l'expression des besoins du demandeur : le résultat attendu, le périmètre du projet, les contraintes à respecter, les délais et le budget. Il sert de référence commune à tous ceux qui participent au projet, du cadrage jusqu'à la livraison.

En gestion de projet, il remplit trois fonctions.

• Aligner. Les parties prenantes valident une même description du besoin avant le démarrage.

• Consulter. Il permet de comparer des prestataires ou des solutions sur une base identique, notamment dans un appel d'offres.

• Contrôler. À la livraison, il fournit les critères d'acceptation qui permettent de dire si le résultat est conforme.

Qui rédige le cahier des charges ?

La rédaction du cahier des charges revient à celui qui porte le besoin. Dans le vocabulaire français des projets, on distingue trois rôles.

Quand la maîtrise d'ouvrage manque de temps ou d'expertise, elle peut s'appuyer sur une AMOA pour animer les ateliers et rédiger le document. La validation finale reste toujours du côté du commanditaire.

À quel moment le rédiger ?

Le cahier des charges se rédige pendant la phase de cadrage, une fois le projet décidé et avant de consulter des prestataires ou de mobiliser une équipe. Il prolonge le brief de projet, qui résume l'intention en une page, et précède le planning détaillé.

Le rédiger trop tôt, c'est décrire un besoin encore mal compris. Le rédiger trop tard, c'est laisser l'équipe avancer sur des hypothèses que personne n'a validées.

Quel type de cahier des charges pour votre projet ?

Le terme recouvre plusieurs documents, plus ou moins détaillés selon la nature du projet. Le tableau ci-dessous aide à choisir le bon format.

Pour le format fonctionnel, la référence en France est la norme NF EN 16271, publiée par l'AFNOR en février 2013, qui encadre l'expression fonctionnelle du besoin et le cahier des charges fonctionnel. Dans un marché public, le besoin de l'acheteur est décrit dans les documents de la consultation, dont fait partie le cahier des clauses techniques particulières (CCTP).

Dans les autres cas, aucun format n'est imposé. Un cahier des charges général bien structuré suffit à la plupart des projets, et c'est celui que détaillent les exemples de cet article.

Les 10 rubriques d'un cahier des charges

Quel que soit le projet, un cahier des charges complet répond à dix questions. Chaque rubrique peut tenir en quelques lignes pour un projet simple, ou en plusieurs pages pour un projet complexe.

Plusieurs de ces rubriques méritent un travail à part entière : l'identification des parties prenantes, la définition du périmètre, la liste des livrables, le choix des jalons et l'estimation du budget. Le cahier des charges en donne la synthèse.

Besoins fonctionnels : comment les formuler

La rubrique des besoins fonctionnels est le cœur du document. L'ensemble de ces besoins constitue le périmètre fonctionnel du projet. Chaque exigence se formule du point de vue de l'utilisateur, avec un verbe d'action et, si possible, un critère de mesure. « Le manager valide une demande en moins de trois clics » est vérifiable. « L'outil doit être ergonomique » ne l'est pas.

Classez ensuite les exigences par priorité. La méthode MoSCoW distingue ce qui est indispensable, important, souhaitable ou reporté. Ce classement évite de traiter toutes les demandes sur le même plan quand le budget ou les délais se resserrent.

Exemple de cahier des charges pour un projet simple

Voici un exemple de cahier des charges rempli pour un projet courant : remplacer le suivi des notes de frais sur tableur par un logiciel. L'entreprise et les chiffres sont fictifs. Ils servent uniquement à montrer le niveau de détail attendu dans chaque rubrique.

Trois choix rendent cet exemple exploitable.

• Les objectifs sont chiffrés et datés. Chacun peut vérifier qu'ils sont atteints.

• Les exclusions sont écrites. La reprise de l'historique ne pourra pas être réclamée en cours de route.

• Les processus métiers passent avant la solution. Le circuit de validation est décrit d'abord, le choix du progiciel vient ensuite.

Adapter cet exemple à votre projet

La structure reste la même pour un projet qui n'a rien d'informatique. Seul le contenu des rubriques change.

• Projet d'organisation (déménagement, nouvelle procédure) : détaillez les sites et les équipes dans le périmètre, et les consignes à respecter dans les contraintes.

• Campagne marketing : les livrables sont les contenus et les supports, les critères d'acceptation portent sur les validations de marque et les dates de diffusion.

• Événement : les contraintes regroupent le lieu, la capacité et la sécurité, et les délais suivent un rétroplanning à partir de la date de l'événement.

Exemple de cahier des charges pour un site internet

Un cahier des charges pour un site internet reprend les dix rubriques précédentes et y ajoute des éléments propres au web. L'exemple ci-dessous concerne la refonte du site vitrine d'une entreprise de services B2B. Il est fictif, et seules les rubriques spécifiques sont détaillées.

Sur la conformité, soyez précis. Le dépôt de cookies non essentiels suppose le consentement préalable de l'internaute, comme le rappelle la CNIL. Indiquez dans le cahier des charges qui choisit l'outil de gestion du consentement et qui le paramètre.

Pour organiser la production, le modèle de processus de conception web d'Asana répartit les étapes entre les équipes de design et de développement, des maquettes à la mise en ligne.

Cahier des charges d'un progiciel : les points à ajouter

Le choix d'un progiciel (ERP, CRM, logiciel de paie ou de gestion de la qualité) engage l'entreprise pour plusieurs années. Le cahier des charges doit alors couvrir des points que l'on oublie facilement dans un projet plus simple.

Demandez aux éditeurs de répondre point par point, dans une grille identique. La comparaison des offres devient factuelle, et les écarts entre le standard du progiciel et vos règles de gestion apparaissent avant la signature.

Modèle de cahier des charges à copier dans Word

Ce modèle de cahier des charges reprend la structure des exemples précédents. Copiez-le dans Word ou dans Google Docs, puis remplacez le texte entre crochets. Supprimez les rubriques qui ne s'appliquent pas à votre projet plutôt que de les laisser vides.

CAHIER DES CHARGES : [nom du projet]

Version [numéro] du [date]. Rédigé par [nom, fonction]. Validé par [nom, fonction].

1. Présentation du projet. [Contexte en cinq lignes. Situation actuelle. Problème à résoudre.]

2. Objectifs du projet. [Objectif 1 : indicateur, valeur cible, échéance.] [Objectif 2.] [Objectif 3.]

3. Périmètre du projet. Inclus : [équipes, sites, processus]. Exclus : [ce qui ne sera pas traité].

4. Parties prenantes. Maître d'ouvrage : [nom]. Chef de projet : [nom]. Utilisateurs référents : [noms]. Autres contributeurs : [noms].

5. Besoins fonctionnels. Indispensable : [exigences]. Important : [exigences]. Souhaitable : [exigences].

6. Contraintes techniques. [Outils existants, sécurité, données personnelles, normes, performances.]

7. Livrables. [Liste des livrables, format, documentation.]

8. Délais. Livraison : [date]. Jalons : [date et étape].

9. Enveloppe budgétaire. [Montant ou fourchette. Coûts récurrents. Temps interne.]

10. Critères d'acceptation. [Tests de recette, seuils, personne qui valide.]

Annexes. [Documents de référence, glossaire, maquettes, contrats existants.]

Deux à cinq pages suffisent pour un projet simple. Placez en annexe les documents de référence plutôt que de les recopier dans le corps du texte : le lecteur doit pouvoir lire l'essentiel en dix minutes.

Comment rédiger un cahier des charges en 7 étapes

La rédaction du cahier des charges n'est pas un exercice solitaire. Elle suit une progression qui part du besoin et s'achève par une validation formelle.

1. Recueillez l'expression des besoins

Interrogez ceux qui vivent le problème : utilisateurs, managers, équipes support. Un atelier d'une heure par groupe suffit souvent. Notez les besoins dans les mots des participants, sans chercher de solution à ce stade.

2. Fixez des objectifs mesurables

Traduisez le problème en deux à quatre objectifs. Chaque objectif précise un indicateur, une valeur cible et une échéance, selon la logique des objectifs SMART. Un objectif que l'on ne peut pas mesurer ne permettra pas de dire si le projet a réussi.

3. Délimitez le périmètre

Écrivez ce qui est inclus, puis ce qui est exclu. La liste des exclusions est la plus utile des deux : elle évite les demandes ajoutées en cours de route et les malentendus à la livraison.

4. Formulez et priorisez les exigences fonctionnelles

Transformez chaque besoin en exigence vérifiable. Le format des user stories convient bien : « En tant que manager, je veux valider une note depuis mon téléphone afin de ne pas retarder le remboursement. » Classez ensuite les exigences par priorité.

5. Posez les contraintes, les délais et le budget

Listez les contraintes techniques avec le service informatique, puis fixez les délais et l'enveloppe budgétaire. Si le budget n'est pas arrêté, donnez une fourchette. Un prestataire répond mieux à un cadre connu qu'à une page blanche.

6. Définissez les critères d'acceptation

Pour chaque livrable, indiquez comment il sera testé, par qui et avec quel seuil de réussite. Ces critères servent de base à la recette et, le cas échéant, au paiement du prestataire.

7. Faites valider le document et tenez-le à jour

Faites relire le document par les parties prenantes, puis faites-le valider par le maître d'ouvrage. Numérotez les versions. Toute modification ultérieure passe par une demande de changement tracée et approuvée.

Les erreurs qui fragilisent un cahier des charges

Un cahier des charges imprécis coûte cher plus tard. Selon l'étude Pulse of the Profession 2018 du Project Management Institute, 52 % des projets achevés dans l'année avaient connu une dérive de leur périmètre, contre 43 % cinq ans plus tôt. Ce phénomène porte un nom, le scope creep, et il commence souvent par un document incomplet.

Cinq erreurs reviennent le plus souvent.

• Décrire la solution au lieu du besoin. Écrire « il faut une application mobile » ferme la discussion. Décrivez l'usage attendu et laissez la maîtrise d'œuvre proposer.

• Oublier les exclusions. Ce qui n'est pas écrit comme exclu sera tôt ou tard considéré comme inclus.

• Employer des critères invérifiables. « Rapide », « simple » ou « moderne » ne se testent pas. Donnez un seuil.

• Rédiger seul. Un document que les utilisateurs n'ont pas relu décrit le projet tel que son auteur l'imagine.

• Figer le document. Un cahier des charges sans gestion des versions devient faux dès la première décision prise en réunion.

Piloter le projet à partir du cahier des charges avec Asana

Une fois validé, le cahier des charges ne doit pas rester dans un dossier partagé. Sa valeur tient à ce que l'équipe en fait pendant le projet.

• Chaque exigence devient une tâche, avec un responsable, une échéance et une priorité.

• Les délais deviennent des jalons, visibles sur un diagramme de Gantt avec les dépendances entre les tâches.

• Les critères d'acceptation deviennent des étapes d'approbation, validées par la personne désignée.

• Les demandes de modification arrivent par un formulaire unique et sont acceptées ou refusées de façon tracée.

Dans Asana, le modèle de matrice de traçabilité des exigences relie chaque exigence à son état d'avancement et au livrable correspondant. Le maître d'ouvrage voit à tout moment ce qui est livré, en cours ou en attente.

S&A Stairs : de 50 erreurs sur site par mois à une seule avec Asana

S&A Stairs fabrique des escaliers sur mesure en Australie depuis plus de 110 ans. L'entreprise transmettait les commandes du service commercial à l'atelier sur papier. Des documents se perdaient, des informations n'étaient plus à jour, et l'usine fabriquait parfois des escaliers selon des spécifications erronées.

Chaque commande est désormais décomposée en 40 tâches dans Asana, avec des champs personnalisés pour suivre les matériaux. D'après l'étude de cas S&A Stairs, le nombre d'erreurs sur site est passé de 50 par mois à une seule, et le volume de ventes a triplé en sept ans avec une équipe commerciale de même taille.

FAQ - Cahier des charges

Voici les réponses à trois questions fréquentes sur le cahier des charges.

Exemple de cahier des charges : ce qu'il faut retenir

Un bon cahier des charges n'est pas un long document. C'est un document que toutes les parties prenantes ont compris de la même façon. Partez d'un exemple de cahier des charges proche de votre projet, gardez les dix rubriques, chiffrez les objectifs et écrivez les exclusions.

Le document prend toute sa valeur après sa validation, quand chaque exigence est suivie jusqu'à sa livraison. C'est à ce moment que le travail de rédaction se transforme en projet tenu dans les délais et dans le budget.