Formulários

Os formulários estão disponíveis para todos os clientes Business e Enterprise.

Com os formulários Asana você pode padronizar como o trabalho começa na sua equipe, reunir as informações necessárias e assegurar-se de não deixar nenhum trabalho para trás. Você pode usar os formulários com equipes internas ou externas, para que todos possam processar suas solicitações de trabalho e reduzir a confusão e os desentendimentos na equipe.

Criar um formulário

Os formulários são parte dos projetos na Asana. Quando alguém preenche um formulário, este aparece como nova tarefa do projeto ao qual está vinculado.

Como criar formulários

Para criar um formulário:

  1. Abra um projeto e acesse a guia Formulários
  2. Clique em Criar um formulário

O formulário adquirirá por padrão o nome do projeto ao qual está vinculado, mas é possível renomeá-lo e adicionar uma descrição para dar instruções ou informações para o seu preenchimento. Os formulários Asana também possuem duas perguntas padrão, nome e e-mail, para obter as informações de contato das pessoas que solicitam trabalhos à sua equipe.

Como criar formulários

Personalizar um formulário

Depois de criá-lo, é possível acrescentar novas perguntas na barra lateral.

Se você tiver campos personalizados no seu projeto, estes aparecerão automaticamente na barra lateral. Você pode adicionar campos personalizados como perguntas do formulário simplesmente clicando nos campos que aparecem na coluna campos personalizados disponíveis. Os campos podem ser renomeados como perguntas. Quando uma pessoa preenche o formulário, a sua resposta será diretamente vinculada aos campos personalizados do seu projeto, e todas as informações enviadas a partir do formulário aparecerão na descrição da nova tarefa criada.

Personalizar um formulário

Na barra lateral é possível:

  1. Adicionar campos personalizados novos ou já existentes ao formulário
  2. Adicionar novas perguntas
  3. Escolher uma resposta de pergunta para usar como título da tarefa
  4. Designar um responsável padrão para os formulários enviados

Como criar formulários

Você pode adicionar uma pergunta como uma única linha de texto, um parágrafo, números, um menu suspenso, escolha múltipla ou campo de data.

Adicionar anexos a um formulário

Também é permitido adicionar anexos ao formulário para que as pessoas enviem briefs de criação, imagens, documentos, PDFs e outros. Todos os anexos adicionados a um formulário serão adicionados à tarefa criada no projeto depois que o formulário for enviado.

Anexos

Visualizar um formulário

À medida que se cria o formulário é possível visualizar que aparência terá para quem o preenche.

Visualização 1

Na visualização de formulário de um projeto:

  1. Clique em Visualizar o formulário

visualização 2

Também é possível reordenar como as perguntas aparecem no formulário.

visualização 2

Para reordenar uma pergunta no formulário basta arrastar e soltar acima ou abaixo das demais.

Compartilhar um formulário

Quando o formulário estiver pronto para compartilhar, clique no botão Copiar o link do formulário e o link será copiado para a sua área de transferência. Você pode compartilhá-lo com os colegas de equipe na Asana ou qualquer outra pessoa, mesmo com quem não usa a Asana.

Como criar formulários

Quando o formulário estiver preenchido, quem o preenche verá uma mensagem confirmando que o formulário foi recebido, e em seguida se criará uma nova tarefa no seu projeto a partir dele.

visualização 2

Se o remetente estiver na Asana você poderá adicioná-lo como seguidor da tarefa, se não estiver e você quiser que ele acompanhe o processo, pode lhe enviar um convite para que participe da Asana.

visualização 2

Você pode então adicionar seguidores, priorizar o trabalho, modificar os detalhes da tarefa, e dar início ao trabalho para poder concluir a tarefa.

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Aulas Asana

Aprenda os fundamentos básicos da Asana em menos de 15 minutos com estas aulas rápidas

Tarefas

Tarefas Lessons

Acompanhe todo o seu trabalho

3 Minutos

Minhas tarefas

Minhas tarefas Lessons

Saiba sempre o que fazer a seguir

3 Minutos

Projetos

Projetos Lessons

Trabalhe com colegas de equipe

3 Minutos

Caixa de entrada

Caixa de entrada Lessons

Comunique-se ainda mais rápido

3 Minutos

Você pode usar tarefas para acompanhar, colaborar e organizar todo o seu trabalho.

Tarefas podem ser pendências, ideias, notas ou lembretes.

Atribua uma tarefa a você ou a um colega de equipe.

Pressione Tab+M para se atribuir rapidamente uma tarefa.

Adicione uma data de conclusão para que seu prazo seja claro.

Adicione instruções e expectativas no campo da descrição da tarefa.

Digite @ para vincular outras tarefas, pessoas, conversas ou projetos.

Quando você @menciona um usuário, ele será adicionado como seguidor da tarefa.

Os seguidores recebem notificações quando novos comentários ou anexos são adicionados.

Adicione como seguidor qualquer pessoa que precise estar a par da tarefa.

Ela poderá deixar de seguir a tarefa quando quiser para parar de receber notificações.

Adicione comentários para fazer perguntas ou atualizar os seguidores.

“Curta” um comentário para que os seguidores saibam que você o leu.

Adicione arquivos relevantes ou GIFs irrelevantes como anexos.

Você também pode anexar arquivos diretamente do Dropbox, Google Drive ou Box.

Crie subtarefas para dividir sua tarefa em etapas menores.

Depois de adicionar uma subtarefa, pressione Enter para adicionar outra.

As subtarefas podem conter os mesmos detalhes das tarefas comuns.

Clique no ícone de comentário para adicionar comentários ou anexos a uma subtarefa.

Você pode criar tarefas em qualquer tela usando a barra superior.

Cada tarefa usa um link exclusivo que pode ser copiado e compartilhado com facilidade.

Parabéns! Agora você está a par das tarefas.

Vamos para a próxima aula!

Saiba sempre o que fazer a seguir com a aba Minhas tarefas.

A aba Minhas tarefas é uma lista de todas as tarefas atribuídas a você.

Assim, administrar seu trabalho fica mais fácil.

Clique em sua lista de Minhas tarefas e comece a digitar para adicionar tarefas.

Como em um documento de texto, adicione uma nova linha para cada nova tarefa ou cole uma lista.

Encaminhe os e-mails para x@mail.asana.com para transformar seus e-mails em tarefas

A Asana vai converter seu e-mail em uma tarefa, incluindo os anexos.

As novas tarefas vão aparecer no topo da sua lista, em Novas tarefas.

As tarefas que você adiciona à aba Minhas tarefas são privadas para você.

Clique em Tornar pública para compartilhá-las com sua equipe.

Priorize as tarefas com Hoje, Próximas ou Mais tarde.

Clique no ponto azul ao lado da tarefa para ordená-la rapidamente.

Marque as tarefas que você poderá realizar Hoje.

Os colegas de equipe podem visualizar sua lista de Minhas tarefas para ver o que você está fazendo.

Eles só verão as tarefas que você tornou públicas ou que estiverem compartilhadas em um projeto (vamos falar mais sobre projetos depois).

Marque tarefas com datas de conclusão dentro de uma semana como Próximas para ver o que será concluído em breve.

No dia previsto, sua tarefa passará de Próximas para Hoje.

Como num passe de mágica.

Marque as tarefas com datas de conclusão além de uma semana para Mais tarde.

Elas ficarão fora do seu caminho até que a data de conclusão se aproxime.

As tarefas passarão de Mais tarde para Próximas uma semana antes da data de conclusão.

Mantenha a aba Minhas tarefas organizada de acordo com as prioridades para sempre saber o que fazer e o que virá em seguida.

Agora você já sabe como acompanhar e planejar seu trabalho!

Na próxima aula, aprenda como trabalhar com a sua equipe na Asana.

Trabalhe em grupos de tarefas por meio de projetos.

Os projetos ajudam a acompanhar e organizar as etapas de um processo ou iniciativa.

Como um plano de eventos, lançamento de produto ou calendário editorial.

Assim como na aba Minhas tarefas, basta clicar e começar a digitar para adicionar tarefas ao seu projeto.

Se você já tem as etapas preparadas em um documento ou e-mail, é só colar essa lista.

Adicione tarefas ao seu projeto com um e-mail.

Veja o endereço de e-mail único de seu projeto no menu suspenso do projeto.

Adicione tarefas a outros projetos relacionados.

As tarefas podem ser incluídas em vários projetos.

Adicione seções para organizar as tarefas num projeto de lista.

Digite Tab+N depois de escrever o título de qualquer tarefa para transformá-la em uma seção.

Num projeto de quadro, organize as tarefas em colunas.

Arraste e solte as tarefas entre colunas ou outras tarefas de uma coluna para reordená-las.

Atribua as tarefas e defina datas de conclusão.

Use o calendário do projeto para nunca perder os prazos.

Arraste e solte tarefas no calendário para alterar suas datas de conclusão.

Adicione como membros todos os que precisarem estar a par do seu projeto.

Os membros recebem notificações de novas conversas, status e tarefas.

Comece conversas para fazer anúncios ou iniciar discussões.

Suas mensagens serão enviadas a todos os membros do projeto.

Use a aba Progresso para ver como seu projeto está progredindo.

Defina um status de projeto para atualizar a equipe sobre como as coisas estão indo.

O Proprietário do projeto receberá um lembrete para rever o status uma vez por semana.

Abra e organize os projetos a partir de sua barra lateral.

Favorite os projetos para fixá-los no topo da barra lateral.

Clique no botão de estrela à direita do nome do projeto para favoritá-lo.

Crie novos projetos em qualquer tela usando a barra superior.

Agora você e sua equipe podem fazer os projetos fluir.

Só mais uma aula antes de você entrar com tudo.

Comunique-se e coordene o trabalho mais rapidamente com a Caixa de entrada.

Confira sua Caixa de entrada para ler e responder rapidamente às últimas atualizações.

A Caixa de entrada notificará quando se aproximar a data de conclusão de uma tarefa…

…e quando seus colegas de equipe atualizarem tarefas, conversas e projetos que você segue.

Leia e responda às atualizações sem sair da Caixa de entrada.

Ao expandir uma atualização você tem todo o contexto necessário para responder.

Arquive atualizações quando quiser descartá-las.

Clique no X que aparece à direita de uma atualização para arquivá-la.

Abra o Arquivo para mover atualizações descartadas de volta para a Caixa de entrada.

Clique na seta que aparece à direita de uma atualização arquivada para retorná-la à Caixa de entrada.

Deixe de seguir tarefas ou projetos para parar de receber atualizações sobre eles.

Afinal, você tem sempre o controle das atualizações que recebe e das que prefere não receber

Você pode desativar as notificações por e-mail sobre a Asana quando quiser.

A maior parte da comunicação com sua equipe pode ser facilmente coordenada através da Caixa de entrada, por isso lembra-se de a consultar com regularidade.

Parabéns! Agora você está pronto para um ótimo dia de trabalho com a Asana.