Modelo de backlog do sprint

Os sprints servem para simplificar o fluxo de trabalho das equipes, mas podem se tornar confusos quando as prioridades e o cronograma mudam. Sem um método eficaz para organizar e fazer a triagem das tarefas, fica difícil gerir a carga de trabalho da equipe e ter flexibilidade quando ocorrerem mudanças. 

É nisso que o modelo de backlog do sprint pode ajudar.

O que é um modelo de backlog do sprint?

É um guia reutilizável que auxilia no planejamento e organização do trabalho em cada sprint de projeto. Nele, são documentadas todas as informações necessárias para manter as tarefas organizadas e em dia, como a estimativa de esforço, a prioridade e o status. Em vez de começar do zero a cada novo sprint, o modelo disponibiliza um sistema a ser seguido pela equipe. Então, basta copiar o modelo, adicionar tarefas ao backlog e começar a trabalhar.

Quais são os benefícios de um modelo digital de backlog do sprint?

Os sprints são processos dinâmicos: a equipe começa com uma lista de tarefas não concluídas e trabalha nelas em conjunto durante o sprint. Isso significa que o modelo de backlog do sprint deve ser mais do que uma lista estática de entregáveis, ele também precisa registrar o progresso da equipe em tempo real. 

O modelo digital de backlog do sprint é atualizado automaticamente conforme a equipe conclui as atividades, para nos deixar sempre a par do seu progresso. Com isso, conseguimos gerir a carga de trabalho da equipe de forma eficaz e nos adaptar mais facilmente diante de mudanças. 

Criar o modelo de backlog do sprint em uma ferramenta de gestão de projetos possibilita: 

• Planejar e colaborar no backlog do sprint em um local central. 

• Ter uma visão abrangente de todas as tarefas que a equipe precisa realizar no sprint atual.

• Avançar as tarefas pelos diferentes estágios à medida que a equipe conclui as atividades. Assim, todos os envolvidos podem visualizar o status mais atualizado das tarefas e do projeto. 

• Adicionar tarefas facilmente ao modelo de backlog do sprint a partir do backlog do produto, sem duplicar o trabalho. 

• Alternar entre os modos de visualização: veja o seu backlog do sprint na forma de lista, quadro Kanban ou diagrama de Gantt, sem nenhum esforço a mais. 

• Atribuir proprietários e datas de conclusão a cada entregável para deixar claro quem está fazendo o quê e até quando. 

• Anexar documentos, links ou imagens às tarefas para disponibilizar informações contextuais. 

• Ajustar facilmente os prazos e proprietários, caso as prioridades mudem. 

O que incluir no modelo de backlog do sprint

O modelo de backlog do sprint deve monitorar todas as tarefas que a equipe realizará durante um determinado sprint. Diferente de um backlog do produto, que organiza todas as próximas atividades da equipe, o backlog do sprint considera apenas os entregáveis que serão cumpridos pela equipe durante o próximo sprint. 

Para manter as tarefas organizadas e em dia, deixe alguns espaços no seu modelo para acompanhar as seguintes informações: 

• Nome da tarefa: uma descrição breve da tarefa.

• Tipo da tarefa: a categoria da tarefa, por exemplo, “bug” ou “recurso”. 

• Nível de esforço: estimativa de tempo ou esforço necessário para realizar a tarefa, geralmente determinada na forma de story points. 

• Prioridade: qual é a importância da tarefa em relação às metas da sua equipe e da empresa.

• História de usuário (User story): uma explicação informal de cada tarefa sob a perspectiva de um usuário final. As histórias de usuário fornecem contexto para a equipe e normalmente seguem o formato: “Eu, enquanto [persona], quero [meta], para [resultado]”. 

• Épico ágil (Agile epic): um conjunto maior de trabalho ao qual cada tarefa está associada. Por exemplo, uma tarefa de atualizar imagens de dispositivos móveis pode fazer parte de um épico maior de melhorar a experiência móvel em geral. 

Se você quiser monitorar o status do trabalho, também é interessante criar seções no modelo para cada estágio de conclusão da tarefa. Por exemplo, você pode criar seções para as tarefas “não iniciadas”, “em desenvolvimento”, “em fase de teste” e “concluídas”. Conforme a equipe realiza as atividades, você pode arrastar e soltar as tarefas nas respectivas seções, ou automatizar o processo para que as tarefas sejam movidas automaticamente. 

Integrações e recursos a experimentar

Quer otimizar ainda mais o seu processo de sprint? Veja a seguir algumas formas de agregar mais funcionalidade e poupar o seu tempo para o trabalho que realmente importa. 

Recursos integrados

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

• Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início fornecem clareza, para os membros da equipe, em relação ao tempo necessário para concluir cada tarefa. Use as datas de início para definir, acompanhar e administrar o trabalho, alinhando os objetivos da equipe e evitando que as dependências fiquem por fazer.

• Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

• GitHub. Sincronize automaticamente as atualizações de status de pull requests do GitHubb com tarefas da Asana. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

Perguntas frequentes