Plantilla para planes de proyectos de construcción

Cuando construyes algo (literalmente) desde cero, hay muchas variables por considerar. Aprende a crear una plantilla para planes de proyectos de construcción en Asana con la que puedas mantener todos los proyectos organizados y bajo control.

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Los proyectos de construcción son algunas de las iniciativas más complejas y demandantes que existen. Hay muchas piezas por combinar; debemos reunir los materiales, crear un cronograma, y construir y ejecutar el proyecto en concreto. Pero que la construcción sea complicada no necesariamente implica que tenga que ser caótica. Con una plantilla para planes de proyectos de construcción puedes simplificar el proceso de construcción y mantener todos los entregables bajo control.

[Interfaz de usuario del producto] Proyecto con diagrama de Gantt, vista de cronograma organizado en Asana con dependencias y fechas de entrega (cronograma)

¿Qué es una plantilla para planes de proyectos de construcción?

Una plantilla para planes de proyectos de construcción es una guía reutilizable en la que se detallan los pasos del proceso de construcción. Brinda a tu equipo una hoja de ruta clara para seguir, de modo que ya no tengas que empezar el proceso de planificación desde cero cada vez que inicias una construcción nueva. Como todo está dispuesto en la plantilla, puedes planificar el cronograma del proyecto sin dificultades y confiar en que tu equipo no pasará por alto ningún paso esencial del proceso de construcción.

¿Cuáles son los beneficios de usar una plantilla digital para el plan de un proyecto de construcción?

El software para gestión de proyectos no solo se aplica en proyectos de escritorio, cualquier equipo que necesite planificar y coordinar el trabajo puede utilizarlo. Con algo tan complejo como la construcción, resulta muy útil contar con una herramienta flexible que te permita adaptarte a los cambios en el cronograma, los recursos o las prioridades. Cuando creas tu plantilla en una herramienta digital, ya no tienes que perder el tiempo con plantillas de Microsoft Excel o documentos en papel que quedan rápidamente desactualizados. En cambio, las plantillas digitales te permiten mover y asignar tareas sobre la marcha y colaborar con los miembros del equipo en tiempo real.

Con una plantilla digital para planes de proyectos de construcción puedes hacer lo siguiente:

  • Mirar en un único lugar central todos los pasos que se requieren para finalizar un proyecto.

  • Obtener información en tiempo real sobre el estado y los plazos de cada tarea de construcción.

  • Establecer y ajustar las fechas de entrega para estimar con exactitud el cronograma de construcción.

  • Incluir todas las tareas en una lista digital de tareas pendientes o cambiar a un formato más visual (como un diagrama de Gantt, un cronograma o un tablero Kanban) sin trabajo extra.

  • Asignar y delegar tareas a otras personas del equipo.

  • Comunicarte y coordinar el trabajo con las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto, todo en un mismo lugar.

  • Adjuntar archivos relevantes para las tareas, como los planos, las especificaciones o la documentación sobre precios.

  • Acceder al plan de tu proyecto y actualizarlo desde distintos lugares físicos de trabajo con la aplicación móvil de Asana.   

Qué debes incluir en la plantilla para planes de proyectos de construcción

Si usas una plantilla para el plan de un proyecto de construcción podrás colocar todos los entregables del proyecto en el mismo lugar. Allí verás la fecha de entrega, el responsable y el estado de cada tarea. Con este tipo de plantilla, te resultará útil crear diferentes secciones que correspondan a cada etapa del proceso de gestión de proyectos de construcción. Después, deberás agregar todas las tareas que se deben finalizar durante cada etapa. Por lo general, las seis etapas de los proyectos de construcción son las siguientes:

  1. Inicio: trabajas con el cliente para identificar sus necesidades y mostrarle qué hará tu equipo para satisfacerlas. 

  2. Preconstrucción: armas el equipo y terminas los últimos detalles de la planificación, como el presupuesto, la hoja de ruta y el plan de comunicaciones del proyecto. 

  3. Ejecución del proyecto: tu equipo, los subcontratados y tú efectivamente construyen lo planteado en el proyecto. 

  4. Puesta en marcha: llevas a cabo una inspección final y presentas el edificio terminado al cliente. 

  5. Ocupación y garantía: el cliente se muda al edificio. Aún puedes ser responsable del proyecto según el contrato. 

  6. Cierre: organizas una reunión post mortem del proyecto y oficialmente resuelves cualquier asunto que pueda haber quedado pendiente. 

Una vez que hayas creado las secciones, agrega columnas para dar seguimiento al estado de cada entregable. Por ejemplo: “Sin empezar”, “En curso” o “Finalizado”. También puedes crear hitos para identificar los puntos decisivos dentro del proceso de construcción; como cuando se terminan los cimientos o el exterior del edificio.

Funciones integradas

  • Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

  • Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.

  • Versión móvil. Asana está disponible en iOS y Android; esto te permite revisar fácilmente tus tareas pendientes desde cualquier lugar. Revisa las notificaciones nuevas de la bandeja de entrada, envía mensajes y accede a las tareas del proyecto para estar siempre actualizado con respecto a la información del proyecto.  

Aplicaciones recomendadas

  • Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

  • Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.

  • Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack.

  • Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

Otros tipos de plantillas para gestión de proyectos de construcción y cómo crearlas

Como con cualquier otro proyecto, las iniciativas de construcción cuentan con diferentes componentes que debemos organizar; como por ejemplo, el presupuesto, el cronograma o los entregables del proyecto. A continuación, compartimos otras plantillas que puedes crear para mantener todas estas variables organizadas:

Plantilla para cronograma de construcción

Una plantilla de cronograma de construcción es prácticamente igual al plan del proyecto. Contiene una lista de los entregables con las fechas de vencimiento. Puedes incluir el cronograma en el plan del proyecto, pero crear una plantilla separada del cronograma de construcción puede resultar particularmente útil cuando necesites detalles específicos sobre cuándo habría que empezar y terminar con algunas tareas. Por ejemplo, podrías especificar que un plomero debe instalar los sanitarios entre las 9:00 h y las 12:00 h, antes de que el electricista instale el cableado por la tarde.

Cuando crees la plantilla del cronograma del proyecto, agrega los rangos de fecha y hora para especificar exactamente cuándo se debería finalizar cada tarea. Para mantener todo en marcha según el curso previsto, también puedes marcar las dependencias: tareas que no se pueden iniciar hasta que no se haya terminado una anterior.

Plantilla para presupuesto de construcción

Una plantilla para presupuesto de construcción (también llamada plantilla para estimación de presupuesto) sirve para planificar y dar seguimiento al gasto de dinero que se produce a lo largo de un proyecto. La organización del presupuesto te permite estimar con exactitud los costos para los clientes, además te ayuda a evitar gastar demasiado y a mejorar la gestión de recursos.

Para crear una plantilla de presupuesto de construcción, divide todos los entregables de tu proyecto en subdependencias. Después, estima el costo de cada una. Por ejemplo, si uno de los entregables es volver a pintar el interior de una casa, las subdependencias podrían ser comprar la pintura, cubrir el piso con las telas y colocar la cinta en las molduras. Si eres una persona más visual, prueba con una estructura de desglose del trabajo (WBS). Con este diagrama, el trabajo se divide en varios niveles. Empieza por el objetivo principal en lo más alto y luego se ramifica hacia abajo en los entregables y las subdependencias.

Para mantener todo organizado, agrega columnas que te permitan controlar los costos de cada elemento del presupuesto, cuándo es la fecha de entrega y si el cliente ha dado su aprobación o no.

Plantilla para lista de cotejo de construcción

En una plantilla de lista de cotejo de construcción se enumeran todas las tareas que se deben finalizar para terminar un proyecto de construcción. Básicamente, es una lista de verificación que el equipo puede usar durante la inspección final para confirmar que el proyecto terminado realmente cumple con los requisitos previstos. Para crear una plantilla de lista de cotejo de construcción, coloca columnas con la siguiente información:

  • Un número de elemento que les sirva a los miembros del equipo para comunicar a qué elemento de la lista de cotejo se refieren.

  • El nombre del elemento o de la tarea.

  • Una descripción general de la tarea.

  • El responsable de la tarea.

  • Las fechas de inicio y finalización de la tarea, para identificar cuándo debería estar finalizada.

  • El estado de la tarea.

Preguntas frecuentes

¿Realmente necesito una plantilla para planes de proyectos de construcción?

Si planificas y gestionas proyectos de construcción con regularidad, esta plantilla puede resultarte muy útil. Ofrece una estructura y un plan de gestión de proyectos reutilizable; por lo que no tendrás que iniciar el proceso de planificación desde cero cada vez. De este modo, podrás centrarte en detalles más importantes del proyecto, además de asegurarte de no pasar por alto ningún paso esencial del proceso de construcción.

¿Qué tipo de plantilla de gestión de proyectos de construcción es el más adecuado para mi equipo?

Cada equipo es diferente, y el tipo de plantilla que uses dependerá de qué funciona mejor según las necesidades específicas que se presenten. Sin embargo, crear una plantilla de plan de proyecto de construcción suele ser la mejor opción, ya que también se puede utilizar como cronograma de construcción.

¿Qué puedo hacer para controlar varios proyectos de construcción a la vez?

Si gestionar un solo proyecto de construcción puede ser complicado, dar seguimiento a varias iniciativas a la vez puede volverse absolutamente frustrante. Pero con la preparación correcta, puedes mantener todos los proyectos organizados, incluso aunque trabajes con varios a la vez. Lo único que tienes que hacer es copiar la plantilla del plan del proyecto de construcción cada vez que surja una iniciativa nueva. Después, guarda esos planes de proyectos en un portafolio de Asana. Los portafolios te ofrecen un panorama global de cómo progresan todos tus proyectos para que siempre tengas una visión general de lo que sucede.

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