Plantilla de gráficos de proyectos

Objetivos, presupuestos, hitos, planes de comunicación: comenzar un proyecto nuevo puede resultar abrumador, incluso para los gerentes de proyectos más experimentados.

Afortunadamente, no tienes que empezar siempre desde cero. Una plantilla de gráficos de proyectos te ofrece un modelo que puedes usar cada vez que comienzas una iniciativa nueva, para evitar omitir pasos importantes que podrían poner en riesgo el éxito de tu proyecto.

¿Qué es un gráfico de proyecto?

Un gráfico de proyecto es una representación visual de tu plan de proyecto. Muestra todo el trabajo por hacer en un solo lugar e ilustra cómo cada entregable se ajusta al cronograma general del proyecto. Los gráficos de proyectos, también denominados diagramas de Gantt, suelen tener el formato de gráficos de barras horizontales.

Los gráficos de proyectos usan barras de tareas para trazar las fechas de inicio y de entrega de cada proyecto, mientras que las líneas de conexión ayudan a visualizar las dependencias entre tareas. Estos gráficos también pueden incluir a los miembros del equipo responsables de cada tarea y hasta hitos importantes del proyecto.

¿Qué es una plantilla de gráficos de proyectos?

Una plantilla de gráficos de proyectos (o plantilla de diagrama de Gantt) es una herramienta reutilizable que te permite configurar rápidamente un diagrama de proyecto para cualquier iniciativa nueva. Proporciona un plan de todos los elementos que necesitas para planificar, ejecutar y entregar con éxito tu proyecto. Eso significa que no tienes que empezar de cero ni preocuparte por omitir pasos importantes al iniciar un proyecto nuevo. La plantilla te proporciona una guía detallada, por lo que todo lo que tienes que hacer es ingresar los detalles de tu iniciativa actual.

Ventajas de una plantilla de gráficos de proyectos digital

Como gerente de proyectos, necesitas más que una hoja de cálculo estática de Excel para realizar un seguimiento de los resultados del proyecto. Más bien, necesitas un documento dinámico que se actualice en tiempo real a medida que tu equipo finaliza las tareas, para que todos puedan ver cómo va progresando el trabajo a lo largo del tiempo.

Las plantillas de gráficos de proyectos digitales te permiten dedicar menos tiempo a la actualización de la documentación, para que puedas centrarte en el trabajo concreto que debes realizar para lograr los objetivos del proyecto. Y gracias al software de gestión de proyectos, no es necesario crear un plan y un gráfico de proyecto por separado, ya que se trata del mismo documento visualizado de diferentes maneras.

Al crear una plantilla de gráficos de proyectos en una herramienta de gestión de proyectos en lugar de un documento estático, podrás:

• Visualizar el plan del proyecto y almacenar la información del proyecto en un solo lugar.

• Reordenar el gráfico y actualizar las fechas de vencimiento y los estados a medida que cambian las prioridades. 

• Visualizar cómo avanza el proyecto en tiempo real. 

• Compartir fácilmente el cronograma, el estado y los entregables del proyecto con las partes interesadas.

• Evitar el trabajo duplicado, ya que el gráfico del proyecto también se puede usar como un plan de proyecto. 

• Colaborar en los entregables del proyecto en el mismo lugar en el que haces el seguimiento. 

• Asegurarte de no pasar por alto ningún paso importante del proyecto. 

• Adjuntar documentos, imágenes u hojas de cálculo relevantes. 

¿Qué elementos se deben incluir en la plantilla de gráficos de proyectos?

Una plantilla de gráficos de proyectos eficaz permite a las partes interesadas consultar la información fácilmente y proporciona una gran cantidad de detalles contextuales. Idealmente, la plantilla debe tener una funcionalidad que permita a las partes interesadas hacer clic en cada tarea y obtener información más detallada si es necesario. De esa manera, el gráfico no es solo una forma de visualizar tareas, también es una fuente de referencias central donde todos pueden acceder a información importante del proyecto.

Estos son los pasos a seguir para crear tu plantilla de gráficos de proyectos:

• Divide la plantilla en secciones para cada fase del proyecto: inicio del proyecto, planificación, ejecución, desempeño y cierre del proyecto. De esta manera, las partes interesadas podrán visualizar rápidamente la etapa en la que se encuentra el proyecto. Además, ayuda al equipo a comprender mejor las diferentes fases del proyecto y asegurarse de que están asignando suficiente tiempo a cada una. 

• Completa previamente las tareas estándar que deseas incluir para cada proyecto, pero deja suficiente espacio para entregables adicionales. La plantilla de gráficos de proyectos debe describir los pasos esenciales que deben cumplirse en cada proyecto, como crear el brief del proyecto y definir los objetivos a cumplir. De esa manera, la plantilla proporciona una hoja de ruta a seguir para cada proyecto nuevo. Como cada proyecto es diferente, los miembros del equipo pueden agregar a la plantilla entregables adicionales según sea necesario.

• Establece las dependencias entre las tareas. Las dependencias son tareas que dependen de la finalización de otras tareas. Definir dependencias en tu plantilla te ayuda a planificar las tareas en el orden correcto, para evitar cuellos de botella y garantizar que el equipo tenga los recursos que necesita para comenzar con su parte del trabajo. 

• Crea hitos para marcar momentos importantes como la reunión inicial del proyecto o el día del lanzamiento del producto. Los hitos representan puntos de control que el equipo debe apuntar a alcanzar a lo largo del proceso de gestión del proyecto, para que todos sepan cuándo se ha concluido una fase o cuándo se lanza una fase o actividad nueva. 

Funciones integradas

• Vista de Cronograma. La vista de cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, sino que también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes ver todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que empiecen, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• Hubspot. Crea tareas de Asana automáticamente con los flujos de trabajo de HubSpot. Con los flujos de trabajo de HubSpot, puedes usar toda la información de los clientes que tienes en HubSpot CRM para crear procesos automatizados. Esta integración te permite transferir trabajos entre los equipos sin ningún inconveniente. Por ejemplo, cuando se cierran negociaciones o tickets en HubSpot.

• Lucidchart. La integración de Lucidchart + Asana permite incorporar perfectamente gráficos, diagramas de flujo, mapas de procesos y esquemas wireframe y mucho más a tus proyectos de Asana. El contexto fundamental para cada proyecto está justo donde lo necesitas, en Asana. Los equipos pueden acceder fácilmente a toda la información pertinente mientras trabajan, sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.

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