Processkarta

Tänk på senaste gången du planerade ett projekt eller satte en idé i rörelse. Var började du? Hur kartlade du processen från början till slut? 

Det finns många rörliga delar när man planerar och genomför ett projekt eller en Business-process. För att lyckas måste du visualisera varje steg så att du kan se exakt vad som behöver göras – från den första uppgiften hela vägen till projektets slutförande. 

Det kanske låter lättare sagt än gjort, men oroa dig inte. Processkartmallar kan vara till hjälp. 

Vad är processkartläggning?

Processkartläggning är en metod för att visuellt kartlägga de steg som krävs för att slutföra en process eller ett arbetsflöde. Syftet med Business-processkartläggning är att ge teamet en bättre förståelse för hur en enskild process fungerar, så att de kan utföra den framgångsrikt. 

Du kan använda en processkarta på individ-, team-, avdelnings- eller organisationsnivå för att beskriva valfritt antal processer, från organisationsprocesser som utbildning och introduktion till teamspecifika processer som brainstorming. 

Vanligtvis kartlägger man en process med en processkartritning – en visuell representation av en komplex process som skapas med specifika symboler. Om du vill veta mer om hur man skapar en processkartritning kan du läsa vår artikel: Guide till processkartläggning.

Även om en processkartritning är ett bra sätt att beskriva och visualisera dina Business-processer, har de här statiska verktygen sina begränsningar. Du behöver ett digitalt verktyg för att verkligen väcka processen till liv. Det är här en digital mall för processkartläggning kommer in i bilden. 

Vad är en digital mall för processkartläggning?

En digital mall för processkartläggning bygger på den statiska processkartläggningen genom att ta den process du har skisserat och väcka den till liv med hjälp av arbetsflöden– repeterbara processer som du kan använda om och om igen. Genom att kombinera processkartan med ett digitalt arbetshanteringsverktyg kan du ansluta dina team och utföra uppgifter där arbetet sker.

Nyckeln till att använda en digital mall för processkartläggning är att skapa arbetsflöden. Tänk på det så här: det mesta av arbetet du gör följer ett upprepningsbart mönster. Oavsett om du skriver ett blogginlägg, introducerar en ny teammedlem eller inleder en ny försäljningsprocess följer du förmodligen liknande steg varje gång. De här stegen är ditt arbetsflöde. 

När du har identifierat start- och slutpunkterna för ditt arbetsflöde med en statisk processkartritning kan du bygga ut arbetsflödet för att följa stegen som tar dig igenom hela processen. Sedan kan du skapa en duplicerbar digital mall för processkartläggning med hjälp av det arbetsflödet som utgångspunkt – så varje gång du behöver skriva ett blogginlägg eller introducera en ny teammedlem är processen redan konfigurerad. Du skapar helt enkelt en kopia av mallen och kommer igång. 

Så här skapar du ett arbetsflöde och en digital mall för processkartläggning

När du väl har förstått alla detaljer i arbetsflöden är det enkelt att skapa ett och omvandla det till en digital mall för processkartor. Följ bara de här stegen:

1. Bestäm vilken process du ska kartlägga, till exempel att följa upp en ny potentiell kund.  

2. Lista de aktiviteter som ingår i att slutföra processen. För att fortsätta med vårt försäljningsexempel kan aktiviteterna inkludera att schemalägga ett första försäljningssamtal, följa upp efter samtalet, skicka ett förslag och slutföra kontraktet. 

3. Kartlägg processen i en processkartritning. Det innebär att ordna alla aktiviteter i rätt ordning för att utföra processen. 

4. Skapa en mall för processkartläggning genom att integrera den statiska processkartan i ett digitalt arbetshanteringsverktyg. Ta nu de aktiviteter du har kartlagt i din processkartritning och lägg in dem i ett digitalt verktyg. Det kommer att fungera som en grundläggande mall för arbetsflödet. För att vidareutveckla vårt ursprungliga exempel kan du skapa en ”mall för uppföljning av inledande försäljning” baserad på den processkartritning du skapade för att följa upp en ny potentiell kund. 

5. Duplicera och återanvänd mallen för processkartläggning när du startar liknande processer. När du har skapat mallen kan du använda den som utgångspunkt för liknande processer och projekt. För att avrunda vårt exempel: varje gång du behöver följa upp en ny potentiell kund kan du helt enkelt kopiera mallen för uppföljning av försäljning och fylla i den. 

Exempel på digitala arbetsflöden

Du kan skapa digitala processarbetsflöden för nästan alla affärsprocesser som kräver repeterbara steg för utförande och slutförande. Här är några vanliga användningsfall för arbetsflöden som du kan skapa.

Mall för processkartläggning av försäljningspipeline

Mall för processkartläggning av kundfeedback

Mall för processkartläggning för överlämning efter försäljning

Mall för processkartläggning för marknadsföring inför produktlansering

Mall för processkartläggning för mötesagenda

Mall för processkartläggning för kreativa förfrågningar

Mall för processkartläggning av jobbförfrågningar

Integrerade funktioner och appar

Låt oss ta en titt på de integrerade funktionerna och apparna som kan hjälpa dig att ta din digitala mall för processkartläggning till nästa nivå. 

Integrerade funktioner

• Arbetsflödesverktyget. Visualisera teamets arbetsflöde och förenkla samarbetet mellan olika team med arbetsflödesverktyget. Arbetsflödesverktyget är ett enkelt verktyg som hjälper dig att visualisera och skapa kraftfulla automatiserade arbetsflöden utan någon kodning. Skapa enkelt effektiva processer som kopplar samman team på alla nivåer i organisationen. Dessutom kan du effektivisera uppgifter och hålla dina teamkollegor synkroniserade genom att integrera dina favoritappar för företag såsom Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom med mera, direkt i dina arbetsflöden. 

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. 

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

Vanliga frågor