Modèle de document d’exigences métiers (BRD) : les 7 éléments clés, exemples inclus

Chaque projet inclut de nombreuses variables, que vous devrez traiter et regrouper en temps opportun si vous souhaitez obtenir les résultats attendus. Un peu comme un puzzle, il s’agit ici de s’inspirer de l’image sur la boîte pour bien assembler les pièces.

Le document des exigences métiers ou Business Requirements Document (BRD) est comparable à cette fameuse image sur la boîte du puzzle. Il indique toutes les pièces incluses et aide les parties prenantes à identifier clairement les exigences de projet pour assurer sa réussite. Cet article détaille les éléments clés du modèle BRD, ainsi que les avantages à utiliser un logiciel en ligne pour le partager avec vos collaborateurs.

Définition du Business Requirements Document (BRD)

Le document des exigences métiers ou BRD est un type de rapport dressant la liste de tous les indispensables à la réussite d’un nouveau projet. Il clarifie les objectifs du projet et les attentes tout au long de son cycle de vie, sans oublier le travail à réaliser à ces fins.

Voici les sept éléments qui composent un BRD :

1. Synthèse

2. Objectifs du projet

3. Portée/périmètre du projet

4. Exigences métiers

5. Principales parties prenantes

6. Contraintes du projet

7. Analyse coût-avantage

En détaillant chacune de ces sections, vous aiderez les personnes qui prendront connaissance du BRD à déterminer en quoi consiste le projet, ce qu’il vise à produire et comment vous comptez y parvenir.

Éléments à inclure dans le BRD

Votre modèle BRD doit expliquer le projet en détail tout en restant concis, l’objectif étant de communiquer le maximum d’informations en un minimum de mots.

Ce document s’adresse à toutes sortes de collaborateurs, aussi bien aux acteurs du projet qu’aux membres de l’équipe de direction chargés de l’approuver, et même aux clients affectés par les résultats du projet. Lisez la suite pour en savoir plus sur chaque élément à inclure dans votre modèle.

1. Synthèse

La synthèse résume le concept du projet et son but en quelques lignes. Celles et ceux qui n’ont pas le temps de consulter le BRD dans son intégralité peuvent au moins en lire une synthèse afin de se faire une idée de ce que vous comptez accomplir à l’occasion de ce projet.

Votre synthèse sera le premier élément à figurer dans votre BRD, mais elle ne devra pas pour autant être rédigée en premier. Au contraire, vous devriez l’écrire après les autres sections afin d’avoir tous les autres éléments en tête au moment de dresser un résumé exhaustif et cohérent.

2. Objectifs du projet

Les objectifs du projet correspondent aux résultats que vous comptez atteindre en mettant en œuvre ce projet. Si vous voulez pouvoir évaluer votre progression, vous devez les mettre au clair avant de vous lancer dans toute activité liée au projet.

Établissez une liste d’objectifs SMART afin de vous assurer que chacun soit :

• Spécifique

• Mesurable

• Atteignable

• Réaliste

• Temporellement défini

Des objectifs de projet quantifiables vous permettront de repérer toute nécessité de changement dans votre processus afin d’atteindre vos objectifs plus aisément. Un exemple : imaginons que vous vous soyez notamment donné pour objectif de développer votre portefeuille clients de 10 % d’ici la fin du trimestre. Une fois le trimestre terminé, vous pouvez analyser les chiffres et déterminer si vous avez atteint votre objectif ou non. Le cas échéant, vous pourrez vous pencher sur les actions entreprises au fil de l’eau afin d’identifier la ou les raisons de votre échec.

3. Portée du projet

Lorsque vous précisez la portée du projet sur votre document d’exigences métiers, vous spécifiez le périmètre d’action lié au projet. Il s’agit ici non seulement de mettre tout le monde d’accord, mais aussi d’éviter de dépasser les limites fixées : une dérive des objectifs qui risquerait de vous faire perdre le contrôle sur le projet.

Voici certaines des informations à clarifier concernant le périmètre du projet :

• Calendrier

• Budget

• Livrables

• Exigences du projet

• Équipe projet

Vous pouvez également dresser la liste des éléments exclus du projet, par exemple en mentionnant certains processus métiers ou stratégies risquées à ne pas employer.

4. Exigences métiers

Les exigences métiers sont au cœur de votre modèle BRD. Dans cette section, vous ferez l’inventaire de toutes les actions à entreprendre pour accomplir votre projet. La longueur de la liste dépendra de la complexité de ce dernier.

Une fois que vous aurez dressé la liste des exigences accompagnées de leur descriptif, classez-les par ordre de priorité et attribuez à chaque élément un degré d’importance qui dépendra de leur caractère essentiel ou non. Cette liste sera très utile à vos collègues pour déterminer à quelles tâches ils devront s’intéresser en premier.

Par exemple, si l’une d’elles consiste à coder un site Web, vous avez tout intérêt à lui attribuer la priorité maximale et à la classer dans les tâches hautement critiques. En effet, tant que le site Web n’a pas été développé, vous n’aurez pas les bases pour répondre aux autres exigences métiers.

5. Principales parties prenantes

Les participants du projet regroupent tous ceux et celles qui ont un intérêt à suivre le projet. Ce sont à ces personnes que s’adresse votre modèle BRD, qui doit leur permettre de comprendre le concept du projet. Quelques-unes des principales parties prenantes d’un projet :

• Les membres de l’équipe qui travaille sur le projet

• Les chefs de projet qui sont chargés de diriger leurs actions

• Les membres de la direction chargés d’approuver le projet

• Les clients sur lesquels le projet fini aura une influence

Cette section répertorie les noms et les rôles de chaque partie prenante, ainsi que leurs obligations par rapport au projet. Elle a pour but d’indiquer clairement qui est impliqué de façon à améliorer la communication d’équipe.

6. Contraintes du projet

Vous avez certainement déjà brièvement abordé le sujet des contraintes de projet lorsque vous avez précisé sa portée, mais cette partie vous permet de répondre à la question en détail. À la lecture de cette section, vos collaborateurs devraient pouvoir se faire une idée de la forme que prendra le projet et de ses limites.

Quelques exemples de contraintes de projet :

• Risques du projet

• Disponibilité de l’équipe

• Ressources

• Dépendances de projet

• Échéances

• Budget

Les contraintes de projet sont là pour aider les parties prenantes à évaluer la complexité du projet et la facilité (ou non) à atteindre les objectifs associés. Toutes les personnes impliquées dans le projet devraient prendre connaissance de ces contraintes en amont.

7. Analyse coût-avantage

Clore votre document d’exigences métiers par une analyse coût-avantage est une très bonne décision stratégique. En effet, si vous vous appuyez sur votre BRD pour obtenir l’approbation du projet, cette section peut en être l’élément décisif. Les clients et la direction auront beau se prendre d’intérêt pour l’objectif du projet, il n’en reste pas moins que vous ferez chou blanc si vous n’êtes pas en mesure de démontrer ce qu’ils ont à y gagner.

Les étapes d’une analyse coût-avantage :

• Listez tous les coûts associés à votre projet

• Expliquez-en les avantages

• Calculez le coût prévisionnel total du projet

• Évaluez le ROI prévisionnel en soustrayant les coûts prévus des recettes prévues

Modèle de document d’exigences métiers, exemple inclus

Voici un exemple de document d’exigences métiers, portant sur une initiative qui vise à créer un blog marketing pour une entreprise spécialisée dans la tech. Dans ce document, le chef de projet explique la nature du projet et son but. Elle n’oublie pas non plus d’en préciser les objectifs et la portée, pour empêcher toute dérive des objectifs.

La suite du BRD est l’occasion pour le chef de projet de préciser les exigences applicables au projet, en dressant la liste des actions nécessaires à sa réalisation. Elle mentionne également les parties prenantes au projet, les contraintes auxquelles il fait face, et termine par une analyse coût-avantage.

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Exigences métiers ou exigences fonctionnelles : quelles différences ?

Lors des discussions portant sur les exigences métiers, vous entendrez souvent parler d’exigences fonctionnelles. Néanmoins, vous devez avoir conscience des différences entre les deux. Le document d’exigences métiers a pour but de préciser les besoins d’un projet. Il en propose une vue d’ensemble et donne aux parties prenantes un aperçu général du projet.

Le document d’exigences fonctionnelles ou Functional Requirements Document (FRD) décrit quant à lui en détail le mode opératoire applicable à certaines tâches précises du projet. Pour bien expliquer la différence, reprenons l’exemple de la boîte de jeu : le BRD représente le texte au dos de la boîte, qui vous en explique le principe et vous donne envie de l’acheter. Quant au FRD, ce sont les règles du jeu détaillées que vous trouvez dans la boîte.

Outre les exigences fonctionnelles, d’autres exigences sont à prendre en compte :

• Les exigences utilisateurs : plus détaillées que les exigences du BRD, elles expliquent le bon usage des livrables au client.

• Les exigences produits : celles-ci présentent un niveau de détail plus poussé que les exigences métiers et utilisateurs, et expliquent l’intérêt du produit fini et ses fonctionnalités. Ce document fait office de guide auprès des équipes qui doivent concevoir et assurer la promotion du produit.

• Les exigences non fonctionnelles : ces dernières exigences sont les plus détaillées d’entre toutes, puisqu’elles sont au même niveau de granularité que les exigences fonctionnelles. Elles expliquent le fonctionnement du projet et à quoi devra ressembler l’expérience utilisateur une fois le projet fini.

Communiquez les exigences grâce à des outils de gestion de projet

Que ce soit pour créer un BRD ou un document plus détaillé, le meilleur moyen pour partager des informations avec les parties prenantes consiste à employer un outil qui saura tout rationaliser.

En faisant appel à des outils de gestion de projet, vous pourrez hiérarchiser efficacement vos objectifs commerciaux, sans rien oublier. Faites confiance à Asana pour harmoniser vos communications d’équipe et vous aider à franchir vos jalons de projet plus facilement.