Beseitigen Sie Thrash für immer: 4 Herausforderungen bei der Unternehmensplanung und ihre Lösungen
Ein ganzes Unternehmen zu mobilisieren, ist eine Herausforderung. Prozesse umfassen oft viele Stakeholder und Workflows, während Teams isoliert mit ihren eigenen Tools und Methoden der Zusammenarbeit arbeiten. Infolgedessen kann der Versuch, Ihren Businessplan auszuführen, sich anfühlen, als würde man ein riesiges Tankschiff wenden – langsam, klobig und ineffizient.
Aber das muss nicht sein. Wir haben uns vier häufige Herausforderungen bei der Unternehmensplanung angesehen, damit Sie sich mit den richtigen Lösungen für jede einzelne Herausforderung wappnen können. Das bedeutet, keine unnötige Arbeit und Verwirrung mehr. Stattdessen können Sie jedes Team auf dem Laufenden halten, auch wenn Sie sich an die sich ändernden Geschäftsanforderungen anpassen müssen.
Drei Wege zur Transformation des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen
Sehen Sie sich eine Live-Demo und eine Fragerunde an, die Ihnen helfen, die Zielsetzung zu optimieren, die Jahresplanung zu beschleunigen und die Erfassung strategischer Arbeitsvorgänge zu automatisieren.
1. Es ist schwierig, Pläne abteilungsübergreifend zu koordinieren
Die Mitarbeiter von heute arbeiten 50 Prozent mehr zusammen als noch vor 12 Jahren, aber Unternehmen haben immer noch Schwierigkeiten, ihre Pläne umzusetzen. Tatsächlich erreichen 48 Prozent aller Unternehmen nicht einmal die Hälfte ihrer strategischen Ziele, obwohl ihre Belegschaft mehr als je zuvor zusammenarbeitet.
Laut einer Studie von The Work Innovation Lab ist ein Hauptgrund dafür die kollaborative Überlastung – zu viel Zeit mit Status-Updates, der Teilnahme an Meetings und der Beantwortung von E-Mails und Nachrichten. Eine Überlastung durch zu viel Zusammenarbeit tritt auf, wenn Führungskräfte zu viel Wert auf Zusammenarbeit legen und denken, dass mehr immer besser ist. Infolgedessen übersehen sie die Bedeutung der Koordination, die es Teams ermöglicht, unabhängig voneinander mit vordefinierten Frameworks und Arbeitsweisen zu arbeiten.
Die Unternehmensplanung erfordert eine Menge Koordination. Teams können sich endlos treffen und Pläne diskutieren, aber ohne einen strukturierten Prozess passiert nichts. Wenn es Ihnen also schwerfällt, strategische Pläne in Ihrem Business umzusetzen, sollten Sie nach Möglichkeiten suchen, mehr Struktur einzubauen. Bedenken Sie zu Beginn am besten folgende Punkte:
Die Lösung
Erstellen Sie einen vordefinierten Planungsprozess. Erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Führungskräfte jedes Jahr während der Jahresplanung Pläne erstellen und teilen sollten – einschließlich wichtiger Schritte wie Meetings, Budgetanfragen, Genehmigungen und die Kommunikation von Plänen zwischen Teams. Ein vordefinierter Prozess hilft Teams, während der Planung alle Punkte abzuhaken, ohne wichtige Schritte zu verpassen.
Organisieren Sie sich um Ziele herum. Ziele sind der Nordstern, der Ihre Angestellten durch die Fragen führt, welche Projekte zuerst bearbeitet werden sollten und wie Teamressourcen zugewiesen werden sollten. Wenn Sie Ziele klar kommunizieren, muss Ihr Führungsteam nicht viel Zeit und Aufwand aufwenden, um Mitarbeiter in die richtige Richtung zu lenken. Stattdessen weiß jeder, was für das Business wichtig ist und worauf er sich konzentrieren sollte. Viele Unternehmen verwenden Objectives and Key Results (OKRs), um dies zu erreichen. OKRs folgen diesem einfachen, aber flexiblen Format: „Ich werde (Ziel) und meinen Fortschritt mit (Schlüsselergebnis) messen.“
Zentralisieren Sie die Koordination. Die Planung wird noch komplexer, wenn Teams verschiedene Tools und Prozesse verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen. Stakeholder müssen nicht nur Zeitpläne und Abhängigkeiten koordinieren, sondern auch zusätzliche Zeit für den Austausch und die Suche nach Informationen aufwenden – ein perfektes Rezept für Verzögerungen und Missverständnisse. Bringen Sie stattdessen die Arbeit jedes Teams in eine Plattform für die Zusammenarbeit. Dies vereinfacht den Planungsprozess, indem alle Funktionen an einem Ort kommunizieren, Pläne anzeigen und die Arbeit nachverfolgen können.
Fallstudie: Ziele bei Asana
2. Sie können sich nicht schnell genug an veränderte Business-Anforderungen anpassen
Business ist voller Unbekannter. Es ist schwer vorherzusagen, wann sich der Finanzmarkt ändert, wann Wettbewerber ihre Strategie ändern oder wann andere unvorhergesehene Risiken Ihre Pläne gefährden könnten. Ein großer Teil der Unternehmensplanung ist die Fähigkeit, sich anzupassen, wenn das Unerwartete eintritt. Aber während 60 % der Unternehmen glauben, dass Anpassungsfähigkeit in den letzten zehn Jahren wichtiger geworden ist, geben nur 43 % der Angestellten an, dass ihr Unternehmen gut darin ist, Veränderungen zu bewältigen.
Aber das muss nicht sein. Während es schwierig ist, Ihre Unternehmensstrategie anzupassen, können diese Strategien Teams helfen, sich schnell und reibungslos an sich ändernde Geschäftsanforderungen anzupassen.
Die Lösung
Erstellen Sie einen vordefinierten Prozess für Anfragen und Änderungsanfragen. Die Jahresplanung findet nur einmal im Jahr statt. Bis dahin werden neue Anfragen und Vorhaben aufkommen, und Sie benötigen einen Prozess, um diese neuen Ideen anhand Ihrer bestehenden Ziele zu bewerten und zu priorisieren. Der Aufbau eines standardisierten Prozesses für Arbeitsanfragen hilft Ihrem Unternehmen, flexibel zu bleiben und sich das ganze Jahr über anzupassen. Durch die Klärung der nächsten Schritte und Verantwortlichen für jede neue Anfrage können Teams schneller agieren und bessere Entscheidungen treffen.
Schaffen Sie klare Entscheidungsstrukturen. Wenn Veränderungen stattfinden, muss jemand entscheiden, wie es weitergeht. Planen Sie vorausschauend und erstellen Sie einen Prozess dafür, wie, wann und wer Entscheidungen treffen sollte. Eine Option ist hierbei das RAPID®-Framework, bei dem es um die fünf Schlüsselrollen für wichtige Entscheidungen geht: empfehlen (recommend), zustimmen (agree), ausführen (perform), Input liefern (input) und entscheiden (decide). Wir empfehlen, ein universelles Framework für alle wichtigen Entscheidungen zu verwenden, damit jeder die gleichen Schritte befolgt und hochwertige Entscheidungen trifft.
Erstellen Sie flexible Projekte und Prozesse. Flexibilität ist unerlässlich, um sich ändernde Business-Anforderungen zu erfüllen. Anstatt Pläne mit statischen Dokumenten und Kommunikationstools zu erstellen, bringen Sie sie in eine einzige Plattform für die Zusammenarbeit. Auf diese Weise können Sie Prozesse im gesamten Unternehmen einfach aktualisieren und kommunizieren, wenn Sie Ihren Ansatz ändern müssen. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie müssen die kreative Produktion mit einer Agentur aufstocken. Wenn Ihr kreativer Produktionsprozess bereits in einer Work-Management-Plattform stattfindet, können Sie Übergaben, Automatisierungen und Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen schnell aktualisieren.
3. Sie haben keine verlässlichen Daten, um die Zielerreichung zu verfolgen
Gute Daten sind unerlässlich, um Business-Ziele planmäßig zu erreichen. Andernfalls ist es unmöglich zu wissen, wann Sie Ressourcen verschieben oder Ihre Strategie während der Umsetzung anpassen müssen. Trotz der Bedeutung zuverlässiger Analysen verlassen sich über 80 % der Unternehmen bei der Entscheidungsfindung auf veraltete Daten. Laut einer Studie von Dimensional Research berichten fast neun von zehn Unternehmen, dass sie nicht in der Lage sind, Echtzeit-Analytik aus ihren Altsystemen zu ziehen, um intelligente Business-Entscheidungen zu treffen.
Fehlende Echtzeitdaten gefährden Unternehmensstrategien. Aber diese Taktiken können Ihnen helfen, robustere Analysen zu sammeln, um bessere Entscheidungen schneller zu treffen.
Die Lösung
Zentralisieren Sie die Ziel- und Arbeitsverfolgung. Um den Zielfortschritt zu überwachen, müssen Sie wissen, welche Aufgaben und Meilensteine abgeschlossen wurden, welche überfällig sind und welche anstehen. Es ist fast unmöglich, dies zu tun, wenn Teams die Arbeit an verschiedenen Orten verfolgen (oder wenn sie die Arbeit überhaupt nicht verfolgen). Mit einer Work-Management-Plattform können Sie jede Aufgabe, jeden Meilenstein, jede Abhängigkeit und jedes Fälligkeitsdatum an einem Ort erfassen. So können Sie ganz einfach Berichte erstellen und analysieren, wie viel Fortschritt Sie gemacht haben.
Verknüpfen Sie Ihre Analysetools. Untersuchungen des Work Innovation Lab zeigen, dass Angestellte, die dieselbe Work-Management-Software verwenden, um Fortschritte zu melden und zu verfolgen, sich mit einer um 60 % höheren Wahrscheinlichkeit sehr produktiv fühlen. Anstatt zwischen verschiedenen Analysetools zu wechseln, wählen Sie eine Work-Management-Plattform, die sich in Apps wie Salesforce und Tableau integrieren lässt. Auf diese Weise können Sie die Vorteile mehrerer zuverlässiger Analyseplattformen nutzen und gleichzeitig Daten an einem Ort zentralisieren.
4. Es ist schwierig, Ressourcen auf verschiedene Teams zu verteilen
Jeder Plan benötigt Ressourcen, um reibungslos zu funktionieren. Aber ohne eine umfassende Analytik darüber, woran Teams arbeiten, ist es schwierig, die wichtigsten geschäftskritischen Vorhaben zu besetzen und sicherzustellen, dass die Arbeit nach Plan verläuft. Trotz der Bedeutung der Transparenz ergab ein Bericht von ProSymmetry durchgeführter Bericht, dass 41 % der Befragten Schwierigkeiten haben, die verfügbaren Ressourcen zu überblicken.
Ein Mangel an Transparenz tritt auf, wenn Teams nicht genau dokumentieren, woran die Mitarbeiter arbeiten und zu welchem Zeitpunkt. Stattdessen verlassen sie sich auf die Kommunikation mit Managern und Führungskräften, um die Verfügbarkeit zu bestimmen, was nie eine exakte Wissenschaft ist. Infolgedessen ist es schwierig, genau vorherzusagen, welche Ressourcen für bevorstehende Vorhaben zur Verfügung stehen werden, geschweige denn die aktuellen Teamkapazitäten zu verstehen. Dies ist ein großes Problem –Untersuchungen zeigen, dass die größten Ursachen für schlechtes Ressourcenmanagement ein Mangel an angemessener Prognose und Kapazitätsplanung sind.
Wenn Sie mit dem Ressourcenmanagement zu kämpfen haben, können diese Strategien Ihnen helfen, sich ein vollständiges Bild von den Ressourcen in Ihrem Unternehmen zu machen, damit Sie sicherstellen können, dass die wichtigsten Vorhaben angemessen besetzt sind.
Die Lösung
Verfolgen Sie, wie lange die Arbeit dauert. Dies ist unerlässlich, um genaue Ressourcenpläne zu erstellen. Verwenden Sie eine Zeiterfassungsfunktion oder App, um den Zeitbedarf für verschiedene Arten von Arbeit zu dokumentieren, z. B. die Erstellung einer neuen Webfunktion oder die Erstellung eines Angebots. Mit diesen Daten können Sie messen, wie die tatsächlichen Zeitpläne im Vergleich zu den ursprünglichen Schätzungen in Ihrem Organisationsplan abschneiden, und die Ressourcen entsprechend anpassen.
Überwachen Sie die Arbeitsbelastung des Teams. Um Ressourcen effektiv zuzuweisen, müssen Sie auf einen Blick sehen, woran Teams jetzt und in Zukunft arbeiten. Erstellen Sie ein System, um zu dokumentieren, was jeder zu tun hat und welche neuen Projekte anstehen. Hier kann Work Management Software wirklich glänzen. Da die gesamte Arbeit an einem Ort dokumentiert wird, bietet eine Work-Management-Plattform einen vollständigen Überblick darüber, wie Teams besetzt sind und welche Ressourcen in Ihrem Unternehmen verfügbar sind. So können Sie Arbeitslasten schnell anpassen und die wichtigsten Aufgaben priorisieren.
Optimieren Sie Ihren Planungsprozess
Unternehmensplanung muss nicht so schwierig sein. Erfahren Sie, wie Asana Ihnen helfen kann, einen vollständigen Überblick über den Arbeitsstatus zu erhalten, damit Sie schnell die richtigen Entscheidungen treffen können.
Drei Wege zur Transformation des Projektmanagements in Ihrem Unternehmen
Sehen Sie sich eine Live-Demo und eine Fragerunde an, die Ihnen helfen, die Zielsetzung zu optimieren, die Jahresplanung zu beschleunigen und die Erfassung strategischer Arbeitsvorgänge zu automatisieren.
