如何 (以及何時) 在工作中拒絕

對新體驗說「好」可能會令人興奮。 當您旅行時、找到理想的工作時，或在工作中遇到有意義的挑戰時，說「好」會以全新且鼓舞人心的方式為您開啟一個世界。 但在日常工作生活中，凡事都說「好」會導致匆忙或未完成期限。 

這可能會讓人感到尷尬，但在工作中對事情說「是」和「否」是很正常的。 而這裡有一些技巧可以幫助您更輕鬆地應對。 以下是如何在工作中更自信地說「不」的方法。

為什麼您應該知道如何專業地拒絕？

首先，您可能會看到這個問題，並想知道為什麼這很重要？ 為什麼我不能說好，讓每個人都開心？ 在某種程度上，這是完全合理的——想在工作中取悅他人是很自然的。 如果是您的上司提出要求，更是如此，尤其是因為我們的工作職責通常是支援團隊和上司的工作。 

但重點是：說不是一種設定界線的方式。 雖然說「好」在短期內可能會讓人感覺良好，但設定界線可以為所有相關人員 (而不僅僅是您) 帶來更愉快、更有生產力的工作環境。 但除了您的個人利益之外，還有許多原因可以說不，包括：

• 如果某件事是不必要的。 您比大多數人更瞭解自己的技能。 有時候，經理或團隊主管會要求您做一些您認為不必要甚至可能對團隊的投入量有害的事情。 在這些情況下說不對您的工作和團隊都更好。 這也表明您完全瞭解自己的工作。

• 預防範疇潛變。 當您設定專案範疇時，您和其他專案關係人會決定您需要建立哪些交付項目，以及何時建立。 如果您開始擴大職責並同意新的交付項目，在某個時候您最終會超過期限，導致範疇潛變。

• 展現您的領導技能。 能夠準確溝通是一種理想的領導技能。 說不讓您可以更開放地溝通您的工作量，並安排您的工作量，以便您能發揮最大的影響力。 這樣做可以為您帶來領導機會。

• 展現您的可靠性。 這似乎有悖常理，但說不其實會建立信任。 例如，對您沒有工作量的任務說不，這會向您的老闆和同事表明您有足夠的條理來瞭解自己的工作量。 然後，當您承諾做某事時，他們可以信任您會完成它。 

• 防止過勞。 過勞和不堪重負的情況正在增加，研究表明，幾乎四分之一的員工每年經歷四次或更多次過勞，40% 的人認為這是成功的必然結果。 即使您想說不，也會說是，這會導致工作過度、怨恨，並且 (如果不加以控制) 可能會導致過勞。

說「好」會降低您的生產力

這似乎有悖常理，但說「好」實際上會降低您的生產力。 這是因為您手上的工作越多，就越難專注並優先處理重要的工作。 成為團隊中「凡事都說好」的人，可能會造成以下幾種傷害 (而非幫助)：

• 由於您手頭上的事情太多，您的生產力會降低，而且更容易感到不知所措。

• 如果您知道自己需要拒絕，卻一直說「好」，您可能會變得痛苦或憤恨。

• 對這「一件事」說好，就等於對您在這段時間內可以做的其他所有事情說不，即使這些任務更重要。

• 您正在處理別人的優先事項，雖然這很重要，但可能不是需要先完成的事情。

何時該說不

說「好」是一種自然的方式，讓人覺得自己是團隊的一員。 但有時候您應該說不，包括：

• 當您忙碌時。 這應該是直覺的，但當工作變得瘋狂時，有時您會忙到無法察覺自己的忙碌程度。 在到達這個地步之前，嘗試說不，以防止自己不堪重負。

• 當有更好的解決方案時。 將任務委派給其他貢獻者或隊友是一種在完成工作的同時說不的好方法。

• 這與您的工作不符。 您不一定總要為拒絕找理由。 有時候，專案或任務與您的興趣或工作範圍不符，您根本不想做。 如果這不是優先事項，就有足夠的理由說不。

• 它不適合專案。 您精通您的專業，這通常意味著您比您的經理更了解它。 如果要求不符合您的工作，請隨時拒絕。

• 當您開始感到不滿或憤怒時。 也許您說「好」的次數太多了，這是一個開始說「不」的信號。

7 個提示，幫助您禮貌地 (且專業地) 說不

對我們當中的許多人來說，我們知道說不對我們有幫助。 但這並不一定會讓事情變得更容易。 不願拒絕他人是很自然的，尤其是當請求來自領導時。 不過，您可以透過一些方法更好地說不。 透過遵循一些最佳作法，說不會變得更自然。  

1. 瞭解您的工作負荷 

在決定是否要說「好」或「不好」之前，您必須瞭解您目前的工作負荷。 這將有助於您確定目前還可以處理哪些事情 (如果有的話)，並提醒您目前的優先事項。 通常，這有助於您在有人詢問之前就知道您是否有工作量。 

如果您將所有資訊收集在一個集中的事實來源中，您就可以快速輕鬆地確定您目前的工作量以及其他專案的工作量。 藉助專案管理軟體，您可以追蹤您的工作並與其他專案關係人分享，以便他們輕鬆檢查您是否可以支援新專案。 根據優先順序指派期限，將向您展示目前正在發生的事情 (與即將發生的事情)，並幫助您思考每日排程，以確定您是否有任何額外的時間。 

2. 以積極的態度領導 

在說不時，首先要做的是保持積極的情緒。 像「非常感謝您…」或「您總是很擅長發現這些機會…」這樣的句子，是一種很好的方式，用來表達您對對方提出請求的感謝，即使您目前無法接受。 要真誠。 想想他們向您提問時，您實際上欣賞的是什麼。 也許他們來找您是因為您是最優秀的，或者這表明他們信任您。 在回覆之前，請先停下來，思考對方為什麼會先來找您。 接著，請利用這些來與他們分享正面的回應。

3. 禮貌且明確地拒絕 

積極有幫助，但這並不意味著您應該對拒絕加以粉飾。 您愈是含糊其詞，就愈有可能造成溝通不暢。 請確保您的拒絕是明確且直接的，這樣就不會有誤解的餘地，從而無意中導致衝突。 

4. 說明原因

公開透明地說「不」將有助於您的同事或團隊領導者理解這並非針對個人。 您說不是因為您有真正的理由，而分享這個理由有助於在您和任何其他相關方之間建立信任。 如果您是回覆經理，請具體說明您目前手頭上的工作。 有時候，這樣就足以幫助他們瞭解您為什麼無法答應他們的要求。 或者，如果沒有，這讓您的經理有機會降低其他工作的優先順序，以利於這項新任務。 所有這些都有助於防止日後產生誤解。 

5. 提供不同的解決方案 

有時候，您可以說不，但要有所保留。 也許您無法在目前的期限前完成，但您知道自己有能力在一個月內完成專案。 或者您意識到自己不是最適合這項任務的人，因此您推薦了一位在這個領域更熟練的同事。 即使您手頭沒有解決方案，也可以主動幫助他們找到完成工作的其他方法。 您提供什麼並不重要，更重要的是您表現出支持。

6. 保持一致 

在某種程度上，這是說不最困難的部分。 當您必須說不時，會感到難過是很自然的，特別是當您希望自己能說是的時候。 但儘管這可能很誘人，但來回反覆對任何相關人員都沒有幫助。 相反地，在您說不之前，請嘗試瞭解所有因素，以便您對自己的決定充滿信心。 然後，盡可能堅持下去。

7. 練習同理心 

例如，如果同事一直要求您做一些您無法或不想做的事情，這可能會令人沮喪。 或者，您的老闆總是在最後一刻增加職責。 針對這些挫折進行溝通可能會有所幫助，但學習和實踐同理心也會有所幫助。 例如，也許那位同事工作量過大，但不知道如何尋求幫助。 對工作對每個人的影響保持同理心，可以幫助所有專案關係人相互理解，改善溝通，並在需要時更容易說不 (和說好！)。 

如何拒絕 (附帶引用範例)

當您對某件事感到緊張時，擁有結構可以有所幫助。 在這種情況下，您可能只想要一個快速而簡單的填空方式來說不。 這些範例情境可以幫助您決定在需要練習說「不」的藝術時，您要說什麼。

當您真的被卡住時，您可以使用一個簡單的公式來構建您的禮貌「不」：

正面回應 + 拒絕 + 替代解決方案 

其中許多是「不，但是…」或「非常感謝您想到我」的變體。 如您所見，這些都是可調整的。 無論是誰提出要求，您都可以使用這些片段來拼湊出完美的回覆。

如何對您的上司說不

這通常是最難的。 您可能很擅長拒絕，直到您的上司提出要求。 這是完全正常的，老實說，這是意料之中的事。 但您可以學習如何在需要拒絕老闆時做出回應。

首先，請記住，您的老闆不一定知道您正在進行的所有工作。 因此，雖然他們可能會要求某件事，但這並不代表他們會將其優先於您的其他任務。 例如，假設您正在撰寫一份專案簡介，並將於下週到期。 您的期限緊迫，專案涉及跨職能專案關係人，他們都指望您。 您的老闆沒有意識到您手頭上的工作量，並詢問您是否可以為他們編輯一些新的範本。 在這種情況下，您可以回覆一段簡介，說明您本週沒有足夠的時間，但您很樂意在截止日期後再處理。 

「這些範本看起來像是一個很棒的專案！ 目前，我正專注於完成這個專案簡介，但我很樂意之後再處理這些。 我可以在下週三的簡報後再與您聯絡，以設定新的期限嗎？」

請記住，他們可以拒絕。 如果他們需要更快獲得範本，那麼也許他們會將此專案轉交給您的其他團隊成員。 

如何對同事說不

向同事說不也很棘手。 這些人是您的隊友，有時候也是您的朋友。 但當您面臨令人生畏的「嘿，你能快速打個電話嗎？」 在忙碌的一天，學會如何委婉地拒絕會有所幫助。 

試著用以下方式回答：

「嗨，(name)！ 我很樂意與您進一步討論這個問題，但我的待辦清單今天已經排滿了。 我們明天一早可以再跟進嗎？ 或者我可以透過簡短的電子郵件回答這個問題嗎？」

如何對您的客戶或顧客說不

即使您與客戶或顧客關係良好，也很難對他們坦誠地說出限制。 但這在面向客戶的角色中尤其重要，因為您需要隨時「開啟」。 例如，假設您正在努力為自己創造更好的工作與生活平衡。 您的客戶在下班後聯絡您，提出一個簡短的問題，您和他們都知道回答這個問題需要五分鐘的時間。 以下是您可以回覆的其中一種方式：

「謝謝您（姓名），非常感謝您就此事與我聯絡。 明天早上上班後，我會立即處理。」

這樣做就設定了界線：您無法在工作時間之外與他們合作。 但這也向他們表明您仍然是他們的支持來源，並且您會在有能力的情況下盡快幫助他們。 如果您想更進一步，可以將其設定為自動回覆，以確保您不會讓他們等待，同時也保護您的下班時間。

如何在個人生活中對人說不

為了幫助您充分學會設定界限並說不，將這種做法帶入您的個人生活也很重要。 同樣地，這可能非常具有挑戰性。 我們天生傾向於想讓我們在乎的人開心，所以一開始說不時會感到脆弱和害怕。 例如，假設您的朋友希望您來紐約參加他的生日派對。 雖然您很關心他們，也希望能去，但為生日花費大量金錢和時間。 您可能會這樣回覆：

「聽起來很有趣！ 我可能無法參加派對，但我很樂意安排其他時間和你一起慶祝。 你下個週末有空一起吃個早餐嗎？」

「不」就是「不，謝謝」

歸根結底，學會如何拒絕可以幫助您在工作中感到更有自信，更少感到不知所措。 這能展現出您的領導力，也能提醒團隊他們一開始提出請求的原因。 遵循結構並使用這些提示，您可以學習如何更專業地拒絕。