Analyse détaillée des modèles de maturité de la gestion de projet

Repensez à l’enfant que vous étiez à l’école primaire. Aviez-vous une vision mature du monde ? Et quand vous étiez au lycée ? Quelles sont vos opinions et vos points de vue maintenant que vous êtes adulte et que vous avez plus d’expérience ? 

Ce concept de maturité peut s’appliquer à de nombreux domaines, y compris la gestion de Business et de projet. Lorsqu’une organisation commence à développer son activité, il peut y avoir peu ou pas de processus standard pour la gestion de projet. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, son style de gestion de projet évolue. C’est le concept de base du modèle de maturité de la gestion de projet.

Comprendre les composantes du modèle de maturité de gestion de projet peut vous aider à analyser la situation actuelle de votre organisation et la maturité de vos processus. Vous pourrez ensuite utiliser ces connaissances pour développer et améliorer vos processus de gestion de projet.

Qu’est-ce qu’un modèle de maturité de gestion de projet (PMMM) ?

Un modèle de maturité de gestion de projet (communément abrégé en PMMM, pour Project Management Maturity Model) est une matrice qui illustre l’évolution du processus de gestion de projet d’une entreprise au fil du temps. Tout comme une entreprise évolue à mesure qu’elle se développe, votre style de gestion de projet doit également s’adapter. L’idée est qu’une organisation ne se développe pas au hasard : lorsqu’une entreprise se développe, elle se développe avec un but.

L’objectif du modèle de maturité de gestion de projet organisationnel est de fournir aux dirigeants une ligne directrice des mesures qu’ils peuvent prendre pour s’améliorer. Sur le plan visuel, le PMMM ressemble à une matrice composée de cinq colonnes indiquant les niveaux de maturité et de 10 lignes indiquant les domaines de connaissance.

Le PMMM a été créé sur la base de modèles Business déjà existants tels que le Capability Maturity Model (CMM). Ce dernier a été développé par le Software Engineering Institute de l’Université Carnegie-Mellon et le modèle d’excellence de la Fondation européenne pour la gestion de la qualité (EFQM). Il reprend également certains aspects du Risk Maturity Model, qui décrit les aspects et les activités susceptibles de créer un programme de gestion des risques durable et reproductible.

Les 5 niveaux de maturité du PMMM

Ces cinq niveaux de maturité en gestion de projet représentent tous le stade de maturité dans lequel une entreprise peut se trouver. Une entreprise peut se trouver à différents niveaux de maturité dans différents domaines de connaissances. Cela s’apparente à une grille de notation ou à une évaluation des performances des employés. 

Niveau 1 : processus initial

À ce niveau, une organisation a très peu de processus de gestion de projet en place. Il est fort probable que les tâches soient effectuées de manière aléatoire et qu’il soit difficile de prévoir le succès futur, car tout est fait de manière ponctuelle. 

Différentes équipes peuvent utiliser différents processus de gestion de projet, ce qui entraîne un manque de responsabilité et de cohésion entre les équipes. Il y a très peu de documentation (voire aucune) et les indicateurs ne sont collectés qu’en cas de besoin. Les équipes projet ne mesurant pas les indicateurses, il n’y a aucun moyen d’évaluer la réussite du projet. 

Le processus initial n’est pas nécessairement une mauvaise étape : toutes les équipes doivent commencer quelque part ! Le principal point à retenir à ce stade est d’être conscient du manque de processus et de documentation, afin que vous puissiez travailler avec votre équipe pour les développer.

Niveau 2 : processus et normes structurés

À ce niveau, une organisation met en œuvre une gestion de projet de base, mais uniquement pour des projets individuels. Cela signifie que différentes méthodologies de gestion de projet peuvent être utilisées au sein de l’organisation. Par exemple, l’équipe marketing peut organiser ses projets différemment de l’équipe commerciale. Lorsque les ventes et le marketing doivent collaborer, cette déconnexion provoque des frictions. 

En l’absence de pratiques de gestion de projet à l’échelle de l’organisation, la réussite de tous les projets dépend des chefs de projet individuels et des équipes qui travaillent sur ces projets. Les indicateurs ne sont suivis que de la manière la plus élémentaire pour assurer la réussite du projet actuel. 

Si votre équipe est à ce niveau, vous êtes sur la bonne voie ! Vous standardisez vos processus de gestion de projet au niveau de l’équipe. Vous pouvez désormais vous concentrer sur la création de pratiques standard dans l’ensemble de l’entreprise pour promouvoir une collaboration plus interfonctionnelle.

Niveau 3 : normes organisationnelles et processus institutionnalisés

À ce niveau de maturité, une organisation doit disposer d’un système de gestion de projet bien défini et standardisé à l’échelle de l’organisation, parfois appelé bureau de gestion de projet (PMO). La direction est régulièrement impliquée dans la mise en œuvre de nouveaux processus, y compris la conduite du changement si nécessaire pour mettre à jour ou modifier les processus de gestion de projet à l’échelle de l’organisation. Vous mesurez les indicateurs, mais uniquement pour établir une base de référence, et non pour la planification stratégique.

La documentation à ce stade est importante, et il existe des processus et des informations définis qui indiquent clairement à quoi ressemblent les processus Business standard. En cas d’urgence critique, des plans d’urgence clairs sont mis en place pour éviter que l’entreprise ne soit complètement paralysée.

Niveau 4 : processus maîtrisés

À ce stade, votre organisation présente toutes les caractéristiques du niveau 3 et les pousse un peu plus loin. Une organisation dont les processus sont gérés dispose de processus de gestion de projet et d’une documentation clairs. Les chefs de projet intègrent régulièrement des processus de gestion de projet standard dans l’ensemble des systèmes de l’entreprise. Au cours de cette étape, la direction commence régulièrement à surveiller les indicateurs et à examiner les performances passées pour prendre des décisions concernant les projets à venir.

Au niveau quatre, la direction a une compréhension claire de la façon de réussir le projet. Sur la base des expériences passées, de la documentation et des indicateurs actuels, elle peut prendre des décisions éclairées pour s’assurer que les projets futurs sont mis en place pour réussir.

Niveau 5 : optimisation des processus

Une fois qu’une organisation atteint ce niveau de maturité en matière de gestion de projet, elle peut commencer à optimiser pleinement ses processus pour les adapter au mieux à ses besoins. L’amélioration continue est l’un des principaux identifiants de cette étape. L’amélioration continue consiste à adapter vos processus dans le but de maintenir l’efficacité et la productivité. Les organisations matures intègrent des techniques d’amélioration continue dans leurs processus de gestion de projet.

Non seulement votre équipe rend régulièrement compte des indicateurs, mais vous utilisez également ces indicateurs pour créer un plan stratégique pour l’avenir. Alors que les organisations du quatrième niveau de la PMMM examinent les indicateurs pour prendre des décisions clés, les entreprises du cinquième niveau améliorent également activement les processus Business.

Les 10 domaines de connaissances en gestion de projet

Si les cinq niveaux de maturité du PMMM sont les colonnes de la matrice, les 10 domaines de connaissances en sont les lignes. Ces différents domaines de connaissances sont identifiés par le guide du Project Management Institute (PMI), le Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®). Il s’agit de la norme du secteur pour identifier les domaines de connaissances essentiels à la gestion de projet. 

• Gestion de l’intégration de projets : la coordination des différentes composantes des projets. Cela comprend les tâches individuelles, les ressources, les parties prenantes, les livrables et la gestion de portefeuille. Ce domaine de connaissances identifie la manière dont tous ces éléments sont communiqués aux autres membres de l’équipe.

• Gestion de la portée : la façon dont l’équipe s’assure que le projet correspond à la portée du projet, qu’il s’agisse du temps, du budget ou des ressources.

• Gestion du temps : similaire à la gestion de la portée du projet, il s’agit de la façon dont une équipe de gestion de projet utilise le temps pendant un projet.

• Gestion des coûts : sous-ensemble de la gestion de la portée, il s’agit de la façon dont une équipe gère les coûts d’un projet et utilise efficacement le budget.

• Gestion de la qualité : la façon dont les équipes utilisent leurs processus pour produire des produits de qualité.

• Gestion des ressources : la manière dont les équipes organisent, traitent, gèrent et dirigent les membres de l’équipe au cours d’un projet.

• Gestion de la communication : la façon dont les équipes communiquent sur les projets, à la fois en interne avec les autres employés et en externe avec les clients potentiels et actuels. Cela peut inclure une communication en temps réel et asynchrone, qui doit être documentée dans un plan de communication.

• Gestion des risques : la manière dont une équipe atténue de manière proactive les risques liés au projet. Cela comprend tous les plans d’urgence dont dispose une équipe en réponse à un risque potentiel. 

• Gestion des achats : comment une organisation obtient des biens ou services auprès de fournisseurs externes. Cela peut se faire au niveau du projet ou de l’entreprise. 

• Gestion des parties prenantes : la façon dont votre équipe gère les attentes des différentes parties prenantes, ainsi que la façon dont vous communiquez les mises à jour de statut aux différentes parties prenantes.

Comment passer d’un niveau à l’autre ?

Si vous cherchez à faire passer les processus de gestion de projet de votre équipe du niveau actuel au niveau supérieur, il est important de comprendre que le modèle de maturité de la gestion de projet n’est pas un ensemble de règles strictes. Il s’agit plutôt de lignes directrices et de caractéristiques qui définissent un bon processus de gestion de projet. 

Malheureusement, il n’existe pas de moyen standard de garantir que votre entreprise puisse passer d’un niveau à un autre. De nombreux facteurs influencent la capacité de votre organisation à passer à un niveau supérieur, notamment le secteur d’activité, la culture d’entreprise et les objectifs de croissance.

Si vous avez l’impression que votre équipe a du mal à passer d’un niveau à l’autre, examinez les 10 domaines de connaissances pour voir comment votre équipe progresse. Pour chaque domaine de connaissance, posez-vous les questions suivantes :

• Avez-vous établi des bonnes pratiques en matière de gestion de projet ? Si ce n’est pas le cas, vous êtes peut-être au niveau 1 pour ce domaine de connaissances.

• Disposez-vous d’une documentation sur la manière dont votre organisation coordonne chaque domaine de connaissance spécifique ? Si ce n’est pas le cas, ce domaine de connaissances peut être bloqué au niveau deux.

• Avez-vous standardisé les pratiques dans toutes les équipes de votre organisation ? Si ce n’est pas le cas, vous êtes probablement au niveau trois pour ce domaine de connaissances.

• Suivez-vous les indicateurs et évaluez-vous la réussite des projets en vous basant sur des pratiques standardisées ? Si ce n’est pas le cas, ce domaine de connaissances peut se situer au niveau quatre.

• Réévaluez-vous continuellement la façon dont votre équipe gère chaque domaine de connaissances ? Si ce n’est pas le cas, vous concentrer sur l’amélioration continue peut vous aider à atteindre le niveau cinq pour ce domaine de connaissances.

En vous posant ces questions, vous pourrez identifier les processus sur lesquels vous devrez vous concentrer pour augmenter la maturité de la gestion de projet de votre organisation. Par exemple, si vous êtes actuellement au niveau un, vous savez que la création d’un processus de gestion de projet est suffisante pour vous faire passer au niveau suivant.

Les avantages de l’utilisation du modèle de maturité de gestion de projet

Si vous souhaitez améliorer les performances de votre Business, l’optimisation de vos processus de gestion de projet est une bonne étape à franchir. Voici quelques raisons pour lesquelles cela est bénéfique pour votre organisation.

Favorise l’évolutivité

L’un des principaux avantages de l’utilisation du modèle de maturité de gestion de projet pour analyser vos processus de gestion de projet actuels est de créer une base solide pour la croissance. La mise en place de processus de gestion de projet clairs permet de donner à votre équipe le cadre dont elle a besoin pour mesurer clairement la performance et la réussite des projets. 

Au fur et à mesure que votre équipe se développe, utilisez le PMMM pour réévaluer si le style de gestion de projet de votre organisation conviendra ou non à la taille de votre équipe. C’est pourquoi l’amélioration continue est un aspect clé du niveau cinq : elle donne à votre équipe la possibilité de trouver ce qui fonctionne le mieux pour elle à mesure qu’elle évolue et se développe. 

Réduction des problèmes de communication

Lorsque votre organisation établit une forme standard de gestion de projet, tous les membres de votre équipe disposent des outils et du langage nécessaires pour communiquer efficacement. Par exemple, si votre équipe utilise une multitude d’applications comme Slack, Dropbox, Google Drive et des e-mails, il peut être difficile de savoir quelle est la véritable source de référence. En revanche, si vous utilisez un outil de gestion du travail comme Asana dans le cadre de votre processus de gestion de projet, vous pouvez établir une source de référence et minimiser les problèmes de communication. Asana vous aide à coordonner vos plans, projets et processus au même endroit. De plus, vous pouvez créer des modèles pour standardiser les processus au sein de votre organisation.

Lorsque tout est standardisé et que tout le monde utilise les mêmes processus, votre équipe n’a pas à se soucier des fichiers et documents manquants. Chaque membre de l’équipe sait exactement où trouver les informations dont il a besoin.

Améliorer les performances Business

Lorsque votre équipe dispose d’une structure standardisée pour gérer son travail, elle n’a pas à se soucier de la façon de communiquer. et peut se concentrer sur l’essentiel : son travail. Cela permet de gagner du temps et de préserver leur énergie mentale. Votre équipe peut se concentrer sur les tâches importantes qui contribuent à la croissance de votre entreprise, au lieu de se consacrer à des tâches d’organisation fastidieuses comme déchiffrer des fils de discussion ou rechercher des approbations. 

Optimisez votre gestion de projet avec Asana

L’un des moyens les plus simples d’améliorer les processus de gestion de projet de votre équipe est de mettre en place une source unique de référence. Un outil de gestion du travail comme Asana peut vous aider à faire passer votre gestion de projet au niveau supérieur.