Checklistenvorlage für das Offboarding von Mitarbeitenden

Mitarbeitende kommen und gehen. Aber sind Sie auf beides vorbereitet? Wir tendieren dazu, unsere Einführungsprozesse so zu gestalten, dass sie neuen Mitarbeitenden einen guten Start ermöglichen. Doch beim Offboarding gehen wir nicht immer in gleicher Weise vor. Ein Offboarding von Mitarbeitenden ist genauso wichtig wie das Onboarding, wird aber oft vernachlässigt. Das Ausscheiden eines Mitarbeitenden hat unweigerlich Auswirkungen auf dessen Team, Arbeitsabläufe und Projekte. Mit einer wiederverwendbaren Offboarding-Vorlage für Mitarbeitende können Sie diesen Übergang jedoch erheblich erleichtern und mögliche Hindernisse reduzieren.

Was bedeutet das Offboarding von Mitarbeitenden?

Das Offboarding von Mitarbeitenden ist der Übergangsprozess, bei dem ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen verlässt. Ein strukturierter Offboarding-Prozess trägt dazu bei, alle Verantwortlichkeiten des Mitarbeitenden zu erfassen, damit die verbleibenden Teammitglieder genau wissen, welche Aufgaben sie während der Übergangsphase zu koordinieren und zu übernehmen haben. Zudem hilft es Ihren Personalmanagern und Personalmitarbeitenden, offene Fragen zu klären (wie etwa den Empfang eines Kündigungsschreibens und die Rückgabe von Firmeneigentum).

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Mitarbeitenden verabschieden, wird sich nach Ihrer Unternehmenskultur und den spezifischen organisatorischen Anforderungen richten. Beim Offboarding-Prozess sollten Sie jedoch die folgenden Punkte beachten: 

• Bereiten Sie das Team auf das Ausscheiden des Mitarbeitenden vor.

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Ankündigungen kommuniziert haben.

• Helfen Sie der Personalabteilung beim Zusammentragen von notwendigen Dokumenten.

• Ermöglichen Sie den Wissenstransfer, um Konzepte, Prozesse und bereits laufende Arbeiten vor dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeitenden zusammenzutragen.

• Legen Sie Schritte für die Abgabe von Laptops, Ausweisen und sonstigen unternehmenseigenen Dingen fest.

• Führen Sie ein Abschlussgespräch, um Feedback zu erhalten und die Arbeitserfahrung für künftige Mitarbeitende zu verbessern.

Wie auch immer Sie vorgehen, beim Offboarding eines Mitarbeitenden gibt es viele Schritte zu beachten, darunter auch solche, die leicht übersehen werden können. Die Erstellung einer Checkliste für das Offboarding eines Mitarbeitenden hilft Ihnen, diesen Prozess genau nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass jeder ausscheidende Mitarbeitende korrekt behandelt wird. Wenn ein Mitarbeitender Ihnen sein Ausscheiden mitteilt, duplizieren Sie einfach die Checklistenvorlage und leiten alles Notwendige in die Wege. 

Der Zweck einer digitalen Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitenden

Manchmal ist die gute alte Checkliste das perfekte Mittel, um den Überblick zu behalten. Statt aber eine solche Liste zu schreiben oder ein abgespeichertes Dokument auszudrucken, das nur mühsam zu aktualisieren ist, können Sie eine digitale Checklistenvorlage für das Offboarding von Mitarbeitenden erstellen. So behalten Sie nicht nur während des gesamten Offboarding-Prozesses von Mitarbeitenden den Überblick, sondern stellen auch sicher, dass dieser Prozess in Ihrem Unternehmen stets einheitlich gehandhabt wird.

So übersehen Sie keine wichtigen Schritte. Sie wissen zum Beispiel, dass Sie im Rahmen des Offboarding-Prozesses Ihres Mitarbeitenden Informationen an die Krankenversicherung übermitteln müssen. Wenn Sie diesen Schritt übersehen, kann es sein, dass der ausscheidende Mitarbeitende keinen Anspruch auf eine fortlaufende Gesundheitsversorgung nach seinem Ausscheiden hat – und das wäre sicher nicht die beste Art, ein Arbeitsverhältnis zu beenden. Wenn Sie für jeden Mitarbeitenden dieselbe Checkliste nutzen (die Sie aus Ihrer Vorlage kopieren), können Sie sicher sein, dass Sie keinen noch so kleinen Schritt in Ihrem Offboarding-Prozess vergessen.

6 Schritte zur Erstellung einer Checklistenvorlage für das Offboarding von Mitarbeitenden

In 6 Schritten zur Checklistenvorlage für das Offboarding von Mitarbeitenden:

1. Bisherige Ressourcen prüfen. Tragen Sie alles zusammen, was Sie für das ordnungsgemäße Offboarding Ihrer Mitarbeitenden benötigen, und begutachten Sie es. Wenn Sie bereits über Dokumente, Prozesse oder Leitfäden für das Offboarding von Mitarbeitenden verfügen, sollten Sie diese hier aufnehmen. 

2. Halten Sie Rücksprache mit anderen Abteilungen. Der Vorgesetzte des Mitarbeitenden und die Personalabteilung kümmern sich in der Regel um das Offboarding, aber es ist ebenso wichtig, die Belange der anderen Abteilungen im Auge zu behalten. Was braucht die IT-Abteilung? Wie steht es mit dem Finanzteam? Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis für wichtige Schritte, die Sie vielleicht übersehen haben und die unternehmensweit gelten, wie beispielsweise die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung.

3. Erstellen Sie verschiedene Abschnitte, um die einzelnen Aufgaben der Checkliste zu organisieren. Die genauen Aufgaben variieren je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Auf jeden Fall sollten sie grundlegende Informationen wie den Namen und die Rolle des Mitarbeitenden, die auszufüllenden Unterlagen und die zu ergreifenden Schritte (z. B. die Planung eines Abschlussgesprächs) enthalten.

4. Verknüpfen Sie relevante Dokumente und Informationen miteinander. Abgesehen von der Koordinierung der Prozesse können Sie mit einer Projektmanagement-Software auch Dokumente direkt zur Checkliste hinzufügen. So können Sie beispielsweise Formulare, die geprüft und unterzeichnet werden müssen, mit zugewiesenen Fristen versehen, damit alle Beteiligten immer auf dem Laufenden bleiben. 

5. Speichern Sie alles an einem zentralen Ort. Damit die Checklistenvorlage die Einheitlichkeit im gesamten Unternehmen fördert, muss sie auch im gesamten Unternehmen Anwendung finden. Sobald Sie Ihre Checkliste für das Offboarding von Mitarbeitenden erstellt haben, speichern Sie diese an einem allgemein zugänglichen Ort, an dem jeder bei Bedarf auf sie zugreifen kann. 

6. Teilen Sie die Vorlage mit allen Beteiligten. Geben Sie Ihre Vorlage an alle weiter, die möglicherweise Mitarbeitende verabschieden werden, z. B. Personalleiter, Teamleiter und Abteilungsleiter.

Enthaltene Funktionen

• Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Wie eine Aufgabenliste oder eine Tabellenkalkulation zeigt die Listenansicht alle Ihre Aufgaben auf einen Blick an, sodass Sie nicht nur die Aufgabentitel und Fälligkeitsdaten sehen können, sondern auch alle relevanten benutzerdefinierten Felder wie Priorität, Status und mehr. 

• Zeitleistenansicht. Die Zeitleistenansicht ist eine Projektansicht im Gantt-Stil, die alle Ihre Aufgaben in einem horizontalen Säulendiagramm anzeigt. Sie können nicht nur das Start- und Enddatum jeder Aufgabe sehen, sondern auch die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Auf diese Weise können Abhängigkeitskonflikte schnell erkannt und beseitigt werden, noch bevor sie entstehen. Und wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort sehen, ist es einfach, Abhängigkeitskonflikte zu erkennen und zu lösen, bevor sie entstehen, so dass Sie alle Ihre Ziele termingerecht erreichen können.

• Formulare. Wenn jemand ein Formular ausfüllt, taucht es als neue Aufgabe in einem Asana-Projekt auf. Durch die Erfassung von Informationen über ein Formular können Sie die Art und Weise, wie die Arbeit begonnen wird, standardisieren, die benötigten Informationen sammeln und sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Anstatt jede Anfrage als Ad-hoc-Prozess zu behandeln, erstellen Sie ein standardisiertes System und eine Reihe von Fragen, die jeder beantworten muss. Oder verwenden Sie Verzweigungslogik, um Fragen basierend auf der vorherigen Antwort eines Benutzers anzupassen. Damit sparen Sie sich die Zeit und Mühe, die es kostet, eingehende Anfragen zu verwalten, sodass Ihr Team mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hat.

• Unteraufgaben. Manchmal ist der Umfang eines Arbeitsvorgangs oder Projekts zu groß, um ihn in einer einzigen Aufgabe zu erfassen. Unteraufgaben können hilfreich sein, wenn eine Aufgabe mehr als einen Mitwirkenden oder ein weit gefasstes Fälligkeitsdatum oder Beteiligte hat, die die Aufgabe überprüfen und genehmigen müssen, bevor sie implementiert werden kann. Unteraufgaben sind eine hervorragende Möglichkeit, Arbeit zu verteilen und Aufgaben in einzelne Teilschritte aufzugliedern, wobei die Unteraufgaben mit dem Kontext der übergeordneten Aufgabe verbunden bleiben. Außerdem können Sie mithilfe von Unteraufgaben die einzelnen Komponenten eines mehrstufigen Prozesses praktisch zusammenfassen.

Empfohlene Apps

• Dropbox. Mit der Dropbox-Dateiauswahl, die in das Asana-Aufgabenfenster integriert ist, können Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana anhängen.

• Slack. Alle Ideen, Anfragen und Aktionspunkte aus Slack können direkt als Aufgaben oder Kommentare in Asana erfasst werden. So werden aus kurzen Fragen und Handlungsanweisungen im Handumdrehen Aufgaben mit verantwortlichen Personen und klaren Fristen. Erfassen Sie Arbeit auf einfache Weise, sodass Anfragen und To-dos nicht in Slack untergehen.

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• OneDrive. Mit der Dateiauswahl von Microsoft OneDrive hängen Sie Dateien direkt im Aufgabenfenster von Asana an eine Aufgabe an. Einfaches Anhängen von Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und mehr.

FAQs