Formulários

Os Formulários estão disponíveis para todos os clientes dos planos Premium, Business e Enterprise. Determinadas funcionalidades dentro dos formulários, como ramificação, personalização de cabeçalho, múltiplos formulários por projeto e personalização de mensagem de confirmação, estão disponíveis somente para os usuários Business e Enterprise.

Os formulários padronizam a forma como o trabalho começa na sua equipe, reúnem as informações necessárias e asseguram que nenhum trabalho fique por fazer. Você pode usá-los com equipes internas ou externas para coletar e consolidar informações, minimizar atritos, vaivéns e desentendimentos na equipe.

Envie e administre as solicitações de trabalho em um único lugar. Comece agora uma avaliação gratuita por 30 dias da Asana. Experimente gratuitamente.

Como criar um formulário

Os formulários são parte dos projetos na Asana. Quando alguém preenche um formulário, o envio aparece como nova tarefa do projeto em que se encontra o formulário.

Aqui, é possível criar, editar e compartilhar formulários. O seu formulário adquirirá por padrão o nome do projeto ao qual está vinculado, mas é possível renomeá-lo e adicionar uma descrição para dar instruções ou informações para o seu preenchimento.

Os formulários também incluem duas perguntas padrão, nome e e-mail, para obter as informações de contato das pessoas que solicitam trabalhos à sua equipe. Você pode optar por excluí-las ao criar o formulário.

Excluir o campo para informação do e-mail fará com que as pessoas que responderem ao formulário não recebam a confirmação do envio da sua resposta.

Padronize a forma como o trabalho é iniciado com formulários. Participe do nosso webinário Streamline work (Otimize o trabalho, em inglês) para saber como. Inscreva-se já.

Adicionar o remetente do formulário como colaborador

Para deixar o remetente do formulário a par de tudo, adicione-o automaticamente como colaborador da tarefa criada pelo envio do formulário.

Ramificação de formulários

A ramificação de formulários é um recurso Business.

A ramificação de formulários permite a criação de perguntas de acompanhamento associadas a determinadas respostas feitas a questões de múltipla escolha ou com menu suspenso.

Primeiro, ao criar o seu Formulário, escolha uma pergunta de múltipla escolha ou de menu suspenso dentre os tipos de perguntas disponíveis. Observe que, seja qual for a opção escolhida, será necessário especificar qual é a pergunta.

A partir daqui, clique no ícone Adicionar uma ramificação, localizado à direita da opção do menu suspenso selecionada.

É possível ter ramificações dentro de outras ramificações até um máximo de cinco subníveis.

Personalizar um formulário

Depois de criado, é possível acrescentar novas perguntas na barra lateral.

Configurações do formulário

A possibilidade de adicionar um responsável padrão e uma mensagem de confirmação é um recurso do plano Business.

Mapeamento de campos personalizados

Com o mapeamento de campos personalizados, é possível conectar as respostas coletadas com o seu formulário diretamente aos campos personalizados no projeto.

Também é possível criar um campo personalizado a partir da janela Vinculado a.

Mapeamento do campo de data

Um dia

Intervalo de datas

Campos requeridos

Personalização do cabeçalho

A personalização do cabeçalho é um recurso Business.

Para adicionar uma imagem de capa, clique no ícone Adicionar imagem de capa, na parte superior do formulário.

As dimensões de imagem do cabeçalho são 800 x 120 pixels.

Identidade visual personalizada nos formulários

Os usuários Enterprise que tiverem feito o upload de um logotipo para a Asana por meio do Painel do administrador poderão exibi-lo nos seus formulários.

Para adicionar uma identidade visual personalizada no formulário, faça upload do logotipo da sua empresa na aba Configurações do Painel do administrador.

Depois que o logotipo tiver sido enviado, navegue até o seu formulário e clique no nome ou na descrição do formulário. Ali, clique em Exibir o logotipo da sua organização neste formulário.

Adicionar anexos a um formulário

Também é possível adicionar anexos ao formulário para que as pessoas enviem briefs de criação, imagens, documentos, PDFs e muito mais. Todos os anexos adicionados a um formulário serão adicionados à tarefa criada no projeto quando o formulário for enviado.

Para adicionar um anexo, clique no ícone de Anexo na lista de perguntas.

Visualizar um formulário

À medida que se cria o formulário é possível visualizar que aparência terá para quem o preenche.

Compartilhar um formulário

Por padrão, os formulários são privados para a organização. É possível alterar essa opção nas configurações do formulário.

Quando o formulário estiver pronto para compartilhar, clique no botão Copiar o link e o link será copiado para a sua área de transferência. Você pode compartilhá-lo com os colegas de equipe na Asana ou qualquer outra pessoa, mesmo com quem não usa a Asana.

Quando o formulário estiver preenchido, quem o preenche verá uma mensagem confirmando que o formulário foi recebido, e em seguida se criará uma nova tarefa no seu projeto a partir dele.

Um e-mail de confirmação contendo um registro do formulário preenchido será também enviado após o envio do formulário.

O formulário deverá incluir uma pergunta solicitando o e-mail da pessoa que estiver preenchendo o formulário, e esta deverá preenchê-lo para que a confirmação lhe seja enviada.

Se o remetente fizer parte do seu espaço Asana, você poderá adicioná-lo como colaborador na tarefa; do contrário, se quiser que ele acompanhe o processo, pode lhe enviar um convite para que participe do seu espaço Asana.

Você pode então adicionar colaboradores, priorizar o trabalho, modificar os detalhes da tarefa e dar seguimento ao trabalho para poder concluir a tarefa.

Incorporar formulários em sites internos ou externos

Agora é possível incorporar formulários em qualquer lugar. Assim, você poderá conectar os envios de formulários diretamente ao seu fluxo de trabalho, poupando o tempo gasto com trabalhos administrativos de rotina.

Como incorporar em sites públicos

Antes de incorporar o formulário em um site público, verifique se a permissão do formulário está definida como Qualquer pessoa com o link.

Desativar a funcionalidade de incorporação de formulário

Os superadministradores do plano Enterprise podem desativar a funcionalidade de incorporação de formulário nos seus respectivos domínios acessando a guia Segurança do painel do administrador.

Formulários como modelo

[Modelos de projeto criados pela Asana]((https://asana.com/guide/help/projects/project-templates-2.0) incluem formulários.

Você será redirecionado da página de modelos de projetos para a página do formulário de solicitações de criação, o qual coletará todos os pedidos da sua equipe de criação e os organizará para você.

Depois de selecionar Usar modelo, você pode renomear o modelo e dar início ao seu novo projeto no modelo do formulário.

Vários formulários por projeto

O uso de múltiplos formulários por projeto é um recurso Business.

Como cada projeto tem um propósito e uma funcionalidade diferentes, é muito importante consolidar os diferentes tipos de entradas e informações, para que os projetos sejam usados de forma eficaz. Agora é possível criar vários formulários por projeto para acomodar tipos diferentes de solicitação de trabalho dentro de qualquer projeto específico. Esta opção pode ser de grande ajuda para que usuários e equipes recolham e incorporem diferentes tipos de informação crucial num mesmo local. Isto ajuda a simplificar os fluxos de trabalho e minimizar a organização excessiva para o trabalho, que por vezes pode aumentar a carga de trabalho do usuário.

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Duplicar um formulário

Duplicar formulários pode ajudar a poupar tempo ao repetir o processo de recebimento.

Dentro do formulário duplicado, clique em “Alterar” para ativar o link do formulário. Nas configurações do formulário, você também pode selecionar quem pode acessar o formulário.

Pode-se ter, no máximo, 5 formulários por projeto.

Ao duplicar um projeto, você também terá a possibilidade de duplicar o seu formulário. Basta marcar a opção Formulário ao duplicar o projeto desejado.

Os formulários se duplicam automaticamente por meio de modelos criados pela Asana, modelos personalizados e uso da API.

Duplicação de uma pergunta em um formulário

Para duplicar uma pergunta, clique no ícone +. Em seguida, você poderá editar a pergunta duplicada e as suas ramificações.

Denunciar má conduta em um formulário

Para denunciar um abuso identificado em um formulário, clique em Faça uma denúncia. A equipe de segurança da Asana será notificada para revisar e tomar medidas sobre o incidente.