Plantilla de calendario de eventos

Un gerente de eventos de una organización sin fines de lucro en crecimiento solía dar seguimiento a todo con notas adhesivas, un planificador mensual y varios archivos de Excel. Los eventos importantes se superponían, las fechas límite se pasaban por alto y los voluntarios no tenían idea de qué estaba sucediendo y cuándo. ¡Una plantilla de calendario de eventos soluciona ese problema!

Ya sea que programes eventos escolares, planifiques conferencias o gestiones campañas de marketing de eventos, una plantilla de programación de eventos reúne todas las fechas, tareas y detalles en un solo lugar. En lugar de hacer malabares con documentos de Microsoft Word anticuados o calendarios imprimibles, tendrás un sistema dinámico que funciona tanto para las actualizaciones diarias como para la planificación anual.

¿Quiénes se benefician con las plantillas de calendario de eventos?

Las plantillas de calendario de eventos ayudan a las personas, los equipos y las organizaciones a coordinar varios eventos a la vez. Funcionan mejor cuando necesitas una vista completa de las fechas, los plazos y las tareas de respaldo durante semanas o meses.

Si solo necesitas gestionar una lista corta de acciones pendientes, una plantilla de lista de pendientes simple puede ser una mejor opción. Y si te estás enfocando en el momento de un solo día de evento, una plantilla de ejecución puede proporcionar más precisión que nuestra plantilla de calendario de marketing de eventos más amplia.

Planificadores y coordinadores de eventos

Los planificadores usan una plantilla de calendario de eventos mensual para planificar los hitos, las fechas límite y los entregables. Ayuda a evitar la superposición y coordina a los proveedores, los lugares y el personal.

Equipos de marketing

Los especialistas en marketing confían en una plantilla de calendario de marketing de eventos para sincronizar las campañas con las fechas de lanzamiento y promociones. Una plantilla facilita la gestión de calendarios de contenido, campañas en redes sociales y eventos en varios canales.

Escuelas y universidades

Los educadores y administradores usan plantillas de calendario de eventos anuales para programar eventos escolares, asambleas y hitos académicos. Un calendario anual central ayuda a los estudiantes, los padres y el personal a consultar el mismo cronograma.

Empresas y organizaciones sin fines de lucro

Las organizaciones usan una plantilla de calendario para planificación de eventos para dar seguimiento a las reuniones, las conferencias y los programas comunitarios. Simplifica la asignación de recursos y proporciona a las partes interesadas visibilidad sobre las próximas obligaciones.

¿Por qué usar la plantilla de calendario de eventos de Asana?

Un equipo de marketing de una pequeña empresa cambió las Hojas de cálculo de Google y los calendarios de papel por la plantilla de calendario de eventos editable de Asana. Rápidamente identificaron eventos superpuestos y ajustaron las fechas límite de manera proactiva para evitar conflictos.

Con Asana, tu calendario se convierte en algo más que una lista de fechas. Se convierte en una herramienta de planificación dinámica que organiza cronogramas, automatiza recordatorios y vincula las tareas con los objetivos.

Los beneficios incluyen:

• Mantén todas las fechas importantes en un solo lugar, desde actualizaciones diarias hasta hitos anuales.

• Usar recordatorios y automatizaciones para asegurarte de que no se pase ninguna fecha límite.

• Visualizar eventos en múltiples formatos, desde listas hasta calendarios y cronogramas.

• Personalizar los flujos de trabajo para diferentes tipos de eventos, desde actividades escolares hasta conferencias.

• Comparte calendarios al instante con compañeros de equipo, clientes o partes interesadas.

Cómo usar esta plantilla de calendario de eventos

La plantilla de calendario de eventos organiza tu planificación en secciones y campos para mantener todo estructurado. A la izquierda, verás las áreas de Próximos eventos, Planificación, Promoción y finalizado. En la parte superior, los campos dan seguimiento a las fechas de entrega, los encargados de los eventos, las categorías y el estado.

1. Agrega los próximos eventos

Comienza por registrar cada evento en la sección Próximos eventos. Incluye la fecha, el encargado y la categoría para que tus compañeros de equipo sepan exactamente lo que está planeado. Por ejemplo, registra “Recaudación de fondos anual: 12 de octubre” y asígnala al coordinador.

2. Planifica las tareas y las fechas límite

Mueve los eventos a la sección de Planificación una vez que los detalles requieran acción. Asigna tareas para reservar lugares, diseñar folletos o administrar presupuestos. La vista de plantilla de calendario mensual facilita ver las fechas límite una al lado de la otra.

3. Programa promociones

Mueve los eventos a la sección Promoción para planificar las tareas de marketing. Usa los campos para registrar el tipo de campaña, el canal y las fechas límite del contenido. Funciona como un híbrido entre un calendario de eventos y un calendario de redes sociales, lo que ayuda a que las campañas se desarrollen sin problemas.

4. Da seguimiento y finaliza

Marca los eventos como finalizados una vez que hayan terminado. Registra las lecciones aprendidas en el campo de notas para que puedas mejorar el proceso para la próxima vez. Con el tiempo, tu plantilla se convierte en un registro de eventos pasados para consultar rápidamente.

5. Revisa la planificación anual

Cambia a una vista de plantilla de calendario de eventos anual para ver tu programa completo de un vistazo. Esto te ayuda a equilibrar los eventos durante todo el año y evitar cuellos de botella en los recursos. Los equipos que preparan informes anuales o actualizaciones de la comunidad se benefician más de esta vista.

Funciones de planificación de Asana

Las funciones en Asana convierten un calendario estático en una herramienta de planificación dinámica. Explora la lista completa de funciones para obtener más inspiración.

Vistas del proyecto

Las vistas del proyecto te permiten ver los eventos en diferentes formatos, ya sea un calendario semanal o un cronograma minimalista que muestra cómo se superpone el trabajo. Cambia entre las vistas para detectar conflictos con anticipación y ajustar los planes sin perder el impulso.

Campos personalizados

Los campos personalizados dan seguimiento a categorías como “Interno” o “Externo”, niveles de prioridad o tipo de campaña. Filtra los campos por “Académico” o “Comunidad” para simplificar lo que ves y centrarte en los detalles que importan.

Tareas recurrentes

Las tareas recurrentes automatizan los recordatorios para eventos repetidos, como reuniones semanales o conferencias trimestrales. Ahorras tiempo al no volver a crear el mismo trabajo una y otra vez.

Resúmenes de IA

La IA destaca patrones como fechas límite consecutivas o cargas de trabajo desequilibradas. Puedes ajustar los cronogramas con menos suposiciones y tomar decisiones más seguras.

Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo conectan los pasos, por lo que la planificación de eventos avanza sin problemas desde la idea hasta la ejecución. Para reducir el trabajo manual, crea reglas que asignen tareas, notifiquen a los compañeros de equipo y actualicen los campos automáticamente.

Integraciones recomendadas para tu plantilla de calendario de eventos

Las integraciones conectan tu calendario con las herramientas que ya usas. Explora nuestro centro de integraciones para encontrar las aplicaciones y herramientas que usas con regularidad.

Calendario de Google

Sincroniza tus eventos con el calendario de Google para que las fechas límite y las reuniones se muestren junto con tu horario personal. Ves todo en un solo lugar y evitas las reservas duplicadas.

Slack

Envía actualizaciones automáticas desde Asana a los canales de Slack. Mantén a tus compañeros de equipo al tanto de las fechas de los eventos y recibe notificaciones sobre los cambios sin salir de las conversaciones.

Dropbox

Adjunta contratos, folletos de eventos o diapositivas de presentación desde Dropbox directamente a tus eventos. Mantén los archivos vinculados a las tareas correctas y facilita el acceso de tus compañeros de equipo.

Microsoft Teams

Incorpora las actualizaciones del calendario de eventos en Microsoft Teams. Revisa las próximas fechas límite y confirma los próximos pasos mientras conversas con tus colegas.

Zapier

Automatiza las conexiones entre Asana y cientos de otras aplicaciones. Configura reglas que registran nuevos registros, envían recordatorios o actualizan hojas de cálculo sin trabajo adicional.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de calendario de eventos