會議日程範本

富有成效的會議需要清晰的結構和目的。使用我們的免費會議日程範本將會議的運行方式標準化,同時釐清職責,讓您得以更快地開始協作。

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您上一次離開會議時問「這場會議的意義是什麼?」是什麼時候?如果您和許多員工一樣,平均每週浪費三個小時在不必要的會議上,那麼您自問這個問題的頻率可能很高。

缺乏重點、效率低下的會議似乎是辦公室中不可避免的一部份,但事實並非如此。請明確定義會議的目的和目標、為團隊成員設定期望,並釐清職責,如此便可重新為會議帶來意義。這就是會議日程範本派上用場之處。

[產品 UI] Asana 中的會議日程範本範例,試算表風格的專案檢視 (清單)

什麼是會議日程?

最基本的會議日程是一份大綱,用以指明您的團隊在特定會議期間可能討論的主題和談話要點。設計精良的會議日程可供您的團隊根據會議目的調整及設定會議期望,從而幫助建立有效的會議。透過清楚地概述團隊中誰負責哪些主題、這些主題的優先層級,並為每項討論要點分配時間長度,您便能使會議順利進行且目的明確。 

什麼是會議日程範本?

會議日程範本是一種可重複使用的資源,它列出了會議的基本要素。會議若要有效,就必須帶有目的和明確定義的期望。會議日程範本可以闡明會議將涵蓋的內容、每個團隊成員的角色和職責,以及任何由此產生的行動項目,從而幫助促進會議的有效性。例如,您的會議日程範本可能會包括討論的主題、每個主題的主講人,以及該主題在會議中分配到的時間長度。

使用我們的免費會議日程範本,您便可以省去在每次會議前建立會議日程的前期工作,讓您和您的團隊能夠更快地開始協作,並完成高影響力的工作。此外,您可以使用工作管理平台中的會議日程範本,將過去會議的資訊 (例如會議錄音檔和筆記) 統一集中在一個易於存取的位置。 使用會議日程範本可以讓您做到:

  • 將會議進行的方式標準化。 

  • 使每個人都就會議的目的、目標及職責達成一致共識。

  • 更有效地運用會議時間。

  • 利用指定的主題、時間分配及主題優先順序來維持會議的重點和生產力。

  • 擷取會議中擬定的行動項目,並將其指派給合適的團隊成員。

  • 在一個易於存取的位置協調工作及進行協作。

使用範本

不同類型的會議日程範本

我們的基本會議日程範本可作為一個很有幫助的基礎,從一次性同步到每週團隊會議等所有內容皆可適用,但某些會議需要更具體的結構。例如,與直接下屬舉行的一對一會議,和與董事會及外部專案關係人舉行的董事會會議,這兩種會議大有不同。

無論召開的是哪種類型的會議,都有其適用的範本。請查看可用的會議範本類型,以找到適合您需求的範本。

  • 專案啟動會議:以正確的方式啟動您的專案,並透過專案啟動會議來讓您的團隊達成資訊同步。使用此啟動會議範本來組織及標準化各種專案的啟動會議。

  • 一對一會議:一對一會議範本可幫助您成功設置一對一會議。此範本為您和您的直接下屬提供了一個空間來規劃討論要點,並追蹤行動項目和職業進展。

  • 團隊腦力激盪會議:使用團隊腦力激盪會議範本讓創意源源不斷,確保您絕對不會遺忘任何構想。隨時組織和追蹤構想,並指派後續任務來將這些構想化為行動。

  • 全公司會議:使用此全公司會議範本簡化您的全員會議,並使您的組織保持資訊同步。此範本旨在幫助您規劃及管理公司全員會議和類似活動的後勤工作。

  • 董事會會議:使用董事會會議日程範本闡明會議目標和優先事項,使您的董事會會議更富成效。

  • 衝刺規劃會議:讓您的跨職能團隊保持資訊同步,並使用衝刺規劃範本讓您的衝刺順利推進。

  • 站立會議:站立會議是團隊成員相互確認進度、分享更新內容及確保專案順利進行的快捷方式。使用每日站立會議範本來簡化此流程並排除障礙。

  • 事後分析會議:成功的事後分析會議應該說明專案進展順利的地方,以及未來可以改進的地方。使用此事後分析範本作為專案結案會議的架構。

  • 銷售會議:使用銷售會議範本追蹤成功的銷售、即將實施的計劃和管線更新等內容。

  • 績效審查會議:使用績效審查會議範本簡化績效審查工作,讓您可以輕鬆擷取回饋,並將其轉化為可行動的要點。

會議日程範本應包含哪些內容

基本的會議日程範本應包括有助於確立會議目標並保持會議順利進行的元素,例如:

  • 一個會議概述區段,用於追蹤會議目標、會議主持人和與會者。

  • 建議主題區段,包括每次會議的討論要點,以及負責各主題的團隊成員。

  • 參考區段,您可以將有用的材料保存在此處,例如先前的會議影音紀錄、投影片簡報和會議記錄。

如何使用我們免費的會議日程範本

無論您是使用我們的免費會議日程範本,或是建立自己的會議日程範本,這些範本使用起來都很容易。首先,請問問自己以下問題:

  • 此次會議的目的是什麼?我們希望達成什麼目標?

  • 團隊需要在會議中進行哪些決策?團隊將討論哪些主題、哪些主題的優先性最高?

  • 有哪些人會參加會議?他們參與會議的目的是什麼?他們的職責是什麼?

  • 會議應持續多長時間?

回答完這些問題後,只需複製會議日程範本,並按照以下步驟操作即可:

  1. 填寫會議概述。請納入重要的會議資訊,例如會議的目的、與會者和會議主持人。

  2. 列出討論主題和談話要點。請在建議主題區段中列出您打算在會議中討論的主題。請確保這些主題和會議的整體目標互相呼應,並考量會議的長度以便有效地運用您的時間。

  3. 按優先順序排列主題,以便會議成員瞭解哪些是必須討論的主題,而哪些則是較不重要的主題,以防會議時間不夠。

  4. 為與會者指派談話要點。確定團隊需要討論的主題後,請為每個主題分指派一名負責人,讓您的團隊成員提前做好討論的準備。

  5. 估算討論將花費的時間,並增加幾分鐘作為緩衝,藉此為每個主題分配切實可行的時間長度

  6. 儘早將議程發送給團隊成員,以便每個與會者都有時間準備及瞭解會議的目的。

  7. 新增一個參考區段來存放有用的材料,例如先前的會議學習內容、文件、影音紀錄和相關資源。

  8. 使用會議日程追蹤會議中擬定的行動項目,以及相應的負責人和截止日期,以便每位與會者都知道他們負責哪些事項,以及何時需要完成工作。

可與您的 Asana 範本一起使用的整合及應用程式

將會議日程範本與您最喜愛的應用程式連結起來,並使用我們的內建功能,以便將您的所有工作集中在同一個地方。

整合功能

  1. 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  2. 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  3. 子任務。有時候待辦事項的規模太大,難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期較寬鬆,或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准,子任務就能派上用場。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法,可同時確保所有小規模的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份,或擷取多步驟流程的個別組成部份。 

  4. 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並形成資訊孤島。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅能減少重複性的工作,也可提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  1. Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  2. Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  3. Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  4. Vimeo。文字也許可以表達重點,但書面文字缺乏語氣、情感和表情。藉助由 Vimeo 提供支援的 Asana 影片傳訊功能,您可以為團隊提供他們需要的所有情境資訊,而無需另外安排會議。錄製您自己、您的螢幕畫面或兩者兼具的簡短影片訊息,然後將影片嵌入到任務、專案、訊息和評論中,即可提供更多明晰度和情境。Asana 會自動建立錄音檔字幕,使其可讀且可搜尋。無需離開 Asana,即可提供回饋、提問和指派任務。

常見問題

使用會議日程範本的好處是什麼?

會議日程範本有助於闡明會議目標並維持會議的有效性。它定義了會議的目的,並針對會議職責為團隊成員設定期望。

會議日程範本中應包含哪些內容?

您的會議日程範本應該包含一個用於規劃討論主題的區段、一個用於會議行動項目的區段,以及一個包含先前會議記錄和筆記的參考區段。成功的會議日程範本還應該有一個空間來記錄每個會議主題的負責人,以及每個主題的時間和優先狀態。

如何撰寫有效的會議日程?

出色的會議日程必須定義會議的目的、將會議期間的內容告知您的團隊,並讓他們知道如何準備會議。如欲深入瞭解如何建立會議日程,請查看我們編寫有效會議日程的技巧一文。

讓會議更高效

使用 Asana 規劃會議的團隊節省了時間並掌握重要細節。請透過免費試用來親自體驗。

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