如何使用績效改善計劃範本 (PIP)

告訴團隊中的某個人他們需要改進從來都不容易。 不過，有時候這是不可避免的。 當有人表現不佳時，您必須進行這種對話。 但當您讓對話變得可行，並為他們提供一條明確的改進途徑時，您就是在為他們提供在團隊中開始 (或重新開始) 取得成功的機會。

績效改善計劃 (PIP) 是一種工具，可用於幫助任何不平衡的團隊成員找到自己的中心。 繼續閱讀，瞭解績效改善計劃範本應包含哪些內容，以及此工具如何強化您的團隊。 

什麼是績效改善計劃？

績效改善計劃 (PIP) 是一種激勵工具，為團隊成員提供個性化和可行動的步驟，以實現績效目標。 如果您的團隊成員未能達成目標，您可以利用 PIP 作為透過自訂行動步驟進行改進的機會。 

通常，您會與團隊成員單獨會面，討論績效問題，並與該團隊成員合作建立 PIP。 PIP 應包括針對未來和可實現目標的結構化計劃。

您可能會想知道何時使用績效改進計劃，而不是採取不那麼正式或更嚴肅的途徑。 PIP 在以下情況下很有用：

• 當團隊成員持續存在績效問題時

• 當您認為可以透過行動計劃來糾正團隊成員的績效問題時

• 在您為團隊成員提供所有合理的便利後

• 在您為該職位提供所有必要的訓練後

有些團隊成員在工作中表現不佳，是因為他們缺乏結構，但可以在正確的執行下茁壯成長。 這正是 PIP 旨在提供的內容。

實施績效改善計畫前的注意事項

在進行此對話之前，最重要的事情是要記住 PIP 旨在幫助團隊成員改進。 將此視為一場對話，您在其中提供建設性的回饋，並為改進制定具體的後續步驟。 以下提示可以讓您更輕鬆地以開放的心態進行對話，並幫助您的團隊成員有效地消化資訊。

• 為團隊成員做好準備：如果這是您第一次進行 PIP 對話，您可能會想在不提醒團隊成員的情況下提出這個問題，但透過為團隊成員做好準備，您可以將對話重點放在建設性的改進上。 無論您如何提出這個主題，都請務必在工作空間中促進有效的溝通，讓他們能夠自在地表達自己。

• 積極傾聽：面對面交談時，您的目標應該是傾聽並嘗試理解。 與其指責，不如請他們解釋情況，以及任何可能導致其績效問題的因素。 與他們單獨交談可能會揭示您之前沒有意識到的問題，這可能會影響您們共同制定的績效改進計劃。

• 保持正向：在向團隊成員提供建設性回饋時，請保持正向的態度。 PIP 令人生畏，但其核心也是一個改進的機會。 

• 找出問題的根本原因：瞭解工作績效問題的根本原因至關重要，一對一會議是深入瞭解的好地方。 您可能會看到源自情境或個人根本原因的行為或行動。 找到這個核心原因可以幫助您制定更合適的行動計劃。

• 定義通往成功的清晰路徑：告訴團隊成員他們做錯了什麼是沒有幫助的，除非您為他們提供更好的方法。 這就是 PIP 行動計劃發揮作用的地方。

• 說明您將審查他們的進度：當您的團隊成員在 PIP 中執行步驟時，讓他們知道您將在那裡審查他們的進度，並在此過程中激勵他們。 這將讓他們知道他們在這段旅程中並不孤單。 這也有助於他們承擔責任，並朝著目標前進。 

績效改善計劃中包含哪些內容？

在自訂績效改善計劃之前，瞭解計劃中通常包含哪些內容非常重要。 在草擬範本時，請記住此核對清單。

• 公司期望陳述：這可能是您公司對團隊成員工作績效期望的標準化陳述。

• 績效概觀：此區段應強調該團隊成員的績效與其角色期望的對比。

• 行動計劃：提供行動項目，並附上可衡量的步驟，供團隊成員達成。 如果可能，請將這些目標設定為SMART 目標。

• 後續追蹤排程： SMART 中的「T」代表有時間限制。 每個 PIP 範本都應包含一個帶有進度里程碑的時間軸。

• 後果： PIP 的這個區段說明了如果 PIP 無效，可能會發生什麼情況。 這可能包括進一步升級或可能終止。

如何撰寫績效改善計劃

撰寫績效改善計劃需要與團隊成員進行深思熟慮的會議。 在會議之前，請準備好您所擁有的證據，以支持您對團隊成員績效問題的說法。 然後在會議期間，您和您的團隊成員可以逐一完成上述組成部分。 請在會議期間使用以下步驟起草 PIP。

1. 瞭解公司、角色和期望

撰寫 PIP 的第一步是涵蓋期望。 雖然團隊成員可能有不同的角色和職責，但您應該有一個大致的方法來定義您的期望以及什麼是表現不佳。  

此陳述將作為比較，並可協助您解釋團隊成員面臨的任何獨特問題。 團隊成員不應該第一次看到此陳述時才看到 PIP。 如果您希望團隊成員達到期望，您需要儘早且經常明確這些期望。 

提示：公司應該有正式的文件記錄他們對團隊成員的期望。 即使團隊成員沒有績效問題，也請確保他們隨時都能存取這些期望。 這樣一來，每個人都能隨時瞭解對他們的期望。

2. 找出可改善的空間

在審閱公司期望後，請確定需要改進的特定領域。 這意味著列出此團隊成員未達到期望的具體方式，並提供其績效的範例。

雖然您需要在 PIP 中指出問題，以幫助陷入困境的團隊成員，但您也可以將此區段設定為有用且可行動的內容。 讓此區段更具建設性的提示包括：

• 表達您對團隊成員能做得更好的信心

• 僅陳述客觀問題

• 請務必提供詳細資料和事實，以支持您所提及的問題 

• 專注於有明確解決方案的問題 

• 不要指出因意見分歧或團隊成員無法控制的缺陷而產生的問題

• 尋找每個問題的根本原因，以便確定長期解決方案。

提示： PIP 應以客觀性為基礎，並包含事實，而非基於您自己對成功的主觀看法。 您可以設定具體且清楚的評估標準，並進行多評估者審查以收集績效資料，從而避免這種稱為評估者特質偏見的無意識偏見。

3. 建立行動計劃

每個 PIP 都應包含詳細的行動計劃，說明團隊成員可以如何改進。 此行動計劃可能包括目標、進度里程碑和額外訓練。 

特別是，請確保您設定的目標是 SMART 目標。 SMART 目標是具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制的目標。SMART 目標結構在建立行動計劃時是理想的，因為它提供了可衡量的目標以供查核。 這使後續流程感覺更有條理、更具體。

提示：在集中的事實來源 (例如專案管理工具) 中追蹤您的行動計劃。 請確保您和團隊成員都能存取該工具，以便即時查看更新並進行變更。 然後，使用甘特圖將里程碑可視化，並隨時追蹤進度。

4. 設定後續追蹤排程

每個 PIP 都應該有一個與您的行動計劃一致的後續追蹤排程。 此排程應包括在整個績效改進計劃中定期進行的核查和指導。

排程將使團隊成員對其目標負責，並提供您希望看到改進的目標日期。 它還將為您在改進過程中檢查和支持他們時提供明晰（度）和結構。

提示：建立附帶提醒的排程和任務，以便進行下一次核查。 這將為您的團隊成員提供一些值得期待的東西，讓他們感到有動力提高生產力和績效。

5. 定義後續步驟

在這個區段中，您將說明 PIP 無效時可能會發生的情況。 如果團隊成員無法做出有意義、可衡量的改進，那麼該職位可能不適合他們。 請諮詢您的人力資源部 (HR) 團隊或部門主管，瞭解後續步驟。

PIP 範例和免費範本

您可以在下方看到績效改善計劃的範例。 

範例情境： Sally 目前未能達到公司的期望，因為她經常錯過期限、跳過團隊會議，並未能為團隊專案做出貢獻。 如果她想繼續擔任這個職位，她的表現必須有所改善，但她的經理 Kat 認為她有可能改善。 Sally 工作表現不佳的根本原因似乎很容易解決。 透過更好的任務管理、團隊協作和 Kat 的指導，Sally 應該能夠隨著時間的推移而脫穎而出。 

行動計劃/智能目標範例：在接下來的 3 個月內，Sally 將在所有期限前完成任務、參加所有排定的會議，並為至少一個團隊專案做出貢獻。

請試用我們的免費 PIP 範本，以簡化行動計劃並協助您的團隊在工作中進行改進。

如何追蹤 PIP 目標

PIP 流程中最重要的部分之一是監控團隊成員的進度。 若無此步驟，您將無法知道 PIP 是否有效。 

為此，請確保您的目標和行動計劃在同一處。 目標設定通常發生在試算表或投影片組中，這些工具與實際工作是分開且孤立的。 如果目標和任務之間沒有連結，您的團隊成員將無法清楚地看到他們的進展，最重要的是，無法看到改進。 

這就是 Asana 將目標整合到產品中的原因。 透過並排可視化目標和任務，團隊成員可以： 

• 讓團隊成員對自己的期限負責

• 即時監控團隊成員的進度

• 對比過去的績效評估追蹤改進目標

• 安排後續會議 

• 讓團隊成員參與這些流程，以實現完全透明度

使用工作管理軟體追蹤 PIP 的進度

PIP 可以喚起團隊成員的緊迫感和動機，鼓勵他們盡力而為。 在幫助這些人設定績效目標時，請使用Asana這類工具即時觀察他們的成功，並推動他們繼續前進。