Lager

Oavsett om du övervakar restauranginventarier, spårar kontorsmaterial eller hanterar utrustning i olika team, ger Asanas anpassningsbara inventariemall ditt team ett gemensamt system för att övervaka vad ni har, var det finns och vad som behöver uppmärksammas. Du behöver inte längre leta efter uppdateringar i kalkylark eller e-postmeddelanden.

Den här enkla lagermallen hjälper dig att logga punkter, tilldela uppföljningar, upprätthålla konsekvens i processen och, viktigast av allt, skala upp lagerspårningen samtidigt som du minimerar misstag.

Vem kan dra nytta av den här lagermallen?

Här på Asana har vi sett hur lätt det är för team att tappa bort tillbehör, verktyg eller lager i olika avdelningar. Utan ett centraliserat system kan mindre problem, såsom dubbla beställningar eller missade återbeställningar, snabbt eskalera till förseningar eller lagerbrist.

Oavsett om du hanterar livsmedelslager, fyller på hyllor eller spårar produkter på olika försäljningsställen hjälper den här lagermallen dig att hålla koll på varje punktnamn, SKU och enhetspris när det ändras.

Den här mallen för lagerchecklista fungerar bra för team och individer som behöver ett tydligt, repeterbart sätt att spåra vad de hanterar:

• Småföretagare som spårar lagernivåer, återbeställningspunkter och prissättning i ett gemensamt Business-lagersystem.

• Butikschefer som övervakar lagersaldo, försäljningsställen och produkttillgänglighet i online- och butikskanaler.

• Byggarbetslag som hanterar råvaror, utrustning och andra platsspecifika lagersaldo från jobb till jobb.

• IT- och anläggningsteam som hanterar utrustningslager, garantidetaljer och hårdvaruposter.

• Ideella organisationer och skolor som hanterar flera typer av lager på olika platser, från böcker och verktyg till donationsvaror.

• Personer som organiserar hushållsartiklar i en startsida för försäkring, flytt eller personlig registrering.

• Alla som ansvarar för grundläggande lagerspårning i branscher som hälso- och sjukvård, detaljhandel, logistik eller utbildning.

Varför använda en Asana-lagermall?

Vi har sett team byta från kalkylark för lagerhantering till Asana och direkt få mer kontroll över sin lagerhantering. I stället för att behöva gissa när det är dags att beställa på nytt eller söka efter kostnadsinformation i olika flikar finns allt i en tydlig, samarbetsinriktad arbetsyta. Resultatet? Färre förseningar, snabbare påfyllning och bättre beslut om vad som ska beställas och när.

Med den här mallen för lagerspårning kan du göra följande:

• Hålla koll på punktnamn, SKU, kvantitet och lagringsplats på ett och samma ställe, vilket är perfekt för lagerkontroll och tillgångsspårning.

• Lägga till fält för enhetskostnad, totalt värde och status för att förbättra synligheten och hjälpa team att agera på realtidsdata.

• Använd återbeställningspunkter och anpassade regler för att automatiskt fylla på lagret innan lagersaldot blir för lågt.

• Lägg till och organisera leverantörskontakter och spåra datumet för den senaste transaktionen för att fatta välgrundade inköpsbeslut.

• Använd Asana AI för att upptäcka luckor, rekommendera automatiseringar och förenkla repetitiva uppgifter i hela arbetsflödet för lagerhantering.

• Håll ditt lagersystem flexibelt med inbyggda funktioner som stöder ett brett utbud av lagertyper, från kontorsmaterial till it-utrustning.

• Ge teammedlemmar tillgång till delade data, vilket minskar silor och möjliggör snabbare och mer välgrundade beslut.

Så här använder du den här lagermallen

1. Kopiera mallen för lagerlistan. Klicka på ”Använd mall” för att skapa din version i Asana. Ge den ett namn som passar din situation, till exempel ”Lagerförråd”, ”It-hårdvara eller ”Anläggningsinventering”.

2. Registrera varje punkt som en uppgift. Skapa en uppgift för varje punkt du spårar. Använd uppgiftstiteln för produktnamnet eller etiketten och lägg till eventuella identifierare såsom artikelnummer eller SKU:er för att göra det enkelt att söka.

3. Lägg till spårningsfält. Anpassa projektet med fält för kvantitet, lagringsplats, kostnad per enhet, totalt värde, gränsvärde för återbeställning och punktstatus. Det ger dig en tydlig överblick över vad som finns i lager, var det lagras och vad som behöver uppmärksammas.

4. Registrera leverantörsinformation och orderhistorik. Använd uppgiftsbeskrivningen för att lagra leverantörsnamn, kontaktuppgifter och beställningslänkar. Lägg till ett fält eller en kommentar för att spåra när punkten senast beställdes eller togs emot.

5. Organisera efter typ eller plats. Använd avsnitt för att gruppera punkter efter kategori (som verktyg, möbler, förbrukningsvaror) eller efter var de lagras (som rum A, huvudskåp eller lagerplats 3). Det gör det lättare att snabbt hitta det du behöver.

6. Tilldela uppföljningar och påfyllningsuppgifter. Om något behöver beställas på nytt eller inspekteras kan du tilldela det till rätt person och ställa in ett slutdatum. Du kan även bifoga kvitton, fakturor eller garantidokument direkt till uppgiften.

7. Välj en vy som passar ditt arbetsflöde. Använd listvy för en enkel punktlogg, tavelvy för att spåra punktstatus eller tidslinjevy för att övervaka schemalagda granskningar eller ersättningscykler. Paneler kan visa sammanfattningar, till exempel totalt lagervärde eller flaggade punkter.

8. Effektivisera processen med inbyggda verktyg. Använd regler för att automatisera påminnelser när lagret börjar ta slut. Förvara leverantörsfiler och anteckningar på ett ställe med hjälp av flikarna Filer och Meddelanden. Asana hjälper dig att minska antalet kalkylark och få processen att fungera smidigt.

Asana-funktioner för att förbättra lagerhanteringen

• Anpassade fält: Lägg till strukturerad information till varje lagerpunkt, till exempel enhetspris, lagernivå, serienummer eller slutdatum för garanti. Du kan sortera och filtrera uppgifter med hjälp av de här fälten för att snabbt identifiera vad som behöver uppmärksamhet.

• Tidslinjevy: Se lageraktivitet över tid. Oavsett om du spårar återköpscykler, garantiers utgångsdatum eller säsongsbetonade punkter hjälper tidslinjevyn dig att planera och undvika krångel i sista minuten.

• Regler: Använd automatisering för att ligga steget före lagerproblem. Du kan till exempel utlösa en uppgiftstilldelning eller ett Slack-meddelande när lagernivåerna sjunker under ett visst tröskelvärde.

• Flera hemmaplaner: Håll lagersaldo uppgifter synliga i flera projekt – till exempel verksamhet, IT eller ekonomi – utan att duplicera dem. Det är ett enkelt sätt att förbättra samordningen mellan olika team.

• Formulär: Låt teammedlemmar skicka in påfyllningsförfrågningar eller rapportera saknade punkter via ett standardiserat formulär. Varje post blir en uppgift i din lagermall för enkel spårning.

• Godkännanden: Effektivisera återbeställningsprocessen med inbyggda godkännanden. Lägg till ett godkännandefas i alla lageruppgifter så att teamledare eller ekonomichefer snabbt kan granska och ge godkännanden.

• Statusuppdateringar: Dela snabba uppdateringar om lagercykler, påfyllningsförlopp eller kommande granskningar, allt på ett och samma ställe. De här uppdateringarna är kopplade till ditt projekt, så att alla hålls informerade utan att behöva leta efter e-postmeddelanden.

Rekommenderade integreringar

• Tableau: Omvandla lagersaldodata till dynamiska paneler. Med Asana + Tableau-integreringen kan du visualisera trender såsom lagersaldo, påfyllningsfrekvens och punktvärde över tid. 

• Microsoft Excel: Exportera ditt lagerark till Excel för offlineåtkomst eller för att dela med teammedlemmar utanför organisationen. Perfekt för utskrift, avancerad datainmatning eller synkronisering med andra Microsoft-verktyg. 

• Google Kalkylark: Synkronisera din inventarielista med ett kalkylark för att köra anpassade rapporter eller skapa utskrivbara checklistor. Perfekt för team som vill ha en välbekant kalkylbladsvy tillsammans med sitt realtidssystem. 

• Gmail: Omvandla e-postmeddelanden från leverantörer eller omordna bekräftelser till spårbara uppgifter. Du behöver inte kopiera och klistra in. Klicka bara för att skicka ett e-postmeddelande direkt till ditt lagersystem. 

• Slack: Automatisera varningar om lågt lagersaldo och omordna godkännanden med Slack-meddelanden. Du kan även omvandla Slack-konversationer till uppgifter för att hålla informella uppdateringar kopplade till ditt lagerarbetsflöde. 

• Dropbox: Bifoga leverantörsavtal, garantier eller manualer till alla lagerpunkter. Med Dropbox integrerat lagras varje dokument tillsammans med den punkt det stöder. 

Vanliga frågor om lagermallar