Descubre todo el potencial del software de gestión de inventario

Imagina una tienda minorista con estantes vacíos pero con un exceso de existencias en la bodega, una planta de fabricación detenida por una escasez inesperada de componentes y un proveedor médico que lucha por localizar productos para pedidos urgentes de clínicas.

Estos tres escenarios tienen un origen común: la mala gestión del inventario. Es un asesino silencioso de la productividad que acecha en los almacenes, depósitos y cadenas de suministro, reduciendo la eficiencia e inflando los costos. Pero, ¿qué pasaría si hubiera una manera no solo de dominar este caos de control de inventario, sino también de integrarlo a la perfección en tu estructura operativa más amplia?

Ingresa a una poderosa combinación de software de gestión de inventario y soluciones de gestión del trabajo. Al fusionar la visibilidad de las existencias en tiempo real con la gestión colaborativa de tareas, este dúo tecnológico puede ayudar a tu Business no solo a gestionar el inventario, sino a dominarlo. Descubre cómo funciona.

¿Qué es un software de gestión de inventario?

El software de gestión de inventario es una herramienta digital sofisticada que ayuda a las empresas a dar seguimiento, gestionar y optimizar sus niveles de inventario en tiempo real. Esta solución de control de inventario reemplaza las hojas de cálculo manuales con un sistema automatizado y centralizado. Se integra a la perfección con la gestión de pedidos, las órdenes de compra y el software de contabilidad para proporcionar una visión completa del inventario en múltiples canales de venta y almacenes.

Los sistemas modernos de gestión de inventario utilizan funciones como el escaneo de códigos de barras, el seguimiento de SKU, códigos QR y tecnologías basadas en la nube para garantizar datos de inventario precisos y actualizados. Ya sea para pequeñas o grandes empresas, estas herramientas de gestión de inventario son adaptables. Se pueden personalizar para satisfacer necesidades específicas y crecer junto con las empresas. Cuando se combinan con plataformas de gestión del trabajo, pueden agilizar aún más las operaciones y mejorar la colaboración entre departamentos.

Cómo funciona el software de gestión de inventario

En esencia, el software de gestión de inventario mantiene una base de datos en tiempo real de todos los elementos del inventario. Cuando los productos se reciben, venden o mueven, el sistema actualiza automáticamente los niveles de existencias. Este proceso a menudo se facilita a través de integraciones con sistemas de punto de venta (PDV), plataformas de comercio electrónico y herramientas de gestión de almacenes.

El software para la gestión de inventario utiliza estos datos de inventario en tiempo real para generar análisis de análisis de datos, activar acciones automatizadas como la reordenación cuando las existencias son bajas y proporciona informes detallados sobre el rendimiento del inventario. Los sistemas Advanced también pueden incorporar proyecciones impulsadas por IA para predecir la demanda futura y optimizar los niveles de inventario, lo que garantiza que los negocios siempre tengan la cantidad correcta de existencias disponibles.

Ejemplo: cuando el sistema de inventario de una clínica médica indica que los suministros médicos críticos se están agotando, puede activar automáticamente una tarea en la plataforma de gestión del trabajo para que el equipo de compras realice un pedido. Al mismo tiempo, puede enviar una notificación al personal de enfermería para que reduzca el uso y se asegure de que la atención al paciente no se vea comprometida.

La importancia del control de inventario

El control efectivo del inventario es la base de los negocios exitosos, especialmente en los sectores minorista y manufacturero. Ayuda a las empresas a mantener niveles de existencias óptimos, equilibrando dos objetivos clave: minimizar el exceso de capital inmovilizado en bienes no vendidos y evitar el desabastecimiento que conduce a la pérdida de ventas. 

El control de inventario adecuado ayuda a las empresas a:

• Minimizar los costos asociados con el almacenamiento de inventario

• Reducir el riesgo de obsolescencia y deterioro del producto

• Mejorar el flujo de caja al mantener niveles de existencias adecuados

• Mejorar la satisfacción del cliente al garantizar la disponibilidad del producto.

• Tomar decisiones informadas sobre las compras y la producción

Al implementar medidas integrales de control de inventario, las empresas pueden mejorar significativamente su eficiencia operativa y rentabilidad general. El software de gestión de inventario proporciona las herramientas y el análisis de datos necesarios para lograr estos objetivos.

Los equipos también pueden mantenerse organizados al centralizar los SKU, los detalles del producto y las imágenes en una plantilla de catálogo de productos, o al adoptar una plantilla de inventario que estandarice el seguimiento de las existencias en todas las ubicaciones y reduzca los errores.

Beneficios de usar un software de gestión de inventario

El software de gestión de inventario transforma las operaciones de Business, proporcionando una amplia gama de beneficios. A continuación, te mostramos cómo la optimización del inventario puede revolucionar la gestión de la cadena de suministro.

1. Visibilidad en tiempo real: actualizaciones instantáneas sobre los niveles de existencias en todas las ubicaciones y canales de venta

2. Mayor precisión: reducción del error humano en el seguimiento del inventario y el cumplimiento de los pedidos

3. Ahorro de tiempo: entrada de datos automatizada y creación de informes

4. Reducción de costos: niveles de inventario optimizados para reducir los costos de mantenimiento y evitar el exceso de existencias

5. Mejora de la toma de decisiones: análisis de datos para compras y proyecciones más inteligentes

6. Operaciones optimizadas: gestión de inventario integrada con otros procesos de negocios para flujos de trabajo sin interrupciones

7. Mayor rentabilidad: maximización de las oportunidades de venta y minimización de las pérdidas debido a situaciones de exceso de existencias o falta de existencias

Cómo elegir el mejor software de gestión de inventario

Al evaluar el software de gestión de inventario, ten en cuenta el tamaño de tu negocio, el sector, los desafíos y los planes de crecimiento. Busca integraciones fluidas con los sistemas existentes, actualizaciones en tiempo real, informes personalizables y escalabilidad. Compara la interfaz de usuario, la disponibilidad de aplicaciones móviles y las opciones de Atención al Cliente. Para las pequeñas empresas, prioriza las soluciones fáciles de usar y rentables con funciones de seguimiento de activos.

Control y seguimiento de inventario en tiempo real

Esta función central mantiene una vista actualizada del inventario en todas las ubicaciones y canales de ventas. Mediante el escaneo de códigos de barras y la entrada automatizada de datos, las empresas pueden actualizar instantáneamente los niveles de existencias y generar etiquetas de envío. Esta visibilidad ayuda a evitar el inventario agotado, reduce el exceso de inventario y permite una proyección precisa.

Planificación y optimización del inventario

El software de gestión de inventario Advanced utiliza datos históricos, tendencias de ventas y análisis predictivos para determinar los niveles óptimos de existencias. Puede calcular los puntos de reorden y sugerir cantidades de pedido ideales, considerando factores como los plazos de entrega y las fluctuaciones estacionales. Esta optimización reduce los costos de mantenimiento, minimiza las existencias obsoletas y mejora la rentabilidad.

Proyección de la demanda y reposición de inventario

Al analizar los datos históricos de ventas y las tendencias del mercado, el mejor software de gestión de inventario puede predecir la demanda futura con precisión. Este enfoque permite una reposición óptima del inventario y ayuda a las organizaciones a almacenar los productos correctos en el momento adecuado. Aprovechando este análisis de datos, los sistemas de reordenamiento automatizados utilizan estas previsiones para equilibrar los niveles de inventario.

Gestión y procesamiento de pedidos

Estas funciones automatizan y simplifican todo el proceso de cumplimiento de pedidos. Desde la creación de pedidos hasta el envío y la facturación, estos sistemas garantizan un procesamiento preciso. Pueden integrarse con múltiples canales de ventas, incluidas plataformas de comercio electrónico y mercados como Amazon y Shopify, para centralizar la gestión de pedidos y proporcionar una vista unificada de todas las actividades de ventas.

Informes y análisis

Los informes y paneles personalizables proporcionan análisis de datos sobre el rendimiento del inventario, las tendencias de ventas y la rentabilidad. Estas herramientas ayudan a identificar los elementos de movimiento rápido y lento, calcular las tasas de rotación y resaltar las oportunidades de mejora. Con datos y visualizaciones en tiempo real, las empresas pueden detectar rápidamente las tendencias y optimizar sus estrategias de inventario.

Desafíos comunes con los sistemas tradicionales de gestión de inventario

Los sistemas tradicionales de gestión de inventario a menudo enfrentan numerosos desafíos que pueden obstaculizar la eficiencia y el crecimiento de Business. Sin embargo, un software de gestión de inventario más moderno ofrece una solución poderosa. Al combinar estos sistemas avanzados con soluciones de gestión del trabajo de vanguardia, las empresas pueden transformar su inventario de un activo estático en una potencia estratégica. 

Para comprender el impacto total de estas innovaciones, primero examinemos los cinco problemas críticos que afectan al software de seguimiento de inventario convencional.

1. Silos de datos y falta de integración

Los silos de datos se producen cuando la información está aislada dentro de diferentes departamentos o sistemas, lo que dificulta compartir y acceder a datos de inventario importantes en toda la organización. Esta falta de integración puede llevar a:

• Dificultad para compartir información entre departamentos. Por ejemplo, el equipo de ventas puede no tener acceso en tiempo real a los niveles de inventario, lo que puede llevar a promesas de entrega rápida de elementos agotados.

• Inconsistencias en los datos de inventario en diferentes sistemas. El sistema de gestión de almacenes puede mostrar 100 unidades de un producto, mientras que el sistema de contabilidad registra 90 unidades, lo que provoca discrepancias en los informes financieros y el cumplimiento de los pedidos.

2. Visibilidad limitada en tiempo real

El software tradicional de gestión de inventario con frecuencia no proporciona información actualizada, lo que puede afectar gravemente las operaciones. Estos problemas de visibilidad en tiempo real se manifiestan de dos maneras críticas:

• Retrasos en la actualización de los niveles de inventario. Una tienda puede vender el último elemento de un producto popular, pero el sistema no lo refleja hasta la conciliación al final del día, lo que lleva a una sobreventa.

• Desafíos en el seguimiento del inventario en múltiples ubicaciones. Un minorista con varias tiendas puede tener dificultades para transferir existencias de manera eficiente entre ubicaciones debido a la falta de visibilidad en tiempo real en todas las tiendas.

• Problemas para mantener la comercialización sincronizada con los niveles de existencias. Los problemas de visibilidad en tiempo real también pueden interrumpir los esfuerzos de comercialización minorista. Las tiendas pueden tener dificultades para actualizar las exhibiciones o las promociones si no pueden realizar un seguimiento de los niveles de existencias actuales, lo que resulta en un desperdicio de espacio o exhibiciones obsoletas.

3. Canales de comunicación ineficientes

Cuando la comunicación falla dentro del software de gestión de inventario, puede conducir a errores costosos y oportunidades perdidas. Estas fallas suelen conducir a dos problemas principales:

• Respuesta lenta a los problemas de inventario. Cuando un proveedor notifica sobre un retraso en el envío por correo electrónico, es posible que la información no llegue al Equipo de Ventas con rapidez, lo que hace que continúen vendiendo productos que no llegarán a tiempo.

• Falta de comunicación entre los equipos y con los proveedores. El departamento de compras podría pedir 1000 unidades basándose en datos de ventas antiguos, mientras que el equipo de ventas espera solo 500 unidades basándose en las tendencias actuales, lo que provocaría un exceso de existencias.

4. Informes y análisis inadecuados

Sin informes y análisis avanzados, a los equipos de Business les cuesta obtener un análisis de datos significativo de sus datos de inventario. Esta deficiencia se manifiesta de dos maneras clave:

• Falta de informes personalizables. Es posible que una empresa necesite analizar las tendencias de ventas tanto por categoría de producto como por región geográfica, pero su sistema solo permite una dimensión a la vez.

• Dificultad para obtener un análisis de datos procesable. Si bien el sistema puede mostrar que las ventas de un producto están disminuyendo, no proporciona contexto como tendencias estacionales o acciones de la competencia.

5. Problemas de escalabilidad

El crecimiento es el objetivo de todos los negocios, pero el software tradicional de gestión de inventario a menudo se convierte en un cuello de botella en lugar de un facilitador. A medida que las empresas se expanden, estos sistemas revelan sus deficiencias de escalabilidad en dos áreas críticas:

• Desafíos para adaptarse al crecimiento del negocio. Un sistema que funciona bien para administrar 1000 SKU puede volverse lento y propenso a errores cuando la gama de productos se expande a 10 000 SKU.

• Limitaciones en el manejo de una mayor complejidad del inventario. A medida que una empresa comienza a ofrecer opciones de agrupación de productos o kits, es posible que su sistema de inventario básico no pueda realizar un seguimiento efectivo de los componentes.

Cómo las plataformas de gestión del trabajo mejoran el software de gestión de inventario

Las herramientas de gestión del trabajo pueden mejorar significativamente los procesos de gestión de inventario al proporcionar un sistema centralizado para la colaboración, la gestión de tareas y la automatización del flujo de trabajo. Las plataformas de gestión del trabajo, como Asana, se integran con el software de gestión de inventario para crear un sistema más eficiente y receptivo.

1. Optimización del seguimiento del inventario

Las plataformas de gestión del trabajo ofrecen herramientas que complementan y mejoran las capacidades de seguimiento del inventario.

Configuración del portafolio para un seguimiento integral del inventario y el equipamiento

Las empresas pueden crear portafolios o proyectos para diferentes categorías de productos, almacenes o tipos de equipos. Esta estructura permite una vista jerárquica del inventario, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los elementos en varios niveles.

Ejemplo: un minorista de productos electrónicos configura portafolios separados en Asana para teléfonos inteligentes, computadoras portátiles y accesorios. Dentro de cada portafolio, crea tareas para los recuentos de inventario, los procesos de reordenamiento y las actualizaciones de productos, lo que proporciona una visión general clara del estado de cada categoría.

Campos personalizados para obtener información detallada del inventario

Los campos personalizados permiten a los Business dar seguimiento a atributos específicos relevantes para su inventario que podrían no estar disponibles en el software de gestión de inventario estándar.

Ejemplo: un distribuidor de vinos agrega campos personalizados para añadas, regiones y notas de cata a cada elemento del inventario. Esto permite un seguimiento más detallado y ayuda a los representantes de ventas a acceder rápidamente a información importante del producto.

Programación y seguimiento del mantenimiento de equipos

Las plataformas de gestión del trabajo pueden ayudar a programar y dar seguimiento al mantenimiento regular de los equipos, lo que aumenta el rendimiento óptimo y la longevidad.

Ejemplo: un almacén utiliza montacargas y cintas transportadoras para mover el inventario. Configuran tareas recurrentes para las inspecciones semanales y el mantenimiento trimestral en la plataforma de gestión del trabajo, utilizando plantillas de tareas y adjuntando informes de inspección.

2. Mejora de la colaboración y la comunicación

Las plataformas de gestión del trabajo son excelentes para fomentar una mejor comunicación y colaboración entre los equipos y con socios externos.

Integración de proveedores para una gestión de pedidos sin complicaciones

Al integrar a los proveedores en la plataforma de gestión del trabajo, las empresas pueden agilizar el proceso de pedido y mejorar la comunicación.

Ejemplo: un equipo de gestión minorista crea un espacio de trabajo compartido en Asana donde los proveedores pueden ver los niveles de existencias actuales, las próximas promociones y enviar cotizaciones para nuevos pedidos. Esto reduce el intercambio de emails y garantiza que todas las partes tengan acceso a la misma información actualizada.

Coordinación interna del equipo

Las plataformas de gestión del trabajo proporcionan un punto central para que los diferentes departamentos colaboren en tareas y proyectos relacionados con el inventario.

Ejemplo: al planificar el lanzamiento de un producto nuevo, los equipos de marketing, ventas e inventario utilizan la plataforma para coordinar sus esfuerzos. El equipo de marketing establece fechas límite para las tareas relacionadas con el material promocional, las entradas de ventas y la demanda esperada, mientras que el equipo de inventario utiliza esta información para planificar los niveles de existencias y la distribución.

Seguimiento y confirmación de órdenes de compra

Las órdenes de compra se pueden crear, dar seguimiento y confirmar dentro de la plataforma de gestión del trabajo, lo que proporciona visibilidad en tiempo real del proceso de adquisición.

Ejemplo: una empresa de fabricación crea un flujo de trabajo en su plataforma para el procesamiento de órdenes de compra. Se realiza un seguimiento de cada paso, desde la creación hasta las aprobaciones, el envío al proveedor y la confirmación. Los miembros del equipo pueden ver de un vistazo el estado de cada orden de compra y se envían notificaciones automáticas cuando se requiere una acción.

3. Resolución eficiente de la escasez de inventario

Las plataformas de gestión del trabajo pueden acelerar significativamente el proceso de abordar la escasez de inventario.

Optimización de la creación de órdenes de trabajo a través de formularios

Se pueden crear formularios personalizados para informar problemas de inventario, lo que genera automáticamente tareas o flujos de trabajo para abordar el problema.

Ejemplo: un gerente de tienda nota que un elemento popular se está agotando. Completa un formulario rápido de “Alerta de existencias” en la plataforma, que crea automáticamente una tarea de alta prioridad para que el departamento de compras vuelva a pedir el elemento.

Integración con plataformas de mensajería para notificaciones rápidas

Al integrarse con las herramientas de mensajería, las plataformas de gestión del trabajo pueden garantizar que las personas adecuadas reciban notificaciones inmediatas sobre los problemas críticos de inventario.

Ejemplo: cuando los niveles de existencias de un componente importante caen por debajo de un umbral predefinido, Asana envía automáticamente una alerta al canal de Slack del equipo de compras a través de su integración, lo que provoca una acción inmediata.

Actualizaciones de estado impulsadas por IA para la visibilidad entre equipos

Las plataformas de gestión del trabajo Advanced pueden usar la IA para proporcionar actualizaciones proactivas sobre el estado del inventario, lo que ayuda a los equipos a mantenerse informados sin necesidad de verificarlo manualmente.

Ejemplo: un bot impulsado por IA en la plataforma de gestión del trabajo analiza los datos de inventario y las tendencias de ventas. Publica automáticamente un resumen diario en un proyecto específico, destacando los elementos que se venden más rápido de lo esperado y que pueden requerir un nuevo pedido pronto.

Al aprovechar estas funciones, las plataformas de gestión del trabajo como Asana pueden transformar los sistemas de gestión de inventario de un proceso aislado y reactivo a un sistema colaborativo y proactivo que responde rápidamente a los cambios y ayuda a los equipos de Business a mantener niveles de inventario óptimos.

Comparación de software de gestión de inventario: opciones para pequeñas y grandes empresas

Elegir el software de gestión de inventario adecuado depende del tamaño de tu negocio y de tus necesidades específicas. Desde las pymes (pequeñas y medianas empresas) hasta las grandes empresas, los requisitos pueden variar significativamente. Si bien las pymes pueden priorizar soluciones rentables con funciones básicas, las empresas más grandes a menudo necesitan sistemas más sustanciales y escalables. Exploremos las consideraciones clave para pequeñas y grandes empresas y cómo una solución versátil como Asana puede satisfacer diversas necesidades.

Consideraciones clave para las pequeñas empresas

Al seleccionar un software de gestión de inventario para pequeñas empresas, hay tres factores importantes:

1. Limitaciones presupuestarias: las pequeñas empresas a menudo operan con recursos limitados, por lo que el costo es una preocupación principal. Busca soluciones de control de inventario que ofrezcan funciones esenciales a un precio asequible, con modelos de precios flexibles que puedan crecer con tu Business.

2. Facilidad de uso: una configuración que lleva mucho tiempo y una interfaz compleja pueden dificultar la adopción. Prioriza el software fácil de usar con paneles intuitivos y curvas de aprendizaje mínimas. Muchas pequeñas empresas se benefician del software basado en la nube para la gestión de inventario accesible a través de navegadores web y dispositivos Android, lo que puede reducir la necesidad de un amplio soporte de TI.

3. Flexibilidad y personalización: elige herramientas de gestión de inventario que puedan adaptarse a tus procesos únicos. Busca campos personalizables, plantillas de informes y la capacidad de manejar varios tipos de productos, códigos de barras y números de serie. Esta flexibilidad garantiza que el sistema pueda evolucionar con las necesidades cambiantes de tu negocio.

Consideraciones clave para grandes empresas

Las grandes empresas tienen requisitos más complejos para sus sistemas de gestión de inventario:

1. Funciones integrales: las empresas necesitan una amplia funcionalidad, incluida la gestión avanzada de la cadena de suministro, el seguimiento de activos en múltiples ubicaciones y la integración con los sistemas de PDV. Busca soluciones con diseños modulares, que te permitan activar módulos específicos según sea necesario.

2. Escalabilidad y rendimiento: a medida que crece el inventario, las herramientas de gestión de inventario deben manejar mayores volúmenes de datos sin comprometer la velocidad. Asegúrate de que el software pueda administrar grandes volúmenes de transacciones, admitir múltiples almacenes y manejar operaciones complejas como el envío directo y el kitting.

3. Seguridad y cumplimiento avanzados: las grandes empresas a menudo se ocupan de datos confidenciales y entornos regulatorios complejos. Considera sistemas con funciones de seguridad probadas, incluidos controles de acceso basados en roles, cifrado de datos y cumplimiento de los estándares de la industria. Las auditorías periódicas y los registros de actividad detallados también son importantes para mantener la integridad de los datos y cumplir con los requisitos de cumplimiento.

Asana: una solución para las necesidades de pequeñas empresas y grandes empresas

Asana ofrece una plataforma versátil que se adapta tanto a pequeñas empresas como a grandes empresas.

Para pequeñas empresas:

• Planes asequibles: las opciones de precios flexibles se adaptan a varios presupuestos, con la capacidad de escalar a medida que tu Business crece.

• Interfaz fácil de usar: el diseño intuitivo reduce la curva de aprendizaje, lo que permite una adopción rápida en todo el Equipo.

• Flujos de trabajo personalizables: adapta fácilmente Asana a tus procesos de inventario específicos, desde simples alertas de stock bajo hasta la gestión de órdenes de venta complejas.

Para grandes empresas:

• Integración Advanced: las capacidades integrales de la API permiten una conexión perfecta con los sistemas existentes, desde ERP y CRM hasta software especializado de seguimiento de inventario.

• Adaptabilidad: gestiona la creciente complejidad del inventario y los altos volúmenes de transacciones en varias ubicaciones.

• Seguridad confiable: las funciones de seguridad de nivel empresarial garantizan la protección de los datos y el cumplimiento de los estándares del sector.

Tu puerta de entrada a un control de inventario más inteligente y eficiente

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