Plantilla para incorporación de empleados

Todos los empleados recién contratados pasan por un proceso de incorporación que es mucho más que una lista de tareas. Es tu oportunidad de causar una primera impresión: una oportunidad valiosa para prepararlos para su nuevo empleo, establecer las métricas para el éxito y hacer que los nuevos miembros del equipo generen un sentido de pertenencia con tu empresa. 

Una experiencia de incorporación eficaz nunca ha sido tan importante como lo es ahora. Con el agotamiento y el síndrome del impostor en aumento, las empresas buscan cualquier forma de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos. Aquí es donde entra en juego la plantilla para incorporación de empleados.

¿Por qué conviene usar una plantilla para incorporación de empleados?

Una plantilla para plan de incorporación de empleados es una forma de estandarizar el proceso de incorporación para todos los empleados nuevos. Con un programa unificado, puedes garantizar que los miembros del equipo cuenten con la información que necesitan para tener éxito desde el primer día. 

Optimiza el proceso

Una plantilla para incorporación con una lista de verificación es simplemente eso: una lista de verificación de las cosas que tus empleados nuevos deben hacer para estar preparados para su nuevo puesto. Con una plantilla eficaz se reúne toda esa información en un solo lugar para que el empleado no tenga que recordarlo todo. Cuando se crean en una herramienta de gestión de proyectos, las plantillas de incorporación también pueden ayudarte a ahorrar tiempo y automatizar los flujos de trabajo. 

Procura el éxito de los miembros del equipo brindando toda la información que necesitan

Es fundamental proporcionar las herramientas necesarias a los recién contratados. Cuando dejas en claro tus expectativas para su primera semana, su primer mes e incluso su primer año en la empresa, les das una idea clara de lo que necesitan para tener éxito.

Esto no solo beneficia al empleado nuevo, sino que también aumenta la satisfacción del empleado a largo plazo. Cuando los empleados saben qué se espera de ellos, es menos probable que experimenten emociones negativas en el lugar de trabajo, como el agotamiento y el síndrome del impostor. Según nuestra investigación, estos dos factores afectan de manera desproporcionada a los empleados más jóvenes, lo que conduce a una moral baja, falta de comunicación, falta de compromiso en el trabajo, más errores e incluso mucho desgaste.

Haz que los miembros de un equipo virtual se sientan bienvenidos

Contar con una plantilla para incorporación de empleados clara es especialmente importante para la incorporación remota. Los empleados remotos no tendrán tanta comunicación cara a cara contigo ni con su equipo virtual. Dejar bien en claro qué deben hacer, dónde deben comunicarse y cómo pueden comenzar a marcar la diferencia de inmediato los empoderará, sin importar desde dónde trabajen. 

Esto es doblemente importante para los empleados que trabajan en zonas horarias diferentes. Si no puedes estar en línea cuando ellos se conectan, es incluso más importante darles a los nuevos empleados una lista clara de las tareas pendientes para ayudarlos a empezar por su cuenta.

La incorporación es un momento crucial para lograr que los empleados se sientan incluidos desde el primer día. Marca la pauta para la permanencia de una persona en la empresa y sienta las bases para su conocimiento y experiencia trabajando para la organización. Es por eso que desarrollar una experiencia de incorporación inclusiva es tan importante para una cultura corporativa inclusiva.”

Plantilla de Asana para incorporación de empleados

Al invertir seriamente en el proceso de incorporación, creemos que podemos dar a nuestros nuevos empleados la mejor ventaja para sus nuevas funciones. Para lograrlo, es importante crear visibilidad y que cada empleado nuevo tenga una idea clara de cómo será el proceso de incorporación.

Esta no es como tu plantilla estándar para incorporación de empleados. Nuestra plantilla para incorporación de empleados incluye algunas de las cosas clave que hacemos en Asana para que se sientan bienvenidos desde el primer día. Cada empleado recién contratado recibe una lista de verificación para su incorporación, previamente completada por el gerente con toda la información relevante del puesto, como reuniones, registros, proyectos y tareas de incorporación. 

La creación de esta fuente central de información, y su puesta en práctica, le brinda al empleado una idea clara de lo que debe hacer desde el principio. Permite una gran experiencia previa a la incorporación y de la incorporación en sí misma al agilizar el acceso a la información por parte de los nuevos empleados. De esta manera, los empleados podrán encontrar fácilmente los documentos importantes de la empresa y la información del puesto, como la descripción del puesto, la documentación de los nuevos empleados, políticas de la empresa e información del manual del empleado.

Elementos clave de una plantilla para incorporación de empleados

Para ayudar a los nuevos empleados a tener éxito, no solo debes contar con una plantilla para incorporación de empleados que sea eficaz, también necesitas saber cómo usarla. Para que esta plantilla resulte lo más útil posible para todos los nuevos miembros del equipo, asegúrate de:

• Establecer expectativas y cronogramas de cuándo y cómo el trabajo debe ser realizado.

• Especificar fechas de entrega para cada acción pendiente.

• Transformar la plantilla en un documento dinámico que el empleado nuevo pueda actualizar en tiempo real con preguntas, aprendizajes y próximos pasos.

• Describir el plan completo de incorporación del empleado nuevo de principio a fin.

Funciones integradas

• Vista de lista.La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

• Campos personalizados.Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar el trabajo. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes y así saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

• Alojar tareas en varios proyectos. El trabajo, por naturaleza, es interdisciplinario. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero, por lo general, el trabajo reside en varios lugares. Y si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom y Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana guarda las transcripciones y grabaciones de la reunión en Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail. 

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que abrir un navegador.

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para incorporación de empleados