6 consejos para usar los portafolios, el secreto mejor guardado de Asana para la planificación de proyectos cruzados

Trabajas en muchos proyectos y necesitas una forma de gestionar y dar seguimiento al progreso en todas las iniciativas. ¿Te suena familiar? Si es así, estás de suerte. La práctica función de portafolios de Asana, que no se suele aprovechar lo suficiente, está diseñada específicamente para ayudarte con este problema. Es como una carpeta para tus proyectos, con funciones adicionales que te brindan una vista panorámica de cada iniciativa. Los portafolios te permiten supervisar el trabajo relacionado de un vistazo, ya que muestran qué está en curso y qué está en riesgo, para que puedas profundizar rápidamente y obtener más información cuando los proyectos necesiten tu atención. 

Te damos la bienvenida al mundo de los portafolios, el secreto mejor guardado de Asana. Aquí tienes cinco consejos para comenzar, para que no te pierdas esta poderosa función. 

1. Mantén a las partes interesadas informadas y comprometidas en un solo lugar

¿Cuántas veces te han preguntado sobre el estado de una iniciativa o dónde pueden encontrar información? Si gestionas proyectos con regularidad, probablemente suceda mucho. Los portafolios resuelven este problema con un espacio central donde todos pueden acceder a las actualizaciones de progreso de todos los proyectos en ese portafolio, lo que facilita responder preguntas y mantener a las partes interesadas informadas. Eso significa que no habrá más actualizaciones dispersas. En cambio, las personas pueden encontrar fácilmente la información que necesitan en un solo lugar. 

A continuación, te mostramos cómo los portafolios pueden simplificar la comunicación con las partes interesadas: 

• Crea actualizaciones de estado más rápido. En lugar de crear actualizaciones desde cero, Asana acelera el proceso al sugerir secciones, tareas e hitos para mencionar. Arrastra y suelta los aspectos destacados sugeridos, crea gráficos automáticamente y mucho más. 

• Consulta las actualizaciones de estado anteriores para tener un registro concreto del progreso logrado. 

• Vincular el trabajo del portafolio con los objetivos de la empresa. Muestra a qué objetivos generales de la empresa contribuye tu portafolio, para que las partes interesadas asuman su responsabilidad y entiendan por qué su trabajo es importante. 

• Agrega una descripción del portafolio, el responsable y la fecha de entrega para tener en cuenta los detalles importantes. Y cuando se unan nuevas partes interesadas a tu portafolio, tendrán el contexto que necesitan para ponerse al día rápidamente. 

2. Obtén una vista panorámica al instante

¿Usas campos personalizados para dar seguimiento a los datos de las tareas dentro de los proyectos, como el tiempo dedicado o el presupuesto disponible? Si es así, puedes resumir automáticamente esa información dentro de tu portafolio para obtener un resumen general instantáneo de todos tus proyectos. 

A continuación, te mostramos un ejemplo de cómo funciona: 

1. Da seguimiento a los datos dentro de los proyectos: imagina que estás haciendo un seguimiento del trabajo de los proveedores en un proyecto. Agrega un campo personalizado de seguimiento del tiempo para calcular exactamente cuánto tiempo dedican los proveedores a cada tarea. 

2. Luego, agrega proyectos a un portafolio: agrega tu proyecto de gestión de proveedores a un portafolio ejecutivo, donde haces un seguimiento del trabajo en toda tu empresa. 

3. A continuación, resume los datos de todos los proyectos: agrega un campo de seguimiento del tiempo acumulado a tu portafolio ejecutivo. Esto resume los datos de seguimiento del tiempo dentro de cada proyecto, para que puedas monitorear el tiempo dedicado de un vistazo, en toda tu empresa.

¡Listo! Un resumen automático de los datos de seguimiento del tiempo en todos los proyectos, con solo unos clics. 

3. Organiza el trabajo a tu manera

Lo mejor de los portafolios es que puedes organizarlos como quieras, sin afectar la forma en que otras personas ven o acceden al trabajo. Esto se debe a que las tareas, los proyectos y los portafolios pueden estar en varios lugares a la vez, lo que significa que puedes agregar iniciativas a tu portafolio sin cambiar dónde se almacenan originalmente.  

Aquí hay un resumen de cómo funciona la organización de portafolios: 

• Agrega proyectos a los portafolios para organizar el trabajo relacionado en un solo lugar. 

• Agrega portafolios dentro de otros portafolios para mantener las iniciativas organizadas a un alto nivel, como carpetas anidadas dentro de otras carpetas. 

• Agrega trabajo (proyectos o portafolios) a varios portafolios a la vez, para que puedas crear un método de organización personalizado sin afectar a tus compañeros de equipo. 

Por ejemplo, imagina que quieres agregar un proyecto de “presupuesto independiente” a tu portafolio de “seguimiento del presupuesto anual”. En este momento, ese proyecto ya está en otros dos portafolios, propiedad de otras personas. Aun así, puedes agregarlo al tuyo sin cambiar su ubicación original.

4. Da seguimiento al progreso con los paneles de portafolios

Si extraes datos regularmente para verificar el progreso del trabajo, sabes lo mucho que puede llevar. Pero con los portafolios, los informes no tienen por qué consumir mucho tiempo. En lugar de recopilar y resumir datos de forma manual en todos los proyectos, puedes usar la función de panel para crear gráficos personalizados automáticamente y visualizar el rendimiento de tus iniciativas. 

Independientemente de los datos a los que les des seguimiento dentro de los proyectos, puedes generar informes con los paneles de los portafolios. Y con una variedad de opciones de gráficos, puedes visualizar la información mediante gráficos de líneas, gráficos de donas, gráficos de trabajo completado y más. Estos son algunos ejemplos: 

• Dar seguimiento a los costos: crea un gráfico de líneas para mostrar cómo cambian los costos a lo largo del tiempo, en todos los proyectos de tu portafolio. 

• Supervisar el estado del proyecto: visualiza las tareas próximas, con retraso, sin programar y finalizadas con un gráfico de dónut. 

• Controlar el rendimiento: haz un seguimiento del tiempo que lleva finalizar las tareas en todos los proyectos. 

5. Supervisar la carga de trabajo del equipo

Históricamente, asignar personal a muchos proyectos diferentes es una tarea desafiante y que requiere mucho tiempo. Los portafolios resuelven este problema con la función de gestión de recursos, que te permite dar seguimiento a la carga laboral de cada miembro del equipo en todos los proyectos del portafolio. Eso significa que puedes obtener una visión completa de cómo tu equipo está dedicando su tiempo, incluso si trabajan en diferentes proyectos. 

Además de dar seguimiento a la carga laboral, también puedes hacer lo siguiente:

• Arrastrar y soltar tareas dentro de la vista de carga de trabajo para reasignar y reprogramar fácilmente el trabajo.

• Mover recursos entre proyectos en una vista, sin tener que hacer clic en diferentes lugares. 

• Visualizar la carga laboral futura para asegurarte de que los próximos proyectos cuenten con el personal adecuado y evitar los obstáculos antes de que sucedan. 

Nota: La función de gestión de recursos está disponible si tu portafolio solo contiene proyectos. Si tu portafolio contiene otro portafolio, aparecerá atenuado.

6. Coordina los cronogramas de varios proyectos

Cuando coordinas varios proyectos a la vez, los cronogramas pueden confundirse fácilmente. Es posible que debas escalonar el trabajo para que tu equipo no esté sobrecargado, sincronizar los entregables en torno a las fechas de lanzamiento o ajustar varios cronogramas del proyecto a la vez debido a los bloqueadores. La vista de cronograma en los portafolios te permite visualizar cada cronograma del proyecto en el mismo panel, para que puedas ver el panorama completo y hacer ajustes fácilmente.

Con la vista de cronograma, puedes hacer lo siguiente: 

• Ver un cronograma general de cada proyecto en tu portafolio. Ver las fechas de inicio y finalización del proyecto, además de los hitos importantes en todas tus iniciativas. Con esta vista general, puedes ver cómo se superponen los cronogramas y si los entregables están en curso. 

• Arrastrar y soltar hitos y proyectos en el cronograma para ajustar automáticamente las fechas de entrega con un solo clic. 

• Hacer clic en cada proyecto para obtener una vista más detallada del cronograma con tareas individuales y dependencias, tareas que no se pueden iniciar hasta que se finalice otra. Esto te permite ver el panorama general primero y luego profundizar en los detalles según sea necesario. 

Nota: La función de cronograma está disponible si tu portafolio solo contiene proyectos. Si tu portafolio contiene otro portafolio, aparecerá atenuado. 

Aprovecha esta oportunidad: ahorra tiempo y esfuerzo con los portafolios

Los portafolios son una función poderosa que no querrás omitir, especialmente si gestionas varios proyectos a la vez. Visita nuestra página de precios para obtener más información sobre los portafolios y cómo registrarte para una prueba gratuita. 

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