7 Wege der Unterstützung, damit Ihr Team nach der Rückkehr ins Büro großartige Arbeit leistet

Die Pandemie hat uns gezeigt, dass Remote-Arbeit seine Vorteile hat (kein Pendeln!). Sie hat aber auch durchaus Nachteile. Laut unserer Studie bevorzugen es Angestellte, von Zuhause aus fachspezifische Arbeiten zu leisten sowie an großen Meetings teilzunehmen. Für alles andere bevorzugen sie das Büro.

Arbeitnehmer sind sich einig: Trotz der Verlagerung zur ortsunabhängigen Arbeit haben wir festgestellt, dass Arbeitnehmer für zwischenmenschliche, gemeinsame Arbeit weiterhin die Arbeit im Büro bevorzugen. Das Ergebnis? Die Rückkehr ins Büro hat große Vorteile, es ist also nur eine Frage der korrekten Umsetzung.

Wenn Sie darüber nachdenken, ob es der richtige Zeitpunkt für die Rückkehr ins Büro ist (und wie Sie einen sicheren Übergang bewerkstelligen können), sollten Sie auch darüber nachdenken, wie Sie Ihre Angestellten auf eine Art und Weise zurückholen, die die Verbundenheit der Mitarbeiter fördert. Gleichzeitig sollten sie weiterhin von der Flexibilität profitieren können, die sie von der Remote-Arbeit gewohnt sind. Im Folgenden sehen wir uns an, welche Unterstützungsmöglichkeiten es gibt, damit Ihr Team sowohl gemeinsam als auch getrennt großartige Arbeit leistet.

Sieben Schlüsselfaktoren, die bei der Rückkehr ins Büro beachtet werden sollten

Als COVID Anfang 2020 durch das Land fegte, kam der Übergang zu Remote-Arbeit für nicht essenzielle Angestellte abrupt. Der Versuch, zu einer Form der Büroarbeit zurückzukehren ist allerdings weniger einheitlich geschehen. Während einige Unternehmen die abrupte Rückkehr ins Büro einführten, sind die Pläne anderer Unternehmen weniger geradlinig.

Obwohl Untersuchungen von Microsoft darauf hindeuten, dass die Rückkehr ins Büro weitläufig bevorsteht, ist das Wann und Wie noch umstritten. Dennoch sagen 50 % der Führungskräfte, dass ihr Unternehmen die Rückkehr der Angestellten ins Büro auf Vollzeitbasis im Jahr 2022 fordert oder bereits plant.

Ob Sie nun eine Vollzeit-Rückkehr ins Büro oder eine hybride Arbeitsweise planen, für die Angestellten bedeutet dies eine große Umstellung. Tatsächlich scheuen sich die Angestellten in der Arbeitswelt nach der Pandemie nicht, ihre Unternehmenstreue direkt mit der Möglichkeit der Remote-Arbeit zu verbinden: Gallup fand heraus, dass 54 % der Angestellten, die nur im Homeoffice arbeiten, und 36 % der Hybridangestellten angeben, dass sie sich nach einem neuen Arbeitsplatz umsehen würden, wenn ihr Arbeitgeber die Möglichkeit der ortsunabhängigen Arbeit nicht mehr anbieten würde.

Die Rückkehr ins Büro bietet allerdings auch bedeutende Möglichkeiten für Unternehmen und Angestellte, insbesondere im Bezug auf die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Engagements der Mitarbeiter nach zwei Jahren Remote-Arbeit. Untersuchungen zeigen, dass Angestellte tatsächlich hybride Arbeit der vollen Remote-Arbeit vorziehen, weil es ihnen die Möglichkeit gibt, Kontakte zu ihren Kollegen zu knüpfen und dabei weiterhin die Vorteile der Flexibilität und der Zeit zuhause zu nutzen.

In Wirklichkeit gibt es nicht die „richtige Zeit“, ins Büro zurückzukehren. Ebensowenig gibt es den optimalen Prozess, dies zu erreichen. Obwohl es zunächst überwältigend klingen mag, muss es das nicht sein — weder für Ihr Unternehmen noch für Ihre Angestellten. Entscheidend ist, dass eine Richtlinie eingeführt wird, die die Bedürfnisse der Angestellten nach der Pandemie berücksichtigt, allgemeine Herausforderungen löst sowie neue Möglichkeiten im Büro schafft.

1. Seien Sie sich der Beweggründe für die Rückkehr ins Büro bewusst

Die Meinung von Arbeitnehmern ist eindeutig: Sie lieben Hybridarbeit. Unsere Untersuchungen zeigen, dass Beschäftigte es zwar bevorzugen, Facharbeit von Zuhause aus zu erledigen, für gemeinschaftliche Aufgaben wie z. B. Mitarbeitereinführungen, persönliche Meetings, Strategieplanungen sowie Schulungen und Aktivitäten zur beruflichen Weiterentwicklung eher das Büro bevorzugen. Darüber hinaus sehen die Angestellten das Büro als einen Ort, an dem sie sich engagieren und Kontakte knüpfen können: 49 % geben an, dass sie das Büro mehr als sozialen Raum betrachten als früher.

Für Unternehmen, die ihre Angestellten zurück ins Büro bringen wollen, bedeutet dies, dass sie die einmalige Chance haben, einen bewussten, zielgerichteten Zeitplan für die Arbeit im Büro zu erstellen, der die Zusammenarbeit fördert und die Teams dabei unterstützt. Zunächst sollten Sie Ihre Angestellten fragen, was ihre bevorzugte Arbeitsweise ist, und darauf dann bewusst Ihren Plan zur Rückkehr ins Büro aufbauen, sodass dieser sowohl die Unternehmenswerte als auch die Bedürfnisse der Angestellten berücksichtigt.

Hier sehen Sie einige weitere Möglichkeiten, die Beweggründe für Ihren Plan zur Rückkehr ins Büro zu definieren:

• Verbinden Sie die Gründe für die Rückkehr ins Büro mit den Geschäftszielen Ihres Unternehmens, um Angestellten eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, warum die Rückkehr ins Büro wichtig ist und wie sie mit der Gesamtstrategie des Unternehmens zusammenhängt.

• Hören — und reagieren — Sie auf das Feedback der Angestellten bezüglich der Rückkehr ins Büro und geben Sie verschiedene Möglichkeiten für Feedback, z. B. durch anonyme Formulare, wöchentliche Updates, Betriebsversammlungen und Sitzungen mit Führungskräften, bei denen man sie alles fragen kann.

• Entwickeln Sie eine bewusste Strategie zur Rückkehr ins Büro, indem Sie Fragen zum Zweck der Rückkehr stellen sowie dazu, ob alle Angestellten je nach Arbeits- oder Teamfunktion zurückkehren müssen und was die Hintergründe für den Plan der Rückkehr ins Büro sind.

• Seien Sie bezüglich Ihrer Pläne zur Rückkehr ins Büro flexibel und ändern Sie diese wenn nötig basierend auf den Gesprächen mit Ihren Angestellten.

2. Holen Sie Ihre Mitarbeiter sicher zurück ins Büro

Die Sorge davor, COVID ausgesetzt zu werden, steht nach wie vor weit oben auf der Liste der Ängste von Angestellten bezüglich der Rückkehr ins Büro. Nach Angaben des Pew Research Center nannten 42 % der Angestellten, deren Arbeitsplätze derzeit geöffnet sind, die Sorge über den Coronavirus als Hauptgrund für die vollständige oder teilweise Arbeit von zu Hause. Darüber hinaus geben weniger als die Hälfte der Angestellten an, dass sie mit den getroffenen Maßnahmen, die sie am Arbeitsplatz vor COVID schützen sollen, zufrieden sind.

Kurz gesagt sind Angestellte trotz des geringeren Schweregrads der aktuellen Varianten immer noch besorgt darüber, dass sie am Arbeitsplatz COVID ausgesetzt sein könnten. Es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie diese Bedenken ausräumen und Ihre Angestellten sicher wieder im Büro begrüßen können, wie z. B.:

• Entwickeln und kommunizieren Sie Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle, wie z. B. Richtlinien zum Abstandhalten, für die Arbeit im Büro.

• Heißen Sie Feedback Ihrer Angestellten zu Sicherheitsprotokollen willkommen und passen Sie Ihren Plan bei Bedarf an.

• Seien Sie flexibel und realistisch bei Ihren Entscheidungen und dem zeitlichen Ablauf der Rückkehr ins Büro, da sich Umstände ändern können.

• Beachten Sie lokale Gesetze und Richtlinien bezüglich Anordnungen und Impfungsanforderungen.

• Erstellen und kommunizieren Sie einen Reaktionsplan für den Fall, dass jemand im Büro COVID-positiv ist.

• Seien Sie flexibel und erstellen Sie Ausnahmen für Angestellte, die Bedenken haben, wie beispielsweise immungeschwächte Mitarbeiter oder diejenigen, deren Kinder nicht geimpft sind. 

3. Schaffen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben

Einer der Hauptvorteile der Umstellung auf die Arbeit von Zuhause war die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie, denn durch den Wegfall der zusätzlichen Zeit für die morgendlichen Vorbereitungen und der langen Pendelzeiten blieb mehr Zeit für Familie und Hobbys. Tatsächlich sagen nach Angaben des Pew Research Centers 64 % der Angestellten, die derzeit wegen der Pandemie zumindest teilweise von Zuhause aus arbeiten, dass Remote-Arbeit ihnen den Ausgleich zwischen Berufs- und Privatleben erleichtert hat.

Die gute Nachricht ist, dass hybride Arbeitszeiten Angestellten solche Vorteile bieten und gleichzeitig die Zusammenarbeit und Verbundenheit mit anderen fördern, die nur die Arbeit im Büro bietet. Unsere Untersuchung zeigte, dass die Generation Z und die Millennials Hybridarbeit bevorzugen, weil ihnen diese einen Ausgleich zwischen dem sozialen Aspekt des Büros und der Konzentrationszeit im Homeoffice ermöglicht. Dies deutet darauf hin, dass eine Umstellung auf Hybridarbeit die Lösung für Unternehmen sein könnte, die nach einem Ausgleich zwischen den Vorteilen im Büro und den Bedürfnissen der Angestellten suchen.

So helfen Sie Ihren Angestellten nach der Rückkehr ins Büro, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben zu erreichen:

• Führen Sie Angestellte langsam zurück ins Büro, indem Sie Ihren zeitlichen Ablaufplan zur Rückkehr ins Büro weit im Voraus kommunizieren und Zeit für die Übergangsphase einplanen. 

• Wenn möglich, bieten Sie flexible Arbeitsoptionen an, wie z. B. hybride Arbeitspläne, synchrone Arbeitstage vor Ort und Zuhause oder die Möglichkeit, dass Angestellte ihre Arbeitsstunden selbst festlegen können.

• Führen Sie Initiativen zur Förderung der psychischen Gesundheit und des Wohlbefindens ein, wie z. B. das Einführen von Tagen der psychischen Gesundheit, die Entwicklung eines Hilfsprogramms für Angestellte, die Bereitstellung von Coaching- und Weiterbildungsprogrammen oder das Angebot von Fitness- und Ernährungshilfen am Arbeitsplatz.

• Um die Rückkehr ins Büro zu vereinfachen, bieten Sie zusätzliche Leistungen, wie z. B. ein Pendlerstipendium oder Verpflegungsoptionen, um der „Lunch-Inflation“ entgegenzuwirken.

4. Legen Sie klare Grenzen fest für Hybrid-Arbeit

Angestellte berichten über ein allgemein besser ausgewogenes Verhältnis von Berufs- und Privatleben, gleichzeitig sagen sie aber auch, dass die Umstellung auf Remote-Arbeit die Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause verschwimmen lässt. Das ist nicht wirklich überraschend, da man dort arbeitet, wo man auch lebt. Laut unserer Untersuchung sagten 37 % der Angestellten, dass ihre Arbeitstage keine klaren Anfangs- und Endzeiten haben. 35 % sagten, dass sie im Vergleich zum letzten Jahr öfter ihre E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten checken.

Für einige werden diese unklaren Grenzen weiterhin bestehen, wenn Remote- oder Hybridarbeit zur Norm wird. Wenn Sie den Plan Ihres Unternehmens für die Rückkehr ins Büro konkretisieren, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, Arbeit und Privatleben klar voneinander zu trennen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Angestellten dabei helfen können, klare Arbeitsgrenzen festzulegen:

• Legen Sie klare Anfangs- und Endzeiten für Arbeitstage fest, sodass Ihre Angestellten wissen, dass nach Feierabend keine Arbeit von ihnen erwartet wird.

• Führen Sie einen Tag ganz ohne Meetings ein, um Angestellten Gelegenheit zu geben, sich ganz auf schwierige Aufgaben zu konzentrieren.

• Ermutigen Sie Ihre Angestellten, sich frei zu nehmen und während ihrer Abwesenheit wirklich abzuschalten.

• Seien Sie ein gutes Vorbild, indem Sie nach Feierabend keine E-Mails senden oder beantworten und bezahlten Urlaub nehmen.

5. Gestalten Sie die Interaktion im Büro neu, um eine bessere Verbundenheit zwischen ihren Angestellten zu fördern

Die Arbeit von zu Hause in Vollzeit mag den einzelnen Arbeitnehmern zu Beginn und am Ende eines jeden Tages mehr „Zeit für sich“ verschafft haben, aber sie führte auch zu einer Entfremdung von den Kollegen. Aufgrund der zunehmenden Zoom-Müdigkeit und des Mangels an natürlichen, spontanen Interaktionen im Büro hatten Angestellte, die aufgrund der Pandemie komplett von Zuhause aus arbeiten, Schwierigkeiten, ihre Arbeitsbeziehungen aufrechtzuerhalten. Tatsächlich hat unsere Untersuchung ergeben, dass 41 % der Arbeitnehmer sich isolierter fühlen, wenn sie von Zuhause aus arbeiten.

Glücklicherweise wird die Rückkehr ins Büro in Vollzeit oder auf hybrider Basis dazu beitragen, das Gefühl der Gemeinschaft und Verbundenheit am Arbeitsplatz, das in den letzten zwei Jahren abgenommen hat, wiederherzustellen und zu fördern. Es ist wichtig, Arbeitszeiten für die Rückkehr ins Büro bewusst festzulegen, um sicherzustellen, dass Angestellte nicht überfordert sind und nicht zurück in schlechte Gewohnheiten aus der Zeit vor der Pandemie fallen, wie z. B. unproduktive Meetings.

So helfen Sie Angestellten, nach ihrer Rückkehr ins Büro wieder Kontakte zueinander aufzubauen:

• Planen Sie COVID-gerechte „Zurück-im-Büro“-Veranstaltungen, um die Zusammenarbeit zu fördern und es neuen Mitgliedern zu erleichtern, einander zu treffen.

• Planen Sie Zeiten für die persönliche Zusammenarbeit vor Ort bewusst und zielgerichtet. Laut unserer Untersuchung bevorzugen es Arbeitnehmer, an langen Meetings von Zuhause aus teilzunehmen, aber persönliche Meetings, Schulungen und Treffen zur Strategieentwicklung im Büro wahrzunehmen. Bedenken Sie dies bei der Planung von Meetings, um sicherzustellen, dass sie nützlich und produktiv sind.

• Veranstalten Sie informelle Meetings, wie z. B. Meetings bei einem Spaziergang, Gespräche bei einem Kaffee oder offene Sprechstunden. 

• Ermutigen oder planen Sie Zeit für synchrone Arbeit im Büro für Mitglieder desselben Teams ein. 

6. Aktualisieren Sie den physischen Arbeitsplatz, um neuen Bedürfnissen Ihrer Angestellten zu entsprechen

Um es klar auszudrücken: Es wird Zeit, sich der Bürokabinen zu entledigen. Für die Rückkehr der Angestellten ins Büro ist eine Umgestaltung des Arbeitsplatzes ein Muss, um eine einladende Arbeitsumgebung zu schaffen, die Zusammenarbeit und Produktivität fördert.

Räumlichkeiten mit einer offenen Sitzordnung, Konferenzräume mit technischen Möglichkeiten für die Telekommunikation und komfortable Pausenräume, die die Zusammenarbeit und Kommunikation erleichtern, sind gefragt. Ebenso können Einrichtungen, die das Wohlbefinden fördern, dabei helfen, das Gemeinschaftsgefühl am Arbeitsplatz zu stärken.

Gleichzeitig ist es wichtig, über eine sichere Art der Kommunikation nachzudenken. Nach zwei Jahren der ständigen sozialen Distanzierung und des Maskentragens kann die Arbeit im Büro etwas angsteinflößend sein. Wenn Sie den Arbeitsplatz umgestalten, bedenken Sie Sicherheitsvorkehrungen, die es Ihren Angestellten ermöglichen, sich sicher und unterstützt zu fühlen.

Hier sind einige Möglichkeiten für die Umgestaltung des physischen Arbeitsplatzes, die den neuen Anforderungen nach COVID entsprechen:

• Befragen Sie Ihre Angestellten dazu, welche Verbesserungen ihnen im Büro helfen würden, ihr Bestes am Arbeitsplatz zu geben, und versuchen Sie, diese entsprechend umzusetzen.

• Erleichtern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie physische Abtrennungen entfernen und flexible Arbeitsbereiche schaffen, die Verbundenheit fördern.

• Gestalten Sie die Bürobereiche um, die den sozialen Kontakt erleichtern, wie z. B. Bereiche für Zusammenarbeit, Pausenbereiche und Gemeinschaftsräume.

• Erstellen Sie „dritte Plätze“ in Ihrem Büro (Arbeitsbereiche, die weder das Zuhause noch ein traditionelles Büro sind), indem Sie beispielsweise Kaffeewagen, Außenbereiche, Büchereien oder Lounge-Bereiche erstellen.

• Treffen Sie Sicherheitsvorkehrungen, wie beispielsweise die Einführung eines strikten Putzplans, die Sicherstellung einer guten Durchlüftung sowie das Durchsetzen von Kapazitätsbegrenzungen.

• Erwägen Sie die Umgestaltung der Bürostruktur, um Sicherheitsabstände zu erlauben, indem Sie beispielsweise Schreibtische weiter auseinanderstellen oder jeden zweiten Schreibtisch unbesetzt lassen.

7. Investieren Sie in Technologien, die den hybriden Arbeitsplatz fördern

Von der Unterstützung der Angestellten bei der Vernetzung bis hin zur Anpassung hybrider Arbeitsmethoden wie Hot-Desking: Die Investition in die richtige Technologie ist entscheidend für eine erfolgreiche Rückkehr ins Büro. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Technologie erfolgreich für die Rückkehr ins Büro nutzen können:

• Führen Sie Software ein, die das hybride Arbeitsmodell unterstützt, wie z. B. ein Kapazitätsmanagement-Tool für das Büro oder eine Hoteling-Software.

• Upgraden Sie bereits vorhandene Technologien, um eine einfache Zusammenarbeit zu ermöglichen, indem Sie sich auf Technologien konzentrieren, die Remote-Arbeitnehmer unterstützen, wie z. B. Tools für das Dokumentenmanagement, die gemeinsame Nutzung von Dateien sowie Cloud-Computing-Optionen.

• Führen Sie Workflow- und Projektmanagement-Tools ein, die dabei helfen, die Zusammenarbeit und die Kommunikation zu verbessern sowie Projekte auf Spur zu halten, ganz gleich von wo Sie arbeiten.

• Upgraden Sie Ihre Telekommunikations-Tools, wie z. B. Videokonferenzen-Software und Kommunikations-Apps.

• Investieren Sie in Technologie, die Gesundheit und Sicherheit fördert, wie beispielsweise Gesundheits-Checks vor dem Einlass, kontaktloses Einchecken der Gäste, sprachgesteuerte Technik und autonome Reinigungstechnologie.

• Upgraden Sie Ihre Cybersicherheits-Protokolle und führen Sie neue Cybersicherheits-Initiativen ein, die darauf ausgerichtet sind, das Risiko zu mindern, das durch eine dezentralisierte Belegschaft entsteht.

Besser arbeiten — zusammen und getrennt

Die Rückkehr ins Büro nach mehr als zwei Jahren Abwesenheit bedeutet eine weitere große Veränderung unserer Arbeitsweise. Da ist es nicht überraschend, dass die Erstellung und Umsetzung eines Plans für die Rückkehr ins Büro zur echten Herausforderung werden kann. Das muss aber nicht so sein.

Unternehmen, die auf die Bedürfnisse ihrer Angestellten eingehen und flexible Prozesse einführen, werden in der Welt nach der Pandemie erfolgreich sein. Ein erfolgreicher Plan zur Rückkehr ins Büro, der zweckgebunden und flexibel ist, und darüber hinaus darauf abzielt, die Zusammenarbeit zu vereinfachen, wird die Moral der Angestellten steigern, ein Gefühl der Gemeinschaft am Arbeitsplatz fördern und eine engagiertere Belegschaft schaffen.