¿Qué es la metodología de gestión de proyectos PRINCE2?

¿Sabías que existe una metodología de gestión de proyectos que se practica en más de 150 países? Con más de un millón de profesionales certificados, PRINCE2 es una de las formas más conocidas y reconocidas de gestión de proyectos.

¿Qué es PRINCE2?

PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos que enfatiza la organización y el control. El acrónimo PRINCE significa “PRojects IN Controlled Environments” (proyectos en entornos controlados). Este marco de gestión de proyectos es lineal y se basa en procesos, y se centra en mover las iniciativas a través de etapas predefinidas. PRINCE2 también incluye principios básicos de gestión de proyectos, como definir el alcance y el presupuesto, lo que lo convierte en una buena opción para principiantes.

La historia de PRINCE2

Esta metodología de gestión de proyectos fue establecida por primera vez en 1989 por la Agencia Central de Computación y Telecomunicaciones (CCTA). Originalmente se basó en una metodología utilizada por el gobierno del Reino Unido, conocida como Técnica de Planificación de la Gestión de la Organización de Recursos del Proyecto (PROMPT). El gobierno del Reino Unido utilizó PROMPT principalmente para proyectos de sistemas de información. 

PRINCE2 comenzó como PRINCE, y esta primera iteración se centró en la gestión de proyectos de TI. Durante la década de 1990, los gerentes se dieron cuenta de que las técnicas de PRINCE podían aplicarse a cualquier tipo de proyecto, no solo a TI. Después de una reescritura para eliminar cualquier mención de la jerga específica de TI, PRINCE2 se lanzó en 1996.

Beneficios de la gestión de proyectos con PRINCE2

Hay una razón por la que la metodología PRINCE2 es una de las formas más populares de gestión de proyectos en el mundo. Esta es la razón por la que tantos equipos eligen PRINCE2 para ejecutar proyectos exitosos.

PRINCE2 es una forma muy reconocida de gestión de proyectos

Hay millones de profesionales que usan PRINCE2 en todo el mundo. El método PRINCE2 está reconocido por el Project Management Institute (PMI) como una metodología compatible con la certificación Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) y la certificación Project Management Professional (PMP®). 

Hay varios cursos de capacitación y diferentes certificaciones de PRINCE2 que puedes tomar para aprender sobre el método de gestión de proyectos PRINCE2. Si buscas específicamente convertirte en jefe de proyecto, aprender el proceso PRINCE2 y recibir una certificación puede ayudar a tu carrera a largo plazo.

PRINCE2 es una buena metodología para principiantes

Si tu equipo nunca ha usado ningún tipo de metodología de gestión de proyectos, PRINCE2 es un buen punto de partida. Debido a que hay un proceso simple pero definido, tu equipo tiene pasos claros a seguir, incluso si nunca antes han implementado un proceso de gestión de proyectos.

PRINCE2 también es una excelente manera de enseñar a los miembros de tu equipo. Sus principios y fases claros pueden ayudar a guiar a tu equipo a través de habilidades esenciales de gestión de proyectos, como la planificación de proyectos, la gestión del tiempo y las habilidades de comunicación. Estas habilidades no son exclusivas de PRINCE2, son universales en todas las metodologías de gestión de proyectos. Entonces, si tu equipo alguna vez decide que PRINCE2 no es adecuado para ellos, los miembros de tu equipo habrán aprendido habilidades útiles que pueden aplicar a cualquier proyecto.

Si tu equipo está pensando en usar una forma de Agile, PRINCE2 Agile es un excelente punto de partida. PRINCE2 Agile se basa en los conceptos básicos establecidos en el proceso estándar de PRINCE2 y los aplica con la metodología ágil.

PRINCE2 es extremadamente flexible

Si bien la técnica PRINCE original se creó con la tecnología de la información en mente, PRINCE2 se creó para adaptarse a cualquier tipo de proyecto en cualquier sector. Uno de los principios fundamentales de PRINCE2 es usarlo como un marco y no como reglas rígidas. Está diseñado para que lo adaptes a las necesidades de tu proyecto.

La metodología PRINCE2 funciona muy bien con un software de gestión del trabajo. La estructura impulsada por procesos combinada con el software facilita que tu equipo cree tareas claras con fechas específicas y responsables. Los miembros del equipo, las partes interesadas y el tablero del proyecto pueden intervenir rápidamente y dar seguimiento al progreso del proyecto de forma asincrónica. Al usar un espacio de trabajo colaborativo, tu equipo siempre tendrá información actualizada sobre el estado del proyecto y cualquier actualización importante.

Roles del proyecto en PRINCE2

Uno de los principales beneficios de usar la metodología PRINCE2 es la claridad. Algunas metodologías de gestión de proyectos tienen pautas más flexibles, pero cada miembro del equipo que usa PRINCE2 tiene un rol claro y designado. Estos roles tienen su propio conjunto específico de expectativas y responsabilidades. Estos son algunos roles clave que verás en un proyecto PRINCE2.

• Jefe de proyecto: la persona principal responsable de la planificación, la ejecución y el avance del proyecto. 

• Jefe de equipo: si el equipo es muy grande, puede haber un jefe de equipo para ayudar al jefe de proyecto. Un jefe de equipo ayuda a supervisar la producción de elementos y también gestiona el tiempo y la carga de trabajo de cada miembro del equipo.

• Cliente: es la persona que recibe el entregable final del proyecto. Puede ser un cliente externo, un contratista o un equipo interno. Por ejemplo, tu equipo de TI puede estar trabajando para crear un mejor proceso de incorporación. Los clientes finales en este caso son los jefes de contratación y los nuevos empleados.

• Miembros del equipo: son las personas responsables de crear el entregable final. Debido a que PRINCE2 es una metodología impulsada por procesos, es importante asignar roles específicos para cada miembro del equipo. La forma en que se asignan las tareas depende del jefe de proyecto o del líder del equipo.

• Tablero del proyecto: un grupo de personas que toman decisiones de alto nivel para tu proyecto. Por lo general, el tablero del proyecto está compuesto por ejecutivos de negocios y, en algunos casos, clientes finales.

6 aspectos clave de un proyecto PRINCE2

Todos los proyectos de PRINCE2 tienen estas seis características, que el jefe de proyecto debe supervisar a medida que el proyecto avanza. Algunas se vinculan directamente con los principios clave de PRINCE2 (que explicamos en la siguiente sección), mientras que otras son solo información importante que tu equipo debe conocer a medida que avanza en el proyecto. Estos son los seis aspectos que encontrarás en cada proyecto PRINCE2.

1. Alcance del proyecto: describe claramente los objetivos, las fechas límite y los entregables del proyecto en los que se está trabajando.

2. Costos: es la cantidad de dinero que costará el proyecto. El objetivo es calcular esto lo más cerca posible para evitar exceder el presupuesto del proyecto. 

3. Plazos: es la cantidad de tiempo que tomará finalizar el proyecto. Los proyectos PRINCE2 suelen tener una fecha límite establecida por el tablero del proyecto. Los plazos ayudan a los miembros del equipo, ya que les brindan un cronograma estimado para finalizar cada tarea. 

4. Riesgo: existe un riesgo inherente en cada proyecto porque no podemos controlarlo todo. Parte de PRINCE2 incluye establecer un proceso de gestión de riesgos para identificar de manera proactiva los riesgos que puede enfrentar el equipo y mitigar cualquier problema.

5. Calidad: en PRINCE2, es necesario crear un registro de calidad o algo que defina claramente los estándares de producción para todos los entregables. Esto garantiza que el entregable final cumpla con los más altos estándares de tu Equipo y satisfaga las expectativas del cliente.

6. Beneficios: PRINCE2 requiere que cada proyecto tenga una justificación clara para el negocio. Esto es similar a una carta del proyecto, pero los requisitos dependen de lo que el tablero del proyecto quiera ver antes de aprobar el proyecto.

Las 7 fases de un proyecto PRINCE2

Además de los siete principios de PRINCE2, también hay siete fases que guían a tu equipo desde el inicio del proyecto hasta el cierre. 

• Inicio de un proyecto: el equipo del proyecto presenta un plan del proyecto utilizando un mandato del proyecto, que es un esquema aproximado de lo que implica el proyecto. Esto proporciona una idea general del proyecto y define claramente el caso de negocios. Una vez aprobado (a menudo por el tablero del proyecto), el equipo del proyecto crea un brief del proyecto más detallado.

• Dirección: el tablero del proyecto revisa los briefs del proyecto y decide qué se requiere para que el equipo avance. Esto podría significar modificar algunos aspectos del brief del proyecto para adaptarse a los recursos o al tiempo.

• Inicio del proyecto: el tablero del proyecto elige a un jefe de proyecto para que lidere y cree un plan del proyecto aún más detallado. Esto incluye las líneas de base para el tiempo, el costo, la calidad, el alcance, los riesgos y los beneficios. El proyecto puede comenzar oficialmente una vez que el tablero del proyecto aprueba completamente el plan del proyecto que crea el jefe. 

• Control: durante esta fase, el jefe de proyecto desglosa partes del proyecto para que sean más fáciles de gestionar. Luego, delega estas partes más pequeñas a miembros individuales del equipo para que trabajen en ellas y las finalicen.

• Gestión de la entrega de productos: el jefe de proyecto se asegura de que el proyecto avance sin problemas y de que los entregables cumplan con la calidad establecida por el registro de calidad. Luego, el tablero del proyecto revisa los entregables y decide si aprobar el trabajo o solicitar cualquier cambio o trabajo adicional para el proyecto.

• Gestión de los límites de las etapas: al final de cada etapa, el tablero del proyecto realiza una revisión para decidir si el proyecto debe continuar avanzando o si el equipo debe abandonarlo. 

• Cierre: el jefe de proyecto finaliza la documentación, los resultados y los informes finales antes de finalizar por completo el ciclo de vida de este proyecto.

Certificaciones de profesional de PRINCE2

No es necesario tener una certificación de gestión de proyectos para usar PRINCE2 en tu Equipo. Dicho esto, existen algunos cursos de capacitación y opciones de examen que pueden ayudarte a mejorar y demostrar tu dominio de la metodología. 

• Examen de nivel básico de PRINCE2: mide las habilidades básicas para demostrar si puedes actuar como un miembro informado de un Equipo de gestión de proyectos PRINCE2. 

• Examen de practicante de PRINCE2: mide si puedes aplicar PRINCE2 para ejecutar y gestionar un proyecto básico. 

• Examen de nivel básico de PRINCE2 Agile: evalúa si puedes actuar como un miembro informado de un Equipo de gestión de proyectos y comprender cómo funciona PRINCE2 con conceptos ágiles como Scrum y Kanban. 

• Examen de nivel profesional de PRINCE2 Agile: mide si puedes aplicar métodos ágiles para gestionar tus propios proyectos PRINCE2. 

Al elegir la capacitación de PRINCE2 o un examen de nivel básico y profesional de PRINCE2, asegúrate de verificar que lo ofrezca una organización de capacitación acreditada. Además, verifica que tu capacitación de certificación profesional se centre en la versión más reciente de PRINCE2, por ejemplo, la 6.ª edición de PRINCE2.