Modelo de calendário de marketing por e-mail

Se não está no calendário, não é feito. Certifique-se de que os e-mails sejam enviados na hora certa, conforme planejado, por todas as equipes e pela empresa com um modelo de calendário de marketing por e-mail.

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É fundamental acertar o momento certo, principalmente quando se trata de materiais de marketing, como o e-mail. Quando o e-mail é enviado pode ser tão importante quanto o seu conteúdo: se o enviar muito cedo, correrá o risco de afugentar potenciais clientes ou de compartilhar um anúncio da empresa antes da hora. Se o fizer tarde demais, poderá perder a oportunidade.

É por isso que a sua estratégia de marketing por e-mail deve incluir uma programação organizada. Com um calendário de marketing por e-mail, podemos planejar os e-mails com antecedência. Empresas grandes, em que diversas equipes enviam esse tipo de e-mail, precisam de algum método para garantir que todos os e-mails da empresa sejam programados da mesma forma. E é aí que o modelo de calendário de marketing por e-mail pode ajudar.

O que é um modelo de calendário de marketing por e-mail?

Trata-se de um calendário reutilizável para organizar e programar os e-mails de marketing. Muitas empresas têm equipes dedicadas ao marketing por e-mail que utilizam um calendário, mas elas não são as únicas a enviar e-mails de marketing. Equipes de redes sociais, de marketing de conteúdo e de produtos também podem criar suas próprias campanhas de marketing por e-mail. Em todo o caso, independentemente de quem manda os e-mails, é preciso ter certeza de que tenha em mãos um calendário que mostre o que será enviado e quando. Isso ajuda a identificar possíveis sinais de alerta e a coordenar os envios em toda a empresa, para que os e-mails não sejam enviados nem cedo nem tarde demais.

O modelo assegura que os calendários de marketing por e-mail sejam planejados da mesma forma, independentemente da equipe que o utiliza. Além disso, com um modelo facilmente compartilhável entre os departamentos, todos podem visualizar as próximas campanhas de e-mail sem dificuldade. Isso ajuda na coordenação dos assuntos, temas e lançamentos, evitando que equipes diferentes enviem e-mails ao mesmo tempo e, possivelmente, encham a caixa de entrada dos clientes. 

Por exemplo, digamos que você tem uma empresa de comércio eletrônico e está planejando e-mails promocionais para a Black Friday. Você pode usar o modelo de calendário de marketing por e-mail para coordenar todos os e-mails da Black Friday das equipes e garantir que cada um seja enviado na hora certa e as suas mensagens sejam consistentes.

Preciso de um modelo de calendário de marketing por e-mail?

Você envia e-mails? Se sim, então você precisa de um modelo de calendário de marketing por e-mail. Hoje em dia, quase todos os programas de marketing digital usam o e-mail como parte da sua estratégia geral de marketing, e é por isso que é tão importante ter um planejamento coeso para o momento de envio dos e-mails. O modelo deve mostrar a todos da empresa, em termos gerais, como construir o seu próprio calendário de marketing por e-mail. 

Calendários padronizados são muito úteis quando há diversas pessoas e equipes diferentes enviando e-mails simultaneamente e, muitas vezes, direcionados ao mesmo público. Mesmo que você altere o tipo de conteúdo enviado para listas diferentes, sem um calendário de referência, você corre o risco de enviar e-mails duplicados e encher a caixa de e-mails dos seus clientes — e, é claro, ninguém quer receber três e-mails da mesma empresa sobre o mesmo assunto. Ao adotar um modelo, todas as equipes que mandam e-mails de marketing serão incentivadas a criar o seu próprio calendário. Com isso, será mais fácil e rápido saber quem está enviando o quê, e quando.

Depois de criar o modelo, use-o para:

  • Padronizar e otimizar o fluxo de trabalho de programação de e-mails: construa o seu modelo como um passo a passo para a equipe saber exatamente como criar os seus calendários de marketing por e-mail.

  • Compartilhar com outros membros da equipe: compartilhe o modelo com todos os responsáveis por enviar e-mails de marketing para evitar a coincidência de temas e assuntos, que podem parecer excessivos para o seu público.

  • Estruturar um tipo específico de campanha por e-mail: defina como tipos específicos de campanha devem ser programados; por exemplo, criando um modelo específico para lançamentos de novos produtos. 

Os benefícios de um modelo digital de calendário de marketing por e-mail

Dependendo do software utilizado para construir o modelo, ele poderá ser uma ferramenta flexível e adaptável. Por exemplo: 

Ao criar o modelo de calendário de marketing por e-mail em uma ferramenta dinâmica, como num software de gestão de projetos, é possível:

  • Organizar a sua programação da gestão de conteúdo de e-mails, para nunca perder uma campanha.

  • Oferecer às partes interessadas uma visão abrangente do calendário atual de marketing por e-mail.

  • Armazenar métricas essenciais para determinar o sucesso dos e-mails, como as taxas de abertura e de cliques (CTR ou click-through rate).

Ao criar o modelo em uma ferramenta estática, como numa planilha do Excel ou Google, não é possível:

  • Usar automatizações ou conectar-se facilmente com outras equipes. 

  • Atualizar as partes interessadas em tempo real sobre métricas importantes, como taxas de conversão ou de cancelamento de assinatura.

O que incluir no modelo de calendário de marketing por e-mail

Assim como outros modelos de marketing, como o modelo de calendário de conteúdo ou o modelo para calendário de redes sociais, o seu modelo de calendário de marketing por e-mail é mais uma ferramenta para as suas estratégias de marketing. Um calendário eficaz de marketing por e-mail não precisa ser complexo, mas deve necessariamente funcionar para a sua equipe. Veja alguns detalhes básicos a incluir: 

  • Campanha: é importante especialmente se você quer conectar campanhas específicas aos esforços de marketing mais abrangentes.

  • Responsável: mostra quem é o responsável por cada e-mail, campanha ou tarefa diretamente no calendário.

  • Datas importantes: aqui você pode incluir as datas de conclusão das tarefas (por exemplo, até quando o conteúdo escrito do e-mail deve estar pronto) e a data de envio de cada e-mail. 

  • Lista de e-mails: se tiver listas segmentadas de e-mails, indique qual delas receberá o e-mail em massa.

  • Conteúdo: se quiser, pode incluir aqui todo o conteúdo dos seus e-mails, incluindo o assunto e o corpo do texto. Ou, para deixar o calendário mais limpo, você pode vincular aos documentos com o conteúdo.

  • Testes A/B: monitore testes A/B no seu calendário para analisar o desempenho dos e-mails.

  • Métricas: acompanhe as taxas de entrega, taxas de abertura, taxas de cliques e qualquer outro dado analítico importante para as métricas de relatório de e-mails. 

  • Metas: relacione a meta específica de marketing, iniciativa de negócio ou estratégia de marketing de conteúdo para a qual cada e-mail contribui. 

Integrações e aplicativos a usar com os modelos

Aproveite toda a extensão da Asana com recursos inovadores e integrações de aplicativos para os seus projetos.

Recursos integrados

  • Visualização de calendário. É um modo de visualização de projeto que permite ver todas as atividades futuras e passadas em um formato de calendário. Monitore claramente o que está sendo feito e os prazos que se aproximam. Forneça às partes interessadas informações sobre a data de conclusão de cada tarefa e a cadência geral dos trabalhos programados do projeto. Depois, clique na tarefa para ver mais informações, como campos personalizados relacionados, dependências, subtarefas, etc.

  • Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

  • Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

Aplicativos recomendados

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Salesforce. Remova gargalos ao possibilitar que as equipes de vendas, serviços e sucesso do cliente se comuniquem diretamente com as respectivas equipes de suporte na Asana. Compartilhe anexos e crie tarefas práticas e monitoráveis para os requisitos pré-venda. Use o Service Cloud para conectar as suas equipes de implementação e serviços às equipes de suporte na Asana, proporcionando experiências incríveis para os clientes.

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

  • Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a tarefa a si ou a um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes. 

Perguntas frequentes

O que é um modelo de calendário de marketing por e-mail?

É um calendário reutilizável para você organizar e programar os próximos e-mails de marketing. Ao usar o modelo, você incentiva mais equipes a usarem o seu próprio calendário de marketing por e-mail. Por sua vez, ele fornecerá uma visão panorâmica de todos os e-mails programados da empresa para que você possa coordenar campanhas que geram um impacto ainda maior.

Como criar um modelo de calendário de marketing por e-mail?

Para criar o modelo, elabore um calendário em que possa programar todas as campanhas de marketing por e-mail. Para obter o máximo de funcionalidade e flexibilidade, crie o seu modelo em um software de gestão de projetos com ferramentas de calendário e modelos incorporados. Em seguida, adicione os detalhes necessários, como o conteúdo, membros da equipe responsáveis pelos envios, datas de envio e as métricas a serem monitoradas (incluindo as taxas de abertura e de cliques).

Quais são os benefícios de um modelo de calendário de marketing por e-mail?

O principal benefício de criar um modelo de calendário de marketing por e-mail é a facilidade com que os demais membros da equipe podem adotar o processo e criar o seu próprio calendário. Isso é fundamental para as empresas que enviam muitos e-mails, pois a maior visibilidade dos responsáveis, conteúdos e datas dos e-mails a serem enviados pela empresa evita que as equipes encaminhem informações duplicadas para os mesmos clientes ou percam oportunidades essenciais de se conectar com o público.

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