Entscheidungsprozess: Der 7-Schritte Leitfaden!

Es vergeht kein Tag, an dem wir keine Entscheidung treffen. Fahren wir mit dem Bus oder mit dem Rad zur Arbeit? Den Kaffee zum Mitnehmen oder zum Hiertrinken? Bar oder mit Karte?

Obwohl wir solche Entscheidungen Tag für Tag treffen, ist dieser Prozess zur Entscheidungsfindung komplexer als Sie vielleicht annehmen. Wie verhält es sich also erst mit Entscheidungen, die eine viel größere Tragweite haben?

In der Arbeitswelt sind Entscheidungen oft nicht so einfach wie beispielsweise, ob Sie Ihren Coffee to go bar oder mit der Karte zahlen möchten. Umso wichtiger ist es, dass Sie den Prozess zur Entscheidungsfindung genau verstehen.

Was ist der Entscheidungsprozess?

Der Entscheidungsfindungsprozess, oder auch decision making process genannt, ist eine Methode zum Sammeln von Informationen, zum Evaluieren von Alternativen und zum abschließenden Treffen einer Entscheidung. Erfahren Sie mehr darüber, wie auch Sie bessere Entscheidungen treffen können.

Der folgende, aus sieben Entscheidungsphasen bestehende Prozess, soll Ihnen die nötige Zuversicht geben, wichtige Entscheidungen zu treffen, die mehrere Beteiligte betreffen. Dieser Prozess kann aber auch für einfachere, alltägliche Entscheidungen angewendet werden.

Die idealen Bedingungen für den Entscheidungsprozess

Bevor Sie sich mit den konkreten Problemen und Situationen auseinandersetzen, sollten Sie vorab einen kritischen Blick auf Ihr Unternehmen werfen: Haben Sie ideale Bedingungen für einen optimalen Entscheidungsprozess (decision making process)? Folgende Punkte sollten Sie beachten:

• Beziehen Sie die richtigen Personen in den Entscheidungsprozess ein: Damit Sie die richtigen Entscheidungen treffen können, sollten auch die richtigen Personen im Prozess miteingebunden sein. Dies bedeutet aber auch, dass eine gewisse Diversität der Personen vorteilhaft ist. So kommen unterschiedliche Ansichten zusammen und das Entscheidungsproblem wird aus mehr Blickpunkten betrachtet.

• Stellen Sie die Entscheidungsfindung in den Vordergrund: Bei effizienten Meetings im Entscheidungsprozess sollte es nicht nur zum reinen Informationsaustausch und zur Diskussion kommen. Vorteilhaft wäre es, wenn Sie vorab wichtige Informationen mit den Teilnehmern des Entscheidungsfindungsprozess teilen. Das Meeting sollte dann von Ihnen so gelenkt werden, dass lange Diskussionen vermieden werden, wo es nur geht. Schlussendlich soll eine Entscheidung getroffen werden.

Die 7 Schritte des Entscheidungsprozesses

Schritt 1: Analysieren Sie die Entscheidungssituation

Wenn Sie vor einer Entscheidung stehen, fragen Sie sich zunächst Folgendes:

• Welches Problem möchte ich mit der Entscheidung lösen?

• Welches Ziel möchten Sie mit dieser Entscheidung erreichen?

• Wie definieren Sie Erfolg?

Diese Fragen dienen als eine Methode zur Zielsetzung, mithilfe derer Sie mögliche Lösungen identifizieren können. Dazu sollten Sie die Problemformulierung so detailliert wie möglich gestalten. Wenn Sie Probleme, die Sie lösen wollen, klar identifiziert haben, stehen Ihnen umso mehr Informationen zur Verfügung, anhand derer Sie Ihre Problemlösungsstrategie erarbeiten können.

Schritt 2: Sammeln Sie relevante Informationen

Wenn Sie eine Entscheidung treffen möchten, sollten Sie dies auf Basis bestimmter Informationen tun. Besitzt Ihr Team bereits Erfahrungen mit dem Problem, das Sie lösen möchten? Wurden bereits Anstrengungen unternommen, das Problem zu lösen?

Es ist wichtig, auch Informationen außerhalb Ihres Teams oder Unternehmens zu berücksichtigen, denn ein effektiver Entscheidungsfindungsprozess kann nur geschehen, wenn Informationen aus möglichst vielen Bereichen genutzt werden. Stellen Sie Informationen externer Ressourcen zusammen, sei es durch Marktforschung, Beratungsunternehmen oder Kollegen aus einem anderen Unternehmen, die bereits Erfahrungen in dem Bereich gesammelt haben – so erhalten Sie Informationen, die Ihrem Team verschiedene Lösungsansätze aufzeigen. Rufen Sie sich immer ins Gedächtnis, dass fehlende Informationen auch zu falschen Entscheidungen führen können.

Schritt 3: Finden Sie alternative Lösungen

In diesem Schritt vom decision-making-process sollten Sie diverse Lösungsansätze für das aktuelle Problem zusammenstellen. Mehr als eine mögliche Lösungsstrategie in Ihrem Repertoire zu haben, hilft Ihnen bei Geschäftsentscheidungen, da verschiedene Beteiligte je nach Rolle verschiedene Ansprüche haben können. Sucht ein Unternehmen etwa nach einem passenden Work Management Tool, könnte das Designteam unter Umständen andere Anforderungen daran haben als das Entwicklerteam. Wenn Sie sich von Anfang an nur auf eine Lösung festlegen, könnte dies zu einer unvorteilhaften Entscheidung führen.

Schritt 4: Wägen Sie Ihre Erkenntnisse anhand der Entscheidungstheorie ab

In diesem Schritt vom Entscheidungsverfahren kommt die Entscheidungstheorie zur Anwendung. Hier betrachten Sie erneut alle Alternativen, die Sie bisher gefunden haben und legen fest, inwiefern sie zur Lösung Ihres Problems beitragen. Ihr Team identifiziert anschließend die Vor- und Nachteile der jeweiligen Optionen und sortiert nach und nach die weniger geeigneten Ideen aus.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Ihr Team die gefundenen Lösungen gegeneinander abwägen kann:

• Pro-und-Kontra-Liste

• SWOT-Analyse

• Entscheidungsmatrix

Schritt 5: Wählen Sie die beste Alternative aus

Im nächsten Schritt vom Entscheidungsprozess treffen Sie Ihre eigentliche Entscheidung. Rufen Sie sich noch einmal alle relevanten Informationen vor Ihr geistiges Auge, behalten Sie ein klares Ziel im Blick und berücksichtigen Sie dabei, welchen Einfluss Ihre Entscheidung auf die jeweiligen Beteiligten haben wird. Beachten Sie dabei auch, dass Sie die Mitarbeiter bei der Entscheidung teilhaben lassen. Konzepte wie New Work bestätigen, dass Mitarbeiter effizienter und motivierter arbeiten, wenn sie ein Mitbestimmungsrecht im Unternehmen haben.

Manchmal ist die richtige Entscheidung nicht etwa eine der Handlungsalternativen, sondern eine Mischung aus verschiedenen Lösungen. Eine effektive Entscheidungsfindung umfasst kreative Problemlösungsansätze und unkonventionelles Denken – versteifen Sie sich also nicht zu sehr auf eine der Lösungen.

Wir bei Asana versuchen um jeden Preis, faule Kompromisse zu vermeiden. Wenn man sich für eine bestimmte Option entscheidet, bedeutet dies oft, auf Vorteile der jeweils anderen Optionen verzichten zu müssen. Versuchen Sie stattdessen, Lösungsansätze zu erarbeiten, die möglichst viele Vorteile kombinieren.

Schritt 6: Machen Sie Nägel mit Köpfen

Sobald der Entscheidungsverantwortliche grünes Licht gibt, ist es an der Zeit, konkrete Schritte einzuleiten. Investieren Sie etwas Zeit in die Erstellung eines Implementierungsplans, damit Ihr Projekt-Team auf das, was nun folgt, vorbereitet ist. Danach ist es Zeit, Ihren Plan umzusetzen, Fortschritte nachzuverfolgen und so zu erkennen, ob Ihre Entscheidung die richtige war.

Schritt 7: Überprüfen Sie Ihre Entscheidung und deren Auswirkungen (sowohl positiv als auch negativ)

Sobald Sie eine Entscheidung getroffen haben, ziehen Sie die Erfolgskennzahlen zu Rate, die Sie in Schritt 1 festgelegt haben. So können Sie sehen, ob Ihre Lösung, die Sie im Entscheidungsprozess getroffen haben, die Erfolgskriterien für Ihr Team erfüllt.

Im Folgenden einige hilfreiche Fragen, die Ihnen bei der Überprüfung Ihrer Entscheidung helfen können:

• Hat Ihre Entscheidung das Problem lösen können, das Ihr Team im ersten Schritt definiert hat?

• Hat die Entscheidung einen positiven oder negativen Einfluss auf Ihr Team gehabt?

• Welche Beteiligten haben von Ihrer Entscheidung profitiert? Welche Beteiligten haben dadurch einen Nachteil erfahren?

Wenn diese Lösung nicht die beste Entscheidung war, könnte Ihr Team womöglich von einer Form des iterativen Projektmanagements profitieren. Mit diesem Management-Ansatz kann Ihr Team schnell auf Änderungen reagieren und anhand der zur Verfügung stehenden Ressourcen die besten Entscheidungen treffen.

Die verschiedenen Modelle zur Entscheidungsfindung

Die meisten Entscheidungsmodelle beinhalten dieselben sieben Schritte, doch es gibt auch andere Ansätze, mit denen Sie zur richtigen Entscheidung kommen können.

Rationaler Entscheidungsprozess

Dieses Entscheidungsfindungsmodell ist das Modell, das Ihnen am häufigsten begegnen wird. Für das Modell spricht, dass es logisch und nachvollziehbar ist. Die sieben Schritte, die wir Ihnen im bisherigen Verlauf dargelegt haben, sind Bestandteile des rationalen Entscheidungsfindungsmodells.

Wenn Ihre Entscheidung große Auswirkungen auf Ihr Team hat und Sie deshalb die bestmögliche Lösung finden müssen, ist dies der Entscheidungsprozess der Wahl. Er erfordert, dass Sie möglichst unvoreingenommen alle verschiedenen Standpunkte berücksichtigen, damit das Ergebnis des Entscheidungsfindungsprozess für alle Beteiligten optimal ausfällt.

Intuitiver Entscheidungsprozess

Dieser Entscheidungsprozess basiert nicht auf Daten oder Hintergrundinformationen, sondern auf Bauchgefühl und die jeweilige Entscheidungssituation. Wer diesen Ansatz verfolgt, sollte über umfassende Erfahrungen verfügen und in der Lage sein, anhand seiner Instinkte Muster zu erkennen.

Dieser Ansatz ist unter Entscheidungsträgern beliebt, die bereits viel Erfahrung mit der Lösung ähnlicher Probleme besitzen und eine entsprechende Erfolgsbilanz vorweisen können. Diese können die Entscheidungssituation und das relevante Entscheidungsproblem leicht erkennen und instinktiv die richtige Entscheidung treffen.

Kreativer Entscheidungsprozess

Die kreative Entscheidungsfindung umfasst das Sammeln von Informationen und Erkenntnissen über ein Problem und das anschließende Entwickeln von Lösungsansätzen, ähnlich wie beim rationalen Entscheidungsfindungsmodell.

Der Unterschied besteht darin, dass man nicht etwa wie sonst die Vorteile gegen die Nachteile abwägt, sondern versucht, nicht zu angestrengt über die eigentliche Lösung nachzudenken. Das Ziel besteht darin, sich vom Unterbewusstsein führen zu lassen und so zu einer Lösung zu kommen – so wie es auch beim intuitiven Entscheidungsmodell der Fall ist.

Am besten lässt sich dieser Ansatz in einem iterativen Prozess anwenden, damit Teams ihre Lösungen bei sich verändernden Umständen problemlos anpassen und testen können.

Verfolgen Sie wichtige Entscheidungen mit einem Work Management Tool

Wichtige Entscheidungen durchzuführen und nachzuverfolgen kann schnell zur Herausforderung werden, wenn es dazu keinen etablierten Entscheidungsprozess gibt. Erfahren Sie mehr darüber, wie ein Work Management Tool wie Asana Ihrem Team dabei helfen kann, an einem zentralen Ort wichtige Entscheidungen nachzuverfolgen, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und den Fortschritt der Arbeit im Blick zu behalten.