Plantilla para catálogo de productos

Cuando los equipos hacen malabares con archivos PDF, hojas de cálculo y carpetas de imágenes, pierden tiempo y detalles. Con una plantilla de catálogo de productos, pueden centralizar todo en un solo lugar confiable.

Esta plantilla de catálogo gratuita ofrece una plataforma estructurada y colaborativa que te permite actualizar y publicar tu catálogo rápidamente para tus equipos. Agrega los SKU una vez y úsalos en todas partes. Realiza un seguimiento de las versiones, adjunta fotos, gestiona las actualizaciones de precios y asigna las revisiones en un solo flujo de trabajo.

Supongamos que necesitas una plantilla de catálogo de productos gratuita para comenzar, una plantilla de catálogo de productos en línea que los compañeros de equipo puedan buscar o una plantilla de catálogo de productos editable que puedas personalizar para que se adapte a tu proceso. En ese caso, este diseño ahorra tiempo y reduce los errores en el tablero.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de catálogo de productos?

El trimestre pasado, los equipos de Asana cambiaron un catálogo de temporada de un mosaico de hojas a un solo proyecto. El cambio redujo las preguntas del catálogo a la mitad y aceleró los traspasos de trabajo para el lanzamiento.

Una plantilla de catálogo de productos permite a cualquier equipo gestionar SKU, especificaciones e imágenes a escala. Los equipos de comercio electrónico publican anuncios más rápidamente y las ventas comparten hojas de pedidos, planes de comercialización y surtidos precisos. El equipo de Operaciones da seguimiento a las existencias y el de marketing extrae los activos aprobados al instante.

Las plantillas de catálogo de productos son versátiles y puedes usarlas en varios sectores. Los minoristas compilan surtidos de temporada, los mayoristas comparten datos actualizados y los fabricantes dan seguimiento a las certificaciones. Si gestionas SKU, UPC o variantes, esta plantilla te ayuda a mantener tu catálogo organizado y confiable.

Por qué usar la plantilla para catálogos de productos de Asana

Un líder de merchandising nos dijo: “Una vez que los datos se alojaron en un proyecto de Asana, nuestro catálogo finalmente coincidió con lo que el cliente vio”. Ese es el poder de un sistema compartido y rastreable.

Con Asana, tu catálogo se transforma de un documento estático a un flujo de trabajo dinámico. Agregas productos una vez y luego actualizas los detalles dentro del contexto. Los campos personalizados estandarizan atributos como el precio, la disponibilidad y las variantes. Las reglas automatizan las revisiones y los ajustes de precios. Las aprobaciones garantizan la calidad antes de que algo se haga público. Debido a que es colaborativo, evitas la expansión de versiones y las ediciones fuera del catálogo.

• Lanza productos más rápido con una plantilla de catálogo de productos en línea que los compañeros de equipo pueden buscar y filtrar.

• Reduce el retrabajo con una plantilla de catálogo de productos editable que estandariza los campos y las revisiones de activos.

• Ahorra tiempo al usar reglas de flujo de trabajo que asignan automáticamente precios o copian actualizaciones al propietario correspondiente.

• Minimiza los errores del catálogo al solicitar campos y aprobaciones para especificaciones e imágenes.

Cómo usar esta plantilla para catálogos de productos

Usa esta plantilla de catálogo de productos para crear un flujo de trabajo organizado y fácil de usar. Mueve cada elemento a través de las etapas del lado izquierdo, mientras que las columnas en la parte superior muestran la responsabilidad, el tiempo, la preparación, los canales y el precio. Puedes capturar información confiable del producto una vez y luego reutilizarla para un catálogo de ventas, un catálogo en línea o un folleto de catálogo imprimible sin necesidad de reconstruir el trabajo.

Paso 1. Duplica la plantilla y define los encargados

Crea el proyecto a partir de la plantilla de catálogo de productos y asigna un encargado que se ocupará de los campos y las vistas. Invita a los compañeros de equipo que redactan textos, crean imágenes, establecen precios, gestionan el cumplimiento y manejan las ventas para que las actualizaciones fluyan a través de un solo sistema. Agrega una breve descripción que explique cómo cada rol usa las columnas y contribuye al flujo de trabajo.

Explica cuándo los compañeros de equipo deben actualizar el estado del contenido, qué deben registrar en los comentarios de revisión y dónde deben adjuntar archivos. Usa el estilo de la marca como referencia para las fuentes y la paleta de colores a fin de garantizar que el diseño del catálogo y el diseño gráfico sean consistentes en todas las temporadas. Indica a los nuevos colaboradores que consulten los tutoriales breves dentro del proyecto para que todos puedan aprender el proceso rápidamente.

Paso 2. Agregar productos en Desarrollo de contenido principal

Crea una tarea para cada producto o variante en Desarrollo de contenido principal. Usa el título de la tarea para indicar el nombre del producto y completa la categoría del producto para agrupar la línea de productos por las familias que realmente vendes. Asigna un responsable de la copia y establece una fecha de entrega para el primer borrador, de modo que el trabajo avance a tiempo.

Escribe la información del producto en el cuerpo de la tarea y agrega las especificaciones que planeas reutilizar en todos los canales. Incluye detalles como materiales, dimensiones, función y precio para que los equipos puedan crear páginas precisas. Esta estructura es compatible con un catálogo de ropa, una plantilla de catálogo de muebles o un catálogo de servicios inmobiliarios con los mismos campos confiables.

Paso 3. Perfeccionar los nombres y los elementos visuales en Diseño y personalización de marca

Mueve la tarea a Diseño y personalización de marca una vez que el redactor envíe el texto. Pídele a tu socio de marca que confirme las reglas de nomenclatura, las fuentes y la paleta de colores para que el diseño de tu catálogo sea uniforme y llamativo. Registra las preguntas en los comentarios para eliminar las suposiciones antes de las aprobaciones.

Registra las ediciones en Comentarios de revisión para que el historial permanezca asociado al SKU. Cambia el estado del contenido a “Listo para revisión” cuando resuelvas los elementos abiertos y asignes al siguiente responsable.

Puedes personalizar esta plantilla de catálogo de productos editable a medida que tu plantilla de diseño de catálogo evoluciona para un lookbook minimalista o una plantilla de folleto.

Paso 4. Gestionar activos en la recopilación y edición de imágenes

Mueve la tarea a Recopilación y edición de imágenes para la fotografía y el retoque. Asigna al fotógrafo o editor y establece una fecha de entrega que se alinee con tu plan de lanzamiento, para que los equipos no tengan que esperar los activos. Adjunta tus propias imágenes, archivos sin procesar y archivos finalizados para que el registro completo permanezca en un solo lugar.

Supervisa el progreso con los valores de calidad de imagen, como “En edición” o “Aprobado”, y mantén los comentarios de verificación directamente en la imagen. Los diseñadores pueden acceder fácilmente a activos de alta calidad para trabajos de prototipos o proyectos de Adobe InDesign sin tener que buscar en las carpetas. Luego, los equipos usan los archivos duplicados para las redes sociales, un folleto o una plantilla de catálogo imprimible.

Paso 5. Ingresar información de precios y pedidos

Mueve la tarea a “Información de precios y pedidos” una vez que el texto y las imágenes estén bloqueados. Incluye los precios, los términos de venta al por mayor y las reglas de los paquetes en los campos o en el cuerpo de la tarea para que los vendedores no tengan que adivinar. Etiqueta a Finanzas para confirmar los números antes de compartirlos con los socios.

Usa la compatibilidad de la plataforma para etiquetar canales como Shopify, Amazon o una hoja de venta al por mayor. Cambia el estado del contenido a “Precio confirmado” una vez que Finanzas lo apruebe y luego notifica al siguiente responsable. Los números ahora fluyen automáticamente tanto al catálogo de ventas como al catálogo en línea, lo que elimina la necesidad de una reconstrucción por separado.

Paso 6. Enviar aprobaciones en Revisión y aprobación

Envía las tareas a través de la sección Revisión y aprobación para recopilar las aprobaciones finales. Incluye las aprobaciones para el texto y las imágenes, así los aprobadores podrán hacer clic en “Aprobar” o “Solicitar cambios” en un solo lugar y agregar motivos en contexto. Menciona al siguiente encargado para mantener el impulso.

Da seguimiento a los controles regulatorios con el estado de certificación y etiqueta a tu departamento legal cuando sea necesario. Captura las solicitudes en Comentarios de revisión para que el historial de decisiones completo permanezca adjunto al SKU. Cambia el estado del contenido a “Aprobado” cuando los revisores estén de acuerdo y mueve los elementos hacia la publicación.

Paso 7. Publicar y empaquetar en Finalización y distribución

Mueve los productos aprobados a Finalización y distribución y empaquétalos por audiencia. Crea vistas guardadas que extraigan solo la información que cada grupo necesita y comparte enlaces para que las personas puedan ver los datos sin editar la fuente.

Mantienes un catálogo de productos, mientras que cada audiencia ve un segmento específico del mismo.

• Catálogo de ventas: filtra por estado de contenido aprobado y compatibilidad de plataforma seleccionada para que los representantes vean los elementos que pueden vender ahora con precios visibles e información del producto lista para presupuestos rápidos. Agrega una breve nota sobre el uso para ayudar a los nuevos representantes a aprender rápidamente.

• Sitio web en vivo: filtra por la temporada actual en Categoría de producto y excluye los elementos sin calidad de imagen aprobada para que el sitio permanezca preciso y consistente. Incluye un conjunto de campos para insignias si tu equipo realiza promociones en las redes sociales.

• Entrega de diseño: filtra por elementos aprobados e incluye enlaces de activos para que los diseñadores puedan armar un lookbooks, folletos de productos o catálogos sin solicitudes adicionales. Los equipos que prefieren los archivos de Adobe InDesign o PSD pueden obtener rápidamente lo que necesitan.

Luego, haz una verificación rápida en la que las partes interesadas revisen una pequeña exportación y verifiquen los nombres y las imágenes. Mantienes el archivo maestro como una fuente única de referencias, mientras que cada vista proporciona exactamente lo que un equipo necesita. Este método ahorra horas en cada ciclo y mantiene la coherencia de toda la línea de productos.

Paso 8. Usa las columnas superiores como panel de control

Trata las columnas como herramientas diarias para lograr velocidad y precisión. Asigna todas las tareas y establece una fecha de entrega para mantener el trabajo en movimiento, de modo que nadie se pregunte quién es el responsable del siguiente paso. Usa la categoría de producto para planificar surtidos y acumulaciones de temporada que se asignen claramente al sitio y a las piezas impresas.

• Estado del contenido: muestra el progreso exacto y activa los traspasos en cada etapa para asegurarte de que nadie espere actualizaciones.

• Calidad de la imagen: indica cuándo se puede publicar en el comercio electrónico y cuándo los equipos de diseño deben crear una distribución llamativa o un diseño minimalista. Los equipos pueden abrir una maqueta o arrastrar y descartar una imagen en una página sin necesidad de solicitar un nuevo archivo.

• Estado de la certificación: identifica las necesidades de cumplimiento antes de que se retrasen las fechas de lanzamiento y mantén los riesgos visibles para las categorías reguladas.

• Comentarios de revisión: almacena las decisiones y las ediciones en contexto para que los equipos eviten repetir las mismas preguntas. Los diseñadores consultan notas sobre fuentes y paletas de colores mientras crean páginas.

• Compatibilidad de la plataforma: marca la preparación del canal y activa una vista de socio de solo lectura para que las agencias vean solo lo que necesitan.

Paso 9. Automatiza los traspasos

Crea reglas que activen automáticamente el siguiente paso, eliminando la necesidad de avisos manuales. Cuando el estado del contenido cambie a “Listo para revisión”, asigna al aprobador y notifica al equipo para que la tarea no se detenga. Cuando se apruebe la calidad de la imagen, alerta a los equipos de comercio electrónico y diseño para que ambos grupos puedan publicar a tiempo.

Notifica al equipo de Ventas cuando el equipo de Compatibilidad de Plataformas agregue su canal para que los representantes puedan preparar las presentaciones con anticipación. Publica un comentario cuando el estado de la certificación sea “Aprobado” para que el departamento legal esté al tanto del cierre. Tu plantilla de catálogo de productos editable ahora hace que el trabajo avance con menos esfuerzo en cada función.

Paso 10. Mantén el catálogo organizado

Archiva los elementos descontinuados o muévelos a una sección específica en Finalización y distribución. Ordena por estado del contenido cada semana, detecta borradores estancados y reasigna encargados antes de que se cumplan las fechas límite. Revisa los campos cada trimestre y elimina los que no usas, para que el sistema siga siendo simple y efectivo.

Incluye un brief sobre las reglas de nomenclatura, las fuentes y la paleta de colores en la descripción del proyecto para mantener la coherencia del diseño. Los equipos que gestionan un catálogo de Business, Service o Fashion siguen las mismas pautas. Mantienes un marco mientras cada línea se adapta a su mercado.

Paso 11. Crear exportaciones rápidas y elementos para compartir

Abre la vista del catálogo de ventas o Business y expórtala cuando un socio solicite una hoja de línea. Los filtros basados en la compatibilidad de la plataforma y el estado del contenido garantizan que la exportación sea precisa sin pasos adicionales. Los representantes envían un enlace de acceso de solo lectura para que los socios siempre vean los elementos actualizados.

Los equipos de diseño utilizan la misma vista para armar un catálogo de productos imprimible, un folleto plegable o una pizarra en línea. Es posible que prefieran los flujos de trabajo de Adobe InDesign o PSD, y los archivos adjuntos admiten ambas rutas. Los equipos de redes sociales también extraen activos de las mismas tareas para crear publicaciones consistentes.

Paso 12. Informe sobre la salud

Crea un panel que muestre el porcentaje de SKU con calidad de imagen aprobada, elementos por estado de certificación y el número promedio de días desde el borrador hasta la aprobación. Comparte el panel con el liderazgo para que puedan responder preguntas comunes sin necesidad de consultar al encargado del proyecto.

Profundiza en los cuellos de botella ordenando las fechas de entrega atrasadas o agrupando por etapas. Ajusta los responsables o las reglas donde veas que hay retrasos y observa cómo mejora la duración del ciclo. Tu plantilla de catálogo de productos ahora funciona a la perfección desde la recepción hasta la entrega, lo que elimina la necesidad de archivos adicionales o cadenas de mensajes fragmentadas.

Funciones de catalogación de Asana

Las funciones de Asana convierten una plantilla de catálogo de productos en algo más que una simple lista. Proporcionan herramientas para organizar los detalles, controlar la calidad y publicar más rápidamente. Estas son algunas de nuestras funciones favoritas para los proyectos de catálogo.

Campos personalizados

Da seguimiento a los SKU, los precios, las variantes y la disponibilidad con campos estructurados para garantizar la precisión de los datos. Los menús de selección única garantizan la coherencia de las categorías, mientras que los campos numéricos gestionan los precios. Los campos obligatorios evitan que falte información del producto, lo que mantiene la precisión del catálogo.

Vistas del proyecto

Cambia de vista en función de tus necesidades. Usa la vista de lista para organizar los detalles del producto, la vista de tablero para supervisar el estado, el Calendario para ver las fechas de lanzamiento y el Cronograma para coordinar el trabajo entre los equipos. Las vistas mantienen el diseño de tu catálogo flexible y fácil de usar.

Reglas y automatización

Elimina los traspasos repetitivos. Crea reglas para asignar un revisor cuando cambie el estado, notificar al equipo de Ventas cuando se actualicen los precios o avisar al equipo de Comercio electrónico cuando se aprueben las imágenes. La automatización mantiene tu flujo de trabajo en movimiento sin esfuerzo adicional.

Aprobaciones y verificación

Recopila las aprobaciones finales en Asana. Los aprobadores revisan el texto, las imágenes o las maquetas directamente en la tarea y dejan comentarios en contexto. Esto garantiza catálogos de alta calidad, ya sea que estés preparando un folleto, un lookbook o un catálogo en línea.

Formularios

Estandariza el proceso de agregar nuevos productos a tu sistema. Los formularios permiten a los compañeros de equipo o proveedores enviar SKU, especificaciones o imágenes de manera uniforme, para asegurarse de que no se pase nada por alto. Cada envío genera una tarea con campos precargados, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores.

Informes y paneles

Obtén una visión clara del estado del catálogo. Da seguimiento a la cantidad de SKU listos para lanzar, identifica los elementos a los que les faltan imágenes o mide el tiempo promedio de revisión. Los paneles te ayudan a mantener tu línea de productos organizada y a mantener una alta calidad.

Integraciones recomendadas para tu plantilla de catálogo de productos

Las integraciones conectan el flujo de trabajo de tu catálogo con las herramientas que ya usas. Mantienen los datos precisos y proporcionan a cada equipo los activos necesarios sin necesidad de cambiar de plataforma. Explora la galería finalizada en asana.com/apps.

Google Drive

Adjunta hojas de especificaciones, folletos de productos o imágenes de Drive directamente a las tareas. Los equipos siempre usan la última versión, ya sea que necesiten archivos para un catálogo en línea o un folleto imprimible.

Dropbox

Almacena imágenes de alta resolución y archivos de diseño en Dropbox y luego vincúlalos a tu catálogo. Las actualizaciones aparecen al instante, lo que garantiza que los equipos de marketing, ventas y diseño trabajen con los mismos activos.

Figma

Conecta tu catálogo con el trabajo de diseño en Figma. Los equipos pueden revisar diseños, lookbooks o maquetas de catálogos y dejar comentarios en un solo lugar. Esto mantiene a los equipos creativos y de producto alineados.

Slack

Envía actualizaciones del catálogo a los canales de Slack para mantener a los equipos de ventas y comercio electrónico informados y al día. Las alertas pueden incluir cambios de precios, nuevas líneas de productos o activos aprobados. Esto mantiene a los equipos al día sin necesidad de reuniones de seguimiento adicionales.

Zapier

Automatiza las acciones entre Asana y tus herramientas de comercio electrónico o publicación. Por ejemplo, cuando un SKU llega a “Listo para lanzar”, activa una actualización en Shopify o notifica al equipo de marketing para que prepare una publicación en redes sociales.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de catálogo de productos