6 techniques pour estimer précisément vos projets

Lorsque vous préparez le dîner pour votre famille, vous avez un petit groupe de personnes affamées qui se demandent quand il est temps de manger. Vous savez que vous devez préparer les légumes, préchauffer le four et mettre la table. Comment leur dire avec précision combien de temps il faudra attendre ?

Estimer le temps nécessaire pour terminer une tâche est un élément essentiel de la préparation du dîner et de la gestion de projet. Dans les deux cas, il est nécessaire de disposer d’informations précises et de communiquer avec les parties prenantes. Plus l’estimation est précise, plus les parties prenantes seront satisfaites.

En quoi consiste l’estimation de projet ?

Une estimation de projet est une prévision éclairée du temps, du coût et des ressources dont un projet aura besoin du début à la fin. La plupart des estimations de projet utilisent des informations passées pour faire une prédiction éclairée. Ces informations peuvent par exemple inclure les chronologies et budgets de projets similaires, l’expérience acquise en matière d’estimation de projets et les exigences des parties prenantes précédentes.

La gestion des parties prenantes et la collecte des exigences sont des éléments extrêmement importants de l’estimation de projet, car vous devrez savoir exactement quelles exigences sont nécessaires pour terminer un projet. Par exemple, vos parties prenantes doivent-elles disposer du résultat final à une date précise ? Existe-t-il des contraintes ou des exigences nécessaires pour garantir la réussite du projet ? Toutes ces informations peuvent vous aider à créer une estimation de projet précise. 

L’estimation de projet est importante pour les chefs de projet, car elle vous aide à établir la portée du projet. La portée du projet aide ensuite les membres de l’équipe à comprendre les livrables à terminer, les échéances à respecter et qui travaille sur quelles tâches. 

Comment estimer un projet avec précision ?

Le processus d’estimation commence par le même outil : le triangle d’or de la gestion de projet. Le triangle d’or de la gestion de projet se compose de trois variables principales :

• Coût

• Portée

• Temps

L’idée est que chaque projet nécessite un équilibre parfait entre les trois variables. Si vous devez augmenter une partie du triangle, un autre élément doit changer pour que le projet reste équilibré. Par exemple, si la portée du projet augmente, le coût ou le temps doivent souvent augmenter également. Si la durée d’un projet diminue, la portée ou le coût doivent augmenter pour compenser.

Le triangle d’or de la gestion de projet est un élément important du processus d’estimation de projet. En raison de la relation entre ces trois variables, vous pouvez estimer avec précision la troisième variable si vous disposez de suffisamment d’informations sur les deux autres. 

6 méthodes d’estimation de projet courantes

Si vous n’êtes pas en mesure d’estimer un projet avec le triangle d’or de la gestion de projet, essayez ces six techniques d’estimation supplémentaires. Elles vous aideront à recueillir suffisamment d’informations pour faire une estimation précise. 

1. Estimation descendante

La stratégie d’estimation descendante estime la durée globale d’un projet, puis décompose ce projet en phases et tâches plus petites en fonction de cette durée finale estimée. Cette technique d’estimation est généralement associée à la stratégie de gestion de projet de l’organigramme des tâches (WBS). Cette dernière permet de décomposer les livrables plus importants en sous-tâches plus petites. 

L’estimation descendante en pratique

Si vous considérez un projet comme une pizza, l’estimation descendante revient à diviser cette pizza en tranches plus petites.

Si votre équipe doit terminer un projet dans un délai d’un an, vous prendrez cette année comme référence et diviserez le projet en différentes parties avec des jalons clés entre les deux. Par exemple, une équipe de développement produit doit lancer un nouveau produit dans un délai d’un an. Le chef de projet définira des jalons clés, tels que l’achèvement de la maquette fonctionnelle du produit, la version alpha, les tests du produit et la date de lancement finale au cours de cette année civile. 

Pour reprendre l’analogie de la pizza, chaque section du projet est une « part » et l’ensemble du projet, du début à la fin, est la pizza entière.

2. Estimation ascendante

L’estimation ascendante est le contraire de l’estimation descendante. Au lieu de déterminer la durée du projet et de le diviser en tâches plus petites, l’estimation ascendante examine la durée de chaque tâche et les additionne pour estimer l’échéance finale du projet. 

Cette technique est similaire à la méthode du chemin critique. Cependant, la principale différence entre les deux est que l’estimation ascendante prend en compte toutes les tâches requises par un projet, tandis que la méthode du chemin critique ne prend en compte que les tâches essentielles à terminer.

L’estimation ascendante en pratique

Pour reprendre l’analogie de la pizza, l’estimation ascendante consiste à prendre toutes les parts de la pizza entière pour déterminer la taille de la pizza finale. 

Vous avez pour tâche de développer un site Web de marketing e-commerce, et le client veut savoir approximativement combien de temps cela prendra. En tant que chef de projet, vous dressez la liste de toutes les tâches nécessaires pour terminer le projet, puis vous additionnez le temps estimé de chaque tâche pour obtenir le délai final estimé pour le client.

3. Estimation à trois points

L’estimation à trois points peut rendre une estimation ascendante plus précise. Cette technique prend la moyenne de trois variantes différentes d’une estimation ascendante : la chronologie la plus optimiste, la chronologie la plus pessimiste et la chronologie la plus probable pour obtenir l’estimation finale de la durée du projet. Vous pouvez trouver ces trois estimations à l’aide d’un diagramme de PERT.

Par exemple, une équipe peut avoir trois estimations pour son projet : 10 jours pour son échéancier le plus optimiste, 14 jours pour son résultat probable et 30 jours pour le résultat le plus pessimiste. La moyenne de ces délais est d’environ 21 jours. 

4. Estimation analogique

Les estimations par analogie examinent les projets passés et identifient les détails spécifiques qui sont similaires au projet actuel. Les informations des projets passés sont ensuite appliquées au projet actuel. Ensuite, en se basant sur les similitudes et les différences, le chef de projet estime le coût, la portée et le délai de son projet actuel. 

Par exemple, une équipe de développement de site Web peut être chargée de mettre à jour le site Web de son nouveau produit. Elle peut se baser sur la dernière mise à jour du site Web pour un produit et l’utiliser pour estimer le calendrier de ce projet.

5. Estimation paramétrique

L’estimation paramétrique utilise les données historiques de projets passés pour estimer n’importe quelle partie d’un projet, y compris les ressources, le budget, l’équipement et le calendrier du projet. L’estimation paramétrique est souvent utilisée en combinaison avec l’estimation par analogie pour obtenir une estimation plus précise. En effet, elle prend en compte à la fois les données historiques et l’expérience pour créer une estimation plus précise. 

Par exemple, imaginons que vous êtes chef de projet informatique et que votre tâche consiste à installer un logiciel spécifique sur 150 appareils différents. Puisque vous savez que le processus d’installation prend environ 10 minutes sur un appareil, vous utiliserez cette estimation et la multiplierez par 150 pour obtenir une estimation de la durée de ce processus. 

6. Estimation basée sur l’expertise

Cette méthode d’estimation est entièrement basée sur l’expérience du chef de projet. Les chefs de projet très expérimentés peuvent savoir combien de temps un type de projet spécifique prendra parce qu’ils ont terminé un projet similaire à plusieurs reprises. Si vous envisagez d’utiliser une estimation basée sur l’expertise, il est préférable d’en discuter avec un expert dans son domaine. Sinon, il est préférable d’utiliser cette technique en combinaison avec d’autres méthodes d’estimation.

Par exemple, un développeur Web peut avoir commencé à créer des sites Web au début des années 2000. Avec plus de 20 ans d’expérience, ce développeur Web saura exactement combien de temps il lui faudra pour créer un site Web simple, en se basant sur tous les sites qu’il a terminés auparavant. 

L’estimation : un élément clé de la gestion de projet

Les estimations sont une partie nécessaire du processus de planification de projet. Presque tous les types de projets, des projets Agile aux projets en cascade plus linéaires, peuvent bénéficier d’une estimation de projet. Voici pourquoi.

Les estimations permettent à votre équipe de garder le cap

Pour assurer le bon déroulement des projets, les chefs de projet veillent généralement à ce que leurs équipes respectent au mieux les estimations. En effet, ces derniers savent exactement de combien de temps, de budget et de ressources ils disposent pour une certaine phase d’un projet, et sont donc en mesure d’aider l’équipe à respecter ces limites.

Lorsque les chefs de projet, les membres de l’équipe et les parties prenantes sont tous au courant des estimations du projet, chacun peut se responsabiliser. Pour ce faire, assurez-vous de partager votre estimation de projet au même endroit, par exemple sur un logiciel de gestion de projet numérique. 

Nécessite un plan de projet avant le début du projet

Pour estimer précisément un projet, un chef de projet doit d’abord identifier les tâches clés à terminer avant le lancement du projet. En d’autres termes, les chefs de projet doivent identifier clairement le chemin critique et les principales dépendances avant le lancement du projet. L’établissement du chemin critique vous donne également une vue d’ensemble des tâches à accomplir et des ressources dont vous avez besoin pour les mener à bien.

Disposer de toutes ces informations avant le début d’un projet peut aider à éviter toute confusion. Si un membre du projet a des questions ou s’il n’est pas sûr de la suite des événements, il peut se référer au plan de projet établi lors de la phase d’estimation. 

Atténuer les risques

Les estimations de projet peuvent aider les chefs de projet à atténuer les risques au fur et à mesure de l’avancement du projet. Établir un calendrier clair avant le début du projet est un bon moyen pour votre équipe de se référer au calendrier et au budget du projet. Pour atténuer les risques, ajoutez un peu de temps, de budget et de ressources supplémentaires à votre plan de projet afin d’éviter tout dépassement d’échéance ou de budget.

Si votre équipe rencontre des problèmes, notez-les rapidement dans un journal des problèmes avec les solutions envisagées. Cela permettra de remettre l’équipe sur la bonne voie et de respecter le plan établi lors du processus d’estimation. L’estimation du projet et le chemin critique peuvent être utilisés conjointement comme point de référence afin que l’équipe du projet comprenne où elle se situe dans le processus du projet.