工作壓力過大？以下說明如何進行。
摘要
每個人都有時會感到力不從心。 當今的工作可能會變得忙碌而緊張，期限緊迫、會議和通知從各個角度湧入。 面對所有這些干擾，很難集中精力完成工作，特別是當您同時還要處理工作量方面的壓力時。
但工作不一定會讓人感到失控。 如果您難以跟上進度，可以採取具體步驟來改善狀況並改善工作平衡。
在工作中感到不堪重負是什麼意思？
在工作中感到不堪重負是一種焦慮感，這是由於您被指派的工作量或難度所致。 當您感到不堪重負時，您通常會覺得自己無法跟上工作量，或者覺得自己沒有做好工作所需的技能或支援。
如果您在工作中感到不堪重負，您並不孤單。 研究顯示，全球有 80% 的知識工作者表示自己工作量過大，接近過勞，而 62% 的人則感受到冒充者症候群，這是與工作成就相關的自我懷疑。 這意味著大多數員工覺得他們的工作量過多，而且表現不夠好。 換句話說，他們感到不知所措。
工作剖析特別報告：冒名頂替症候群與過勞之間未被探索的關聯
過勞和冒牌者症候群在歷史上被視為兩種獨立的現象。在本報告中，我們將兩者連結起來，協助領導者減緩過勞並提高員工留任率。
在工作中感到不堪重負的常見原因
如果您在工作中感到不堪重負，這是有原因的。 以下是此類工作壓力的一些常見原因：
有太多事情要做，但時間不夠。
一次有太多期限。
對太多請求說「好」。
感受到執行職務描述以外任務的壓力。
沒有做好工作所需的技能或工具。
缺乏經理或同事的支持。
不知道哪些任務最重要。
大量「緊急」的最後一刻任務。
流程和角色不明確，因此您總是不確定該做什麼以及該與誰交談。
如何判斷您在工作中是否感到不堪重負
有時候，當您感到不知所措時，這一點很明顯，但有時候，很難確定您為什麼會感到掙扎。 如果您遇到困難，以下是一些需要注意的常見跡象：
對任務、會議和期限感到持續焦慮。
隨時都在想工作，甚至在晚上和週末也想。
覺得自己需要加班才能趕上進度。
害怕上班。
對未來和您執行任務的能力感到悲觀。
拖延任務。
身體、精神或情緒上感到疲憊。
難以度過一天。
覺得自己很孤單，沒有人能幫助您。
感到不知所措是一件很難的事情，可能會影響您生活的各個領域。 如果您正在經歷上述任何感受，請務必認可並處理您的情緒，而不是試圖強行推進。 雖然忽略負面情緒並直接進入下一個任務很有誘惑力，但這可能會導致過勞，並影響您的長期工作。 相反地，退一步並認可自己的感受，這樣您就可以採取行動來解決導致您感到不堪重負的根本原因。
如果您在工作中感到不堪重負該怎麼辦
當您感到不堪重負時，很難清晰地思考或盡力完成工作，這是完全正常的。 我們無法輕易就讓不好的感覺消失，但我們可以退一步思考，看看全局，並採取具體步驟來改善我們的工作生活。 看看這如何辦到。
1. 識別您的潛在想法
當您對工作感到壓力或焦慮時，通常在這種焦慮背後都有一個潛在的想法——您所相信的某件事或您告訴自己的某個故事，這些都會加深您的感受。 這並不意味著您沒有充分的理由感到不知所措，例如您的工作量太大或沒有足夠的支持。 但為了推進解決方案，您需要找出加劇壓力的潛在想法。
例如，您可能會對自己的工作情況產生一個或多個這樣的想法：
「我在工作中落後了，我永遠都趕不上進度。」
「我必須對所有事情說好，否則我就是失敗者。」
「如果我錯過了這個期限，就代表我失敗了。」
「如果我做得不好，我就會被解僱。」
「尋求幫助會讓我成為騙子。」
2. 看看全貌
有時候有負面想法是很正常的。 但當您這樣做時，請記住這些想法並不總是真實的，而且可能還有其他您沒有考慮到的部分。 為了充分瞭解正在發生的事情並採取行動，您需要退一步思考全局。
首先，請寫下以下問題的答案。 這些問題的目標是拓展您的視野，並考慮您所處情況的正面和負面因素。 這並不是要對不好的情緒產生積極的影響，而是一種獲得選擇有效行動方案所需的公正資訊的方法。
有什麼證據可以證明我的潛在想法是真的？ 不真實？
是否有其他解釋？
最壞的情況是什麼？ 我會如何應對？ 最好的情況是什麼？ 最現實的結果是什麼？
我該怎麼做？
如果我最好的朋友處於同樣的情況，我會對他們說什麼？
範例
以下是一個真實的範例，說明某人可能會如何回答這些問題。
潛在想法：我在工作上落後了，而且永遠無法趕上。
有什麼證據證明自動想法是真的？ 不真實？
佐證：
我今天錯過了期限。
我有兩個專案提案要在週五前完成。
我從未寫過專案提案，也不知道該怎麼做。
由於所有會議，我沒有時間完成工作。
反對證據：
我上次錯過期限是在兩個月前。
我的同事之前也曾錯過期限，但沒什麼問題。
過去我曾在工作中取得成功，即使有時我會感到不知所措。
過去，我在工作中能夠學習新技能。
我可以就我的專案提案尋求協助。
我可以請經理幫助我委派任務並安排優先順序。
我可以移動或取消本週的一些非必要會議。
我沒有收到任何關於我表現的負面回饋。
是否有其他解釋？
也許我給自己施加的壓力比我應該的還要大。 我想把所有事情都做到完美，這可能會讓我無法看到自己實際上做得很好。
最壞的情況是什麼？ 我會如何應對？ 最好的情況是什麼？ 最現實的結果是什麼？
最壞的情況：我一直落後於進度，最終被解僱。
您會如何應對：我過去能夠找到新工作，我可以再做一次。
最好的情況：本週之後，我的工作量會減輕，我可以輕鬆趕上進度。
最現實的結果：我需要一段時間才能適應我的角色，因為我需要學習新技能並尋求幫助。 但我最終會對自己的能力更有信心。
我該怎麼做？
讓我的經理知道我感到不勝負荷。 詢問她我是否可以推遲幾個期限，以便趕上並學習我需要的技能。
尋求協助以完成我的專案提案。
為我的任務排定優先順序，並先處理最重要的任務。
委派我可以委派的任何任務。
移動或取消本週一些非必要的會議。
如果我最好的朋友處於同樣的情況，我會對他們說什麼？
這可能需要很長時間，而且您需要尋求幫助，但您有能力趕上並學習在工作中感到自信所需的技能。
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3. 採取行動
現在您已經花了一點時間分析自己的感受並考慮大局，是時候採取行動了。 您已經在「我該怎麼做？」中列出了後續步驟 上述問題，此時您只需按照這些步驟進行即可。
您採取的行動將取決於您的特定工作情況。 但如果您對下一步該怎麼做感到困惑，以下是一些常見的解決方案，可用於應對工作中的不堪重負感：
與您的經理交談：當您感到不堪重負時，溝通是關鍵。 與您的經理進行對話，並坦誠地談論您的工作負荷。 如果您進度落後，並且需要協助安排工作的優先順序和調整期限，請告知他們。 經理會提供協助，他們以前也可能有過同樣的感受。
尋求幫助或委派：幫助他人的動力已融入我們的基因組中，這意味著人們比您想像中更願意提供幫助。 尋求幫助實際上是與同事建立融洽關係的好方法。 委派時，請務必提供充足的背景資訊、明確任務的優先順序，並給予隊友充分的信任。
排定優先順序：排定優先順序是確保您先處理最重要任務的最佳方式。 嘗試建立艾森豪矩陣，將任務分為四個方塊：您將優先處理的高優先順序任務、您將安排在稍後執行的任務、您將委派的任務，以及您可以刪除的任務。
拆分較大的任務：如果您對大型專案感到害怕，請嘗試將其拆分為較小的任務。 這樣可以更輕鬆地瞭解如何完成您的計劃。 此外，建立更容易實現的短期目標有助於您開始工作、對抗完美主義，並立即取得快速成功。
開始說「不」：如果對太多請求說「是」會讓您感到不知所措，那麼是時候開始說「不」了。 回應專案關係人的請求可能很困難，但維持合理的工作負荷通常至關重要。 與專案關係人保持透明，並請您的經理在需要時介入並提供支援。
調整期限：每個人都有可能錯過期限。 當您錯過截止日期時，最重要的是將其更新為您可以實際完成任務的時間。 這樣一來，您就可以與專案關係人分享具體計劃，而不是讓逾期的任務一直存在並讓您感到壓力。
設定界線：當您感到不知所措時，很容易會想要加倍努力，加長工作時間以趕上進度。 然而，這可能會很快導致過勞，從長遠來看，最終會花費您更多時間。 相反，請設定界線，確保您的工作生活不會侵犯您的個人生活，並記住工作與生活的平衡和休息時間對於您的充電至關重要。
一次專注於一件事：同時進行多項任務，希望在更短的時間內完成更多工作，這同樣具有誘惑力。 但同時處理多個任務實際上會浪費更多時間，而不是節省時間，因為您的大腦需要在任務之間切換，這需要大量的投入量。 與其同時處理多個任務，不如留出無干擾的時間區塊，專注於單一任務。 在工作時，請記得安排短暫的休息時間，以便充電。
4. 給自己一些寬容
當您感到不知所措時，通常是一個需要暫停並專注於自己的信號。 您的身心健康應該永遠放在第一位，因此請花點時間充電和重新啟動。 休息一下，深呼吸，出去走走，或是和朋友聊聊天。 請記住，即使在完成這些步驟後仍感到不知所措或焦慮，這並不代表您無法妥善處理情況。 您正在盡一切努力來認識和處理您的工作情況，而且您不會總是像現在這樣感到不知所措。
閱讀：什麼是內在動機，它如何運作？給經理人的建議：如果您的直接下屬感到不堪重負，該怎麼辦
身為經理，發現直接下屬感到不堪重負可能會令人失望。 您可能會想知道您是否可以做點什麼。 但作為經理，您實際上最有能力提供幫助。
以下說明如何辦到：
傾聽
人們很難承認自己不堪重負，因此請積極傾聽員工的疑慮。 這意味著避免打斷、傾聽而不做評斷，並展現積極的非口頭行為，例如保持眼神接觸和點頭。 員工說完後，請用自己的話複述您所聽到的內容，確保您已理解。
閱讀：如何成為優秀的經理？協助團隊獲致成功的 11 個可行提示富有同情心
當您感到不知所措時，通常會感到孤獨，特別是在首頁工作時。 事實上，研究表明，41% 的員工在遠距工作時感到更加孤立。
為了讓您的員工感覺不那麼孤獨，請肯定他們的觀點。 如果您願意，也可以分享您曾經遇到的困難。 強調您無條件地站在他們這一邊。 您的目標不是要他們犧牲自己的幸福感來提高生產力和效率，而是要優先考慮他們的幸福感，讓他們感到投入和賦權。
請記住，每個員工的產出都不同。 如果團隊成員告訴您他們感到不堪重負，那麼他們不僅僅是懶惰，這是您需要解決的嚴重問題。 避免將他們與自己或其他員工進行比較。 相反地，專注於為他們提供成功所需的工具。
提供協助
作為經理，您可以透過多種方式幫助員工處理其工作負荷。 這包括排定任務的優先順序、調整員工的工作負荷，以免他們承受過多的工作，並代表他們拒絕跨職能合作夥伴。
話雖如此，有時候您無法完全從員工的手中移除事情，因為您有重要的交付項目需要完成。 在這種情況下，看看您還能做些什麼。 是否有較不重要的任務可以降低優先順序，或其他協作者可以參與以減輕負擔？ 您還可以幫助員工審核其會議排程，並確定他們是否可以用非同步更新取代任何面對面的同步。 如果您的員工需要學習新技能，請主動教導他們，或將他們與需要學習的對象或資源連結起來。
清楚劃分職責
明確的職責可確保您的員工不必浪費時間來確定誰應該做什麼。 這有助於您的直接下屬在其職責範圍內工作，而非進行額外的工作，從而保護他們免受不堪重負和過勞的影響。 例如，在 Asana 中，我們為團隊成員提供了明確的職責範圍(AoR)。 每個 AoR 都會具體列出該人員的職責，此外，它還會記錄在案，並且公司的每個人都可以清楚地存取。
延伸閱讀：優秀團隊領導者的 10 個特質提供回饋
當員工感到不堪重負時，他們通常會覺得自己失敗了或做得不好。 為了應對這種情況，請透過提供正面回饋來吸引他們的注意力。 分享他們獨特的貢獻如何使團隊受益，並對他們迄今為止完成的所有工作表示感謝。 列出具體成就，提供具體證據，證明您的員工在其角色中表現良好。
有時候，不堪重負的員工在工作中可能表現不佳。 這可能有無數原因，包括：
他們對工作做得不好感到壓力，這使他們的表現更糟。
他們沒有必要的工具和技能來表現出色，或者沒有他們需要改進的支援。
基本上其他任何事情，例如個人生活中的疑慮、健康問題等。
如有必要，請與您的員工合作建立績效改進計劃 (PIP) ，以建立可行的步驟、目標和支援指標，幫助他們重回正軌。
定期查核進度
員工在感到不堪重負時，可能需要一些時間才能恢復並重回正軌，因此請在每週或每兩週一次的一對一會議中留出時間進行查核。 詢問員工對工作負荷的感受、專案進展如何，以及您可以做些什麼來提供協助。 如果他們仍在苦苦掙扎，請繼續與他們合作，調整其工作負荷、安排任務的優先順序，並改善其時間管理。
使用專案管理軟體簡化任務清單
像 Asana 這樣的專案管理軟體可以幫助您的團隊簡化協作、組織工作，並減少不堪重負的感覺。 您可以在一處集中位置儲存所有內容並與團隊溝通，而無需在工作日內切換多個應用程式。 這意味著更少的混亂、更少的時間浪費，以及更高的團隊明晰度。
工作剖析特別報告：冒名頂替症候群與過勞之間未被探索的關聯
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