Plantilla de cronograma de evento

Cuando los eventos no salen según lo planeado, rara vez se debe a un gran problema. Son las decenas de pequeñas cosas que se pasan por alto. Desde agendas desalineadas hasta fechas límite de configuración no cumplidas, incluso un ligero retraso puede afectar todo el día del evento. Ahí es donde entra en juego la plantilla de programación de eventos.

Con Asana, puedes planificar cada etapa de tu evento, desde la preparación hasta el análisis posterior, en un cronograma compartido. Esta plantilla de evento incluye todo lo que necesitas para asignar roles, gestionar la logística y cumplir fácilmente con los hitos clave. Ya sea que estés organizando un retiro corporativo o el lanzamiento de un producto, esta plantilla mantiene tu evento en marcha.

¿Quiénes se benefician con las plantillas de programación de eventos?

En Asana, hemos observado cómo los equipos de eventos pasan de usar hojas de cálculo desorganizadas a trabajar en colaboración, todo con una plantilla única y sencilla. Si gestionas múltiples partes interesadas, cronogramas de proveedores o plazos de entrega estrictos, esta plantilla de programación de eventos es ideal para ti. Es ideal para:

Planificadores y coordinadores de eventos

Usa la plantilla de programa de planificación de eventos para definir toda tu agenda y coordinar a los proveedores y al equipo.

Equipos de marketing y comunicación

Sincroniza tus cronogramas de mensajes internos y externos para que los anuncios, las invitaciones y los seguimientos se produzcan a tiempo.

Equipos ejecutivos y de operaciones

Las plantillas de programación de eventos corporativos te permiten planificar y supervisar los hitos, como la preparación del panel o los ensayos, en un solo lugar.

Equipos de logística y del lugar del evento

Asigna tareas y franjas horarias para anticiparte a la configuración física, las entregas y las transiciones del día del evento.

¿Por qué usar la plantilla de programación de eventos de Asana?

Antes de usar esta plantilla, el equipo de marketing de eventos de un cliente pasaba más tiempo confirmando los registros de los proveedores que finalizando los detalles del evento. Sin embargo, con la plantilla, todo el equipo pudo verificar cada confirmación y fecha límite con una vista de cronograma compartida.

Esta plantilla de programa de evento gratuita es lo suficientemente flexible para grandes conferencias y lo suficientemente detallada para un evento fuera de la oficina de un solo equipo.

Beneficios de usar esta plantilla:

• Planifica cada fase de tu evento con cronogramas y dependencias

• Asigna tareas para la configuración, los oradores, el catering y las comunicaciones

• Gestiona tu agenda con secciones de tareas por tiempo o función

• Comparte un plan central con colaboradores internos y externos

• Personalizar para eventos corporativos, virtuales o híbridos

Cómo usar una plantilla de programa de eventos

Diseñamos esta plantilla de programa de eventos para simplificar tu proceso de planificación de principio a fin. Cada sección de la hoja de trabajo refleja una fase de ejecución, mientras que las columnas te ayudan a dar seguimiento a los responsables de las tareas, las fechas de entrega y las prioridades de un vistazo. Ya sea que gestiones eventos corporativos o pódcast de marca, puedes adaptar esta plantilla para todo tipo de eventos.

Paso 1: Configura los detalles generales del evento

Comienza en la sección Detalles generales del evento. Agrega el nombre del evento, la descripción y las fechas principales. Organiza la información asignando roles a los responsables, estableciendo un tipo de evento y etiquetando las categorías clave.

Asegúrate de ingresar un presupuesto aproximado para el evento aquí. Si trabajas con una plantilla de presupuesto, vincúlala en la tarea o usa el campo de archivos adjuntos para que todos los datos financieros sean de fácil acceso.

Paso 2: crea un cronograma detallado del evento

La sección Cronograma detallado funciona como tu agenda en tiempo real. Divide tu evento en bloques de tiempo: preparación, sesiones, descansos y desmontaje. Para eventos de varios días, usa una sección para cada día o parte del día.

La vista de cronograma de Asana funciona como un diagrama de Gantt para ayudarte a visualizar las dependencias en el cronograma del evento. La vista de cronograma facilita la prevención de la superposición de tareas y la identificación temprana de brechas en la programación.

Paso 3: Organiza los proveedores y los recursos

En la sección Gestión de proveedores y recursos, crea una tarea para cada socio externo. Usa la columna Estado del proveedor para dar seguimiento al estado de cada proveedor: confirmado, pendiente o en progreso. Agrega fechas de entrega para cada entregable y asigna contactos internos para supervisar los traspasos, las aprobaciones o los problemas que deben escalarse.

Paso 4: finaliza la lista de verificación del evento

Usa la sección Lista de verificación de tareas para enumerar todos los entregables. Piensa en la señalización, los materiales, las confirmaciones de asistencia o las reservas de viajes. Aplica los campos de prioridad de tareas y nivel de riesgo para marcar las tareas críticas. Junto con el itinerario del evento en tu cronograma, esta sección ayuda a garantizar que tu equipo ejecute el plan sin perder el ritmo.

Paso 5: Agrega tus contactos clave

Crea entradas en Contactos clave para cada persona involucrada en el evento. Incluye clientes potenciales internos, proveedores y coordinadores de lugares. Usa los campos personalizados para anotar departamentos, roles o categorías de tareas.

También puedes vincular esta sección a tu lista de invitados o al calendario de eventos para facilitar la coordinación. Tener la información de contacto en un solo lugar hace que los traspasos y los cambios de última hora sean mucho más sencillos.

Paso 6: comparte y colabora con tu equipo

Invita a los miembros del equipo como colaboradores en tareas o secciones completas. Si usas herramientas de gestión de proyectos como Asana, asignar roles y dar seguimiento al estado se vuelve algo natural.

Para campañas grandes o marketing de eventos, conecta tus tareas de planificación con tu calendario de divulgación o tu programa de redes sociales. También puedes duplicar este proyecto como una plantilla simple de programación de eventos para reutilizarla en programas recurrentes.

Paso 7: Personaliza y amplía

Agrega columnas como “Responsable de la sesión” o “Requisitos de AV”, o usa etiquetas para las sesiones de trabajo. Para eventos virtuales o híbridos, considera agregar una sección de “Configuración técnica” con su propia plantilla de cronograma.

Si gestionas varios eventos a la vez, conecta este proyecto a tu cartera de plantillas de planificación de eventos más grandes para que tu equipo pueda supervisar la logística superpuesta y las necesidades de recursos.

Funciones de programación de eventos de Asana

Las funciones de Asana convierten esta plantilla de programación de eventos en un centro de control en vivo para tu evento. Diseñamos esta plantilla con algunas de nuestras funciones favoritas, pero puedes personalizar la tuya para que se adapte a tus necesidades específicas. Consulta nuestra lista de funciones finalizada para obtener más inspiración.

Vista de cronograma

Visualiza el plan de tu evento en un diseño de estilo Gantt. La vista de cronograma muestra cómo se conectan la preparación, la ejecución y el cierre.

Campos personalizados

Agrega campos para el tipo de sesión, el propietario del presupuesto, la prioridad o el proveedor. Puedes ordenar y filtrar las tareas por estos campos para ver qué necesita atención primero.

Dependencias

Marca las tareas que dependen de otras antes de que puedan comenzar. Esto te ayuda a detectar posibles retrasos en el cronograma, como cuando necesitas la presentación de un orador antes de la impresión final.

Responsables de las tareas

Asegúrate de que cada tarea tenga un responsable, desde la logística más pequeña hasta los grandes entregables. Los miembros del equipo saben exactamente de qué son responsables y puedes detectar los elementos sin asignar según sea necesario.

Formularios

Usa los formularios para recopilar propuestas de sesiones, preguntas de invitados o información de proveedores. Puedes convertir automáticamente los formularios enviados en tareas dentro de tu proyecto sin necesidad de ingresar datos manualmente.

Automatización (reglas) Establece reglas para asignar tareas automáticamente, mover elementos al estado “listo” una vez aprobados o notificar a las partes interesadas cuando algo cambie. Las automatizaciones ahorran tiempo en el trabajo repetitivo.

Integraciones recomendadas para tus plantillas de programación de eventos

Las integraciones amplían la planificación de eventos al conectar Asana con las herramientas que ya usas. Visita el centro de integraciones de aplicaciones para encontrar las herramientas que tu equipo usa todos los días.

Calendario de Google

Sincroniza las tareas y las fechas límite con tu calendario para tener siempre presente el calendario del evento. 

Slack

Envía recordatorios, actualizaciones y alertas en los canales de Slack de tu equipo. Recibirás actualizaciones en tiempo real cuando las tareas se finalicen o se retrasen.

Google Drive Adjunta contratos de proveedores, planos de planta, agendas y kits de marca para poder almacenar todos los activos en una única ubicación compartida.

Zoom

Agrega enlaces de Zoom a sesiones de eventos virtuales o llamadas de planificación directamente desde tu proyecto de Asana.

Gmail

Convierte los emails relacionados con los eventos en tareas con el complemento de Asana para Gmail. Puedes asignar tareas o establecer fechas de entrega directamente desde tu bandeja de entrada.

Jira Cloud

Si tus eventos incluyen lanzamientos de productos o activaciones técnicas, sincroniza con Jira para alinear los cronogramas de desarrollo con el programa de tu evento.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de programación de eventos