Gestión de proyectos en Excel: lo que hay que tener en cuenta

Gestionar proyectos en Excel ayuda pero hasta cierto punto. A continuación, te proponemos algunas preguntas que puedes hacerte al planificar proyectos en una hoja de cálculo.

No te limites con las hojas de cálculo para gestionar tus proyectos

Para gestionar y finalizar proyectos de manera exitosa se requiere más que una hoja de cálculo de Excel. Las mejores herramientas para gestión de proyectos te permiten:

Mantener los detalles del proyecto en un solo lugar

Con las hojas de cálculo no tienes la libertad de agregar detalles, mantener conversaciones o adjuntar archivos. Así que terminas repartiendo la información del proyecto entre un conjunto de herramientas, lo cual favorece muchísimo la posibilidad de que pierdas algo o de que lo que pierdas sea tiempo mientras tratas de encontrar un activo.

Una buena herramienta para gestión de proyectos combina la vista de cuadrícula de una hoja de cálculo con funciones para la colaboración. Así que ya puedes decirle adiós a esas búsquedas tediosas de archivos o de la última actualización de un tema entre las cadenas de emails.

Crear y mantener planes rápidamente

Si gestionas proyectos en hojas de cálculo, es probable que también crees calendarios o diagramas de Gantt de cero. Incluso con una plantilla, también pierdas tiempo para personalizarla, darle formato y actualizar los planes de tu proyecto para que tu hoja de cálculo esté al día.

A diferencia de Excel, las herramientas diseñadas para la gestión laboral y de proyectos hacen que sea fácil transformar esas anticuadas hojas de cálculo en planes dinámicos de proyectos.

Gestiona fácilmente múltiples proyectos y programas

Sin un lugar para almacenar toda la información de tu proyecto, es difícil saber el estado de tu programa completo o cambiar rápidamente entre proyectos. Si gestionas un equipo, es aún más difícil visualizar la carga laboral de un empleado en todos los proyectos. Con una herramienta más poderosa para la gestión de proyectos, puedes captar fácilmente estas perspectivas.

Colabora de forma fácil y efectiva

Las hojas de cálculo no están hechas para la colaboración, pero otras herramientas sí. En vez de hacer malabares entre Excel, emails, chats y documentos para dar seguimiento a todas las piezas en movimiento, gestiona tus proyectos desde una única fuente fiable. Las herramientas de gestión laboral y de proyectos te permiten mantener todas las conversaciones y archivos de los proyectos conectados con tus planes para que nunca te pases nada por alto.

Asana Product Screenshot

Adiós Excel. Hola Asana.

Asana es un software de gestión laboral que facilita la gestión de todo tipo de proyectos, desde los de marketing hasta los de ingeniería. En vez de organizar y actualizar hojas de cálculo, dedica tu tiempo a lograr resultados.

Más información sobre Asana
Plantillas

Usa las plantillas creadas por Asana o crea tus propias plantillas para poder pasar menos tiempo repensando tu hoja de ruta y más tiempo haciendo el trabajo.

Diagramas de Gantt

Traza visualmente los cronogramas de los proyectos, programa las tareas y obtén una visión clara de quién hace qué y cuándo con la vista Cronograma.

Calendarios

En vez de crear un calendario en Excel, puedes ver automáticamente cada proyecto en la vista de Calendario. Navega fácilmente entre listas y calendarios.

Seguimiento de tareas

Sigue las tareas para recibir notificaciones acerca del progreso y su finalización, para hacer comentarios directamente en ellas, agregar fechas de entrega, asignar responsables y mucho más.

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Integraciones y aplicaciones

Cómo transformar las hojas de cálculo en proyectos de Asana

Migrar a una herramienta nueva puede ser difícil. Afortunadamente, importar tus proyectos activos desde Excel a Asana con el Importador de CSV es muy sencillo.

Obtén más información sobre el importador de CSV

Los equipos que quieren resultados confían en Asana

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Decidimos probar Asana. Rápidamente pudimos eliminar el tedio de enviar emails de actualización y los informes de progreso en las reuniones semanales. Ahora, si quiero saber en qué está un proyecto o cuál es el estado de algo, miro en Asana y todo queda clara enseguida. Asana hace que nuestros procesos sean mucho más eficientes. Elimina toda la pérdida en comunicación.

—Rian Hunter, Ingeniero de Software, Dropbox

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