Projekthantering i Excel: Vad man bör tänka på

Att hantera projekt i Excel tar dig bara en bit på vägen. Vad behöver teamet egentligen för att hålla sig på rätt spår? Med produktbudgetar och uppgiftslistor kommer du snart inse att kalkylark inte är gjorda för projekthantering.

Kom igång

Hantera projekt på ett bättre sätt än med kalkylark

För att leda team och slutföra projektuppgifter behöver du mer än ett Excel-kalkylark. De bästa verktygen för projekthantering låter dig:

Ha projektdetaljerna på ett och samma ställe

Med kalkylark kan du inte lägga till detaljer, ha konversationer eller bifoga filer. Projektinformationen sprids ut i olika verktyg, vilket gör det enkelt att missa något på att göra-listan eller slösa tid på att leta efter en tillgång.

Ett bra projekthanteringsverktyg kombinerar kalkylarkets rutnätsliknande vy med samarbetsfunktioner – så att du inte längre behöver leta igenom gamla e-postkedjor för att hitta de sensate uppdateringarna eller filerna.

Skapa och uppdatera planer snabbt

Om du hanterar projekt i kalkylark ägnar du säkert mycket tid på att skapa kalendrar och Gantt-scheman från grunden. Även med en mall tar det lång tid att anpassa, utforma och uppdatera projektplaner.

Till skillnad från Excel är agila verktyg utformade för arbets- och projekthantering och gör det enkelt att snabbt skapa och uppdatera dynamiska projektplaner.

Hantera flera projekt och program samtidigt

Utan en bestämd plats för att spara all projektinformation är det svårt att veta hela programmets status eller att snabbt växla mellan projekt. Om du leder ett team är det ännu svårare att se en kollegas arbetsbelastning i alla projekt. Med ett kraftfullare projektledningsverktygfår du enkelt insikter som underlättar projektspårning och resurshantering.

Samarbeta enkelt och effektivt

Kalkylark är, till skillnad från andra projektplanerare, inte skapta för samarbete. I stället för att jonglera med Excel, e-post, chattar och dokument för att hålla reda på alla rörliga delar, kan du hantera projekten från en enda referenskälla. Med hjälp av verktyg för projekt- och arbetshantering kan du hålla alla konversationer och filer i projektet kopplade till dina planer, och du behöver aldrig mer missa något.

Hej då Excel. Hej Asana.

Asana är en programvara för projekthantering som gör det enkelt att hantera alla sorters projekt, från marknadsföring till teknik. I stället för att organisera och uppdatera kalkylark kan du ägna din tid åt att uppnå resultat. Inga avancerade Excel-kunskaper krävs.

Läs mer om Asana

Hur du än hanterar projekt i Excel kan du göra det bättre i Asana

Excel-mallar är bra, men Asanas mallar är bättre för projekthantering.

Använd våra färdiga mallar – eller gör din egen – så att du kan ägna mindre tid på att ompröva din översikt och mer tid på att få jobbet gjort.

Gör aldrig mer en kopia på en mall för ett Gantt-schema.

Utforma projekttidslinjer visuellt, schemalägg uppgifter och få en tydlig bild över vem som gör vad och när med Tidslinjen.

Sluta skapa kalendrar manuellt

I stället för att manuellt skapa en kalender i Excel kan du automatiskt visa varje projektschema i en Asana-kalender. Projektledare kan snabbt växla mellan listor och kalendrar.

Projektspårning med Excel är inte bra för samarbete och kommunikation.

Med Asana kan du följa uppgifter för att få meddelanden om framsteg eller slutförande, kommentera på dem direkt, lägga till slutdatum, tilldelade personer och mer.

Asanas bibliotek med färdiga mallar hjälper dig med allt från produktlanseringar till designsprintar.

Använd våra Asana-mallar – eller gör din egen – så att du kan ägna mindre tid på att ompröva din översikt och mer tid på att få jobbet gjort.

Asanas tidslinjevy är ett optimerat Gantt-schema som hjälper team att visualisera individuella uppgifter, tidslinjer och tilldelade personer på ett ställe.

Utforma projekttidslinjer visuellt, schemalägg uppgifter och få en tydlig bild över vem som gör vad och när med Tidslinjen.

Planera hela veckan, månaden eller kvartalet med Asanas kalendervy.

I stället för att skapa en kalender i Excel kan du automatiskt visa varje projekt i en kalendervy. Växla snabbt mellan listor och kalendrar.

Kommunicera statusuppdateringar, dela filer och utse tidslinjer och tilldelade personer för varje enskild projektuppgift.

Följ uppgifter för att få meddelanden om framsteg eller slutföranden, kommentera dem direkt, lägg till slutdatum, tilldela personer och mer.

Integreringar och appar

Hur man omvandlar kalkylark till Asana-projekt

Att flytta till ett nytt verktyg kan vara jobbigt. Lyckligtvis är det enkelt att importera dina befintliga projekt från Microsoft Excel till Asana med vår CVS-importör.

Läs mer om CVS-importören

Resultatinriktade team har förtroende för Asana

Vi bestämde oss för att testa Asana. Vi kunde snabbt eliminera rutinmässigt arbete som att skicka uppdateringar med e-postmeddelanden och att delta i statusuppdateringsmöten varje vecka. Numera kan jag enkelt använda Asana för att veta vad som pågår i ett projekt eller ta reda på status för i princip vad som helst. Med hjälp av Asana är våra processer mer effektiva och kommunikationen rakare.

—Rian Hunter, mjukvaruingenjör, Dropbox

Uppgradera projektplaneringen från kalkylark till Asana i dag

Se varför miljoner av människor använder Asana för att förbättra sitt arbete och sin arbetsprocess.