啟動會議範本

您開始專案的方式為接下來的事項奠定了基礎。在開始前即讓每個人都能資訊同步——瞭解如何在 Asana 中建立啟動會議範本。

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開始專案時,您需要讓每個人都能資訊同步。專案啟動會議可協助您在重要細節上保持一致,並且在工作開始前獲得整個團隊的支持。這是專案生命週期中的重要部分,但要成功主持啟動會議可能會有些棘手。有很多變動的部分需要考慮,例如建立日程、分享記錄以及協調簡報者。

但專案啟動會議不一定要如此費力。藉助啟動會議範本,您可以依循預先定義的一系列步驟,輕鬆協調會議。

[產品 UI] Asana 中的啟動會議專案、試算表式檢視 (清單)

什麼是專案啟動會議範本?

專案啟動會議範本是一種可以重複使用的指南,其中列出成功主持專案啟動會議所需的全部步驟。有了這個範本,您就無需擔心遺漏步驟或重要資訊。相反,您只需要複製範本,將之用作每一次新啟動會議的藍圖即可。

作為團隊負責人,您還可以運用啟動會議範本,為您的整個團隊將專案啟動流程標準化。這樣,您就可以幫助每個人遵循相同的流程,確保專案關係人能夠隨時獲得每一個新啟動會議所需的資訊。

數位專案啟動會議範本的優勢

組織一場專案啟動會議包含許多不同的環節。藉助數位範本,您就可以在與專案關係人進行協調時即時追蹤所有內容,同時為這場重要活動備妥一切。您可以在一處地方規劃會議、分享日程、指派行動項目以及進行會議記錄。意即,您無需進行任何額外工作,您的專案關係人都能一站式找到全部所需資訊。

藉助數位專案啟動會議範本,您可以:

  • 為整個團隊將專案啟動流程標準化。

  • 在一處集中式位置規劃、執行並追蹤啟動會議。

  • 分享會議角色和日程項目,而無需進行任何額外工作。

  • 為每一個討論主題指派所有者,清楚說明誰應負責何事、參加者應作哪些準備。

  • 在優先事項發生變更時輕鬆更新會議日程。

  • 新增情境資訊、文件、簡報、圖片或影片至每項任務。

  • 為簡報者指派附帶截止日期的明確任務,以便其做好準備。

如何建立數位專案啟動會議範本

您的數位範本應包含成功主持啟動會議所需的一切細節和步驟。通常應包含這三類資訊:

  • 日程項目:待討論的內容以及所需時長。

  • 會議角色:在會議期間誰應負責何事,例如進行簡報和記錄會議。

  • 管理員任務:為使會議順利進行而在會議前後需完成的事項。其中包括建立和分享會議日程、指派行動項目及分享簡報等任務。

若要著手進行,請在您的範本中為這三類資訊分別建立一個區段。想像一下您理想中的啟動會議,並且用這個想法來填入每一個區段。每次啟動會議都應包含哪些標準日程主題?會議之前、會議期間和之後應該完成哪些步驟來幫助專案關係人隨時瞭解情況?專案關係人在會議期間應扮演什麼角色?請記住,您以後還可以隨時為每一個特定專案新增任務或加以調整。

為了讓事情之後能夠順利進行,您可以將每一位團隊成員在會議期間所扮演的角色標準化。例如,專案協調者可能需要負責記錄會議,而專案經理則是預設的會議主持人。這樣一來,您就不必在推進新專案時耗費時間來確定誰應負責何事。

[產品 UI] 會議日程、Asana 中的專案啟動會議 (任務)

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效執行跨部門的工作。不過,若每個部門都使用各自專屬的歸檔系統,工作便會遲滯並形成資訊孤島。在 Asana 中,成員可以輕鬆追蹤和管理跨多個專案的任務。這不僅可減少重複性的工作、提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正在執行什麼工作,並確保團隊和任務之間保持連結。

  • 清單檢視。清單檢視是網格式檢視,能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊,讓您一目了然。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務,藉此實現毫不費力的協作。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期來設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,確保不會遺漏任何相依的工作。

推薦的應用程式

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄音檔提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至在 Asana 中的任務,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

如何使用專案啟動會議範本

建立您的範本後,使用就很簡單。以下說明使用方法:

  1. 複製一份專案啟動會議範本。

  2. 依據特定專案所需,新增或移除討論主題、管理員任務以及會議角色。

  3. 指派任務並設定截止日期。

  4. 在您的數位範本中直接與專案關係人進行協作。分享日程項目、附加相關文件、指派後續行動項目等。

常見問題

我是否需要一份專案啟動會議範本?

若您需要定期主持專案啟動會議,數位範本能夠幫助您節省時間,減輕壓力。範本提供了可依循的藍圖,這樣您就能放心地以正確的方式開始您的下一個及往後每一個專案。範本還能讓專案團隊能夠即時洞悉每一個必要的步驟,從而使啟動會議順暢進行。

誰應參加專案啟動會議?

您的專案啟動會議應包含整個專案團隊,即每一位需要參與專案決策的人員、每一位需要瞭解專案生命週期的專案關係人。不妨嘗試建立 RACI 圖表,用以圈定參加者範圍,確定誰是專案期間的執行者、當責者、指導者以及知悉者。

啟動會議前應分享哪些類型的專案資訊?

啟動會議的目的在於確保專案關係人在專案計劃上維持資訊同步。意即您應提供專案目標與里程碑、專案時間軸、專案范疇、專案交付項目以及專案角色的概觀。您還需提供充足的專案背景資訊,讓專案關係人瞭解專案為何如此重要。

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