O que é um diagrama SIPOC? 7 etapas para mapear e entender os processos de business

Antes de melhorar um processo de negócios ou executar uma análise de processo de negócios, é preciso entendê-lo. E, muitas vezes, a melhor maneira de entender um processo é desenhá-lo. É aí que entram os diagramas SIPOC. Embora os processos de business possam ser complexos, os diagramas SIPOC são uma maneira simples de visualizar como cada parte do processo se encaixa.

O que é um diagrama SIPOC? 

O diagrama SIPOC proporciona uma visão de alto nível sobre um processo ao documentar os seus fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes. Ele visualiza como todos no processo recebem materiais ou dados uns dos outros e é frequentemente usado para melhorar ou entender os processos que afetam a experiência do cliente.

Os diagramas SIPOC não se destinam a fornecer muitos detalhes, mas sim a dar às partes interessadas um mapa de processos de alto nível para ajudá-las a tomar decisões e debater ideias de melhoria. Dessa forma, os diagramas SIPOC são apenas uma ferramenta para a gestão de processos corporativos (BPM). A gestão de processos corporativos é uma ferramenta para a melhoria contínua dos processos de negócios. Ela envolve a investigação de processos, o planejamento de como melhorá-los e a implementação dessas melhorias com iniciativas estratégicas.

Quais são os elementos do SIPOC?

A sigla SIPOC representa estes cinco componentes:

• Suppliers (Fornecedores): as fontes de entrada para o processo

• Inputs (entradas): os recursos necessários para que o processo funcione

• Processo: as etapas de alto nível do processo

• Saídas: os resultados do processo

• Clientes: as pessoas que recebem resultados ou se beneficiam do processo

Diagrama SIPOC vs. diagrama de fluxo de trabalho

Os diagramas de fluxo de trabalho fornecem um mapa gráfico de um processo ou projeto de negócios. Um diagrama SIPOC é um tipo de diagrama de fluxo de trabalho que se concentra em quem cria e recebe materiais ou dados ao longo de um processo de Business. 

Alguns diagramas de fluxo de trabalho são organizados com cada etapa do processo mapeada cronologicamente. No entanto, um diagrama SIPOC não mapeia dependências (ou seja, tarefas que precisam ser concluídas antes de outras). Em vez disso, ele visualiza quem cria os materiais do processo, como esses materiais alimentam o processo e quem recebe os resultados do processo. 

Para que serve um diagrama SIPOC? 

Os diagramas SIPOC costumam ser usados na gestão de projetos lean como parte da metodologia de melhoria de processos Six Sigma. O Six Sigma visa minimizar defeitos e inconsistências em um produto final. Por esse motivo, ele funciona bem para melhorar a fabricação ou qualquer processo associado à experiência do cliente. Um componente central do Lean Six Sigma é o processo DMAIC, que significa definir, mensurar, analisar, melhorar e controlar. Um diagrama SIPOC entra em cena durante a fase de “definição” do processo DMAIC.

Mas, mesmo que você não esteja liderando um projeto Six Sigma ou usando a gestão enxuta de projetos, um diagrama SIPOC ainda pode ser útil. Ele pode ajudar a: 

Explicar um processo de negócios 

Como um diagrama SIPOC oferece uma visão geral de alto nível sem detalhes específicos, ele é útil para públicos que não estão familiarizados com o processo de Business. Dessa forma, é uma ótima maneira de apresentar um processo a novos funcionários ou de comunicar os principais detalhes do processo que têm impacto direto.

Manter os membros da equipe alinhados

Os diagramas SIPOC são simples de criar, portanto você pode elaborar um como ponto de partida para o seu brainstorming de melhoria de processos, a fim de estruturar a discussão de resolução de problemas e garantir que todos estejam em sintonia.

Esclarecer partes de um processo

Ao criar um diagrama SIPOC com a sua equipe, você é solicitado a identificar informações importantes, como contatos de fornecedores, especificações do projeto e clientes-alvo. Dessa forma, o ato de criar um diagrama SIPOC ajuda a entender os processos e a melhorá-los. 

Criar um diagrama SIPOC com a sua equipe pode ajudar a responder às seguintes perguntas: 

• Como podemos facilitar este processo? 

• Estamos entregando um produto de qualidade aos nossos clientes? 

• Podemos melhorar a forma como gerimos os nossos fornecedores? 

• Os nossos fornecedores estão entregando o que precisamos? 

• Conhecemos as personas dos nossos clientes e em que grupos demográficos eles se enquadram?

• Há alguma ineficiência que possamos melhorar ao criar o nosso produto?   

Lembre-se de que um diagrama SIPOC é apenas uma ferramenta na sua caixa de ferramentas de gestão de processos. À medida que você investiga e aprimora os processos de negócios, precisará criar um sistema mais robusto para manter a organização. Antes de se aprofundar na melhoria de processos, escolha uma ferramenta de gestão de projetos que permita atribuir proprietários e prazos claros, visualizar dependências e comunicar-se com a equipe em um local centralizado. Com a Asana, você pode até criar um diagrama SIPOC como um quadro Kanban e, em seguida, compartilhar e atualizar o seu diagrama em tempo real. 

Como criar um diagrama SIPOC em sete etapas

Usar o modelo SIPOC é simples, mas é uma boa prática não seguir a sigla em ordem. Recomendamos começar com a seção “processo”, pois geralmente é o lugar mais fácil para começar, mas você também pode trabalhar de trás para frente, dos “clientes” aos “fornecedores”. Por esse motivo, as equipes às vezes chamam essa ferramenta de diagrama COPIS. 

Veja como criar um diagrama SIPOC: 

1. Escolha um processo

Selecione o processo que você deseja visualizar com o seu diagrama SIPOC. Pode ser um novo processo de business que você deseja implementar ou um processo existente que deseja otimizar. Criar um diagrama SIPOC pode ajudar a entender o processo, debater ideias para melhorias e fornecer uma visão geral de alto nível do processo para ajudar as partes interessadas a tomar decisões. 

Por exemplo, imagine que você quer melhorar o envio e a entrega do seu produto. Um diagrama SIPOC pode ajudar a identificar ineficiências, garantir que você esteja gerindo os fornecedores da melhor maneira possível e determinar se está entregando um produto de qualidade aos clientes. 

2. Defina o processo: P

Em vez de preencher o diagrama SIPOC em ordem, muitas vezes é mais fácil começar com a seção “P” e definir o processo primeiro. Divida o processo em 4 ou 5 etapas de alto nível, cada uma com sua própria ação e assunto. Se quiser, você pode organizar essas etapas como um fluxograma, com cada uma alimentando a outra. 

Para continuar com o nosso exemplo de envio de produtos, o processo pode ser dividido nas seguintes etapas: 

1. O cliente faz o checkout

2. Fatura enviada ao armazém

3. A equipe do armazém prepara a remessa

4. A empresa de distribuição retira a remessa

5. A empresa de distribuição leva a remessa ao destino 

Se o seu processo for longo e contiver muitas etapas diferentes, tente agrupar etapas menores em conjuntos. Por exemplo, você pode usar a etapa mais ampla “Fatura enviada ao armazém” para representar todos os detalhes de como as informações são transferidas da sua plataforma de e-commerce para o armazém de expedição. Lembre-se de que o objetivo de um diagrama SIPOC é fornecer uma visão geral de alto nível, não uma visão detalhada. 

3. Liste os resultados: O

Identifique os resultados do processo. Isso ajuda a entender o que se obtém dos recursos investidos no processo e o que os clientes estão realmente recebendo. Os resultados podem ser materiais, produtos, serviços ou informações — essencialmente qualquer coisa que você, membros da equipe interna ou clientes obtenham do processo. Idealmente, os resultados devem corresponder aos requisitos do cliente. 

No exemplo de SIPOC de envio de produto acima, os resultados são: 

• Os clientes recebem o produto dentro de um determinado prazo

• A sua empresa recebe dinheiro pelo produto

4. Identifique os clientes: C

Os clientes são as pessoas que recebem os resultados ou se beneficiam do processo. Lembre-se de que os clientes não precisam ser externos: eles também podem incluir colegas de trabalho e partes interessadas internas. Vamos usar um exemplo diferente em vez do cenário de envio. Digamos que você esteja preparando o retiro anual da sua empresa. Neste cenário, os clientes e as partes interessadas seriam os membros da equipe que participam do evento. 

Para o exemplo de envio, você pode listar os seguintes clientes: compradores on-line (que recebem o produto) e a sua empresa (que recebe dinheiro pelo produto). 

5. Liste as entradas: I

As entradas são os recursos necessários para que o processo funcione corretamente. Assim como as saídas, elas podem ser materiais, produtos, serviços ou informações. Listar os fornecedores das entradas ajuda a entender os requisitos de recursos para o processo e determinar se você está obtendo os materiais necessários dos seus fornecedores.    

Para o processo de envio de produtos, isso pode incluir informações de envio e pagamento do cliente, serviços de pagamento on-line, serviços de embalagem, materiais de embalagem, espaço de armazenamento e caminhões de entrega. 

6. Identificar os fornecedores: S

Os fornecedores são de onde você obtém cada uma das entradas do processo. Esta etapa ajuda a entender com quantos fornecedores você está trabalhando e se os está gerindo da maneira mais eficiente. 

No nosso exemplo de envio de produtos, isso pode incluir o seguinte: 

• Clientes: fornecem informações de envio e pagamento

• Membros da equipe do armazém: oferecem serviços de embalagem

• Fabricante de embalagens: criar materiais de embalagem

• Empresa de locação de armazéns: fornecer espaço de armazenamento

• Serviços de entrega: fornecer caminhões de entrega

7. Compartilhe o seu diagrama

Um diagrama SIPOC deve ser compartilhado. É mais valioso como uma ferramenta para ajudar você, sua equipe e as partes interessadas a entender como funciona um processo de Business. Isso significa que, para tirar o máximo proveito do seu mapa SIPOC, você deve não apenas compartilhá-lo, mas também garantir que ele seja facilmente acessível. 

Uma das melhores maneiras de compartilhar informações é com uma ferramenta de gestão de projetos, porque ela permite organizar as informações e tarefas do projeto em um único lugar. Isso significa que, em vez de enviar uma dúzia de e-mails separados, você pode compartilhar uma única versão do seu diagrama com cada parte interessada e, em seguida, comunicar-se com todos em uma única conversa. 

Em caso de dúvida, desenhe

Os diagramas SIPOC são um modelo útil para manter no seu conjunto de ferramentas de melhoria de processos. Eles são simples de fazer, fáceis de compartilhar e fornecem informações importantes para ajudar os tomadores de decisão a entender os processos de Business em alto nível. Além disso, criar um diagrama SIPOC com a sua equipe pode ajudar a esclarecer como cada parte do processo se encaixa e como você pode otimizar as coisas para tornar os seus processos de Business o melhor possível.