Plantilla de inventario

Ya sea que supervises el inventario de un restaurante, hagas un seguimiento de los suministros de oficina o gestiones el equipamiento de los equipos, la plantilla de inventario personalizable de Asana le brinda a tu equipo un sistema compartido para controlar lo que tienes, dónde está y qué necesita atención. Ya no tendrás que buscar actualizaciones en hojas de cálculo ni emails.

Esta sencilla plantilla de inventario te ayuda a registrar artículos, asignar tareas de seguimientos, mantener la uniformidad en tu proceso y, lo más importante, mejorar el control de tu inventario y minimizar los errores.

¿Quiénes se benefician de esta plantilla de inventario?

En Asana, sabemos lo fácil que es para los equipos perder el control de los suministros, las herramientas o las existencias en todos los departamentos. Sin un sistema centralizado, los problemas menores, como los pedidos duplicados o los puntos de reposición omitidos, se convierten rápidamente en retrasos o desabastecimientos.

Ya sea que gestiones el inventario de alimentos, reabastezcas los estantes o hagas un seguimiento de los productos en las tiendas minoristas, esta plantilla de inventario te ayuda a mantenerte al tanto de cada nombre de artículo, SKU y precio unitario a medida que cambia.

Esta plantilla de lista de verificación de inventario es muy útil para equipos y personas que necesitan una forma clara y repetible de realizar un seguimiento de lo que están gestionando:

• Propietarios de pequeñas empresas que supervisan los niveles de inventario, los puntos de reposición y los precios en un sistema de inventario empresarial compartido.

• Jefes de tiendas que controlan el inventario de existencias, los suministros de los puntos de venta y la disponibilidad de productos en los canales en línea y en las tiendas.

• Equipos de construcción que gestionan las materias primas, el equipamiento y otros inventarios específicos del sitio de un trabajo a otro.

• Equipos de TI e instalaciones que gestionan el inventario de equipos, los detalles de la garantía y los registros de hardware.

• Organizaciones sin fines de lucro y escuelas que gestionan múltiples tipos de inventario en diferentes ubicaciones, desde libros y herramientas hasta bienes de donación.

• Personas que organizan artículos del hogar en un inventario para seguros, mudanzas o mantenimiento de registros personales.

• Cualquier persona responsable del seguimiento básico del inventario en industrias como la salud, el comercio minorista, la logística o la educación.

¿Por qué usar una plantilla de inventario de Asana?

Hemos visto que los equipos sienten de inmediato que tienen un mayor control de la gestión de su inventario cuando cambian de las hojas de cálculo de inventario a Asana. En lugar de cuestionar los niveles de reordenamiento o buscar en todas las pestañas para obtener detalles de los costos, todo se encuentra en un espacio de trabajo claro y colaborativo. ¿El resultado? Menos retrasos, reabastecimientos más rápidos y mejores decisiones sobre qué pedir y cuándo.

Con esta plantilla de seguimiento de inventario, puedes hacer lo siguiente:

• Llevar un registro del nombre del artículo, el SKU, la cantidad y la ubicación de almacenamiento en un solo lugar; ideal para el control de inventario y el seguimiento de activos.

• Agregar campos para el costo unitario, el valor total y el estado para mejorar la visibilidad y ayudar a los equipos a actuar en función de los datos en tiempo real.

• Usar puntos de reposición y reglas personalizadas para reabastecer automáticamente antes de que el inventario sea demasiado bajo.

• Agregar y organizar los contactos de los proveedores y realizar un seguimiento de la fecha de la última transacción para tomar decisiones de compra informadas.

• Usar la IA de Asana para detectar brechas, recomendar automatizaciones y simplificar las tareas repetitivas en tu flujo de trabajo de gestión de inventario.

• Mantener la flexibilidad de tu sistema de inventario con funciones integradas que admiten una amplia gama de tipos de inventario, desde suministros de oficina hasta equipos de TI.

• Otorgar a los miembros del equipo acceso a los datos compartidos, para reducir el trabajo aislado y permitir una toma de decisiones más rápidas e informadas.

Cómo usar esta plantilla de inventario

1. Duplica la plantilla de lista de inventario. Haz clic en “Usar plantilla” para crear tu versión en Asana. Asigna un nombre que se adapte a tu configuración, como “Suministros de almacén”, “Hardware de TI” o “Inventario de instalaciones”.

2. Registra cada elemento como una tarea. Crea una tarea para cada elemento que estés supervisando. Usa el título de la tarea para el nombre o la etiqueta del producto y agrega cualquier identificador, como números de pieza o SKU, para que sea fácil de buscar.

3. Agrega campos de seguimiento. Personaliza el proyecto con campos para la cantidad, la ubicación de almacenamiento, el costo por unidad, el valor total, el umbral de reposición y el estado del artículo. Esto te brinda una visión general clara de lo que hay en stock, dónde se almacena y qué necesita atención.

4. Registra la información del proveedor y el historial de pedidos. Usa la descripción de la tarea para almacenar los nombres de los proveedores, los datos de contacto y los enlaces de los pedidos. Agrega un campo o comentario para realizar un seguimiento de cuándo se pidió o recibió el artículo por última vez.

5. Organiza por tipo o ubicación. Usa las secciones para agrupar los artículos por categoría (como herramientas, muebles, consumibles) o por el lugar donde se almacenan (como Sala A, Armario principal o Almacén 3). De este modo, te resultará más fácil encontrar lo que necesitas de un vistazo.

6. Asigna tareas de seguimiento y reabastecimiento. Si necesitas reabastecer o inspeccionar algo, asígnaselo a la persona adecuada y establece una fecha de entrega. También puedes adjuntar recibos, facturas o documentos de garantía directamente a la tarea.

7. Elige una vista que se adapte a tu flujo de trabajo. Usa la vista de lista para obtener un registro de artículos sencillo, la vista de tablero para realizar un seguimiento del estado de los artículos o la vista de cronograma para supervisar las auditorías programadas o los ciclos de reemplazo. Los paneles pueden mostrar resúmenes, como el valor total del inventario o los artículos marcados.

8. Agiliza tu proceso con herramientas integradas. Usa las reglas para automatizar los recordatorios cuando se agoten las existencias. Guarda los archivos y las notas de los proveedores en un solo lugar con las pestañas Archivos y Mensajes. Asana te ayuda a reducir las hojas de cálculo y a que tu proceso funcione de manera fluida.

Funciones de Asana para mejorar la gestión de inventarios

• Campos personalizados: agrega datos estructurados a cada artículo del inventario, como el precio unitario, el nivel de existencias, el número de serie o la fecha de finalización de la garantía. Puedes ordenar y filtrar las tareas con estos campos para identificar rápidamente lo que necesita atención.

• Vista de cronograma: consulta la actividad del inventario a lo largo del tiempo. Ya sea que estés dando seguimiento a los ciclos de reabastecimiento, los vencimientos de la garantía o los artículos de temporada, la vista de cronograma te ayuda a planificar y evitar problemas de último minuto.

• Reglas: usa la automatización para adelantarte a los problemas de stock. Por ejemplo, puedes activar una asignación de tareas o una notificación de Slack cuando los niveles de existencias caigan por debajo de un umbral determinado.

• Tareas alojadas en varios proyectos: mantén las tareas de inventario visibles en varios proyectos, como Operaciones, TI o Finanzas, sin duplicarlas. Es una manera sencilla de mejorar la coordinación entre los equipos.

• Formularios: permite que los miembros del equipo envíen solicitudes de reabastecimiento o informen sobre los artículos faltantes a través de un formulario estandarizado. Cada entrada se convierte en una tarea en tu plantilla de inventario para facilitar el seguimiento.

• Aprobaciones: simplifica el proceso de reordenamiento con aprobaciones integradas. Agrega una etapa de aprobación a cualquier tarea de inventario para que los líderes de equipo o los jefes de finanzas puedan revisar y aprobar rápidamente.

• Actualizaciones de estado: comparte actualizaciones rápidas sobre los ciclos de inventario, el progreso de la reposición o las próximas auditorías, todo en un solo lugar. Estas actualizaciones están conectadas a tu proyecto, por lo que todos se mantienen informados sin tener que buscar emails.

Integraciones recomendadas

• Tableau: convierte los datos de tu inventario en paneles dinámicos. Con la integración de Asana y Tableau, puedes visualizar tendencias como la falta de existencias, la frecuencia de reabastecimiento y el valor de los artículos a lo largo del tiempo. 

• Microsoft Excel: exporta tu planilla de inventario a Excel para acceder sin conexión o para compartir con miembros del equipo fuera de tu organización. Ideal para imprimir, ingresar datos avanzados o sincronizar con otras herramientas de Microsoft. 

• Hojas de cálculo de Google: sincroniza tu lista de inventario con una hoja de cálculo para ejecutar informes personalizados o crear listas de verificación imprimibles. Ideal para equipos que quieren una vista de hoja de cálculo familiar junto con su sistema en tiempo real. 

• Gmail: convierte los emails de los proveedores o las confirmaciones de nuevos pedidos en tareas a las que puedas dar seguimiento. No es necesario copiar y pegar; simplemente haz clic para enviar un email directamente a tu sistema de inventario. 

• Slack: automatiza las alertas de stock bajo y las aprobaciones de nuevos pedidos con mensajes de Slack. También puedes convertir las conversaciones de Slack en tareas para mantener las actualizaciones informales conectadas a tu flujo de trabajo de inventario. 

• Dropbox: adjunta contratos, garantías o manuales de proveedores a cualquier artículo del inventario. Con Dropbox integrado, cada documento se almacena junto con el artículo que respalda. 

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para inventario