Die Verwendung von Expertenurteilen im Projektmanagement

Wann immer an einem Projekt gearbeitet wird, treten Themen, Herausforderungen oder Fragen auf, die man selbst nicht einfach lösen bzw. beantworten kann. Hier kommen Experten ins Spiel. Projektmanager verwenden Expertenurteile, um komplexe Probleme zu lösen, die während wichtiger Projekte auftreten. Solche Experten sind dank ihrer langjährigen Erfahrung qualifiziert, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Erfahren Sie hier, wie genau Expertenurteile funktionieren und wann Sie sie in Ihrer Arbeit verwenden sollten.

Was sind Expertenurteile im Projektmanagement?

Expertenurteil bedeutet, dass Sie die qualifizierte Meinung eines Experten heranziehen. Es ist eine Schätzungsmethodik für die Projektplanung, deren quantitative Details wie Zeitpläne und mögliche Ressourcen von Experten eingeschätzt werden.

Laut dem amerikanischen Project Management Institute (PMI) ist das Expertenurteil eines der am häufigsten verwendeten Tools in der Projektmanagementplanung. Das PMBOK® Handbuch empfiehlt das Expertenurteil als potenzielles Tool in allen seinen sechs Prozessen. Fachwissen ist teuer, daher ist es nicht immer kosteneffektiv, für fachliche Beurteilungen eine Fachperson in Vollzeit anzustellen. Stattdessen engagieren Unternehmen externe Fachleute für Beurteilungen und setzen diese zur Beobachtung und Kontrolle der Projektarbeit in bestimmten Bereichen ein.

Wann und wie Expertenurteile verwendet werden sollten

Einer der häufigsten Gründe für das Heranziehen von Expertenurteilen ist, dass diese in vielen verschiedenen Situationen hilfreich sind. Es ist eine nützliche Art, externe Einblicke in Ihre Arbeit zu erhalten, allerdings ist es auch subjektiv und braucht Richtlinien. Expertenurteile werden oft beim Ressourcenmanagement verwendet. Beispielsweise kann ein Experte Ihnen dabei helfen festzustellen, wie viele Ressourcen Sie für die Markteinführung eines neuen Produkts, einer neuen Funktion oder sogar eines neuen Unternehmens in der Gründungsphase benötigen.

Sie können Expertenurteile darüber hinaus in folgenden Fällen heranziehen:

• Wenn viel auf dem Spiel steht. Wenn ein wichtiges Projekt bevorsteht, ist es hilfreich, eine Bestätigung von Experten einzuholen, bevor Sie den nächsten Schritt unternehmen.

• Vor der eigentlichen Projektplanung. Wenn Sie vor der Erstellung eines Projektplans einen Projektauftrag entwickeln, ist es gegebenenfalls von Vorteil, einen Experten heranzuziehen, der den Auftrag überprüft und dann bestätigt, dass Ihr Projekt durchführbar ist.

• Für das Kostenmanagement. Wenn Sie sich in der Phase der Kostenschätzungen für Produktpreise oder Mitarbeitereinstellungen befinden, kann Ihnen ein Experte dabei helfen, die Kosten so realistisch wie möglich einzuschätzen.

• Während der Entscheidungsfindung. Sie können Expertenurteile in einem Framework wie RACI für die Entscheidungsfindung oder für Routineentscheidungen verwenden. Wenn Sie RAPID verwenden, hilft Ihnen ein Experte in der Rolle eines Entscheidungsträgers dabei, das volle Potential von Expertenmeinungen zu entfalten.

• Bei Prognosen. Experten können Ihnen in der Prognosenphase dabei helfen, Faktoren wie das aktuelle makroökonomische Umfeld oder die Eignung des Marktes abzuwägen, um eine genauere Einschätzung potenzieller Umsätze zu erstellen.

• Für das Risikomanagement. Ein Experte kann Ihre Risikobeurteilung, -analyse und -bewältigung überprüfen und analysieren, um festzustellen, wie hoch die Risiken für verschiedene Szenarien sind, so dass Sie auf alle möglichen Folgen vorbereitet sind.

Wer sind die Experten?

Die Experten variieren je nach Ihren Bedürfnissen. Hier kann es sich sowohl um ein Teammitglied oder auch einen Berater handeln, den Sie für eine spezifische Situation bestellen. Folgende Personengruppen können die Rolle eines Experten einnehmen:

• Interne Teammitglieder eines Projekts. Sehr wahrscheinlich besteht Ihr Team bereits aus Experten. Dies ist die logische (und oft die erste) Stelle, an der Sie nach Experten suchen.

• Fachkräfte. Diese sind Experten mit einer umfassenden Wissensbasis auf einem bestimmten Gebiet. Wenn Sie beispielsweise ein Fertigungsunternehmen managen, werden Sie sehr wahrscheinlich einen Experten in Sachen Beschaffung heranziehen, wenn Sie nach neuen potenziellen Zulieferern suchen. Bei Fachkräften kann es sich um externe Berater oder betriebsinterne Experten handeln. Der Vorteil von externen Beratern ist, dass sie unvoreingenommen an ein Projekt herangehen und somit objektiver sein können.

• Projektmanager. Projektmanager haben oft ein umfassendes Verständnis des eigenen Fachgebiets. Wenn Sie Projektmanager als Experten heranziehen, achten Sie auf Vorurteile, die jemand, der im gleichen Fachgebiet wie Sie tätig ist, mit sich bringen kann.

• Projektbeteiligte. Beteiligte können aus verschiedenen Bereichen kommen und eine Vielzahl unterschiedlicher Positionen übernehmen. Das macht viele von Ihnen zu Experten. Scheuen Sie sich nicht davor, sich auf das wertvolle Urteil solcher Experten zu verlassen.

In 7 Schritten zum Expertenurteil

Es reicht nicht, mit einem Experten bloß zu sprechen. Damit die Zusammenarbeit wirkungsvoll ist, müssen Sie Ihre Bedürfnisse und Erwartungen klar kommunizieren. Indem Sie Input, Output und Erwartungen an ein Projekt eindeutig definieren, können Sie und Ihr Experte von einem strukturierten Prozess für Expertenbeurteilungen profitieren, der alle Beteiligten zufriedenstellt.

1. Recherchieren Sie das Problem

Bevor Sie sich an einen Experten wenden, sollten Sie Ihr Problem genau verstehen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was bereits erledigt wurde, wo das Problem liegt und was Sie sich von Ihrem Experten erhoffen.

2. Schreiben Sie Ihre Fragen auf

Seien Sie so präzise wie möglich. Je spezifischer Ihre Fragen sind, desto besser werden die Antworten des Experten sein. Erstellen Sie auf Grundlage Ihrer vorherigen Recherche klare Fragen. Ihre Fragen dürfen gerne komplex sein, aber sie sollten klar genug sein, so dass der Experte sie verstehen und beantworten kann.

3. Wählen Sie die Experten aus

Wählen Sie Experten, die am besten auf die Bedürfnisse des bestimmten Problems oder Projekts ausgerichtet sind. Wenn Sie beispielsweise am Vertrieb von Produkten arbeiten, sollten Sie Experten einbeziehen, die die Lieferkette und den Zielmarkt Ihrer Branche kennen. Erläutern Sie dann das Problem und stellen Sie ihnen alle Ressourcen und Projektunterlagen zur Verfügung, so dass sie die nötige Grundlage haben, um ein wirksames Urteil fällen zu können.

4. Reichen Sie Ihre Fragen ein

Senden Sie Ihre Fragen an die ausgewählten Experten. Wenn Sie Projektmanagement-Software verwenden, können Sie relevante Analysen und Dokumente direkt an die Fragen anhängen. Sobald die Experten antworten, können Sie die Antworten in Echtzeit einsehen.

5. Überprüfen und analysieren Sie die erhaltenen Beurteilungen

Sobald Sie die Antworten von den Experten erhalten haben, liegt es an Ihnen, diese zu überprüfen und zu entscheiden, wie Sie die erhaltenen Informationen verwenden. Um das Auftreten von Vorurteilen weiter zu verringern und sicherzustellen, dass Sie möglichst genaue Daten erhalten, sollten Sie einen Begutachtungsprozess anwenden, an dem mehrere Experten beteiligt sind.

6. Fassen Sie Beurteilungen in einem Bericht zusammen

Erstellen Sie einen Bericht über alle Beurteilungen, die Sie erhalten, und speichern Sie ihn als ausschlaggebende Informationsquelle, auf deren Grundlage Sie Ergebnisse einfach mit allen Beteiligten teilen können.

7. Kommunizieren Sie die Ergebnisse

Sobald die Ergebnisse vorliegen, senden Sie sie zur Überprüfung an alle Beteiligten. An dieser Stelle sollten Sie besprechen, ob ein weiteres Expertenurteil notwendig ist. Wiederholen Sie den Prozess, wenn Beteiligte Fehler entdecken oder weitere Fragen haben.

Dank Expertenurteilen können Sie sich Spekulationen sparen

Bei der Schätzung von wichtigen Projekten, Produkt- oder Unternehmensinitiativen werden Sie nie 100-prozentig sicher sein können, aber der Einsatz von Experten kann Ihnen helfen, den gewünschten Ergebnissen so nahe wie möglich zu kommen.