Modelo de mapa de processos

Pense na última vez que você planejou um projeto ou colocou uma ideia em prática. Por onde você começou? Como mapeou o processo do início ao fim? 

Planejar e executar um projeto ou processo comercial envolve muitas partes dinâmicas. Para ter êxito, é preciso visualizar cada passo de forma a que se possa ver exatamente o que precisa ser feito, desde a primeira tarefa até a conclusão do projeto. 

Pode parecer mais fácil falar do que fazer, mas não se preocupe. Os modelos de mapa de processos podem ajudar. 

O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é o ato de mapear visualmente os passos necessários para concluir um processo ou um fluxo de trabalho. O propósito do mapeamento de processos comerciais é dar à sua equipe uma melhor compreensão do funcionamento de um processo de trabalho individual, para que ela possa executá-lo corretamente. 

Um mapa de processos pode ser usado com indivíduos, equipes, departamentos ou organizações inteiras para detalhar vários processos, desde os organizacionais — como os processos de treinamento e de integração — até processos específicos da equipe, como o debate criativo de ideias. 

Normalmente, um processo é mapeado por meio de um diagrama de processo — uma representação visual de um processo complexo criada com símbolos específicos. Para saber mais sobre como criar um diagrama de processo, confira o nosso artigo: Guia para o mapeamento de processos.

Embora um diagrama de processos seja uma boa forma de detalhar e visualizar o seu processo comercial, estas ferramentas estáticas têm limitações. É preciso usar uma ferramenta digital para realmente dar vida ao processo, e é aí que entra o modelo digital de mapa de processos. 

O que é um modelo digital de mapa de processos?

Um modelo digital de mapa de processos parte do seu diagrama estático de mapeamento dos processos e lhe confere dinamismo por meio de fluxos de trabalho, que são processos repetíveis e reutilizáveis. Ao combinar o seu diagrama de mapeamento de processos com uma ferramenta de gestão do trabalho digital, é possível conectar as suas equipes e executar as tarefas no local em que o trabalho acontece.

A chave para usar um modelo digital de mapa de processos é estabelecer fluxos de trabalho. Pense desta maneira: a maioria dos trabalhos realizados segue um padrão repetível. Seja ao escrever um artigo para um blog, integrar um novo membro da equipe ou iniciar um novo processo de vendas, estas iniciativas provavelmente compartilham algumas etapas que são comuns a todas, e são essas etapas que vão compor o seu fluxo de trabalho. 

Depois de identificar os pontos de início e de fim do seu fluxo de trabalho com um diagrama estático de mapeamento de processos, é possível construir o fluxo de trabalho com as etapas que lhe guiarão ao longo de todo o processo. Depois, você pode criar um modelo duplicável e digital de mapa de processos partindo deste fluxo de trabalho; assim, sempre que for preciso escrever um artigo de blog ou integrar um membro da equipe, o seu processo já estará configurado. Basta criar uma cópia do modelo e começar. 

Como definir o seu fluxo de trabalho e criar um modelo digital de mapa de processos

Depois de entender os segredos dos fluxos de trabalho, fica fácil criar um e transformá-lo em um modelo digital de mapa de processos. Para isso, siga estes passos:

1. Determine os processos que serão mapeados como, por exemplo, manter contato com um novo cliente potencial.  

2. Liste as atividades envolvidas na realização do processo. Para continuar com o nosso exemplo de vendas, algumas atividades podem inlcuir: marcar uma ligação de vendas inicial, fazer o acompanhamento depois da ligação, enviar uma proposta e finalizar o contrato. 

3. Mapeie o processo em um diagrama de mapa de processos. Isto inclui organizar todas as atividades na sequência correta para executar o processo. 

4. Crie um modelo de mapa de processos integrando o seu mapeamento estático a uma ferramenta digital de gestão do trabalho. Agora, pegue as atividades mapeadas no seu diagrama de processos e coloque-as em uma ferramenta digital. Este será o seu modelo básico para o respectivo fluxo de trabalho. Para continuar com o nosso exemplo original, você pode criar um “modelo de acompanhamento inicial de vendas” baseado no diagrama de processos que você elaborou para fazer o monitoramento do novo potencial cliente. 

5. Duplique e reutilize o modelo quando for iniciar processos semelhantes. Depois de criar o seu modelo, é possível utilizá-lo como ponto de partida para processos e projetos semelhantes. Para dar uma conclusão ao nosso exemplo, sempre que for preciso fazer o acompanhamento de um novo potencial cliente, basta duplicar o modelo de acompanhamento inicial e preenchê-lo. 

Exemplos de fluxo de trabalho de processo digital

É possível estabelecer fluxos de trabalhos de processos digitais para praticamente qualquer processo de negócios que envolva etapas repetíveis para execução e conclusão. Veja alguns exemplos de casos de uso de fluxos de trabalho comuns.

Modelo de mapa de processos para funil de vendas

Modelo de mapa de processos para feedback do cliente

Modelo de mapa de processos para transferência para pós-vendas

Modelo de mapa de processos para lançamento de marketing de produto

Modelo de mapa de processos para ata de reunião

Modelo de mapa de processos para pedidos de criação

Modelo de mapa de processos para solicitações de trabalho

Recursos e aplicativos integrados

Vamos dar uma olhada nos recursos e aplicativos integrados que podem elevar o rendimento do seu modelo digital de mapa de processos. 

Recursos integrados

• Construtor de fluxo de trabalho. Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe e simplifique a colaboração entre equipes. Este construtor é uma ferramenta que pode ser usada apenas com cliques, sem necessidade de códigos, e ajuda a visualizar e criar fluxos de trabalho eficazes e automatizados. Com facilidade, você desenvolverá processos que conectam equipes de todos os níveis e pilares da sua organização. Além disso, é possível otimizar tarefas e manter a sintonia com os colegas de equipe usando as integrações dos seus aplicativos preferidos (como Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom e outros) diretamente nos fluxos de trabalho. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

Perguntas frequentes