Modelo SIPOC

Se você está no mundo corporativo há algum tempo, provavelmente os seus processos já se tornaram automáticos e consegue segui-los sem pensar muito. E mesmo que você os conheça como a palma da sua mão, isso provavelmente não se aplique às demais partes interessadas. Definir tais processos pode ajudá-las a entender as suas operações, diminuindo a possibilidade de ocorrerem equívocos e confusões. 

É aí que entra o modelo SIPOC: uma ferramenta que facilita a visualização e otimização dos processos operacionais mais importantes. 

O que é um diagrama SIPOC?

O diagrama SIPOC proporciona uma visão de alto nível sobre as etapas de transporte, entradas, processo, saídas e clientes. O objetivo é possibilitar que as partes interessadas entendam o funcionamento geral dos seus processos, sem entrar em detalhes específicos. Os diagramas SIPOC costumam ser utilizados na fase de definição do sistema Six Sigma ou de outros tipos de gestão de projetos lean: estruturas de administração que buscam otimizar processos para reduzir a incidência de erros e inconsistências no produto final. 

A sigla inglesa SIPOC significa:

• Suppliers (Fornecedores): os primeiros dados que dão início ao processo.

• Inputs (Entradas): os recursos necessários ao funcionamento do processo.

• Process (Processo): a visão geral do processo.

• Outputs (Saídas): os resultados e produtos do processo.

• Customers (Clientes): quem recebe os resultados ou benefícios.

Os diagramas SIPOC são ferramentas visuais que funcionam como um fluxograma ou mapa de processos. Eles avançam por cada componente de um processo, representando somente os elementos relevantes e as etapas de alto nível pertinentes a cada um.

Vantagens de usar um modelo SIPOC

Se você costuma usar diagramas SIPOC no trabalho, a melhor solução é desenvolver um modelo em vez de criar novos diagramas do zero. Isso poupará tempo e esforço, além de estar alinhado à metodologia lean do Six Sigma. Ou seja, se o objetivo do Six Sigma é minimizar erros nos resultados dos processos, o modelo para diagramas SIPOC pode reduzir consideravelmente a margem para falhas humanas. Com a ajuda de um modelo, pouco importa quem criou o diagrama SIPOC: você terá a segurança de um resultado consistente.

Como usar o modelo SIPOC

Este modelo auxilia a gestão de processos corporativos, responsável por analisar e aprimorar tais processos. É possível usar o modelo SIPOC para se certificar de que os processos definidos nos diagramas SIPOC estejam consistentes e adequados aos seus padrões. Após você efetuar os ajustes finais ao modelo SIPOC e salvá-lo, os membros da equipe poderão usá-lo para criar novos diagramas como forma de documentar cada processo de SIPOC.

Incorporar o modelo SIPOC ao fluxo de trabalho dos seus processos corporativos simplifica e otimiza a maneira de criar diagramas SIPOC. Depois de desenvolver o modelo num software de gestão do trabalho, você poderá copiá-lo com apenas um clique, compartilhá-lo com as partes interessadas e coordenar os processos entre as equipes. Inclusive, é possível atribuir etapas específicas aos membros da equipe para que todos saibam quem é o responsável por cada componente do seu processo SIPOC.

Exemplo de uso do modelo SIPOC: montadora de automóveis

Com um modelo SIPOC em mãos, você poderá copiá-lo sempre que julgar necessário documentar um novo processo corporativo. Vamos tomar como exemplo uma montadora de automóveis. É possível usar o modelo para criar um diagrama SIPOC que apresente uma visão geral das principais etapas que vão desde acolher o pedido do cliente até o resultado final de todo o processo de manufatura.

• Fornecedores: neste exemplo, seriam os clientes, fabricantes ou outras empresas que lhe providenciam os materiais necessários.

• Entradas: uma lista com os recursos necessários para fabricar o automóvel. Inclua não só os materiais físicos, mas também informações como exigências dos clientes e precificação.

• Processo: quais são as etapas necessárias para transformar a matéria-prima em automóvel? 

• Saídas: simplificando, as saídas do processo de montagem do automóvel são o resultado final do processo de produção. Neste exemplo: o recebimento do automóvel pelo cliente e o pagamento feito à montadora.

• Clientes: quem colhe os benefícios deste processo? Você pode incluir os compradores do automóvel, concessionárias e a sua própria empresa.

Recursos integrados

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Relatórios. Os relatórios da Asana traduzem os dados de um projeto em gráficos visuais e facilmente compreensíveis. Ao gerar relatórios de trabalho no próprio local onde ele é realizado, você reduz a redundância de tarefas e a alternância desnecessária entre aplicativos. Como todo o trabalho da equipe está na Asana, é possível acessar dados de qualquer projeto ou equipe para obter um panorama preciso do que está acontecendo, em um único lugar.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

Perguntas frequentes