Hantering av tillgångar

Många av oss tänker på ekonomi när vi hör ordet ”tillgång”. Men tillgångar kan vara vilket objekt som helst (stort eller litet) som ditt företag äger, till exempel ditt kontorsutrymme eller den råa ljudfilen för ditt senaste podcastavsnitt. Ditt företag har förmodligen många olika typer av tillgångar vid varje givet tillfälle. Att hantera alla dessa Business-tillgångar kan bli komplicerat om du inte har rätt verktyg och system på plats för att stödja dig. 

Det är här en mall för tillgångshantering kommer in i bilden.

Vad är tillgångshantering?

Tillgångshantering är processen för att organisera, lagra och samordna dina Business-tillgångar. Med andra ord är det en specifik typ av projekthantering för dina tillgångar. Din tillgångshanteringsprocess kan innebära att du fastställer en tillgångs värde, övervakar tillgångens livscykel, hittar sätt att få ut mer värde av en tillgång eller skapar en tillgångsinventering. 

Eftersom det involverar många olika komponenter är tillgångshantering vanligtvis en tvärfunktionell process som omfattar flera roller, avdelningar och team. Det är till exempel inte ovanligt att ekonomichefen, en teamledare och en anställd alla är involverade i samma projekt för hantering av finansiella tillgångar.

Olika typer av tillgångshantering

Finansiell tillgångshantering är bara en typ av tillgångshantering. Här är de andra: 

• Digital tillgångshantering: hantering av digitala filer, tjänster eller produkter, till exempel mediefiler eller en företagsblogg.  

• Hantering av anläggningstillgångar: Hantering av företagets anläggningstillgångar (tillgångar som inte snabbt kan omvandlas till kontanter), såsom VVS i kontorslokaler.

• Hantering av it-tillgångar: Hantera företagets hårdvara och programvara, till exempel Microsoft-programvaruabonnemang och molnlagring.

• Företagstillgångshantering: hantering av fysisk infrastruktur, såsom maskiner eller underhåll av företagsfordon. 

• Finansiell tillgångshantering: Hantering av finansiella tillgångar, såsom aktier och fastighetsinvesteringar.

Vad är en mall för tillgångshantering?

En mall för tillgångshantering är en översikt över ditt arbetsflöde för tillgångshantering. Den ger en tydlig uppsättning steg för tillgångshantering som teammedlemmar och kollegor kan följa, vilket minskar förvirringen och ger mer konsekventa resultat. 

Låt oss till exempel säga att du ansvarar för att spåra användningen av företagets bilar varje månad. Till att börja med är ett viktigt steg i din resurshanteringsprocess att granska mätvärdena för hur ofta en anställd använder en bil under en viss månad. Du kan spara det här (och andra viktiga steg) i din mall. På så sätt vet någon annan exakt vilka steg som ska tas även om hen hanterar tillgångarna när du inte är på kontoret.

Fördelarna med att använda en mall för tillgångshantering

Oavsett om du är ett litet företag, en nystartad verksamhet eller ett stort företag, kommer en mall för tillgångshantering att hjälpa dig att hålla dina tillgångar (och de team som ansvarar för dem) organiserade. Det beror på att din mall för tillgångshantering:

• Optimerar tillgångsspårning: Om du vet vad du har och var det finns är det svårare att tappa bort dina tillgångar.

• Samordnar tvärfunktionella insatser: Att använda en mall säkerställer att alla team och avdelningar hanterar tillgångar på samma sätt.

• Ger synlighet: Intressenter kan se hur du hanterar tillgångar, vilket är särskilt användbart för chefer eller om du arbetar med kunder.

Observera att alla mallar för tillgångshantering inte är lika bra. Om du skapar din mall i ett projekthanteringsverktyg blir den dynamisk. Du kan enkelt uppdatera, dela och återskapa information efter behov. Det ger dig fler möjligheter än om du använder en enkel Excel-mall, som du måste uppdatera manuellt varje gång tillgångens värde ändras eller du förvärvar en ny tillgång.

Vem använder mallar för tillgångshantering?

Även om vem som helst kan skapa och använda en mall för tillgångshantering kommer vissa företag, team och branscher att dra större nytta av den än andra. 

Här är några branscher eller avdelningar som skulle ha stor nytta av att skapa en mall för sin tillgångshanteringsprocess, plus exempel på användningsfall:

• IT-team: När medarbetare begär produkter eller tjänster från IT-avdelningar kan du använda en mall för digital tillgångshantering för att prioritera och uppfylla förfrågningarna. Om du till exempel distribuerar programvarulicenser kan du spara en mall för tillgångshantering som automatiskt tar emot nya förfrågningar, tilldelar dem till en teammedlem för distribution och skickar den nya programvarulicensen till den som begärt den.

• Tillverkning: Använd mallen för att effektivisera systemet för tillgångshantering, inklusive att spåra tillgångsinventariet och samordna tillgångsproduktion mellan olika avdelningar.

• Personalavdelningen: I likhet med it-avdelningen kan ett team på personalavdelningen använda en mall för digital tillgångshantering för att samordna professionella tjänster för anställda.

Så här använder man en mall för tillgångshantering

Det finns ingen strikt manual för att hantera tillgångar. Tillgångar kan vara många olika saker, och ditt företag kommer sannolikt att ha sina egna preferenser för att hantera dem. Det innebär att du vill ha en mall som är flexibel och enkel att använda – eller mer än troligt, att du vill skapa flera mallar.

Men hur skapar, sparar och använder man en mall för alla de här olika funktionerna? Vad händer om du behöver olika mallar för att hantera digitala, fasta och it-relaterade tillgångar? Svar: Använd en programvara för arbetshantering för att skapa din mall för tillgångshantering. När du har skapat din digitala mall kan du använda den för att samordna allt ditt relaterade material för tillgångar – ansluta riskhanteringsplaner, integrera med dina resurshanteringssystem och skapa tydliga översikter för hur du använder och ökar värdet på dina tillgångar.

Du kan skapa olika typer av mallar för tillgångshantering, till exempel:

• Mallar för tillgångsspårning

• Mallar för tillgångsinventering

• Mallar för tillgångshanteringsprocesser

• Mallar för tillgångshantering för specifika typer av tillgångar (till exempel mallar för digitala, företags- eller finansiella tillgångar)

Oavsett vilken typ av mall för tillgångshantering du skapar, följer här några användbara avsnitt att inkludera:

• Datum: Ange inköpsdatum, produktionsdatum eller distributionsdatum. Det hjälper till att spåra tillgången.

• Tilldelad person: Vem är ansvarig för den här tillgången? Det här är den person som ska kontaktas för frågor eller uppdateringar om tillgången.

• Typ av tillgång: Om ditt företag eller team hanterar olika typer av tillgångar kan du dela upp dem här. Vissa tillgångar kan vara svåra att kategorisera (t.ex. kan ett programvaruabonnemang verka vara en it-tillgång eller en digital tillgång). Om du förtydligar typen av tillgång i mallen minskar förvirringen.

• Prioritet: Hur viktigt är det att du hanterar den här resursen? Detta visar intressenter och teammedlemmar vilka tillgångar som har högre prioritet för verksamheten. 

• Status: Hanteras den här tillgången för närvarande av en teammedlem? Låt intressenter se statusen för varje tillgång, så att de inte behöver oroa sig för om du hanterar tillgångarna korrekt eller inte.

• Specifika detaljer om tillgången: Beroende på vilken typ av tillgång det gäller kanske du vill inkludera ytterligare detaljer. Om tillgången till exempel är dina fastigheter kan du inkludera inköpspriset, eventuella intäkter du har genererat och potentiella vinster.

Integreringar och appar som du kan använda med din mall

Asana erbjuder en mängd funktioner och appintegreringar som du kan använda med din mall för tillgångshantering.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutförd en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja ”Godkänn”, ”Begär ändringar” eller ”Avvisa” för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

Rekommenderade appar

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Adobe Creative Cloud. Kreativa team arbetar bäst när de kan fokusera på design. Med Asana för Adobe Creative Cloud-integreringen kan kreativa team och designteam enkelt få tillgång till den information de behöver för att komma igång med arbetet, få feedback från granskare och godkännare och leverera färdiga produkter – utan att behöva lämna Photoshop, Illustrator eller InDesign. Se nya uppgifter, dela designer, bädda in XD-delningslänkar och samla in feedback från Asana – utan att behöva lämna Adobe Creative Cloud.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

Vanliga frågor