Советы по координации проектов, которые помогут вашей команде работать максимально эффективно

Когда в 1969 году стартовал «Аполлон-11», астронавты Нил Армстронг и Эдвин «Базз» Олдрин стали первыми людьми, ступившими на поверхность Луны. Но это грандиозное достижение было не просто маленьким шагом для человечества — оно стало кульминацией почти восьми лет ежедневной работы сотен учёных, инженеров и менеджеров проектов НАСА. А учитывая все подвижные элементы, необходимые для запуска космической миссии, можно с уверенностью сказать, что за кулисами был человек, который координировал всё это. 

Координация проектов — это не так захватывающе, как космические путешествия, но она абсолютно необходима для доведения инициативы до финишной черты. Благодаря эффективной координации проектов вы можете двигаться точно по графику, оптимизировать рабочие процессы и ускорять продвижение проекта к финишу.

Что такое координация проектов? 

Координация проекта — это повседневная работа, которую выполняет менеджер проекта, чтобы инициатива шла по плану. Сюда входят организация и доведение до сведения заинтересованных лиц деталей проекта и поручений, мониторинг хода работ, отслеживание бюджета проекта, документирование ключевых рабочих процессов проекта и устранение препятствий для вашей команды проекта. 

Координация проектов и управление проектами 

Если вы никогда раньше не занимались координацией проектов, эти два термина могут показаться похожими, но на самом деле они немного отличаются. Координация проекта сосредоточена на каждодневных задачах, необходимых для бесперебойной работы проекта, тогда как управление проектом предполагает более масштабное планирование, например определение целей проекта и ожидаемых результатов.

Зачастую менеджеры проектов отвечают как за управление проектами, так и за их координацию. Однако в некоторых командах может быть отдельная должность координатора проекта, который занимается основными повседневными административными задачами. Например, если менеджер проекта создаёт полный план проекта, координатор проекта будет помогать выполнять этот план на ежедневной основе. 

Отчёт о совместной работе: как взаимодействуют самые эффективные команды в мире

Узнайте о ключевых характеристиках, которые помогли добиться успеха самым эффективным командам в мире: их стратегиях, методах и советах по эффективной совместной работе.

Получайте аналитическую информацию

Почему координация проектов важна

План проекта хорош ровно настолько, насколько хорошо он выполняется. Независимо от того, насколько тщательно продумана инициатива, именно ежедневная координационная работа обеспечивает функционирование проекта и его выполнение в срок. В этом смысле эффективная координация проекта может помочь вам:  

• Оптимизировать общение с заинтересованными сторонами и участниками команды

• Быстро устранять препятствия для участников команды проекта и поддерживать непрерывность работы

• Отслеживать хронологию проекта и обеспечивать выполнение работ в срок

• Отслеживать бюджет проекта и управлять расходами

• Обеспечить лёгкий доступ к информации о проекте 

Шесть основных навыков координации проектов и советы по их освоению

Основная часть ежедневной координации проектов состоит из шести ключевых навыков. Освоив эти навыки, вы сможете плавно переводить проекты от этапа планирования к этапу реализации и сдачи. 

1. Следите за тем, чтобы работа шла по плану

Отставание от графика — одна из самых распространённых причин провала проекта. На самом деле, по данным исследования «Указатель структуры работы 2021», работники умственного труда каждую неделю срывают 26% дедлайнов. Таким образом, умение выполнять работу по графику является важнейшим компонентом успешной координации проекта. 

Как это сделать:

Создайте график проекта с чёткими дедлайнами для каждого ожидаемого результата проекта и промежуточного результата (более мелких шагов, необходимых для выполнения задачи). Для этого при назначении дат сдачи отталкивайтесь от крайнего срока, чтобы точно выделить достаточно времени на каждый элемент. По мере того, как вы будете отмечать выполнение каждого ожидаемого результата и промежуточного результата, вам будет легко видеть, как продвигается работа с течением времени, а вероятность пропустить какой-либо этап значительно снизится.  

2. Систематизация и отслеживание ожидаемых результатов

Проекты часто содержат множество динамичных компонентов. У каждой отдельной задачи своя уникальная дата сдачи, ответственный и приоритет, и по мере выполнения проекта задачи проходят через различные этапы завершения. Поиск способа систематизировать и отслеживать эти динамичные элементы — важная часть координации проекта. 

Как это сделать:

Используйте визуальные инструменты для отслеживания  ожидаемых  результатов проекта. Например, можно использовать канбан-доску, чтобы показывать, как работа проходит через разные этапы, диаграмму Ганта, чтобы видеть горизонтальную хронологию, или календарь проекта, чтобы визуализировать всю работу за месяц в едином централизованном представлении. Вместо того чтобы пытаться поддерживать актуальность статических инструментов отслеживания проектов или электронных таблиц, мы рекомендуем использовать инструмент для управления проектами, чтобы просматривать ожидаемые результаты и управлять ими. Это позволит вам и вашей команде легко получать доступ к задачам проекта, работать с ними и обновлять их в режиме реального времени. 

3. Контролируйте затраты по проекту

За деньги нельзя купить любовь, но они точно помогают довести проекты до конца. На самом деле бюджет проекта часто является ограничивающим фактором, определяющим возможность завершения работы. Это означает, что отслеживание затрат по проекту и управление ими — одна из самых важных задач в списке задач координатора проекта. 

Отчёт о совместной работе: как взаимодействуют самые эффективные команды в мире

Узнайте о ключевых характеристиках, которые помогли добиться успеха самым эффективным командам в мире: их стратегиях, методах и советах по эффективной совместной работе.

Получайте аналитическую информацию

Как это сделать:

Создайте подробный бюджет проекта. Чёткий план бюджета проекта — это лучший способ планировать, отслеживать и контролировать расходы на протяжении всего проекта. Подобно графику проекта, бюджеты проектов обычно разбивают каждый конечный результат на промежуточные результаты, чтобы вы могли эффективно оценить необходимые ресурсы и затраты на каждый из них. Ваш бюджет должен включать затраты на каждый ресурс и ожидаемый результат, график предполагаемых расходов, ответственных за каждую задачу и место для отслеживания запланированных и фактических затрат. 

4. Сообщайте заинтересованным лицам о новостях

Важно, чтобы ваша команда была в курсе того, как продвигается проект, и получала информацию о любых неожиданных изменениях. Таким образом, регулярное информирование о состоянии проекта является важнейшим компонентом успешной координации проекта. Это лучший способ обеспечить синхронизацию действий заинтересованных сторон, заблаговременно выявлять риски, а также соблюдать графики и бюджет. 

Как это сделать:

Освойте искусство составления отчётов о статусе проекта. Отчёт о статусе проекта предоставляет заинтересованным сторонам краткую информацию о ходе выполнения проекта. Обычно в них указывается статус проекта (по плану, под угрозой, отстаёт), содержится обзор каждого направления проекта и краткое описание основных моментов, препятствий или непредвиденных рисков. В зависимости от продолжительности проекта вы можете рассылать отчёт о статусе проекта каждую неделю (для краткосрочных проектов) или каждый месяц (для долгосрочных проектов).

Чтобы не создавать каждый отчёт о состоянии проекта с нуля, подготовьте шаблон многократного использования. Это позволит вам избежать работы по организации работы и каждый раз включать в отчёт ключевую информацию. Программное обеспечение для управления проектами может сделать этот процесс ещё проще. Когда вы отслеживаете результаты в едином централизованном инструменте, вы можете создавать отчёты там же, где ведётся работа, а не вручную собирать данные проекта из нескольких инструментов. С помощью правильного инструмента для управления проектами задание, на выполнение которого могут уйти часы, сводится всего к нескольким щелчкам мышью. 

5. Документирование информации о проекте

Наверняка каждому приходилось бывать в такой ситуации: вы начинаете новый проект, который кажется странно знакомым, и понимаете, что делали что-то похожее год назад. Но когда вы пытаетесь вспомнить, что именно вы делали и как прошёл старый проект, память подводит вас. 

Именно поэтому документирование информации о проекте является такой важной частью координации проектов. Гораздо проще (и быстрее) фиксировать процессы и делать заметки, когда вы находитесь в самом разгаре работы, чем потом пытаться вспомнить важные детали. 

Как это сделать:

Создайте документацию по процессу — внутренний документ, в котором описываются задачи и действия, необходимые для запуска нового проекта или процесса. Например, вы можете создать документацию по процессу, в которой будут подробно описаны все действия, необходимые для адаптации новых сотрудников, требования к тестированию новой функции сайта или рабочий процесс обновления и публикации статей в блоге. Помните, что документация по процессам должна быть «живым» документом, который вы обновляете по мере необходимости, поэтому позаботьтесь о том, чтобы его было легко редактировать и чтобы он был доступен вашей команде. 

6. Планируйте и назначайте совещания

Координация проекта часто предполагает планирование и организацию совещаний с вашей командой и внешними заинтересованными сторонами. Но чтобы наилучшим образом использовать время каждого участника, важно, чтобы у каждого совещания была стратегическая цель и конкретный план. Чем эффективнее ваши совещания, тем больше времени и интеллектуальных ресурсов у вашей команды остаётся на решение задач проекта. 

Как это сделать:

Проводите совещания с определённой целью. Вместо того чтобы автоматически планировать совещания, подумайте, нужны ли они вообще. Например, не проще ли будет вместо этого разослать отчёт о статусе или асинхронное обновление? 

Если вы решили, что совещание необходимо, убедитесь, что оно будет эффективным и полезным для всех участников. Для этого можно составить повестку и заранее определить материалы для ознакомления, вести протокол совещания и рассылать его по завершении встречи, а также формулировать чёткие задачи, выполнение которых необходимо будет проконтролировать. 

4 качества успешного координатора проектов

Если вы хотите улучшить свои навыки координации или нанять координатора проектов для своей команды, обратите внимание на четыре важнейших качества. 

• Навыки общения. Координация работы требует от вас ежедневного общения с заинтересованными сторонами и участниками команды. Это включает в себя постановку задач, предоставление обновлений по проекту, организацию совещаний и выполнение функций контактного лица для получения подтверждений и запросов на ресурсы.  

• Управление временем. Хорошее управление временем имеет решающее значение, особенно когда вам приходится одновременно заниматься всеми подвижными элементами целого проекта. Это относится как к личному тайм-менеджменту, так и к умению управлять графиком проекта и обеспечивать своевременное выполнение ожидаемых результатов. 

• Умение решать проблемы. Когда неизбежно возникают непредвиденные обстоятельства, важно спокойно воспринимать проблемы и решать их стратегически. Таким образом, эффективные навыки решения проблем часто оказываются полезными для координатора проекта. 

• Внимание к деталям. Детали важны для координатора проекта, особенно когда вы устанавливаете даты сдачи задач, планируете совещания и создаёте подробную документацию по процессам. Когда вы правильно выполняете мелкие задачи, ваша команда может быть спокойна, зная, что ей не придётся перепроверять вашу работу. 

Координация — это главное

Координация проекта имеет решающее значение для его успеха на протяжении всего жизненного цикла. Управление проектом на высоком уровне и тщательно проработанный план проекта, цели, важные этапы и область проекта могут привести вас лишь к определённому результату — именно ежедневная координация помогает использовать эти методологии планирования и перевести вашу инициативу от этапа планирования к этапу завершения. 

Отчёт о совместной работе: как взаимодействуют самые эффективные команды в мире

Узнайте о ключевых характеристиках, которые помогли добиться успеха самым эффективным командам в мире: их стратегиях, методах и советах по эффективной совместной работе.

Получайте аналитическую информацию