Plantilla de gestión de activos

Muchos de nosotros pensamos en finanzas cuando oímos la palabra “activo”; pero los activos pueden ser cualquier objeto (grande o pequeño) que posee tu empresa, como el espacio de oficinas o el archivo de audio sin procesar del último episodio de tu pódcast. Probablemente tu empresa tenga muchos tipos de activos diferentes en un momento dado. La gestión de todos estos activos puede ser complicada si no se cuenta con las herramientas y los sistemas adecuados para ello.

Ahí es donde entra en juego la plantilla de gestión de activos.

¿Qué es la gestión de activos?

La gestión de activos es el proceso de organizar, almacenar y coordinar los activos comerciales. En otras palabras, es un tipo específico de gestión de proyectos para tus activos. El proceso de gestión de activos puede implicar diferentes acciones, como determinar el valor de un activo, supervisar su ciclo de vida, buscar formas de aprovecharlo al máximo o crear un inventario de activos.

Dado que involucra muchos componentes diferentes, la gestión de activos suele ser un trabajo interdisciplinario que se produce entre los distintos niveles de roles, departamentos y equipos. Por ejemplo, no es raro que un director de finanzas, un líder de equipo y un colaborador individual participen en el mismo proyecto de gestión de activos financieros.

Tipos de gestión de activos

La gestión de activos financieros es solo un tipo de gestión de activos, estos son los demás:

• Gestión de activos digitales: gestionar archivos, servicios o productos digitales, como archivos multimedia o el blog de una empresa.

• Gestión de activos fijos: gestionar los activos fijos de la empresa (activos que no se pueden convertir rápidamente en efectivo), como la plomería que se encuentra en el interior del espacio de oficinas.

• Gestión de activos de TI: gestionar el hardware y software de la empresa, como las suscripciones al software de Microsoft y el almacenamiento en la nube.

• Gestión de activos comerciales: gestionar la infraestructura física, como la maquinaria o el mantenimiento de los vehículos de la empresa. 

• Gestión de activos financieros: gestionar los activos financieros, como acciones e inversiones inmobiliarias.

¿Qué es una plantilla de gestión de activos?

Una plantilla de gestión de activos es un esquema de tu flujo de trabajo de gestión de activos. Brinda un conjunto claro de pasos que los miembros del equipo y los colegas deben seguir durante el proceso de gestión de activos. Esto reduce la confusión y ayuda a producir resultados más uniformes.

Por ejemplo, supongamos que estás a cargo de hacer el seguimiento del uso del auto de la empresa cada mes. Para empezar, un paso clave para tu proceso de gestión de activos es revisar las métricas para saber con qué frecuencia un empleado solicita un auto en un mes determinado. Puedes anotar este paso (y otros pasos cruciales) en la plantilla. De este modo, incluso si alguien más se encarga de la gestión de los activos cuando no estás en la oficina, sabrán exactamente qué pasos deben seguir.

Los beneficios de usar una plantilla de gestión de activos

Independientemente de si se trata de una empresa pequeña, una startup o una empresa grande, crear una plantilla para la gestión de activos te ayudará a mantener los activos (y a los equipos responsables de estos) organizados. Esta plantilla te permitirá:

• Optimizar el seguimiento de activos: si sabes lo que tienes y dónde se encuentra, será más difícil perder de vista los activos.

• Coordinar los esfuerzos interdisciplinarios: el uso de la plantilla garantiza que todos los equipos y departamentos gestionen los activos de la misma manera.

• Brindar visibilidad: las partes interesadas pueden ver cómo se están gestionando los activos. Esto es especialmente útil para los miembros de la dirección ejecutiva o si trabajas con los clientes.

Ten en cuenta que no todas las plantillas para gestión de activos son iguales. Si creas tu plantilla en una herramienta de gestión de proyectos, se vuelve dinámica. Puedes actualizar, compartir y reproducir la información fácilmente según sea necesario. De este modo, contarás con muchas más funcionalidades que si usas una simple plantilla de hoja de cálculo de Excel, que tienes que actualizar manualmente cada vez que adquieres un nuevo activo o que cambia su valor.

¿Quiénes deberían usar plantillas de gestión de activos?

Si bien cualquiera puede crear y usar una plantilla de gestión de activos, ciertas empresas, equipos e industrias se beneficiarán más que otras.

Estas son algunas industrias o departamentos que se podrían beneficiar enormemente del uso de una plantilla para el proceso de gestión de activos, y además te presentamos algunos ejemplos de casos de uso:

• Equipos de TI: cuando los compañeros de trabajo solicitan productos o servicios del departamento de TI, usan una plantilla de gestión de activos digitales para clasificar y procesar esas solicitudes. Por ejemplo, si distribuyes licencias de software, puedes guardar una plantilla de gestión de activos que reciba automáticamente las nuevas solicitudes, las asigne a un miembro del equipo responsable de la distribución y envíe la nueva licencia de software a quien la solicitó.

• Producción: usa tu plantilla para optimizar tu sistema de gestión de activos, incluido el seguimiento de tu inventario de activos y la coordinación de la producción de activos en los distintos departamentos.

• Recursos humanos: del mismo modo que el equipo de TI, el equipo de recursos humanos puede usar una plantilla de gestión de activos digitales para coordinar los servicios profesionales para los empleados.

Cómo usar una plantilla de gestión de activos

No existe una única manera de gestionar los activos, ya que pueden tratarse de muchas cosas diferentes y tu empresa tendrá sus propias preferencias a la hora de gestionarlos. Eso significa que necesitarás una plantilla flexible y fácil de usar o, más probablemente, varias plantillas.

¿Pero cómo puedes crear, guardar y usar una plantilla para todas estas funciones diferentes? ¿Qué sucede si necesitas plantillas diferentes para la gestión de activos digitales, fijos y de TI? Respuesta: usa un software de gestión del trabajo para crear tu plantilla de gestión de activos. Una vez que tengas tu plantilla digital, puedes usarla para coordinar todos los materiales relacionados con los activos: conecta los planes de gestión de riesgos, intégrala con tus sistemas de gestión de recursos y crea hojas de ruta claras sobre cómo usar y aprovechar el valor de tus activos.

Puedes crear diferentes tipos de plantillas para gestión de activos, como por ejemplo:

• Plantillas para seguimiento de activos

• Plantillas para inventarios de activos

• Plantillas para procesos de gestión de activos

• Plantillas de gestión de activos para tipos específicos de activos (por ejemplo, plantillas de gestión de activos digitales, comerciales o financieros)

Independientemente del tipo de plantilla que crees, estas son algunas secciones útiles que debes incluir:

• Fechas: registra la fecha de compra, la fecha de producción o la fecha de distribución. Esto te ayudará a hacer el seguimiento del activo.

• Responsable: es la persona a la que debes acudir si tienes preguntas o necesitas una actualización sobre el activo.

• Tipo de activo: si tu empresa o equipo gestiona diferentes tipos de activos, puedes segmentarlos aquí. Ciertos activos pueden confundirse (por ejemplo, una suscripción de software puede parecer un activo de TI o un activo digital). Aclarar el tipo de activo en tu plantilla reduce la confusión.

• Prioridad: ¿qué tan importante es que gestiones este activo? Muestra a las partes interesadas y a los miembros del equipo qué activos tienen una mayor prioridad para la empresa.

• Estado: ¿este activo actualmente está siendo gestionado por un miembro del equipo? Permite que las partes interesadas vean el estado de cada activo para que no se preocupen acerca de su gestión.

• Detalles específicos del activo: según el tipo de activo, quizás quieras incluir detalles adicionales. Por ejemplo, si el activo es tu propiedad inmobiliaria, puedes incluir el precio de compra, los ingresos que hayas generado y las posibles ganancias.

Integraciones y aplicaciones para usar con tu plantilla

Asana ofrece una gran cantidad de funciones e integraciones de aplicaciones que puedes usar con tu plantilla de gestión de activos.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Vista de Tablero. La vista de tablero es una vista al estilo de un tablero Kanban que muestra la información del proyecto en columnas. Las columnas suelen estar organizadas por estado del trabajo (como “Pendiente”, “En curso” y “Finalizado”), pero puedes adaptar los títulos de las columnas según las necesidades de tu proyecto. Dentro de cada columna, las tareas se representan con tarjetas, con una variedad de información asociada, como el título de la tarea, la fecha de entrega y los campos personalizados. Realiza un seguimiento del trabajo a medida que avanza por las diferentes etapas y obtén información de un vistazo acerca del estado de tu proyecto.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Aprobaciones. A veces, además de hacer una tarea, necesitas saber si un entregable está aprobado o no. Las aprobaciones son un tipo especial de tarea en Asana con opciones para aprobar, solicitar cambios o rechazar la tarea. De esa forma, los propietarios de las tareas reciben instrucciones claras sobre las acciones que deben realizar y si su trabajo ha sido aprobado o no. 

Aplicaciones recomendadas

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Adobe Creative Cloud. Los equipos creativos trabajan mejor cuando se pueden enfocar en diseñar. Con la integración de Asana y Adobe Creative Cloud, los equipos creativos y de diseño pueden acceder fácilmente a la información que necesitan para empezar a trabajar, recibir comentarios de revisores y de quienes aprueban, y entregar los trabajos finales sin salir de Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualiza las tareas nuevas, comparte diseños, integra enlaces para compartir de Adobe XD e incorpora comentarios hechos en Asana sin salir de Adobe Creative Cloud.

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

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