Hotmart aide ses clients à vivre de leurs passions avec Asana

En 2011, João Pedro Resende publie un livre numérique contenant des astuces liées au SEO et à la monétisation des contenus. Convaincu de l’utilité de ces informations, il ne parvient pourtant pas à les diffuser comme il le souhaite. Rapidement, il se rend compte qu’il n’est pas le seul expert à avoir du mal à trouver comment partager efficacement ses connaissances. João s’allie donc à son ami Mateus Bicalho, qu’il connaît depuis l’université, pour créer Hotmart, un écosystème centralisé regroupant tout le nécessaire pour créer, héberger et vendre des produits numériques tels que des livres, des formations en ligne et des podcasts.

Hotmart est investie d’une mission particulière : celle d’aider ses clients à vivre de leurs passions et de leurs savoir-faire... En bref, de quoi changer des vies ! L’entreprise est persuadée que ces opportunités seront porteuses d’un meilleur avenir pour tous. Forte de cette philosophie admirable, elle a connu une croissance aussi rapide qu’impressionnante. En effet, dix ans à peine après sa création, Hotmart compte 26 millions d’utilisateurs pour plus de 370 000 produits, avec des ventes dans 188 pays.

Maria Eugênia est à la tête de l’équipe stratégie et opérations (S&O), un groupe de quatre personnes chargé de fournir des données à toutes les équipes Hotmart afin de les guider dans leurs projets et d’évaluer leurs résultats. La direction s’appuie également sur ces données pour prendre des décisions en matière de stratégie commerciale. Et surtout, l’équipe dynamise les résultats d’Hotmart en contribuant au perfectionnement des pratiques professionnelles et des processus de gestion de projet au sein de l’entreprise.

Comme le dit si bien Maria, « le bon déroulement des projets et initiatives est essentiel à la mise en œuvre de toute stratégie d’entreprise ».

Malheureusement, les équipes Hotmart rencontraient de plus en plus de difficultés à standardiser leurs méthodes de travail et la création de rapports depuis les quatre coins du monde. En effet, le nombre d’employés a plus que doublé au cours des deux dernières années, passant de 600 à plus de 1000.

Les équipes faisaient appel à leurs propres feuilles de calcul pour gérer leur travail, mais aussi à différents outils de gestion de projet, d’où une certaine hétérogénéité et des problèmes de visibilité au sein de l’entreprise :

• Il n’était pas possible de centraliser les données de projet et de fournir des informations à la direction quant aux activités en cours dans l’entreprise ou aux prochains projets.

• Les équipes faisaient face à un cloisonnement de l’information, ce qui compliquait leur collaboration.

• Elles s’éparpillaient dans leur travail, croulant sous des projets gérés sur différents outils.

Hotmart avait besoin d’un outil de gestion du travail officiel utilisable par toutes les équipes non techniques et qui leur permettrait de créer des rapports en toute transparence, mais aussi de structurer leurs processus. D’après l’étude intitulée L’Anatomie du travail, 80 % des travailleurs de la connaissance interrogés estiment que la clarté des processus a une influence positive sur l’atteinte de leurs objectifs personnels. Ainsi, si les employés d’Hotmart parvenaient à gagner en efficacité au quotidien, toute l’entreprise atteindrait ses objectifs plus rapidement.

Maria et son équipe se sont donc mis à la recherche d’une nouvelle plateforme de gestion du travail à faire adopter par leur organisation.

Nous connaissons une croissance rapide à l’international et parmi tous nos employés se mêlent une multitude de langues, accents et modes de pensée. Asana a pris une place prépondérante dans notre entreprise en nous permettant de standardiser le contrôle et le suivi des projets, et donc de nous coordonner parfaitement, toutes cultures et langues confondues.”

Une seule plateforme réunissant des équipes issues des quatre coins du monde

Hotmart devait se doter d’une plateforme flexible, qui puisse s’adapter aux processus uniques de chacune de ses équipes et regrouper ses différentes activités au sein d’une vue aisément consultable par la direction. L’outil devait également être intuitif et facile à utiliser par plus de 1 000 employés répartis partout dans le monde.

Après avoir recherché et évalué les choix qui s’offraient à elle, l’équipe de Maria a fait d’Asana sa plateforme de gestion du travail officielle. Celle-ci remplissait en effet tous les critères :

• Son interface simple et facile à prendre en main plaisait aux équipes.

• Les modèles Asana offraient une structure et une standardisation optimales, tout en étant suffisamment personnalisables pour s’adapter aux processus de toutes les équipes.

• Tous les projets étaient réunis au même endroit, offrant donc une meilleure visibilité et accessibilité à tous les niveaux de l’entreprise. Le statut des projets était bien visible et permettait à tous de repérer les éléments en bonne voie et les risques éventuels.

• Les équipes pouvaient par ailleurs échanger directement sur Asana et utiliser la plateforme non seulement pour effectuer leurs tâches, mais aussi pour réunir tous les fichiers correspondants.

• Asana s’intégrait aux autres outils utilisés par l’équipe, notamment Power BI.

En outre, l’équipe savait qu’Asana améliore constamment ses fonctionnalités, et que ces dernières évolueraient en même temps que leur entreprise.

Asana propose une interface à la fois esthétique et modulable. Nous pouvons y créer des modèles et concevoir nos propres tableaux de façon à répondre à chaque demande spécifique. Une telle flexibilité est vraiment très appréciable.”

Un reporting standardisé pour des processus sur mesure et des équipes uniques

Asana a été déployé de manière bien structurée, afin de standardiser l’adoption de la plateforme par les équipes. Il s’agissait pour l’équipe S&O de donner à toute l’entreprise un aperçu général de l’ensemble des activités. Et elle a réussi sa mission ! Aujourd’hui, Hotmart compte plus de 1 000 utilisateurs actifs d’Asana parmi ses employés, avec plus de 300 projets gérés à tout moment.

Tous suivent les recommandations d’utilisation officielles édictées dans un guide rédigé par l’équipe S&O. Chaque équipe Hotmart dispose de sa propre équipe Asana officielle, ses activités étant représentées par différents projets. Chaque nouveau projet est créé à partir d’un modèle contenant les processus de référence ; les conventions de dénomination (noms de l’équipe et du projet, période, etc.) sont quant à elles respectées d’un projet à l’autre.

Le guide recommande l’utilisation de divers modèles, affichés de différentes manières selon le type de projet. Par exemple, s’il est plutôt conseillé d’employer des tableaux Kanban pour les processus Agile, mieux vaut se cantonner à la vue liste pour les projets plus traditionnels. Les modèles qui se présentent sous forme de tableau sont particulièrement adaptés aux projets sujets à un certain degré d’incertitude ; quant aux projets en vue liste, ils conviennent parfaitement pour les projets dont toutes les étapes sont planifiées en amont.

Nos modèles Asana sont simples, mais très efficaces lorsqu’il s’agit de bien planifier et mettre en œuvre nos projets dès le départ.”

Une joyeuse équipe cosmopolite regroupée sur un même système

Actuellement, tous les projets Hotmart qui ne sont pas de nature technique sont gérés sur Asana. L’équipe S&O s’appuie sur l’intégration Asana pour Power BI pour fournir à la direction des tableaux de bord personnalisés utiles au reporting. Elle a conçu un bot qui recueille les données de projet Asana en temps réel au sein d’un tableau de bord : les grands responsables ont ainsi une parfaite visibilité sur les initiatives en cours et les éléments à risque, mais aussi les équipes qui tournent à plein régime. Asana fait office d’archives centralisant toutes les informations, ce qui permet d’automatiser la création de rapports.

Soigneusement organisée par l’équipe S&O, l’implémentation d’Asana a eu une incidence considérable sur l’entreprise :

• La direction prend désormais des décisions plus éclairées, et Hotmart a les moyens de réagir aux données au plus tôt pour répondre plus rapidement aux évolutions du marché.

• Grâce à une gestion de projet centralisée et à des processus standardisés, les équipes travaillent et collaborent efficacement.

• Les membres d’équipe n’ont plus à partir à la recherche de telle ou telle information manquante et autres mises à jour de statut sur différents outils.

L’équipe Creative Lab est un exemple parlant de toute l’influence positive exercée par Asana sur l’entreprise. L’équipe s’occupe de créer les campagnes et ressources marketing de l’entreprise (parmi lesquelles ses vidéos YouTube et Instagram), et reçoit plus de 600 demandes de création par mois. Avant Asana, ces demandes étaient dispersées sur plusieurs outils. Maintenant qu’elles sont recueillies par le biais d’un formulaire Asana, l’équipe peut toutes les centraliser et les organiser au même endroit, mais aussi les attribuer aux membres concernés en un clin d’œil.

Elle indique même qu’elle s’aide d’un modèle pour gagner du temps et réaliser en seulement trois heures ce qui lui prenait autrefois une semaine. D’après Guilherme Coutinho, analyste stratégie et opérations, « si l’équipe Creative Lab y parvient, c’est grâce à Asana, qui lui permet de recueillir très facilement les demandes de toutes les autres équipes ».

Un partage des connaissances pour un avenir meilleur

Au cours de sa courte existence, Hotmart a connu une croissance phénoménale… Et ce n’est qu’un début ! Elle se consacre pleinement à sa mission et il reste beaucoup à faire pour de nombreuses personnes, qui attendent encore d’avoir la possibilité de partager leur savoir-faire. Hotmart poursuit son développement à l’international et acquiert de nouvelles entreprises pionnières dans le domaine des plateformes en ligne dédiées à l’entrepreneuriat, comme Teachable. Elle investit massivement dans ses produits et fonctionnalités afin d’apporter toujours plus de valeur ajoutée à ses millions d’utilisateurs.

Beaucoup de travail en perspective, mais avec Asana à leurs côtés pour tout gérer, rien ne pourra les arrêter ! Pour Hotmart, l’essentiel est d’aider des experts encore méconnus à faire entendre leur voix et à partager leurs connaissances afin d’offrir un monde meilleur à tous.

Nous en sommes à notre quatrième cycle d’investissement mené par TCV, soutenant ainsi notre croissance et notre développement international pour aider encore davantage de gens à réaliser leurs rêves.”