Die beste Workflow-Management-Software: 10 Tools im Vergleich

Eine Anfrage geht per E-Mail ein, die zugehörige Datei liegt in einem gemeinsamen Ordner und die Genehmigung erfolgt im Chat. Solange nur wenige Personen beteiligt sind, kann diese Arbeitsweise funktionieren. Mit zusätzlichen Aufgaben und Übergaben wird es jedoch schwieriger, den aktuellen Stand zu erkennen und Fristen einzuhalten.

Eine passende Workflow-Management-Software verbindet die einzelnen Arbeitsschritte. Teams sehen, wer verantwortlich ist, welche Informationen benötigt werden und was als Nächstes passieren soll. Wiederkehrende Abläufe werden nachvollziehbar, während Automatisierungen die manuelle Koordination reduzieren können.

Die beste Software für Workflowmanagement hängt davon ab, ob Sie vor allem Teamarbeit organisieren, Anwendungen miteinander verbinden oder umfangreiche Geschäftsprozesse abbilden möchten.

Was ist Workflow-Management-Software?

Workflow-Management-Software unterstützt Teams dabei, Arbeitsabläufe zu definieren, auszuführen und zu überwachen. Sie verbindet Aufgaben mit Verantwortlichen, Fristen, Bedingungen und festgelegten nächsten Schritten.

Im Unterschied zu einer einfachen Aufgabenliste bildet sie auch die Zusammenhänge zwischen den Arbeitsschritten ab. Typische Einsatzbereiche sind interne Anfragen, Budgetgenehmigungen, die Einführung neuer Mitarbeiter oder die Koordination von Marketingkampagnen.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter reicht eine Anfrage über ein Formular ein. Die Software erfasst die benötigten Informationen und weist die Überprüfung einer verantwortlichen Person zu. Nach der Genehmigung kann eine entsprechend eingerichtete Automatisierung den Status ändern und den nächsten Bearbeiter benachrichtigen.

Welche Schritte automatisch ausgeführt werden können, hängt von der Plattform, dem gebuchten Angebot und den angebundenen Anwendungen ab. Eine automatische Rechnungserstellung erfordert beispielsweise eine passende Verbindung zum Rechnungssystem.

Für wen eignet sich Workflow-Management-Software?

Workflow-Management-Software eignet sich besonders für Teams mit wiederkehrenden Übergaben, Genehmigungen und Abstimmungsprozessen. Sie kann helfen, wenn Verantwortlichkeiten unklar sind, Informationen mehrfach erfasst werden oder der Bearbeitungsstand regelmäßig erfragt werden muss.

• Projektmanager koordinieren Aufgaben, Zeitpläne und Abhängigkeiten.

• Operations-Teams standardisieren Abläufe und prüfen, an welchen Stellen Verzögerungen entstehen.

• Kreativ- und Marketingteams organisieren Anfragen, Inhalte, Feedback und Genehmigungen.

• Personalabteilungen strukturieren Onboarding, interne Anfragen und wiederkehrende Verwaltungsprozesse.

Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Art der Zusammenarbeit. Für eine einfache persönliche Aufgabenliste kann ein schlankes Tool ausreichen. Wenn mehrere Personen einen gemeinsamen Prozess bearbeiten, wird eine nachvollziehbare Workflow-Struktur wichtiger.

Workflow-Management-Software im Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt die unterschiedlichen Schwerpunkte der zehn Lösungen. Einige Tools organisieren die tägliche Teamarbeit, andere konzentrieren sich auf die Automatisierung zwischen Anwendungen oder auf formularbasierte Geschäftsprozesse.

So vergleichen wir die Workflow-Tools

Für diesen Workflowmanagement-Software-Vergleich betrachten wir, wie die Plattformen Aufgaben, Übergaben und wiederkehrende Prozesse unterstützen. Dabei berücksichtigen wir unterschiedliche Anforderungen: Ein Marketingteam benötigt andere Funktionen als ein Team, das Daten zwischen mehreren Anwendungen verarbeitet.

Besonders relevant sind folgende Kriterien:

• Integrationen: Welche bestehenden Anwendungen lassen sich anbinden und welche Informationen werden übertragen?

• Einrichtung und Bedienung: Können die verantwortlichen Personen Workflows selbst erstellen und pflegen? Wann wird technische Unterstützung benötigt?

• Zusammenarbeit und Kontrolle: Lassen sich Verantwortlichkeiten, Berechtigungen und Bearbeitungsstände nachvollziehbar verwalten?

• Erweiterbarkeit und Kosten: Wie verändern sich Funktionsumfang, Verwaltungsaufwand und Kosten bei mehr Nutzern oder zusätzlichen Automatisierungen?

No-Code- und Low-Code-Funktionen können die Einrichtung erleichtern. Komplexe Prozesslogik, Datenverbindungen und Fehlerbehandlung benötigen trotzdem sorgfältige Planung.

1. Asana: Die beste Wahl für teamübergreifende Workflows

Asana eignet sich für Teams, die ihre Arbeitsabläufe gemeinsam mit Aufgaben und Projekten verwalten möchten. Verantwortlichkeiten, Fristen und Abhängigkeiten bleiben mit der Arbeit verbunden. Über verschiedene Projektansichten können Teams sowohl einzelne Aufgaben als auch den gesamten Ablauf betrachten.

Formulare unterstützen die strukturierte Erfassung neuer Anfragen. Automatisierungen können Aufgaben zuweisen, Statusangaben ändern und Übergaben auslösen. Mit AI Studio lassen sich KI-Schritte in geeignete Abläufe einbauen. AI Teammates können ergänzend ausgewählte Aufgaben im gemeinsamen Arbeitskontext unterstützen.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Klare Verantwortlichkeiten; flexible Projektansichten; strukturierte Anfrageerfassung; Automatisierungen; Verbindung von Projektarbeit und Zielen.

• Nachteile: Der benötigte Funktionsumfang hängt vom Abo und gegebenenfalls zusätzlichen Angeboten ab. Für spezielle Datenverarbeitung oder die Automatisierung externer Systeme können ergänzende Integrationen erforderlich sein.

2. monday.com: Die beste Wahl für visuelle Workflow-Übersichten

monday.com eignet sich für Teams, die Arbeitsabläufe über anpassbare Boards organisieren möchten. Status, Verantwortliche, Termine und weitere Informationen lassen sich in unterschiedlichen Spalten darstellen.

Automatisierungen können wiederkehrende Schritte unterstützen, etwa Benachrichtigungen bei Statusänderungen. Dashboards ergänzen den Überblick über die Arbeit. Damit mehrere Teams konsistent arbeiten, sind gemeinsame Regeln für Boards, Statusangaben und Zuständigkeiten hilfreich.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Visuelle Darstellung; anpassbare Boards; Dashboards; Automatisierung wiederkehrender Schritte.

• Nachteile: Unterschiedliche Boardstrukturen können die gemeinsame Übersicht erschweren; erweiterte Funktionen und Automatisierungskontingente hängen vom gewählten Angebot ab.

3. ClickUp: Die beste Wahl für individuell konfigurierte Workflows

ClickUp verbindet Aufgaben, Dokumente und weitere Arbeitsfunktionen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Teams können ihre Arbeit über eine mehrstufige Hierarchie und unterschiedliche Ansichten organisieren.

Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten sind besonders dann hilfreich, wenn unterschiedliche Arbeitsbereiche eigene Statusangaben, Felder oder Darstellungen benötigen. Für einen verständlichen Einstieg sollten Teams zunächst festlegen, welche Funktionen sie tatsächlich verwenden und wie gemeinsame Abläufe aufgebaut werden.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Umfangreicher Funktionsumfang; anpassbare Ansichten und Statusangaben; Verbindung von Aufgaben und Dokumentation.

• Nachteile: Viele Konfigurationsmöglichkeiten erhöhen den Einrichtungsaufwand; ohne gemeinsame Standards können Arbeitsbereiche unübersichtlich werden.

Entdecken Sie die Möglichkeiten von Asana für das Workflow-Management

Verbinden Sie Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Übergaben in einem gemeinsamen Arbeitsbereich. Mit Workflow-Management in Asana können Teams Abläufe strukturieren und wiederkehrende Arbeit nachvollziehbar organisieren.

4. Zapier: Die beste Wahl für Automatisierungen zwischen Anwendungen

Zapier eignet sich für Teams, die Aktionen zwischen unterschiedlichen Anwendungen verbinden möchten. Ein sogenannter Zap besteht aus einem Auslöser und einer oder mehreren anschließenden Aktionen.

Ein neuer Formulareintrag kann beispielsweise eine Aufgabe in einer anderen Anwendung erstellen und eine Benachrichtigung auslösen. Die Zap-Workflows ergänzen damit häufig die Plattform, auf der ein Team seine tägliche Arbeit organisiert.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Viele Anwendungsverbindungen; Automatisierung wiederkehrender Datenübertragungen; mehrstufige Abläufe ohne klassische Programmierung.

• Nachteile: Mehrstufige Zaps setzen ein kostenpflichtiges Angebot voraus. Außerdem sollten Teams die

  Abrechnung nach ausgeführten Aufgaben und den Aufwand für die Überwachung berücksichtigen.

5. Make: Die beste Wahl für mehrstufige Automatisierungslogik

Make eignet sich für Teams, die Daten zwischen Anwendungen verarbeiten und dabei unterschiedliche Bedingungen berücksichtigen möchten. Im visuellen Szenario-Editor werden die einzelnen Schritte miteinander verbunden.

Router ermöglichen verschiedene Verarbeitungspfade. Mit Iteratoren lassen sich mehrere Elemente einer Datensammlung einzeln weiterverarbeiten. Diese Möglichkeiten sind hilfreich, wenn ein Ablauf über eine einfache Verbindung zwischen zwei Anwendungen hinausgeht.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Visuelle Darstellung von Automatisierungen; Verzweigungen; flexible Datenverarbeitung; detaillierte Konfiguration.

• Nachteile: Komplexe Szenarien benötigen technisches Verständnis, Tests und Fehlerbehandlung. Kosten und Wartungsaufwand sollten anhand des tatsächlichen Ablaufs bewertet werden.

6. Smartsheet: Die beste Wahl für tabellenbasierte Workflows

Smartsheet eignet sich für Teams, die eine tabellenorientierte Arbeitsweise mit Projektmanagement und Automatisierung verbinden möchten. Aufgaben, Verantwortliche und Termine lassen sich in Rasteransichten verwalten und durch weitere Projektansichten ergänzen.

Automatisierte Benachrichtigungen und Aktualisierungsprozesse können die manuelle Nachverfolgung reduzieren. Für zeitlich voneinander abhängige Aufgaben helfen Projektzeitpläne und Gantt-Diagramme, die Reihenfolge und Auswirkungen von Änderungen sichtbar zu machen.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Tabellenbasierte Organisation; Projektplanung und Abhängigkeiten; automatisierte Abläufe; unterschiedliche Ansichten.

• Nachteile: Umfangreiche Tabellen benötigen klare Strukturen und Pflege; bestimmte erweiterte Funktionen können zusätzliche Angebote erfordern.

7. Nintex: Die beste Wahl für umfangreiche Geschäfts- und Dokumentenprozesse

Nintex eignet sich für Organisationen, die Geschäftsprozesse dokumentieren und mehrere Automatisierungsbereiche miteinander verbinden möchten. Die Plattform bietet unter anderem Funktionen für Prozessmanagement, Formulare, Workflow-Automatisierung und Dokumentenprozesse.

Die Nintex-Plattform ist besonders dann interessant, wenn ein Unternehmen nicht nur Aufgaben verteilen, sondern vollständige Abläufe zwischen Personen, Informationen und Systemen gestalten möchte. Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Zugriffsrechte sollten dabei bereits in die Prozessplanung einfließen.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Verbindung von Prozessmanagement und Automatisierung; formular- und dokumentenbezogene Abläufe; umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten.

• Nachteile: Funktionsumfang und Einführung müssen auf die benötigten Produkte abgestimmt werden; komplexe Prozesse benötigen klare Zuständigkeiten für Einrichtung und Betrieb.

8. Kissflow: Die beste Wahl für formularbasierte Geschäftsprozesse

Kissflow eignet sich für Unternehmen, die interne Anwendungen und wiederkehrende Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform aufbauen möchten. Typische Einsatzbereiche sind Anfragen, Genehmigungen und administrative Abläufe.

Die Prozessfunktionen von Kissflow verbinden Formulare, Bearbeitungsschritte und Berechtigungen. Teams können damit festlegen, welche Informationen benötigt werden und wer sie in einer bestimmten Phase sehen oder bearbeiten darf.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Formulare und Prozessgestaltung auf einer Plattform; Unterstützung interner Anwendungen; differenzierbare Rollen und Zugriffsrechte.

• Nachteile: Auch visuell erstellte Prozesse benötigen sorgfältige Planung; prüfen Sie, welche Integrationen und Anpassungen Ihr konkreter Ablauf erfordert.

9. Airtable: Die beste Wahl für datenreiche Workflows

Airtable eignet sich für Teams, deren Arbeit stark von miteinander verbundenen Informationen abhängt. Beispiele sind Inhalte, Kampagnen, Produkte, Ansprechpartner oder Ressourcen.

Über verknüpfte Datensätze können Teams Zusammenhänge zwischen diesen Informationen abbilden. Eigene Oberflächen und Automatisierungen ergänzen die Datenstruktur. So lassen sich Arbeitsbereiche erstellen, die auf die Informationsbedürfnisse unterschiedlicher Rollen zugeschnitten sind.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Flexible Datenstruktur; verknüpfte Datensätze; anpassbare Oberflächen; Automatisierungen auf Basis der erfassten Informationen.

• Nachteile: Das Datenmodell muss vorab durchdacht werden; Änderungen an Feldern und Verknüpfungen können Auswirkungen auf mehrere Ansichten und Automatisierungen haben.

10. Pipefy: Die beste Wahl für standardisierte Anfragen und Genehmigungen

Pipefy eignet sich für Teams, die wiederkehrende Anfragen über festgelegte Bearbeitungsphasen führen möchten. Formulare helfen dabei, die benötigten Informationen bereits beim Start eines Vorgangs einzusammeln.

Über Start- und Phasenformulare lassen sich Informationen zu Beginn und während der Bearbeitung ergänzen. Pflichtfelder und definierte Prozessphasen unterstützen eine konsistente Bearbeitung, beispielsweise in Einkaufs-, Personal- oder internen Serviceprozessen.

Vor- und Nachteile

• Vorteile: Strukturierte Anfrageerfassung; definierte Bearbeitungsphasen; Formulare für unterschiedliche Prozessschritte; Unterstützung wiederkehrender Genehmigungen.

• Nachteile: Stark standardisierte Abläufe müssen sinnvoll mit Ausnahmen umgehen können; für flexible Projektplanung sollten Sie die benötigten Funktionen gesondert prüfen.

So führen Sie Workflow-Management-Software in Ihrem Team ein

Die Auswahl eines Tools ist nur der erste Schritt. Für eine erfolgreiche Einführung müssen Teams verstehen, wie der neue Ablauf funktioniert, wer ihn verantwortet und welche Informationen verbindlich in der Software gepflegt werden.

Ein überschaubarer Pilotprozess hilft dabei, diese Fragen zu klären, bevor Sie weitere Bereiche einbeziehen.

1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Engpässe

Untersuchen Sie einen bestehenden Ablauf vom Start bis zum Abschluss. Wo fehlen Informationen? Welche Genehmigungen dauern lange? An welchen Stellen werden Daten mehrfach eingegeben?

Eine Prozessdarstellung hilft dabei, Schritte und Übergaben sichtbar zu machen. Wählen Sie anschließend ein konkretes Problem aus, das Sie mit der neuen Software verbessern möchten.

2. Priorisieren Sie die benötigten Integrationen

Erfassen Sie, welche Anwendungen am Prozess beteiligt sind und welche Daten zwischen ihnen übertragen werden müssen. Dazu können Slack, Google Drive, Microsoft Teams oder Ihr CRM gehören.

Prüfen Sie, ob eine vorhandene Integration den gewünschten Ablauf unterstützt. Legen Sie außerdem fest, welches System für welche Information maßgeblich ist und wer die Verbindung betreut. Eine technische Verbindung allein stellt noch keinen verlässlichen Prozess sicher.

3. Beginnen Sie mit einer Pilotphase

Testen Sie den Workflow mit einer kleinen Gruppe und realistischen Vorgängen. Berücksichtigen Sie neben dem normalen Ablauf auch fehlende Angaben, abgelehnte Anfragen und geänderte Verantwortlichkeiten.

Beobachten Sie, ob Übergaben funktionieren und die Beteiligten den aktuellen Stand erkennen können. Passen Sie den Prozess anhand dieser Erfahrungen an, bevor Sie weitere Teams einbeziehen.

4. Investieren Sie in Schulungen und Dokumentation

Zeigen Sie den Beteiligten die Arbeitsschritte, die sie tatsächlich benötigen: Anfragen erfassen, Aufgaben übernehmen, Informationen ergänzen und Genehmigungen bearbeiten.

Halten Sie kurze Anleitungen und passende Beispiele bereit. Dokumentieren Sie außerdem, wer Fragen beantwortet und Änderungen am Workflow freigibt. So bleibt der Ablauf auch dann verständlich, wenn neue Mitarbeiter hinzukommen.

Häufige Fallstricke bei der Workflow-Automatisierung

Automatisierung kann die Zusammenarbeit erleichtern. Ihr Nutzen hängt jedoch davon ab, ob der zugrunde liegende Prozess sinnvoll aufgebaut ist und zuverlässig betreut wird.

Unklare oder ungeeignete Abläufe automatisieren

Wenn Zuständigkeiten und Entscheidungskriterien unklar sind, löst eine Automatisierung das Problem nicht. Sie kann dazu führen, dass fehlerhafte Informationen schneller weitergegeben werden.

Vereinfachen Sie deshalb zunächst den Ablauf. Automatisieren Sie anschließend Schritte, die regelmäßig vorkommen, klare Regeln haben und spürbar manuellen Aufwand verursachen.

Menschliche Entscheidungen nicht ausreichend berücksichtigen

Nicht jede Entscheidung lässt sich sinnvoll in feste Regeln übersetzen. Bei Genehmigungen, Kundenkommunikation und inhaltlichen Bewertungen kann Kontext entscheidend sein.

Legen Sie fest, welche Schritte automatisch ausgeführt werden dürfen und wann eine Person prüfen oder entscheiden soll. Vermeiden Sie außerdem unnötige Benachrichtigungen, die wichtige Hinweise überlagern.

Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten vernachlässigen

Verbundene Anwendungen können Informationen zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen übertragen. Prüfen Sie deshalb, wer Projekte, Dateien und Prozessdaten sehen oder verändern darf.

Benennen Sie außerdem Verantwortliche für den laufenden Betrieb. Dazu gehören die Kontrolle fehlgeschlagener Ausführungen, die Pflege von Integrationen und die Anpassung des Workflows bei Prozessänderungen.

Organisieren und automatisieren Sie Ihre Workflows mit Asana

Die passende Workflow-Management-Software verbindet klare Abläufe mit verständlicher Zusammenarbeit. Asana unterstützt Teams dabei, Aufgaben zu koordinieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und wiederkehrende Übergaben zu strukturieren.

Mit Formularen können Sie Anfragen einheitlich erfassen. Automatisierungen unterstützen die Weiterleitung und Bearbeitung, während benutzerdefinierte Felder wichtige Prozessinformationen sichtbar machen. AI Studio und AI Teammates ergänzen geeignete Abläufe um KI-Unterstützung.

Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Prozess und entwickeln Sie daraus einen Workflow, den Ihr Team gemeinsam nutzt und regelmäßig verbessert.

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Häufig gestellte Fragen zu Workflow-Management-Software