Modelo de planejamento de podcast

Os modelos de planejamento de podcasts mantêm a sua organização pessoal para que você possa se dedicar a criar e veicular episódios melhores. Descubra como personalizar um modelo para atender a todas as suas necessidades.

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Aconteceu o que você temia. Um colega de equipe se esqueceu de usar a brilhante técnica de edição que você queria testar na pós-produção (justamente aquela que você tinha certeza de que faria o podcast viralizar). Quando algo assim acontece pela primeira vez, é frustrante; e, se você e a sua equipe não puderem entender como coordenar o processo de produção, o seu podcast (e, consequentemente, o seu público) vai ser penalizado. 

Por sorte, é possível evitar isto com um planejamento preliminar. Quem lança um podcast está tentando se conectar estrategicamente de maneira ainda mais profunda com o seu público ou clientes. A criação de um modelo digital de planejamento de podcasts mantém o seu foco na tarefa em questão e garante que você siga todas as etapas necessárias para lançar um excelente episódio. 

O que é um modelo de planejamento de podcast?

É uma ferramenta reutilizável que inclui todas as informações, recursos e tarefas necessárias ao planejamento adequado de um podcast. Para produzir episódios de alta qualidade consistentemente, é preciso organização, e um modelo de planejamento de podcast é uma forma de fazer isso. Em geral, esses modelos são desmembrados em seções de acordo com o fluxo de trabalho em particular. 

Há uma série de modelos que você pode montar para se orientar ao longo do ciclo de produção do podcast, por exemplo:

  • Lista de tarefas para o planejamento do podcast. Este modelo inclui todos os itens da sua lista de afazeres para cada podcast. Replique o modelo e use-o em cada episódio para ficar em dia com o cronograma de produção e divulgação. Por exemplo, você poderia incluir seções de pesquisa, conteúdo para o podcast e pós-produção, cada qual com as suas próprias tarefas associadas.

  • Esboço do episódio. Você também pode criar um modelo de planejamento que sirva de esboço do podcast para cada episódio. Nesta versão, é provável que você crie seções para a introdução do podcast, perguntas de entrevista e reflexões finais.

Preciso de um modelo de planejamento de podcast?

Se você já apresenta um podcast, começar uma conversa provavelmente não seja problema algum, mas e quanto às suas habilidades de organização? Verdade seja dita, até mesmo os criadores mais talentosos e bem-preparados podem se beneficiar da estrutura de um modelo de planejamento de podcasts. 

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Cada aspecto do episódio precisa ser feito corretamente e em uma ordem específica, além de outros detalhes, como os nomes e cargos das pessoas, que precisam ser conferidos com precisão. Nós criamos modelos de projetos personalizados com algo entre 18 e 20 tarefas por episódio. Começamos com uma base sólida e então personalizamos o modelo para o show conforme necessário. Para nós, é crucial acompanhar cada passo do projeto em um único local, para que nada seja esquecido.”
Ian Faison, diretor executivo da Caspain Studios
Podcasts de zero a dez: como a Caspian Studios produz podcasts B2B com a Asana

Isto se aplica particularmente se você montar o modelo numa plataforma digital, como uma ferramenta de gestão de projetos. Além de ajudar você a manter a organização e monitorar os prazos, o modelo digital de planejamento de podcasts pode:

  • Rememorar os detalhes. Os pormenores (p. ex., verificar se o nome do entrevistado está correto) fazem uma enorme diferença. O modelo ajuda a recordar estas pequenas mas importantes informações. 

  • Reduzir o tempo de planejamento. Você pode facilmente replicar um modelo digital em questão de minutos para poder voltar ao trabalho de imediato.

  • Manter as informações concentradas. Centralize todos os materiais em um lugar, assim você sempre terá as suas referências à mão quando precisar delas.

  • Deixe os detalhes compartilháveis. Compartilhe facilmente as informações com a sua equipe de podcast e outros parceiros externos, incluindo anunciantes e influenciadores.

  • Ajudar a manter a consistência. Assuntos arbitrários são difíceis de acompanhar. Estabelecer o processo de criação do podcast e definir exatamente o que se dirá em cada episódio ajuda você a não fugir do assunto e montar uma rotina para criar conteúdo de maneira concatenada.

  • Crescer com você. O modelo pode ser ajustado para acompanhar o crescimento e a ampliação dos seus negócios.

Como criar um modelo de planejador de podcasts

O modo exato de criação do modelo fica a seu critério, mas, em geral, é possível montá-lo em cinco etapas:

  1. Escolha um formato digital, como um software de gestão de projetos, que facilite a tarefa de replicar e usar o modelo de podcast.

  2. Use o modelo para registrar cada tarefa importante. Nenhum afazer é irrelevante. Ao listar tudo em um só lugar, você pode garantir que tarefa alguma passe em branco.

  3. Use seções para organizar o trabalho. É provável que o seu podcast passe pelas etapas de pré-produção, produção e pós-produção. Use seções e tags para esclarecer a etapa do momento e manter todas as pessoas em sintonia.

  4. Guarde o modelo e compartilhe-o com todos os participantes. Caso haja terceirizados, freelancers ou parceiros de agências trabalhando no processo de produção do podcast, vocês todos podem usar o modelo como núcleo central de informação. 

  5. Replique o modelo e use-o em cada novo episódio.

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Sempre que identificar uma nova tarefa recorrente, adicione-a ao seu modelo para não esquecê-la nos próximos projetos.”
Ian Faison, diretor executivo do Caspain Studios

Você também pode criar modelos de podcast para qualquer um dos seus fluxos de trabalho relacionados, como um modelo para a sua pesquisa de episódios, um modelo de roteiro ou uma estratégia de conteúdo — ou, ainda, uma lista de ações para converter possíveis patrocinadores. 

O que incluir em um modelo de planejamento de podcast

O modelo de planejamento do podcast deve detalhar tudo, desde a pré-produção até a promoção. Inclua seções para cada uma dessas etapas e, em seguida, detalhe ainda mais o modelo com tarefas, membros da equipe designados e prazos para você ficar em dia com tudo. Estas são algumas ideias de tarefas para começar:

  • Tarefas de pré-produção: elenque tudo o que você precisa fazer antes de produzir um episódio. Por exemplo, as tarefas de pré-produção por vezes começam com uma pesquisa, a compilação de notas ou a assinatura de formulários de autorização.

  • Produção: o que deve sempre ser feito ao produzir um episódio? No caso de podcasts mais importantes, isto pode incluir a reserva de espaço no estúdio ou o transporte do hóspede do hotel para o estúdio. No caso de podcasts menores, as tarefas de produção incluirão as etapas que você segue durante a gravação; por exemplo, ativar um bloqueador de ruído.

  • Instruções de pós-produção: inclua tudo o que você e a equipe precisam para gerir adequadamente os episódios durante a pós-produção; por exemplo, editá-los ou formatá-los especificamente para compartilhar no Spotify ou no YouTube.

  • Marketing: siga com tarefas alinhadas à sua estratégia de marketing tanto para a promoção na etapa de pré-produção como para um impulso comercial na pós-produção.

  • Recursos e referências: mantenha todos os materiais relevantes em um só lugar. Por exemplo, compile uma lista de assuntos que você não abordará no podcast.

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Os modelos na Asana são essenciais para assegurar a consistência. Com eles, sabemos exatamente o que precisamos fazer para apresentar o episódio a tempo e promovê-lo ao nosso público.”
Ben Wilson, diretor de conteúdo da Caspian Studios

Recursos integrados

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Formulários. Quando um formulário é preenchido, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. Receber informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder, ou use a lógica de ramificação, que adapta as perguntas com base nas respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e esforço necessários para gerir as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para focar nos trabalhos mais importantes.

  • Mensagens. Você precisa compartilhar informações que não exigem respostas instantâneas? Experimente as Mensagens da Asana, uma funcionalidade que permite usar a plataforma para enviar mensagens sobre o trabalho para quaisquer indivíduos, equipes e projetos, mantendo todos em sintonia. Mande links de tarefas, projetos e metas na Asana para que os destinatários tenham fácil acesso a contextos e possam se dedicar aos detalhes mais importantes.

  • Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso faz com que fique mais fácil para os membros da equipe acessar informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis e mais. Em última análise, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página.

Aplicativos recomendados

  • Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Adobe Creative Cloud. As equipes de criação fazem o seu melhor trabalho quando conseguem focar em criar design. Com a integração entre a Asana e a Adobe Creative Cloud, as equipes de design e de criação podem acessar facilmente a informação de que necessitam para iniciar os trabalhos, obter feedback dos avaliadores e aprovadores, e entregar os ativos finais sem sair do Photoshop, Illustrator ou InDesign. Veja novas tarefas, compartilhe designs, associe links de compartilhamento do XD e incorpore o feedback recebido na Asana, tudo isso sem sair da Adobe Creative Cloud.

  • Canva. A integração entre o Canva e a Asana permite incorporar com facilidade belos designs do Canva para dar vida ao seu projeto na Asana. Ideal para apresentações de slides, ativos de redes sociais, wireframes e vídeos, a integração do Canva deixa que você consolide todas as suas ideias e designs em um só lugar, comunicando-se e colaborando de forma integrada.

Dica: use um calendário de conteúdo para redes sociais e modelos de cronograma para coordenar e monitorar a plataforma e a maneira como você compartilha cada episódio.

Perguntas frequentes

Qual é o propósito de um modelo de planejamento de podcast?

Garantir que nada passe em branco e que você se lembre de cada detalhe do processo de produção, desde o início até à publicação. Acompanhe o seu trabalho e coordene-se com os membros da equipe e os participantes para se manterem organizados ao longo do processo de planejamento. 

Quais são os benefícios de planejar podcasts com um modelo?

A utilização de um modelo reduz o tempo despendido em tarefas desnecessárias, como a criação de uma nova lista de afazeres para cada novo episódio do podcast. Também assegura a uniformidade do trabalho entre as equipes e facilita a colaboração com os participantes.

Como criar um modelo de esboço para episódios de podcast?

O modelo lista os detalhes do seu podcast e pode incluir o roteiro com a introdução, encerramento, assuntos a tratar e notas sobre o show. Deixe espaço para outros elementos, tais como excertos de meios de comunicação social (como frases de episódios que queira compartilhar novamente nos meios de comunicação social) e formulários personalizados nos quais os convidados possam introduzir informações relevantes sobre o seu trabalho.

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