員工入職範本

員工到職範本 (又稱員工入職範本) 是一套系統化的流程架構，用來引導新進員工從報到第一天到完全融入團隊的每個步驟。透過標準化的範本，人力資源團隊能確保每位新員工都獲得一致且完整的到職體驗。

每位新員工都要經歷到職期，然而員工到職流程不僅是完成清單上的一系列任務而已。這是建立第一印象的機會，更是為新員工做好準備、設定成功指標，以及讓新團隊成員對公司產生歸屬感的珍貴時刻。

有效的到職體驗從未如此重要。隨著過勞和冒充者症候群的情況日益增加，各公司都在想方設法讓新員工感到備受禮遇。解決辦法就是善用員工入職範本，將整個到職流程系統化管理。

為什麼要使用員工到職範本？

員工到職計劃範本能將每位新進員工的到職流程標準化。透過統整的計劃，團隊成員從第一天就能獲得成功所需的資訊。

到職範本和簡單的核對清單不同：核對清單僅列出待完成的事項，而到職範本則是一套完整的專案管理架構，涵蓋任務指派、時間軸、自動化工作流程和跨部門協作，讓整個到職流程更有結構、更容易追蹤。

簡化流程

到職核對清單範本不只是一份列舉新員工必須執行和閱讀事項的清單。有成效的範本會在同一處收集所有相關資訊，讓員工不需要自行記住每個步驟。在專案管理工具中建立到職範本，還能節省時間並將工作流程自動化，減少人力資源團隊的重複作業。

為團隊成員提供取得成功所需的資訊

針對關鍵工作提供工具給新進員工。若在到職的第一週、第一個月、甚至第一年即表明對員工的期待，員工就能清楚瞭解想成功完成任務需要什麼。

這不僅對新進員工有利，長遠來看也能提高員工滿意度。當員工瞭解被賦予什麼期待時，較不會體驗到過勞和冒充者症候群等負面工作情緒。根據我們的研究，過勞和冒充者症候群容易對較年輕的工作者帶來負面影響，造成士氣低落、溝通誤解、缺乏工作參與度、較多錯誤，甚至人才流失。

讓線上團隊成員感到備受禮遇

遠距到職需要特別注意溝通與連結。對遠距到職而言，使用清楚明瞭的員工到職範本尤其重要。遠距員工與其他線上團隊成員沒有那麼多見面的機會。表明需要完成什麼、該在何處溝通，以及如何立即開始帶來影響力，讓遠距員工無論身處何地都能感到獲得充分賦能。

對於在不同時區工作的員工，這一點加倍重要。若無法與他們同時間上線，提供清楚的待辦清單就更是關鍵，幫助他們以自身之力展開工作。

以下幾個做法能讓遠距到職更順暢：

• 安排線上歡迎會議，讓新員工與團隊成員自我介紹

• 建立非同步的到職任務清單，讓不同時區的員工按照自己的節奏完成

• 指定一位遠距導師，在到職期間提供即時支持與引導

對於讓員工感覺從報到第一天就獲得接納而言，到職流程是關鍵時刻。 它會為員工在您公司的任期定下基調，並為他們提供對於這份工作的基礎認識與體驗。 這便是建立具包容性的到職體驗對於創造具包容性的公司文化如此重要的原因。”

員工入職流程核對清單

完整的員工到職流程通常分為四個階段：到職前準備、第一天、第一週，以及 30-60-90 天計劃。以下是分階段的到職核對清單範例，供人力資源團隊參考。

到職前準備

• 準備勞動契約及相關入職文件

• 發送歡迎電子郵件，附上第一天的行程安排

• 建立工作所需的工具帳號 (電子郵件、Asana、通訊軟體等)，並搭配員工到職軟體進行管理

• 準備辦公空間或寄送遠距工作設備

• 通知團隊成員新同事即將加入

第一天

• 安排團隊歡迎會議，進行自我介紹

• 導覽辦公空間或介紹線上協作工具

• 確認系統存取權限與帳號設定完成

• 說明公司文化、核心價值及團隊目標

• 指派第一天的簡單任務，讓新員工快速上手

第一週

• 安排培訓課程，涵蓋工具操作與工作流程

• 指派一位導師，提供日常指導與支持

• 參與初步的專案任務，開始實際工作

• 安排與主管的一對一會議，確認期望與目標

30-60-90 天計劃

• 前 30 天：設定明確的短期目標，完成基礎培訓

• 前 60 天：獨立承擔專案任務，定期與主管進行績效查核

• 前 90 天：全面融入團隊工作，參與回饋循環並制定下一階段的發展計劃

Asana 員工到職範本的功能特色

Asana 的員工到職範本不是一般的靜態核對清單。這是一套可編輯的免費員工入職範本，結合 Asana 的專案管理功能，讓到職流程更有效率。

使用 Asana 到職範本，人力資源團隊能將所有到職資訊集中管理。每位新進員工都會獲得一份到職核對清單，由經理在員工到職前進行調整，納入相關的會議、查核、專案和任務資訊。

這種集中式的資訊來源讓員工從一開始就清楚瞭解應該做什麼。透過精簡取得資訊的流程，帶來更好的到職前及到職體驗。員工能輕鬆找到工作描述、新進員工文件、公司政策和員工手冊等重要資訊。

Asana 到職範本的主要功能包括：

• 「自訂欄位」可依據優先順序、狀態或部門標記任務

• 「工作流程自動化」在員工完成步驟時自動指派下一步任務

• 「子任務」功能將複雜的到職步驟拆解為可執行的小任務

• 「跨專案歸屬」讓同一任務同時出現在多個專案中，減少重複作業

員工到職範本的關鍵元素

若要促成新進員工成功，不只需要有成效的員工到職範本，還需要瞭解如何使用它。若要讓所有新團隊成員盡可能發揮此範本的效益，請務必：

• 設定期望和時間軸，表明工作應於何時以及如何完成。

• 針對每個行動項目指定截止日期。

• 將範本轉換為持續更新的文件，讓新進員工得以即時更新問題、學習進度和後續步驟等資訊。

• 概述從開始到結束的整個新進員工到職計劃。

整合功能

• 「清單檢視」。「清單檢視」是一種網格檢視方式，可讓您一目了然地查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表，「清單檢視」也會一次顯示所有任務，如此一來不僅可查看任務標題和截止日期，還可檢視任何相關「自訂欄位」，例如優先順序、狀態等。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼任務，藉此實現高效協作。

• 「子任務」。 有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的參與人員超過一位、截止日期較遠或專案關係人需要在正式推出前審查和核准，請使用「子任務」來追蹤工作。「子任務」是分散工作以及將任務拆解成個別組成部分的有效做法，同時確保所有重要性較低的待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用「子任務」將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。

• 「自訂欄位」。「自訂欄位」是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的「自訂欄位」，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用「自訂欄位」排序和安排待辦事項的時程，以便知道該優先處理哪些工作。此外，「自訂欄位」還可以跨任務、跨專案分享，從而確保整個組織的一致性。

• 「跨專案歸屬」。 工作本來就是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。然而多數時候工作資訊卻只放置在特定一處。若每個部門都有自己專屬的歸檔系統，工作就會停滯不前，面臨穀倉效應。在 Asana 中，「跨專案歸屬」功能允許將任務新增至多個專案，進而減少重複性的工作，提高跨團隊的可視度。在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作，並使團隊和任務保持連結。

推薦的應用程式

• Zoom。 Asana 和 Zoom 合作，致力於讓團隊會議的目的更明確、焦點更集中。Zoom + Asana 整合讓許多事情變得十分容易，例如準備會議、進行可直接引導行動的對話，以及在通話結束後立即取得資訊。會議在 Asana 中開始，共享的會議日程提供了關於將要討論內容的可見度和背景。在會議中，團隊成員可以快速在 Zoom 當中建立任務，因此不會遺漏任何詳細資料與行動項目。而會議結束時，Zoom + Asana 整合可隨即將會議錄音與文字紀錄傳送至 Asana，讓所有協作者及專案關係人可以按其需求再度檢視會議內容。

• Gmail。 藉助 Asana for Gmail 整合，可以直接從 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含電子郵件的內容資訊，如此一來再也不會錯過什麼。撰寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎？與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

• Microsoft Teams。 藉助 Microsoft Teams + Asana 整合，毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享所需的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目，而毋須離開 Teams。也可以在團隊會議中建立、指派和檢視任務，而毋須切換至瀏覽器。

• Slack。 將來自 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

關於員工入職範本的常見問題

善用員工入職範本，打造順暢的到職體驗

完善的員工入職範本能將到職流程從繁瑣的行政作業，轉變為系統化的成功路徑。從到職前準備到 30-60-90 天計劃，每個階段都有明確的任務和目標，讓新員工快速融入團隊，也讓人力資源團隊節省寶貴時間。立即使用 Asana 的免費員工到職範本，開始打造更好的到職體驗。

Get started