對抗過勞的經理人指南

編輯者註：本文最初發表於 Quartz。

如今，極度壓力已成為工作中司空見慣的一部分。 去年，有71% 的員工經歷過至少一次工作過勞。 此外，認為自己的心理健康狀況不佳或非常不佳的員工人數從 5% 上升至 18%，而 42% 的員工認為自己的壓力等級高或非常高。 這種壓力和重擔的增加是當今時代的一個明顯徵兆。

在同一項調查 (Asana 2021 年工作剖析索引的一部分) 中，幾乎有一半的應答者都提到自己工作過度是導致過勞的關鍵因素。 換句話說，問題的根源就在辦公室 (或 Zoom) 內部。 再加上 2020 年發生的各種事件——全球疫情、關鍵的美國大選，以及全球對系統性種族主義和反黑人主義的反思——能夠正常上班實在令人驚訝。

過勞不僅僅影響個別員工；隨著疲憊感增加，參與度下降，整個公司都會感受到影響。 儘管如此，經理仍然可以採取許多變革措施，協助減少過勞和壓力，提高員工的明晰（度）和專注力，並保持公司的韌性。

1. 開放發言機會

經理必須成為主動溝通者，建立開放的對話環境，讓所有各方都能放心地分享自己的經驗。 一對一會議和問答環節等意見回饋論壇為員工提供了與領導者分享寶貴資訊的空間，而領導者則可以利用這些深入解析來形塑公司文化並防止過勞。

順暢的溝通也能在其他領域中帶來彈性。 對多元的工作風格和做法保持開放態度，例如番茄工作法或專注衝刺 (Focus Sprints)。 主動提出並採納這些做法，並考慮到工作/生活間的平衡，尤其是在您的公司採用居家辦公制的情況下。 鼓勵員工設定並表明界線，尊重這些界線，並確保其他人也這麼做。

2. 針對所有事項進行說明

唯有在明晰（度）足夠的情況下，彈性才能發揮作用。 目前，每週有 26% 的期限都是被錯過的，主要原因是期望不切實際或流程不清楚。 為了避免這些陷阱，經理必須花時間提前為專案制定具體的指示或準則。 他們也應該準備好將特定職能分配給員工，並解決任何問題。 這樣做有助於團隊幹勁十足，保持真正的生產力，並防止工作出現遺漏。

如果確實有工作被遺漏 (這種情況每個人都會遇到)，那麼就應該由經理來處理，或者至少要提出警示。 為此，經理必須密切關注專案，同時又不陷入微觀管理的陷阱。 這需要保持微妙的平衡，但透過工作管理平台等資源以及開放式溝通，經理可以追蹤團隊的工作負荷，並在必要時介入、提供深入解析或進行協調。

3. 倡導自主性

領導者必須讓員工能夠掌控自己完成工作的方式。 雖然整個團隊的凝聚力仍然至關重要，但給予員工自主權是一種健康的做法，可以從根本上解決過勞的成因，並且是更廣泛的「需求-控制-支援」模式的一部分，經理可以在個人、團隊和公司層級運用這一模式。

此模型的基本原則是減少對個人的要求，讓他們能夠更好地掌控自己的任務，並提供更多支援，協助他們完成工作。 減少要求可能意味著縮小某些角色的工作範疇，因為這些角色的職責已經變得過於廣泛。 增加掌控權可能包括允許彈性工作時間或完全的休息時間。 加強支援不僅僅是減輕員工的任務：您的員工是否需要幫助來支付育兒費用？ 需要一個可以發洩挫敗感的空間嗎？ 您可以根據公司的具體情況，實施並調整其中一項或多項要素 (需求、支援或掌控權)，以便最有效地滿足員工的需求。

提供支援的另一個關鍵方法是重新思考休息。 知識工作者每晚平均獲得不到 7 小時的睡眠，然後醒來，並在隔天再次重複這一切。 領導者有責任設定期望，並以身作則，展現將遠離工作的休息時間放在首位的態度。 鼓勵員工在離線時間完全停止工作，落實最低休假天數要求，並讓員工在工作完成後能夠真正離開工作。

4. 盡量減少干擾

您是否曾因為被……工作分散注意力而無法完成工作？ 工作剖析索引顯示，「工作附帶事務」——包括溝通任務、搜尋資訊、在應用程式之間切換、管理不斷變化的優先事項以及追蹤專案狀態——佔據了員工每天 60% 的時間。 員工真正能運用在專業技能與策略思考上的時間，不到一半。 我們是如何陷入這種境地的？

想一想，您在一整天中使用了多少個應用程式和平台來處理工作：電子郵件、即時訊息、試算表、行事曆。 在這些工具和平台之間切換，同時又要追蹤儲存和分享的資訊，感覺就像在倉鼠輪上不停地跑，沒有盡頭。 藉助Asana這類全面、直觀且靈活的工具，您可以簡化團隊的工作管理流程，從而大幅減少虛工。

這麼做也有助於經理人和員工一勞永逸地打破多工處理的迷思。 在目前這個將忙碌浪漫化的時代，傳統上被視為多工處理的做法，實際上只是在任務之間來回切換，效率低下，而同時開啟所有應用程式更是使這種情況雪上加霜。 多工處理通常會導致工作重複、錯過期限和感到沮喪。 相反地，經理可以為不受干擾的工作安排專用時間，並將會議和通訊安排在此專用時間之外。

5. 解決冒充者症候群的問題

近三分之二的受訪者曾經歷過冒充者症候群，這是一種長期的自我懷疑情緒，可能會使員工覺得自己技不如人，無論他們的成就或能力如何。 如果您的員工覺得自己無法為公司的成功以及自己的成功做出正面貢獻，他們最終會放棄努力。

應對冒充者症候群的工作從員工加入貴公司的那一刻就開始了，而且應該成為每位經理的行動計劃的一部分，尤其是在 COVID-19 疫情的背景下：在疫情期間開始工作的新員工中，有接近 80%經歷過冒充者症候群，而 2020 年之前開始工作的新員工中，這一比例為 57%。 這可能是因為遠距工作大幅減少了同事們聚在一起、慶祝成功以及增進友誼的機會。 讓新員工從第一天起就感到備受禮遇，是公司、人力資源部 (HR)、團隊，以及最重要的經理們的共同責任。 將新進員工融入團隊，並營造一個讓他們能夠自信、自在地表達想法、分享自己的個性並勇於面對挑戰的環境，可以激勵他們在工作上發揮最佳表現。

即使是已在公司工作了一段時間的員工，也可能會出現冒充者症候群，尤其是子女在家的父母 (67%)。因此，這些努力必須全天候持續進行。 透過在公開場合和私下慶祝員工的成功，提醒員工他們的價值和卓越表現。 不一定要真正地慶祝 (畢竟我們仍在保持社交距離)，但無論是對員工本人還是對其他人來說，表揚員工的成就不僅能讓該員工，也能讓其他團隊成員獲得勇氣和信心，繼續向前邁進。

如需瞭解更多關於工作管理的分析和行動計劃，請參閱完整的《2021 年工作剖析索引》。