Cómo prevenir los riesgos de un proyecto con la metodología Stage-Gate

El proceso Stage-Gate ayuda a prevenir los riesgos del proyecto al establecer instancias de revisión en cada etapa del ciclo de vida del proyecto. Esta metodología se usa más comúnmente en el desarrollo de productos para garantizar la mejor versión del producto antes del lanzamiento. Para esto, se establecen entradas o “puertas” entre las fases del proyecto, y en cada entrada se especifican los criterios que el proyecto debe cumplir para poder seguir avanzando. Esta metodología te ayuda a evitar errores a lo largo del ciclo de vida del proyecto para aumentar las posibilidades de un proyecto exitoso.

¿Qué es el modelo Stage-Gate en la gestión de proyectos?

La técnica Stage-Gate, también conocida como proceso de ‘etapa-puerta’, es una metodología que permite mejorar los resultados del proyecto y prevenir posibles riesgos, mediante la implementación de determinadas instancias de revisión a lo largo del plan del proyecto. Si bien este marco se suele aplicar más comúnmente en proyectos de desarrollo de productos, también aplica para proyectos complejos de todo tipo.

En esta metodología, las tareas del proyecto se dividen en etapas, según los hitos más importantes. En cada etapa, se establecen entradas, con determinados requisitos, que sirven como puntos de verificación. Para garantizar un resultado exitoso, debes asegurarte de que el proyecto cumpla con los requisitos establecidos en cada entrada, antes de avanzar a la siguiente etapa.

El objetivo de la técnica Stage-Gate es facilitar la toma de decisiones y mejorar los resultados del proyecto. Si no logras identificar los errores en tu proyecto durante las primeras etapas, estos podrían acumularse y volverse más difíciles de corregir. Sin embargo, si estableces controles periódicos para revisar el plan del proyecto a medida que avanza, podrás identificar los errores con mayor facilidad y actuar de inmediato. Tener varios puntos de verificación también brinda mayor claridad a los miembros del equipo que trabajan juntos en las tareas del proyecto.

Cuándo implementar la técnica Stage-Gate

La técnica Stage-Gate se usa más comúnmente para optimizar el proceso de desarrollo de productos, ya que suelen ser proyectos a gran escala que involucran varios equipos interdisciplinarios. Este proceso permite simplificar la estructura del proyecto al establecer puntos de verificación que ayudan a mantener a todos informados y sincronizados. Puedes usar esta técnica tanto para proyectos de desarrollo de productos, como para otras iniciativas complejas, como la revisión de un sitio web o una campaña de marketing.

​​La técnica Stage-Gate se adapta mayormente a:

• Equipos interdisciplinarios

• Equipos remotos grandes

• Equipos que trabajan con proyectos complejos

La técnica Stage-Gate es más adecuada para los siguientes tipos de proyectos:

• Desarrollo de productos nuevos

• Iniciativas que abarcan a toda la empresa, como una campaña de marketing o una revisión de procesos

Si trabajas con un equipo interdisciplinario, la técnica Stage-Gate te permite mejorar la colaboración. Las entradas ayudan a los miembros del equipo a confiar unos en otros y sentirse más seguros a medida que avanzan con el trabajo, ya que saben que otros equipos se han ocupado de los problemas de su área. Si trabajas de forma remota, este proceso también te permite simplificar las comunicaciones del equipo y reducir la cantidad de preguntas e inquietudes recibidas.

Las 6 etapas de la técnica Stage-Gate

Existen seis etapas diferentes en la técnica Stage-Gate, comenzando con la etapa 0. Cada una de ellas representa un área de desarrollo diferente. Divide el cronograma de tu proyecto y las tareas correspondientes a cada etapa, para que el plan avance con una secuencia lógica.

Etapa 0: descubrimiento

La etapa de descubrimiento es la etapa inicial para identificar oportunidades e ideas para un proyecto nuevo. Durante esta etapa, realiza una investigación, recopila información y organiza una sesión de lluvia de ideas (brainstorming) para determinar qué es lo que intentas lograr.

Etapa 1: alcance

Una vez que tengas una idea sólida, pasarás a la fase siguiente de definición del alcance. Aquí deberás determinar los requisitos, identificar a las partes interesadas y establecer los objetivos del proyecto.

Etapa 2: caso de negocios

A continuación, necesitarás crear un caso de negocios para respaldar tu plan del proyecto y usar los datos obtenidos durante la investigación realizada para fundamentar los objetivos de tu proyecto.

Etapa 3: desarrollo

La etapa de desarrollo es donde se concretan las ideas. Durante esta fase, el equipo del proyecto trabajará para crear los entregables del proyecto, ya sea un producto, un informe o una campaña.

Etapa 4: pruebas y validación

Para el desarrollo de productos, deberás probar tu producto para asegurarte de que cumple con los objetivos del proyecto y con los estándares del sector. Para otros tipos de proyectos, usa esta etapa para perfeccionar tus entregables. Busca oportunidades y áreas para mejorar antes de avanzar a la etapa final.

Etapa 5: lanzamiento

En esta etapa final se realiza el lanzamiento del producto o el envío de los entregables a las partes interesadas clave.

Se deben establecer las entradas entre cada una de las etapas. El objetivo de cada entrada es verificar y comprobar la viabilidad y precisión de la etapa anterior del proyecto para poder avanzar a la etapa siguiente.

Las 5 entradas de la técnica Stage-Gate

En la metodología Stage-Gate, las entradas dependen de los resultados de la etapa anterior. Por ejemplo, la etapa cero es la fase de descubrimiento, por lo que tu primera entrada deberá contemplar la evaluación de las ideas del proyecto. De esa manera, te aseguras de avanzar a la siguiente etapa con una idea realmente viable.

Entrada 1: evaluación de las ideas

Revisa la calidad y viabilidad de tu idea de proyecto.

Entrada 2: revisión de viabilidad

Analiza la factibilidad de la idea para asegurarte de que los objetivos y requisitos de tu proyecto sean realistas.

Entrada 3: fundamentos del negocio

Evalúa si tu caso de negocios es factible y lógico y verifica la eficiencia del plan de acción correspondiente.

Entrada 4: revisión del plan de acción

Verifica si implementaste correctamente todos los puntos de tu plan de acción.

Entrada 5: comprobación previa al lanzamiento

Revisa la calidad y la precisión de tus entregables antes de comenzar el proceso de lanzamiento.

Las 3 tareas que deben realizarse en cada entrada

En cada entrada, deberás realizar las siguientes tareas:

1. Establecer los requisitos que deben cumplirse para que el proyecto pueda avanzar a la siguiente etapa. 

2. Definir los criterios que usarás para medir el éxito del proyecto. 

3. Describir los posibles resultados al final de cada entrada. 

Usa las siguientes preguntas para guiarte durante el proceso:

¿Qué requisitos debe cumplir el proyecto para avanzar con éxito?

• Entregables

• Hitos

¿Qué criterios podemos utilizar para medir el éxito del proyecto?

• Ajuste estratégico

• Ventaja competitiva del producto

• Atractivo del mercado

• Viabilidad técnica

• Competencias esenciales

• Relación riesgo/recompensa

¿Cuáles son los posibles resultados de cada entrada?

• Ir: el proyecto es lo suficientemente viable como para avanzar a la siguiente etapa.

• Cerrar: el proyecto no es lo suficientemente viable y debe cerrarse.

• Pausar: el proyecto está en pausa, pero se puede retomar si se cumplen determinadas condiciones.

• Reciclar: es necesario realizar algunos ajustes para seguir avanzando con el proyecto.

Si bien estas son las entradas y criterios generales de la técnica Stage-Gate, puedes personalizarlos para adaptarlos a tu plan de proyecto. Por ejemplo, si estás trabajando en una campaña de lanzamiento de un producto, entonces tiene más sentido establecer criterios digitales en cada entrada en lugar de centrarse en el producto.

Plantilla para procesos Stage-Gate

A continuación se muestra un ejemplo del modelo Stage-Gate en el que se especifica cada etapa y entrada del proceso. El proyecto debe someterse a los criterios de cada entrada antes de poder avanzar a la siguiente etapa.

Usa la plantilla a continuación para completar el proceso de tu próxima innovación de producto o estrategia de marketing.

Beneficios de usar la técnica Stage-Gate

La metodología Stage-Gate puede impulsar la eficiencia de los proyectos o lanzamientos de productos al garantizar que los resultados finales cumplan con las expectativas previamente establecidas.

Otros beneficios de la técnica Stage-Gate:

• Reducción de los riesgos: Evaluar el progreso del proyecto en cada entrada ayuda a reducir los riesgos del proyecto ya que te permite identificar y abordar rápidamente los problemas a medida que surjan.

• Mayor rendimiento del equipo: Los miembros del equipo pueden centrarse en hacer su mejor trabajo cuando saben que el proyecto no contiene errores y está encaminado hacia el éxito.

• Mejores resultados del proyecto: Al revisar minuciosamente tu proyecto, lograrás resultados de mayor calidad.

• Mayor colaboración en equipo: Los miembros del equipo logran trabajar juntos con mayor facilidad cuando pueden visualizar claramente el progreso del proyecto.